关于规范公司会议管理的规定

 为进一步完善会议组织程序，有计划有实施有跟踪，规范与强化管理。提高会议的效率与组织效果，促进各类会议决定事项和问题的及时、有效、准确的达成解决，特制定本制度。

一、   原则：

遵循高效率、保质量的会议组织原则，在规定时间召开会议，在会议上总结和计划工作，通过会议实现信息共享、暴露并解决问题、分析公司经营管理状况，统一部署工作，加强管理人员的管理水平和按计划工作，为公司发展提供有效支持。

二、适用范围

公司各部门负责人

三、会议类型

1.周例会

时间：每周一上午8：30

地点：会议室

人员：总经理、（生产部、销售部、财务部、采购部、人资部）部门负责人和实验室、生产主任等相关人员

主题（根据实际工作情况变动）：①上周工作总结与本周工作计划；②周工作发生的问题及解决办法；③是否有专题需要研究或者是否需要跟别的部门开沟通交流会；④有没有需要别的部门配合的地方，做好部门间的工作流程衔接；⑤领导下步工作指示。

2.月会（待定）

3.专题会议

时间：根据工作实际情况需要着重解决列为专题会，时间随时而定

地点：会议室

人员：总经理、需要开专题会的相关人员

主题（根据实际工作情况变动）：①专题会的主题内容；②遇到的问题商量解决；③对专题会出的主题出相应的解决方案和完成时间；④上报总经理

4.部门间沟通交流会

时间：根据工作实际情况需要部门与部门间配合完成的会议，保证部门间的工作流程衔接和完全责任人，时间随时而定

地点：会议室

人员：需要配合完成工作的相关部门人员

主题（根据实际工作情况变动）：①沟通交流主题内容；②在配合完成工作过程中的衔接点和各衔接点的责任人；③对交流结果出相应的解决方案和完成时间；④上报总经理

5.销售分析会、生产计划会、财务分析会等（暂不做诠释）

四、各会议组织及要求

1．周、月会由人事行政部组织实施和通知，参会人员根据规定时间提前到场参会，由专人负责会议记录纪要。会议前提前做好会议内容的汇报，会议过程中的时间、纪律的把控由人事行政部负责监督。

2.专题会议由在周月会议中，发生的问题需要列为专题单独召开的或者在工作过程中发生问题需要列为专题召开的，由发生问题所在部门负责人发起，在专题会议中直接暴露问题、细化问题及解决方案和完成时间，对于专题结果由发起人在会后书面向总经理汇报，根据实际情况也可当面对总经理进行汇报。

3.部门间沟通交流会，由在实际工作过程中发生的问题，并且该问题在工作流程中同时涉及一个部门以上的配合和责任的，由发现问题需配合解决的部门负责人发起，需要沟通交流的部门第一时间积极主动配合，在沟通交流中暴露问题、如何更好的在部门间做好衔接工作，如何在衔接中按流程完成，如何确保每一衔接点都有负责人负责，该会议无需向总经理汇报，仅为更好配合工作双向沟通而设。

五、对于周、月会的特殊说明

1．参加周、月会的部门负责人需在会议前做好相关汇报，汇报内容包括：

上周工作总结（工作完成的时间、结果、有无后续问题）

本周工作计划（哪些工作、如何完成、计划完成时间）

重点需要解决的问题、如何解决、完成时间

需要哪些部门的配合（如何配合、配合时间）

2.根据汇报内容于周六下午四点前把《工作总结计划表》通过电子版报于人事行政部赵慧处；

3.赵慧把《工作总结计划表》打印于每周六下午下班前上报总经理处；

4.周会过程中，把相关人员工作总结与计划显示于幻灯片中，配合完成汇报及工作监督跟踪；

5．通过《工作总结计划表》，会议中及时解决问题并且是否需要列为专题和开部门沟通会；

6.由各部门确定的事项、方案、制度或者决定于48小时之内以书面上报总经理进行审核签字并下发，不以口头为准；

7.人事行政部对每周《工作总结计划表》和由各部制定的书面方案、决定等进行归档备案。

六、关于周、月会召开流程图

七、会议考勤及罚款

（1）除公司安排的出差、部门工作出现紧急异常情况或者是在公司领导批准的假期内，需参会人员不允许请假，必须提前到场参加会议，配合相应罚款制度。

（2）除已请假人员，参会人员临时请假者须提前半小时请假，直属领导请假制，例参会普通员工向部门负责人请假，部门负责人向总经理请假，配合相应罚款制度。

（3）参会人员必须按照规定时间提前5分钟到场，配合相应罚款制度

（4）会议期间电话响、开小差、做与会议无关事项进行相应处罚，会议期间不服从管理，有消极抵抗情绪或言论的进行相应处罚，警告不听者斥令退出会议进行相应处罚；

（5）对于一些措施和方案等无在48小时内上报和下发的，进行相应处罚；

（6）没有按规定上报《工作总结与计划》者进行相应处罚。

八、会后督办

1.人事行政部会后将《工作总结与计划》存档备案，按规定时间完成会议纪录并发放；

2.对于专题会召开完毕后，发起人于24小时之内向总经理汇报；

3.部门间沟通交流会，发起人发起后，需配合的部门24小时进行回复并确定召开时间；

4. 由各部门确定的事项、方案、制度或者决定于48小时之内以书面上报总经理进行审核签字并下发；

5.各会议的召开时间提前向人事行政部进行备案，人事行政部负责各会议计划与实施的监督；

本制度自发布之日起实行，最终解释权归人力资源部。

附：《工作总结与计划表》

第二篇：迈上公司会议计划

会议管理制度

1、目 的：为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

2、适用范围：本制度适用于扬州迈上塑业有限公司会议管理。

3、管理权责：

3.1 总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

3.2 会议提拟人或主办部门（含各中心/部门）负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

3.3 会议的审批权限详见“5.1会议提拟与审批”。

4、会议分类：

5、管理内容：

5.1 会议提拟与审批。

5.1.1 公司月度例会无须提拟和审批。

5.1.2 公司临时行政会议、公司年度例会由总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、总经理批准。

5.1.3 部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。其中，中心/部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的，应向上一级主管部门报批同意；属例会性质的，由本中心另行提拟方案呈报集团总经理批准后执行。

5.2 会议计划与统筹。

5.2.1 每月28日前，总经办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议，统一报总经理审批后，汇同公司月例会编制《月度会议计划》，于月底前发放至各部门负责人。

5.2.2 凡总经办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。

5.2.3 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

5. 3 会议准备。

5.3.1 会议通知遵照以下规定：

1、已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由中心/部门按计划表直接通知与会人；

2、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：

（1）未列入月度会议计划而临时提拟的会议；

（2）虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；

（3）其它提拟人认为应另行通知的情况。

3、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；

4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特

别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。

5.3.2 会议的其它准备工作遵照以下规定：

1、会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；

2、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；

3、公司总部召开的公司级会议会务服务统一归口总经办负责。

4、部门在总部召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部门（人力资源部）书面提出，由会议室管理部门（人力资源部）统筹安排。

5.4 会议组织。

5.4.1 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。

5.4.2 会议主持人须遵守以下规定：

1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

5.4.3 与会人须遵守以下规定：

1、应准时到会，并在《会议签到表》（详见附件3）上签到。

2、会议发言应言简意赅，紧扣议题。

3、遵循会议主持人对议程控制的要求。

4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。

5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。

6、做好本人的会议纪录。

5.4.4 多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总经理主持，集团总经理另有授权的，从集团总经理授权。

5.4.5 公司月度例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。

5.4.6 主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。

5.5 会议记录。

5.5.1 公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。

5.5.2 公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：

1、各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内务文员，名单报总经办备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。

2、会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

3、总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由总经理秘书负责会议记录工作，总经理另有指定的，从总经理指定。

5.5.3 会议记录员应遵守以下规定：

1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。

2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

5.5.4 下列情况下，应整理会议纪要：

1、公司各类临时行政会议；

2、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；

3、其它主持人要求整理会议纪要的会议。

5.5.5 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报总经办一份存档备查。

5.5.6 会议原始记录的备档按以下规定：

1、本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转总经办统一归档备查。

2、本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。

5.5.7 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

5.6 会议跟进。

5.6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。

5.6.2 总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落实，总经理另有指定的，从总经理指定。

5.6.3 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

5.7 奖惩。

5.7.1 奖励。按《奖惩管理制度》执行。

5.7.2 迟到、早退、缺席。

1、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。

2、早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开

会场的，计为早退。

3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计

为缺席。

5.7.3 处罚。

1、无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款。

2、无正当理由缺席每次处以20元的罚款。

3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

6、 附则。

6.1 本制度由总经办负责解释。

6.2 凡本制度未明确规定的奖惩，按《奖惩管理制度》有关规定执行。

6.3 本制度由总经理批准后生效，自颁布之日起执行。