采购部标准化培训

时间:2024.3.27

俊龙餐饮经营管理有限公司

采购部标准化管理

■采购部标准化管理

●采购部各岗位服务标准流程

●采购部各岗位职责标准

●采购部各岗位常用记录表格

●采购部各岗位服务标准流程

◎物资进出库管理流程

·仓库管理人员对进库物资,填写《商品、物料进库验收单》,核对商品、物料的规格、数量、质量相符后签发验收单。  

·仓库人员发现质量要求及规格、数量与发票或采购、业务部门的要求不相符的商品,有权拒绝进库,并及时向业务部门、采购部报告。

·物资出库,要求办理出库手续,凭《出库单》与《领料单》或《调拔单》,验收规格与数量,有关领导签字后,给予发货。   

·库房对任何部门均应按正式出库单发货,严禁先出货后补手续的做法。

·为保证仓库安全,保管员必须在仓库办公地方发货,领用人未经允许不得进入库房。

·由提货方点验离开后发生的短缺,由提货方自负,仓库不负补偿责任,仓库应挂有明显标示牌。

物资采购管理流程

·了解各部门使用各类物资的情况,编制物资年度使用量与月度使用量计划,交采购部。   

·充分掌握市场信息,收集市场物资情况,预测市场供应变化,为酒店物资采购提出合理化建议。 

·由采购部根据物资的库存情况制定实际采购计划,交分管经理审批,同意后交采购部进行采购。

·签订合同,必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时闻、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等。  

·严把质量关,认真检查物资质量,力求价格低廉,供货及时。

·及时与库房联系,做到购货迅速,减少运输中转环节,降低库存量,避免盲目采购造成积压浪费。

仓库领料流程

·各部门填写领料、领物单时要字迹清楚,不得涂改,否则做废票处理。

  ·领料、领物单必须经部门领导签字方可生效。

·如遇特殊情况急需领取物品,必须由部门经理电话通知采购部管理员以上的负责人,经同意后由领货人签写借条,向仓库领货,并在次日补办领料手续。

·所领物品要当面点清,严禁私拿仓库物品和私吃仓库食品。

·夜间无特殊情况,不得开仓库发货。

物品管理流程

·在每月初及月末对各部门所有物品进行登记、清点。物品登记和清查时,须有办公室相关人员及登记部门物品负责人双方在场。

·各部门所需物品应于月初列出清单交至办公室,由办公室统一申请;办公室领取后分发至各部门,并明确记录各部门所领物品。

·物品清查时,办公室以及各部门人员应核实所有物品的实际数量、耗用情况。各部门对已耗用的物品应能详细阐明其用途,给予合理解释,清查人员做好详细记录,如发现物品使用有不符合实情时应及时汇报。

·借用物品时,必须首先经办公室物品管理负责人同意后方可借用;借用人须为各部门主管,或具有各部门主管证明的人员。

·借用物品时须在《物品借还登记表》上签借用人的姓名、所属部门、所借物品名称及数量、借用时问。归还物品应在期限内;如需续借,应在归还期限前办理续借手续;归还期限一到,如所借物品尚未归还,物品管理人员有权去督促催还,各部门应配合其工作。

·借条上应加盖公章,由部门负责人签名同意后,方可借用。使用时应妥善保管,如有损坏按价赔偿。    

·所有大件公用物品在一定时间由办公室统一收回,清点并集中保管。如有所需,及时补充,以保障日后工作的顺利进行。  

采购部各岗位职责标准

采购部经理岗位职责

·主持采购部全面工作,执行总经理(或财务部总监)的指令,执行国家的有关法律规定,根据董事会的工作安排,提出并执行酒店的采购制度,全面负责酒店内的采购工作。

·调查研究酒店各部门物资需求及消耗情况,熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况,了解酒店内各种物资的供需情况。   

·负责制定采购方针、策略、制度及采购工作的程序与标准,经管理当局批准后,确保贯彻执行。

·根据酒店经营目标,掌握酒店经营的物质需求,选定价格合理、货物质量可靠、信誉好服务优质的供应厂商,确定供求关系;负责与厂商进行重要的业务谈判,签订有关合同报上级审批;审查所有货合同及其它业务合约等文件。

·负责组织市场调查研究,及时提供市场信息和采购政策,按计划完成酒店各类物资的采购任务,并在预算内尽量减少开支,降低成本。   

·监督参与大批量商品的订货业务洽谈,认真督察各采购员的采购进度及价格控制,并督导检查仓库的验收、入库、发放及管理工作,确保物品的质量。

·督导部门员工执行经济、海关、检疫、卫生等法律法规的情况,及时处理发现的问题。

·协调与政府有关部门的关系,学习国家经济、海关、检疫卫生等法律法规,并督导采购人员在从事采购业务活动中,遵纪守法讲信誉。   

·负责部门员工工作安排、考勤,制订并执行培训计划,组织学习业务、法律、卫生检疫等方面的知识,定期考核评估员工,向上级提出对员工的奖惩建议。

·在部门例会上,定期总结采购落实情况,每月初将上月的采购情况逐项列出报表,呈报酒店总经理财务部经理,以便上级领导掌握酒店的所有采购项目。

·审批所有采购宴请单,订货单、协调与各部门之间的关系,向各部门提出降低成本的建议;对需要采购固定资产设备,提出原有设备修复的可能性。

采购部主管岗位职责

·根据采购部经理的要求,整理有关资料,提出意见和建议,并主持采购部各项工作,提出酒店物资采购计划。

·调查研究酒店各部门物资需求及消耗情况,熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况,指导并监督员工开展业务。

·全面负责对外采购业务,安排采购人员的日常采购工作。

·审核年度各部门的采购计划,统筹策划和确定采购内容。

·负责协助经理与供货商洽谈供货合同,组织对供应商的评估工作,确保供应商费用等指标的完成,审核商品采购合同和促销协议。  

·负责采购人员的工作安排、任务分配和培训考核,监督采购员的订货工作,确保分店和配送中心有充足的库存,同时保证较高的商品周转。

·按计划完成公司各类物资的采购任务,并在预算内尽可能减少开支。

采购员岗位职责

·严格执行酒店采购管理规定和实施细则,在接到采购任务单后,明确购货具体要求,做到及时采购,保证供应。

·按时按量按质完成采购供应计划指标,积极开拓货源市场,货(价)比三家,选择物美价平的物资材料,完成下达的降低采购成本的责任指标。

·了解和掌握一线商品供货信息,对酒店采购策略、产品原料结构调整改进及新产品开发提出参考意见,并负责办理物料验收、运输入库、清点交接等手续。

·负责与客户签订采购合同,督促合同正常如期的履行,并催讨所欠、退货或索赔款项,发生问题及时向上级报告,保持与各供货单位的关系。

·采购过程中,遵守财务制度,以公司利益为重,不索取回扣,馈赠钱物上缴公司,遵守国家法律,不构成经济犯罪。   

·严把采购质量关,选择样品供领导审核定样,对购进物料均须附有质保书或当场(委托)检验,做到进货环节少,质量优等,价格合理。   

·填写有关采购表格,提交采购分析和总结报告。

·完成采购部主管临时交办的其他任务。

仓库保管员岗位职责

·负责保管和收发所有的物资,严格审查各部门的物资领用计划表,核对规格、数量与库存后,将缺口物品报采购部主管。

·按照采购单内容,依据产品的型号、规格、数量等分类别存放,办理验收手续。

·严格执行物资管理制度,加强对库存物品的管理、检查,把防火、防盗、防蛀、防霉烂等措施落在实处,保证库存物资的完好无损和合理存放物品。

·按生产营销部的生产计划,做好备料工作,及时督促采购员按时入库,遇到无法解决的问题要上报。

·做好月末盘点工作,编制库存报表。

·协助采购部经理,跟踪和催收应到而未到的物品。

·严格遵守工作场所管理要求,做好仓库卫生工作。

·服从分配,按时完成领导指派的其他工作。

◎物资管理员岗位职责

·负责落实酒店物资的购置、管理工作,按规定将所购物资及时登记入帐入库。

·每月抽查各部门物品的出、入库消耗情况做到物尽其用。

·妥善保管库存物资,做到勤清查、勤核对,保障物资部库房的物品与帐面相符,确保财产物资的安全完整,因违犯管理制度而造成的损失,由责任人负责赔偿。

·定期抽查一个部门,并将所查结果报部门经理和采购经理,对财产物资的提出购置建议。

·定期向领导汇报财产物资的购置、消耗和实存情况,认真总结经验,切实管好用好各项财产物资。

◎采购部司机岗位职责

·遵守酒店纪律和规矩,自觉遵守交通规则,按操作规程驾车,不得玩忽职守。

·严格遵守有关车辆保养规定,爱护车辆。

·为确保行车安全,必须每天检查车况,发现险情,及时报告领导,并提出处理意见。

·认真填写行车记录。

·严守机密,具有良好的职业道德。

·保证采购部外出用车,不得私自出车。

·及时向领导提供检车、检证、养路费等情况。

·按时完成领导交办的临时性工作。

●采购部各岗位常用记录表格

◎采购申请单

7-1                                  采购申请单

◎物资领用汇总表

7-2                               物资领用汇总表

◎物资验收单

7-3                                 物资验收单

◎物资入库单

7-4                              物资入库单

主管:                      保管:               物价:               制表:

注:第一、二联营业组留存,第三联供货结算联,第四联会计记帐联,第五联仓库留存。

◎物资盘存表

7-5                                  物资盘存表

会计:                 主管:                核对:                填表:

◎物资发出月报表

7-6                             物资发出月报表                                  

付货人:                          收货人:

注:第一联他库留存,第二联会计记帐,第三联营业组留存。

◎物资退货登记表

7-7                                    物资退货登记表

厂商:                                        编号:                日期:

主管:                               填表:


第二篇:采购部岗位工作标准 √


采购部岗位工作标准

采购部岗位工作标准

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