日常接待流程草案(2000字)

发表于:2020.8.10来自:www.fanwen118.com字数:2000 手机看范文

日常接待流程草案

客户接待是我们从事商务活动的一个重要组成部分,是我们进行商务洽谈,沟通的有效载体,一次优质的接待活动能充分展示公司的品牌形象,展示公司的综合实力,更能促进双方合作的顺利进行,促进项目的顺利展开,同时,还能促使新合作项目的生成,将双方的合作提高到战略伙伴合作的层面,因此,一次考虑全面,服务周到的接待活动对于企业销售工作推进起着举足轻重的作用。为规范公司日常接待程序,统一接待方法,拟定此草案,具体内容如下:

一、来电接待程序

1、属市场部本部门的业务要做好记录,妥善处理。

2、需要分流给其它部门或人员的问清事由、来电人姓名,分流给其它部门或人员处理并做好记录。

3、找总经理的电话必须问清姓名、事由,之前是否联系过,然后请示行政部门;对不能详细说明姓名、事由的一律以“总经理不在”为由不予接待。

二、来信处理程序

1、私人信件交本人亲启。

2、公函一律先由行政部门拆验后再根据需要分流至相应部门处理。

3、对于技术咨询、学员来信、相关业务往来(包括电子邮件)均由市场部统一回函。

三、来客接待程序

本着要热情礼貌、衣着整洁,无论什么情况都不允许与客户发生冲突或口角的原则接待。

1.弄清客户来访的目的后,需分流到其他部门的要引导其分流;

2.涉及市场部相关业务的客户由市场部接待,接待流程如下:

2.1首先要问清来客姓名,并要求出示有效身份证件,做好登记,其同行人员也要求出示有效身份证件,做好登记。不能出示有效证件或与本人身份证不符的做好登记、及时通报。来客为多人的只接待能出示有效证件的客人,其他人不予接待。

2.2对来公司的客户事先说明必须遵守本公司的规章制度。对不购买设备而是来探讨技术的人员要小心,接待要适可而止。

2.3对购买设备的客人由市场部负责接待,向来访客户介绍董事长个人荣誉及公司发展历程,以及公司获得的专利,让客户对公司有一个整体的认识。洽谈时,简明扼要阐述黑木耳产业项目,为客户分析黑木耳产业的巨大市场前景。根据客户投资额,为其规划设计。

2.4考察的客人要求到厂区实地参观,需由总经理审批同意后由市场部人员带领方可参观。

2.5参观结束,有意向者可以签订合同。购买生产线设备的客户交纳定金(定金收取比例以公司规定为准),定金到账后,通知物资部按合同备货,备货期一般为30-50天。

2.6物资部告知备货完毕,就可与客户沟通,待后续款到账后,开销售票据,并下达发货通知单。

2.7设备发运有发运人员与客户做好沟通,大型设备一般以专车发运。由发运部门与车主或司机签定运输合同。

2.8签定的合同要每月及时存档。

2.9身份、意图经确认后,如有以下几种情况,可请求以下人员接待:

2.9.1涉及上菌种菌包厂项目的业务以刘经理为主;

2.9.2涉及专利授权加盟项目的以(暂时未确定)为主;

2.9.3涉及设备售后服务的以(暂时空缺)为主;

2.9.4以上业务本着注重侧重点,灵活对待的原则进行。

2.10 接待完毕后,谁接待必须负责送客户到大门口,一方面保证接待的完整性,另外也是必须的礼貌。

接待细则

公司对外接待应该遵循“平等、周到、热情、对口、保密”等原则。

1.平等:来宾无论身份高低,都要平等对待、平等接待,不应有所歧视。

2.周到:接待的过程应紧密相连,使客人感到不虚此行,不应使客人一人在办公室/接待室或者一人在园区内独自参观。

3.热情:来客应主动热情迎接,见面要有礼貌的问好(欢迎,,,)使来客感受到一个企业的素质。临别时应出门相送并且注意礼貌(再见,,,)

4.对口:接待客人时应该有专人负责接待,其他人不应带领来客四处参观,和接待。

5.保密:向来客介绍时应该注意公司的保密项目、和不相关的项目,若客人问起,应该巧妙的回避性回答。

另外接待客人,礼貌是关键,可人有时候不会记住你讲的有多好,相反他们会记得你讲的有什么不好的地方。陪同客人参观厂区时应该注意走在客人的左边,控制好左右距离,太近会使客人恐惧、反感,

太远又会使客人感到冷漠、交谈不方便。上下楼要礼让为客人开关门。穿着大方得体,干净整洁不能过于随便。要注意不同国家和不同民族客人的风俗习惯,礼仪礼节。

来公司洽谈项目的客户由项目部做好洽谈工作。项目部工作人员须有完整资料,对于公司项目要详细的掌握,如加盟日产万袋、2万袋菌包厂的效益分析等业务必须了解,希望公司菌种厂、示范园配合整理出一份标准的、统一的相关材料(设备投资、设施投入、效益分析、周期、厂房的规范标准设计图等),以供洽谈人员做好洽谈,避免一人谈一个样,无法跟进,后续指导与洽谈不统一。每次接待结束后应该尽量完善“来客记录”以便查阅。每次接待过程中出现的问题,以及自身的不足,还有客人反馈的信息做好记录,及时反馈给有关领导及负责人。总结好经验和不足,及时改进/调整接待方案。同时,每个月必须做好来电、来客整理,统计来电信息来源,客户基本情况,计划投资金额等信息,以便回访。每个月结束做上一个月客户回访,做好登记。




第二篇:商务接待流程 1000字

商务接待流程

1、 了解清楚来宾的基本情况,包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数,以及到达的日期和地点。

2、 编写接待计划,将来宾情况和意图向领导报告,并根据对方意图和实际情况,拟出接待计划和日程安排的初步意见,一并报请领导批示。

3、 根据来宾的身份和其他实际情况,安排具体接待人员,安排好住宿。

4、 根据实际工作需要,安排好来宾用车和接待工作用车。

5、 在中心规定标准的范围内,尽可能周到地安排好来宾的饮食。

6、 根据来宾的工作内容,分别做好以下安排:

a) 如来宾要进行参观或学习交流,则应根据对方的要求,事先安排好参观行程,并协助办理参观证;

b) 通知相关交流人员或单位准备交流材料,组织好相关情况介绍、现场演示等各项准备工作。

7、 根据对方的工作内容,事先拟订出陪同人员的名单,报请领导批准后,即通知有关人员不要外出,并作好准备。

8、 根据来宾的身份和抵达的日期、地点,安排有关领导或接待人员到车站、机场迎接。

9、 来宾到达并住下后,双方商定具体的活动日程,尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行。

10、 在合适的时机按照大体对等的礼仪原则,安排有关领导同志看望来宾,事先安排好地点及陪同人员。

11、 根据领导指示或来宾要求,作好游览风景区和名胜古迹的安排。在条件许可的情况下,为来宾安排一些必要的文化娱乐活动。

12、 根据来宾要求,安排好体育活动,并事先预订活动场地、器材等准备,并安排陪同人员。

13、

14、

15、

来宾如有重要身份,或活动具有重要意义,则应事先安排宣传人员负责报道。 事先征询来宾意见,协助办理预订、预购返程车船或飞机票。 来宾离去时,视具体情况安排有关领导或接待人员到住地或车站、机场为客人送行。

拟定接待计划

1、 确定接待方针,即接待的指导思想。

2、 确定接待规格。针对不同的客人采用不同的接待规格。

a) 第一种是对等接待,即陪同人员与客人职务、级别大体一样,大部分接待都是

对等接待。

b) 第二种是高规格接待,即陪同人员比客人职务要高,适用于比较重要的接待 c) 第三种是低规格接待,即陪同人员比客人职务要低,主要适用在基层。

3、 接待日程安排。接待日程安排应当制定周全,尤其是接待活动的重要内容不可疏漏,

比如安排迎接、拜会、宴请、会谈、参观、游览、送行等事宜。

4、 明确接待形式。

5、 制定接待预算。

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