备用金管理办法

一、 目的：

为了规范财务管理，规避资金风险，提高资金使用效率，便于加快业务处理流程，根据公司实际情况，制定备用金管理办法。

二、 适用范围与对象

所有需要备用金的部门及个人。

三、 涉及部门及职责

（一）采购部

负责资金的申请，现金及零星购买。

（二）财务部

负责根据公司业务实际情况对备用金单位申请的额度进行审批。

（三）外发部

负责外发部驻外人员办理业务申请备用金额度提出意见；对使用备用金的监督、报销的初步审批。

（四）人力资源部

负责对食堂周转金的额度申请、监督使用、分析；物流及车辆加油周转金的申请、监督使用。

（五）其他涉及到借款的部门

四、 具体内容

第一条：定义

1、定义：备用金是为了保证日常生产经营过程中零星开支的需要而单独存放的库存现金按照使用情况分为三种：出纳备用金、定额备用金、临时备用金。

2、出纳备用金：公司财务部门为了结算的需要而准备得库存现金，该备用金纳入财务日常核算及报表体系，一般每天库存现金余额不超过人民币（以下无特别指明都为RMB）3万元，超过的部分及时缴存银行。以确保资金的安全是有效使用。

3、定额备用金：因部分业务单位或个人支出业务频繁或驻外人员报销不便，为了方便业部门人员办理业务而需要的周转现金。一般时间较长、业务相对固定。频繁业务类的周转金不超过一周的使用量；驻外人员的周转量根据业务特点一般不超过两周的使用量。

4、临时备用金：临时备用金为了临时紧急任务需要借支现金，一般是单次性。出差人员一般不借备用金，如果出差时间长超过两周的视同驻外人员处理。

第二条：申请

1、所有需要备用金的单位或个人都需要经过额度申请，由经办人填写《备用金额度审批表》，经过对口的部门负责人----经理审批---------财务课长审核---------厂长批准后存档。

2、在额度范围内，由经办人填写借款单，经部门负责人、经理、财务课长审批后即可给出纳支付款项。

3、超过额度范围的需要按照备用金额度申请流程申请款项。

4、额度规定：出纳备用金每天的余额不得超过3 万元，如果现金收款或支付未能及时完成 的一定要在银行营业结束前按照超过3 万元的余额缴存银行。定额备用金频繁业务类的周转金不超过一周的使用量；驻外人员的周转量根据业务特点一般不超过两周的使用量。临时备用的额度根据发生该业务的情况而定，一般不允许支付现金，超过1000 元 以上的全部通过公司网银支付。

第三条：使用

1、所有申请备用金的单位和个人必须按照申请的业务内容使用，不得支付超越申请的类型业务。

2、为了保证资金的安全及流动性，各业务及使用单位发生业务支付现金时，必须及时办理报账手续，以便于及时补充备用金。

3、任何备用金使用单位或个人不得私自挪用备用金。

第四条：管理

1、财务是备用金管理的归口部门，财务部有权不定期对各备用金使用单位或个人核查，以 确保资金得以充分利用。

2、任何备用金的使用单位或个人对备用金进行单独保管，不得和私人现金混用。

3、财务出纳一般每月对有备用金单位或个人至少要检查一遍，并出具检查报告。以便保证 资金的安全和有效使用。

4、为了提供资金使用效率，一般实行额度内分次借款，及时办理报销手续，财务及时处理 并按照报销金额补充备用金。

第五条：归还

1、因业务流程变化或其他变化，后续不在需要使用备用金的部分或个人必须及时交还备用 金至财务部。

2、如果是因为具体经办人员发生变化，需要交接的也必须实现先退还后再借的方式。

3、备用金管理人员因工作变动，在工作变动前必须清理手上的备用金，该报销的及时报销，未使用的备用金归还到财务，财务出纳收到备用金后开具收款收据给对方留存并传递给 费用会计入账。

4、临时性备用金如没有使用需要及时归还，超过一天没有归还的从工资中扣除。

第六条：处罚

1、检查过程中如发现挪用、贪污等行为，视情节的轻重进行罚款或者开除。

2、如果造成实质性损失，按照损失金额的两倍进行处罚，从工资中扣除。

附件：1、备用金额度申请审批表

2、备用金检查表

第二篇：备用金管理标准作业规程

物业公司备用金管理标准作业规程

1.0目的

1.1本规程规范备用金的管理程序，确保备用金借支、冲减的合理及安全。 2.0适用范围

2.1本规程适用于公司的备用金管理工作。

3.0职责

3.1备用金借支人负责备用金的保管工作。

3.2备用金领用部门主管负责备用金的管理工作。

3.3出纳员负责按照本规程进行备用金借支、冲减工作。

3.4财务部会计负责备用金的核算工作。

3.5财务部经理负责备用金管理的监督工作。

4.0工作要点

4.1备用金的借支范围

4.1.1为方便公司日常零星开支的需要而借支的备用款项。

4.1.2为方便经常出差人员必须携带现金而借支的款项。

4.2 备用金的借支规定

4.2.1借支备用金人员应及时冲减备用金。

4.2.2备用金借支人不得擅自挪用备用金。

4.3备用金的借支标准

4.3.1在日常零星开支平均全额的基础上上浮20％，但最高不超过2000元。

4.3.2出差人员按出差地点的长短决定。

4.3.3采购人员凭《采购计划表》上汇总金额借支。

4.4备用金的分类

4.4.1定额备用金：是为了满足公司有关部门日常零星开支需要的备用金，定额备用金经核定后，一般不得随意增减；

4.4.2非定额备用金：是用款部门根据某次实际需要向财务部门领取的备用金。

4.5备用金的申请、支付程序

4.5.1申请领用备用金的部门或个人，应填制《现金借款单》，借款单包括：借款人、借款理由、借款金额、还款期限等内容。

4.5.2 业务费备用金凭总经理审批后的《业务费申请表》办理借款。

4.5.3 旅差费备用金凭审批后的《出差申请表》办理借款。

4.5.4申请人将《现金借款单》交其所在部门负责人签名确认后，送财务部经理审核。

4.5.5财务部经理经审核后认为符合借支规定的，应在财务审核栏内签署姓名及审核日期报总经理审批（属管理处备仓或日常采购的，经管理处主任签名即可）；

如经审核不符合借支规定的，财务部经理应在《现金借款单》上签署具体意见后退回借款人。

4.5.6总经理或管理处主任审批后，借款人到财务部出纳处领取备用金。

4.5.7出纳员按照《现金管理标准作业规程》中的有关规定支付现金。

4.5.8员工非工作原因需借支备用金的，应按照《现金管理标准作业规程》中的相关规定进行处理。

4.6 备用金的冲减程序

4.6.1 领用定额备用金的部门或个人，原则上应在费用发生后的五日内按照《费用报销标准作业规程》到财务部办理费用报销手续；因特殊情况无法在规定期限内报销的，须事先经财务部经理同意后可适当延迟，但最长不超过一个月。

4.6.2 借支定额备用金的报销费用由出纳员按照《现金管理标准作业规程》支付借支人，以便补足备用金定额。

4.6.3 领用非定额备用金的部门和个人原则上应在费用发生后的五日内按照《费用报销标准作业规程》到财务部办理费用报销手续；如因故不能在规定期限内 报销的，应事先经财务部经理同意后可适当延迟，但最长不超过一个月。

4.6.4 财务部出纳冲减备用金。

4.6.5 如借支金额大于支出的报销金额，借支人应按规定交回备用余金额；如借支金额小于报销金额的，出纳员应补回差额部分。

4.6.6 非定额备用金的借支人如不能在规定的期限内归还，又无正当理由的，公司财务部将在其当月工资中扣除；情节严重的除追收滞纳金外，还将按公司奖罚制度中的相关规定处罚。

4.6.7 财务部负责人应于每月末对备用金借支财政部进行核查，如发现违反了备用金管理规定，财务部将视其情节轻重收回备用金，严重的还将按公司奖罚制度中的有关规定予以处罚。

4.7 备用金资料的保管

4.7.1每月末，财务部会计应将当月备用金凭据汇总编制记账凭证登记账簿，并进行相应的账务处理。

4.7.2财务部经理对当月发生的备用金借支、冲减资料进行审核无误后，加密在财务

部长期保存。

4.8 本规程的执行情况将作为财务部相关人员的考评依据之一。

5.0 引用文件和记录

表格

5.1 《现金借款单》

5.2 《采购计划表》

5.3 《业务费申请表》

5.4 《出差申请表》