备用金管理制度
为加强现金管理,合理使用备用金,有效控制资金占用,根据公司实际情况,特制定本制度。
一、备用金概念
备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,提高工作效率。
二、备用金的管理形式
备用金可分定额备用金、预支备用金两类。
三、定额备用金的管理
1、备用金是指按用款部门的业务需要,经公司核定备用金定额,并按定额拨付现金的管理办法。
2、一般对用于经常发生、且费用开支较小、或零星采购及常年出差在外的,实行定额备用金管理。
3、备用金额度每年年初各个部门根据业务需要提出申请,公司重新核定,方可执行。核定后的备用金额度一般在年度内不变。
4、备用金责任落实到人,由借款人凭领导批准的借款单到财务部办理借款。备用金年底必须全数归还,次年重新核定。
5、用款部门按规定的开支范围使用后,凭相关支出凭证报销,无须冲抵备用金借款。
6、备用金使用过程中,如出现以下因素,财务部有权及时催缴。
(1)业务人员工作变动时,其所借备用金足额交回财务部,新工作人员重新办理借款手续,一律不准私下移交备用金;
(2)中途离职;
(3)公司流动资金紧张;
(4)没有特殊理由,年底未及时办理还旧借新的;
(5)公司出台新的管理制度等;
四、预支备用金的管理
1、预支备用金是指定专人负责借款,按照规定用途使用,不得转借给他人或挪作他用的现金。
2、预支备用金适用范围:一般对于出差人员必须携带差旅费、零星采购、购置办公用品、购置金额较小的固定资产、低值易耗品、劳保用品及办理其他临时性业务等,一般按预计需用数额领取,支用后一次报销,多退少补;非公事任何人不得借支公款;试用期的员工不允许借款,确需借款需总经理审批。
3、备用金的审批:
(1)预支备用金由申请人填写借款单,注明借款人、日期、用途、金额、预计归还时间,报部门主管领导审批后给予借支。主管领导要严格控制借支次数和金额,必要时和出纳人员核对其以往借款归还情况,监督检查借款人所办业务是否办理完毕,督促其尽快报账归还借款,前款未清,不再继续审批。
(2)会计人员核准签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整无误后,并查询以往无欠款,经财务负责人审批后,才能办理付款手续。
(3)出纳在支付备用金时,首先确定其是否有未清借款,如有到期未清借款,有权拒付本次借款;如有特殊情况,必须有其主管领导签署意见,财务部主管领导审批,方可再次预支。出纳每月应及时清理手中的个人欠款单据,加强监督和催收,催收无果的,月底以书面的形式报主管领导,同时告知其主管领导,查明原因,妥善解决。
4、备用金报账时限:
所有人员必须在公司规定的时限内报账。
(1)因公出差人员借支的差旅费,出差返回后五日内必须报销清账。因特殊原因不能及时报账的,在时限内经其部门主管批准以书面形式告知财务部。
(2)市内办事和购置办公用品一般在当天、不超过五个工作日内报账。
(3)固定资产购置在实物验收、安装完工后五个工作日内报账。
(4)其他业务临时借备用金的,如接待客户、主办会议、外出开会等,在业务办理完毕后五日内报账。
5、备用金管理:
(1)办理借款要遵循“谁借款、谁经办、挂谁帐”的原则,一般不能由他人替代办理。
(2)出纳应妥善保管备用金借款单据和相关的票据。每月底结账前,和会计核对后,并统计出未及时归还借款的人员名单、金额、还款时间,以书面的形式报相关部门和财务部负责人,便于及时催收。
(3)会计应加强“其他应收款”中备用金管理,定期和不定期与出纳核对借款明细,年终进行全面清理。对已确认无法收回的款项列出清单,附相关部门提供证据和责任人书面说明,报请公司批准后列作坏帐处理。
(4)备用金的管理不论采用何种办法,都应严格执行备用金的预借、使用和报销手续制度,专款专用,防止挪用或滥用。
(5)借支备用金超过2000元以上,应提前一天告知财务部出纳,防止提现不足,影响使用。
注:备用金管理重点;
1、严格控制备用金使用人员范围。
2、定额标准要根据人员工作需求和变化及时调整。
3、预支备用金只限于单次和不确定供应商的使用。
4、业务完成和人员变动时应及时清理。
监督执行部门:财务部
第二篇:备用金
备用金管理专项办法(草拟)
为了加强对备用金管理,保证公司资金的安全及提高资金的使用效率,防止资金流失,有效控制资金占用,按照本公司财务管理的规定,结合本企业的实际情况,制定本办法。
第一章 总则
(一)本制度所称的备用金,是指为了满足企业内部各部门和职工工作需要,暂付给公司内部有关部门和人员,用于日常业务中差旅费、零星采购、零星开支等的备用款项及因生产经营工作需要的其他临时性的借款
备用金的借支范围
(一)因公出差的人员必须随身携带的差旅费;
(二)执行定额备用金制度,核定给相关人员的周转资金;
(三)没有明确支付对象的零星支出,需要通过本单位人员预先借用,而后支付的资金;
(四)其他因公务和经营活动需要借用的资金。
第二章 一般规定
备用金采取事前审批原则。备用金的申报和借支必须经过相关领导审批,没有经过审批的备用金不得借支。员工借用备用金时,应先到财务部索取公司专用的借款单据,按照规定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项,经部门负责人核实审签、财务人员审核借支人、借支金额无误、财务部审核、分管领导(或授权人)批准后,到财务部门办理借款手续。
备用金分为定额备用金和临时备用金。
定额备用金适用于员工因公务需要,频繁支付差旅费、招待费以及其他一些零星支出。,即对经批准使用备用金的个人,由公司财务部门会同各部门经理根据业务需要事先核定备用金定额,并编制定额备用金使用人员名单,经董事长总经理签字审批后再由使用人按核定的金额填制定额备用金申请单,一次从财务部门内领出款项。对使用定额备用金的业务人员,平时报销不销账,除特殊事项外不再办理借款,使用时凭审核后的#5@p等凭证实际金额向财务部门及时报销,领取款项:定额备用金的借支人员必须每3个月于季末最后一日结清一次,并于每年的12月x日前,到财务部门办理清算手续。对于逾期不办理报销或退款手续的,财务部门将从本人工资收入中如数扣回,并将取消其使用定额备用金的资格。对准许继续使用备用金的人员,可于次月x日后办理备用金的审批手续。由于工作变动或业务内容发生变化,备用金的使用人员应及时办理退还手续。
临时备用金指部门或员工因生产经营工作需要,需临时支付有关款项的业务而借支的现
金,适用于大额集中采购、员工体检、培训及其他临时性的借款。临时备用金借支人在完成相关工作事项后七日内,按照公司规定的日常报销或工程申请付款流程,办理报销手续,报销时前款不清,后款不借。借支人办理报销手续时,财务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销,备用金账户冲平后的差额可支取现金。对于已冲销备用金的金额,现金出纳或银行出纳应开具相应金额的收款收据,借支人应妥善保存,以备查询。
备用金采取专款专用原则,借款人不能编造借款理由,套取使用备用金,已提取的备用金不得挪作他用。并且原则上谁借支谁报销,部门负责人为其借用备用金员工的第一管理人,借款人为部门负责人的,主管领导为其第一管理人。第一管理人应该根据实际工作需要审核下属借用备用金的真实性、必须要和借款标准,并督促其及时办理冲账、还款手续。
备用金由财务部核算并负责监督及明细核算,并建立定期报账与对账制度,于每月月初向使用备用金的各部门报送上月的备用金报销清单、余额,及时查看,对未办理报销的或连续两月及两月以上备用金使用较少的定额备用金使用者,应分项提出处理意见,报公司有关部门领导和董事长审批是否重新规划固定备用金额度或改为领取临时备用金。
财务部每年年末通过书面汇报备用金清理结果,以防止公款私用现象;对无故不归还借款的员工,统一从工资中扣除。年底原则上不得出现备用金挂账现象,对因特殊原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人及相关领导同意后,方可延期。
公司员工调离、辞退或辞职时,必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工,公司将不予办理有关手续。