会议接待计划书

一、会议举办地点（由会议公司推介会议型酒店或由主办方指定酒店）

二、会议时间: 200 年 月 日

三、会议室安排：会议公司与主办方协商，按主办方要求办理（音响、多媒体、鲜花、水果、香烟、茶水）

四、会议保障措施

A ：接站：如提前告知航班、火车次的客人，安排举姓名牌接站。

如未告知行程的代表，会议公司安排全天候（两天）机场、车站举会议牌接站。

接站负责人：杨 全 电话： 137xxxxxxxx

B ：入住：由会议公司统一安排报到入住。

会场负责人：吴小燕 电话： 137xxxxxxxx

会议工作人员 3 名（佩戴工作证）

C ：会议资料：由报到时统一领取。

D ：集体照：由会议主办方通知，会议公司安排时间。

E ：会议礼品、证件及通讯录制作：由会议主办方提出要求，会议公司负责执行。

F ：媒体、记者邀请：由会议主办方通知，会议公司安排。

G ：招待酒会、茶憩、点心、饮品及 VCD 制作：由会议公司安排。

H ：停车：由会议公司与酒店协调解决（费用由会议公司支付）。

J ：返程票务：由报到时会务组统一办理。

K ：会后考察线路：由会议公司旅游接待部安排。

五、#5@p出具：由会议公司出具规范会议公司税务#5@p。

六、会后服务：会议结束，会议主办撤出后，因事滞留客人由会议公司负责接待，直到离开为止

第二篇：会议接待须知

会议接待

1、会议服务指南

一、根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作， 让会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化。

二、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价，做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。

三、 会议期间免费提供1-2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作（包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作），做好会议期间的协调服务工作。

四、 按要求安排会议接站工作，指派专车到机场、火车站免费接送参会代表，免费代订返程飞机票。

五、 按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。

六、 按照要求及会议的具体地需要，提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备。

七、 我公司可根据会议的内容、课题等，邀请相关课题的专家授课，为客户提供相关的建议、邀请安排及其相关的具体工作。

八、 按要求为会议期间的重要客人(VIP)提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)。

九、 以最优惠价格、最优质的服务，组织、安排参会代表的会后观光、考察活动，做好观光、考察期间的吃、住、行、游、购、娱的各项观光考察安排，让参会代表充分了解、认识风情万种、风光秀丽的云南。

十、 按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务，代办会展用品的航空、 铁路托运和云南土特产及会议礼品。

2、会议服务环境

南京是江苏省会和中心城市，是一个拥有悠久灿烂的历史文化、神奇秀丽的自然风光、绚丽浓郁的民族风情和兴旺发达的旅游业，南京逐渐成为一个重要的会议中心，正以她独具魅力的风姿朝着国际会展旅游城市阔步前进！

1．气候条件

南京冬无严寒，夏无酷暑，属温带高原型湿润季风气候。霜期短、日照长。夏季平均气温23℃，冬季平均气温9℃，年平均气温15℃，年平均降雨量1000毫米。

2．交通通讯：

江苏拥有便捷完善的公众运输系统，旅客不用担心找不到交通工具。南京是云南省的交通枢纽、通讯中心及中国面向东南亚的口岸。南京机场是中国五大国际航空港之一，有飞往仰光、曼谷、新加坡、济洲岛等64国际航线、通往香港、澳门的航线及通往国内各大中城市约40条航线，以及江苏省内的8条航线。

3、会议服务项目

1、及时准确提供酒店、大小交通（机票、火车票）、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。

2、如果您需要亲临现场考察，我们会有专人协助您的工作。

3、执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权益

4、提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。

5、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。

6、参会代表离店前，有专人协助办理离店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。

7、会议期间，根据具体情况，适时提供会务人员部分免费房（1--2间）。

8、 免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。

9、 协助会务组布置会场和绿化

10、如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，我们能为您安排最好的节目与演员、乐手，提升现场气氛。

11、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。

12、根据实际情况，提供收费/免费机场、火车站接送服务，如有参会者需提前返程，可在会堂一角设返程机票预定。

13、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的服务及信息，并协助您采购。

14、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。

15、公关礼仪：

礼仪小姐（现场礼仪接待，派发资料，形象展示） 文艺演出（专业表演团，可挑选节目） 空飘（氢气球充气、升空） 花篮（大、中、小号订做）

主持人（男、女均可）

签到笔薄（专业用品）

摄影摄像（专业摄影公司、专业摄影师）

16、印刷设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。名片单色/多色的制作； 意见调查表格；相关资料的打字、复印、印刷； 彩旗的制作； 背景牌：有材料做夹板，进口萤光纸；

17、物品运输：会议中若是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。

小件展品运输：展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运送；

大件展品运输：大型器械，大件物品的运送；

特种展品运输：化学用品，医药用品以及复杂物品的运送；

远程展品运输：远距离的展品运送；

参展资料运输：宣传资料，印刷品，纪念礼品的运送；

贵重展品运输：电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。

18、物品配送：

酒水食品：如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品，我方可代购；

办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品；

纪念礼品 ：提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。

云南民族服饰：参会嘉宾若能身着统一、最具特色的云南民族服饰，会对外界（其他人群）产生一种特殊的感觉与影响；

旅行袋：印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋，除能帮助参会嘉宾装载物品外，更多一份纪念意义；

笔记本：特殊纪念意义的笔记本，能让客户铭记本次活动与会议主办方；

19、翻译服务： 中英对译口译 中日对译笔译 中韩对译笔译 中俄对译口译

20、订票服务：代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；免费代订全国各地返程火车硬（座）卧铺车票。

21、邮政速递：文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代为发送、寄出。

22、汽车租赁：专车免费全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。

23、医疗保健:如客户需要，我们可派出随团医生，保障会议期间客人的身体健康。

4、会议服务承诺

1、及时准确提供酒店、大小交通（机票、火车票）、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。

2、如果您需要亲临现场考察，我们会有专人协助您的工作。

3、执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权益。

4、提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。

5、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。

6、参会代表离店前，有专人协助办理离店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。

7、会议期间，根据具体情况，适时提供会务人员部分免费房（1--2间）。

8、 免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。

9、 协助会务组布置会场和绿化。

10、如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，我们能为您安排最好的节目与演员、乐手，提升现场气氛。

11、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。

12、根据实际情况，提供收费/免费机场、火车站接送服务，如有参会者需提前返程，可在会堂一角设返程机票预定。

13、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的服务及信息，并协助您采购。

14、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。

15、公关礼仪： 礼仪小姐（现场礼仪接待，派发资料，形象展示） 文艺演出（专业表演团，可挑选节目） 空飘（氢气球充气、升空） 花篮（大、中、小号订做）主持人（男、女均可） 签到笔薄（专业用品） 摄影摄像（专业摄影公司、专业摄影师）

16、印刷设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。 名片单色/多色的制作； 意见调查表格；相关资料的打字、复印、印刷； 彩旗的制作； 背景牌：有材料做夹板，进口萤光纸；

17、物品运输：会议中若是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。 小件展品运输：展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运送；大件展品运输：大型器械，大件物品的运送； 特种展品运输：化学用品，医药用品以及复杂物品的运送； 远程展品运输：远距离的展品运送；参展资料运输：宣传资料，印刷品，纪念礼品的运送； 贵重展品运输：电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。

18、物品配送： 酒水食品：如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品，我方可代购； 办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品；纪念礼品 ：提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。 云南民族服饰：参会嘉宾若能身着统一、最具特色的云南民族服饰，会对外界（其他人群）产生一种特殊的感觉与影响；旅行袋：印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋，除能帮助参会嘉宾装载物品外，更多一份纪念意义； 笔记本：特殊纪念意义的笔记本，能让客户铭记本次活动与会议主办方；

19、翻译服务： 中英对译口译 中日对译笔译 中韩对译笔译 中俄对译口译

20、订票服务： 代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票； 免费代订全国各地返程火车硬（座）卧铺车票。

21、邮政速递：文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代为发送、寄出。

22、汽车租赁：专车免费全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。 丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。

23、医疗保健:如客户需要，我们可派出随团医生，保障会议期间客人的身体健康。

24、我社将全程依照《中华人民共和国旅游人身意外伤害保险条例》的规定，进行相应的保险（不论参会嘉宾国籍）

25、我社根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化。

5、会议接待程序

1、 我们倡导商务会议的全新概念，积极为合作客户提供最高效、优质、周到的服务，可以根据客户需求，灵活安排会议规模、费用，提供活动整体策划方案，以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。

2、 我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择，为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置，为客户提供相应的媒体支持。

3、会议期间，会根据客户的需求，在会议举办地进行媒体宣传，灵活操作，使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。

4、我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场地点，并提前为您预约。

5、我们将为您提当地大酒店3－7优惠价格的预定服务，并完全考虑您的要求，为您推荐适合您需要的酒店以及楼层。

6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员，与各星级酒店都有协议关系，可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。

7、无论在当地哪里举办会议，我们都会有专业人员24小时为您服务，包括从开始的预定酒店到最后订票送站，我们会根据您的要求精心策划、落实、负责到底。

8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的设计、生产一条龙服务，我们将根据会议的具体需求设计印刷品或纪念品的样式、内容、选择图案等，为您的印刷品或纪念品指定专门的厂家印刷以及生产，并将根据您的需求，提前把印刷品或纪念品送到会场或指定位置。

6、会议接待需要注意

我公司在承办会议方面积累了丰富的实际工作和实际操作经验，以自己票务方面独有的优势，使您的会议工作轻松便捷、有条不紊；使您可以更专心自己的工作，不必为会议的琐事而分心劳神，而且还会将会议举办得更加圆滿和精彩，取得意想不到的收获！

1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。

2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。

3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。

4、礼品策划、设计、样品提供和制作。

5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。

6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。

7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。

8、提供会议所需各类信息。

9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。

10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。

12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。

13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。

14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。

7、会议接待标准

1、为会方砍价，节约经费，代订各地优惠客房；

2、提供会议所需的白板、纸笔、音像设备、投影仪、互联网、普通多媒体及其它相应的服务；

3、为代表提供礼仪、公关、文秘服务；

4、代表展品的托运代办（航空、铁路、公路）；

5、为会议组织者提供互联网上网方便。

8、会议接待流程

一. 会前：

1. 与我社洽谈

2. 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会 议预案书给会议方

3. 确定方案，签订合同，预付定金。

二. 会中

1. 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2. 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3. 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4. 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5. 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

6. 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7. 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8. 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三. 会后

1. 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐

9、会议服务宗旨

1、及时准确提供酒店、大小交通（机票、火车票）、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。

2、执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权益。

3、提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。

4、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。

5、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。

6、根据实际情况，提供收费/免费机场、火车站接送服务，如有参会者需提前返程，可在会堂一角设返程机票预定。

7、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的服务及信息，并协助您采购。

8、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。

9、订票服务： 代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票； 免费代订全国各地返程火车硬（座）卧铺车票。

10、我社根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化。

10、会议接待范围

一、【接待会议类别】：

各科研机构、机关、学校，各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班企业业务洽谈会、订货 会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等

二、【接待会议人数】：不限。

三、【会议标准参考】：

（1）会议酒店范围：二星级酒店（★★）， 三星级酒店（★★★），四星级酒店（★★★★）,五星级酒店（★★★★★）

（2）会议室范围：根据需要可提供5人至1000人的会议室或报告大厅。

（3）会议用餐范围：25元/人/天--180元/人/天，多种标准供选择。

（4）会议用车范围：丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。

（5）会议接站及用车：专车免费全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。

（6）会议票务：免费代订往返程飞机票，代订返程火车卧铺票。

（7）旅游考察安排：提供多条考察线路，优惠价格安排参会代表的会后考察活动。

（8）会议娱乐及活动：协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠选择的建议！

（9）会议礼品：向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等，做好会议礼品的解说与建议工作。

（以上为一般性的会议范围，具体的会议、会展、活动，具体建议，具体策划、具体协商。）

会议服务

1、 展台人员训练

为了保证良好的展出效率和效果，在配备展台人员之后，必须对他们进行培训。不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接受培训。培训的目的是使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，培养合作及集体精神。

如果条件许可就安排比较正规的培训，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。培训工作可以在选定展台人员后即着手进行。比较正规的培训形式包括筹备会或培训班，时间可以是半天至两天，但地点要专门安排。要尽量使用教学辅助工具，比如投影仪、讲义等。培训方法要尽量正规，越正规，越显示组织者的重视，培训效果也就越好。若有主要负责人参加展览，也应参加训练，这对提高训练效果有利。

培训内容要有系统，培训材料要编印成套。欧美一些国家的展览行业协会、展览研究机构、展览咨询公司安排专门的展览培训，有专门的展台工作培训教材、录像带等，可以购买参考使用。培训教材应该标明秘密程度，培训内容和步骤可以分为三部分：

1、情况介绍。包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等。情况介绍的目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。

●首先相互自我介绍，培训者和接受培训者自我介绍，不仅要介绍姓名、工作，还要介绍在展览方面的知识和经验。

●展出介绍，包括展览会和展台情况。展览会情况，包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展台情况包括展出意图、展出目的、目标观众、展台位置、展台序号、展台布局、展出工作的整体安排等。

●展出活动介绍，包括记者招待会、开幕仪式、馆日活动、贵宾接待活动等，并对展台人员提出相应的工作要求。展品介绍，要详细介绍每一项展品，其性能、数据、用法、用途等。市场介绍，包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯和销售价格等。

2、工作安排。向展台人员布置展台工作，并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等，进行分工，提出要求；管理安排，包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等；行政安排，包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是为了成交，展台工作准备就是围绕此开展，包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。

3、技术训练。主要训练展台的接待和推销技巧。展台工作与其他环境下的工作有所不同，即使是有经验的推销人员也应接受展台技巧培训。可以使用模拟方式并应准备完善、系统的培训资料。另外，如果可能，要培养展台人员认真的工作态度、协作精神和集体感。

2、秩序维护

对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。小型会议(特别是企业或者)的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。

大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安；

展览的控制比较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。展览主办方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。有些展览附带有展中会，还有的带有技术交流或者论坛性质，所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类，以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。控制的手段有带条形

码的参展证(需配备读码机)、或者磁卡式代表证。为同时满足展商信息最大化的需求，现在国外开始引入电子名片管理。

3、展览设计

如果说展览是一台戏，展览设计就是戏剧的主题思想。有的时候展商可以自己提出总体要求，而有的时候，展商可能没有提炼，需要展商与中介公司沟通后共同制定。

现在国内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段，可使用的材料及展商愿意承受的成本也与国际相差甚远，所以在设计上一般都要考虑成本，其次再考虑创意。

设计的基本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定，露天展览在选材上还要考虑气候及安全因素。

展览设计在造型选择上是几乎无限的，以下是一些经验总结：

1、造型要考虑展位利用率的最大化；

2、造型要考虑人流心理及流向；

3、造型应当符合参观对象的审美导向；

4、造型要考虑施工难度及成本因素；

5、造型还要考虑安全性。

在展览设计上，材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益，总之，表现的主题对材质的选择是个考验，在这方面，会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快，新材料、新光源、新媒体层出不穷，而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外，更可以为展商提供成本节约方法。

4、会议订餐服务

订餐服务：

我公司与很多大中型餐饮服务公司办有长年协议，可以为你预订各种会议的订餐，并且按照你的要求、标准送餐到会场。名师主灶，风味齐全，京川菜系，鲁粤口味，价格极为优惠，高中低档任你选择，各种风味小吃更能满足不同朋友的口味，

会议订餐方法及注意事项：

1. 本公司只提供会议订餐，您必须参加本公司的会议服务。

2. 本公司免费提供送餐到会场

3. 订餐两天前你可以对你的订餐要求、标准任意修改

4. 请及早预订，为确保订餐之供应无虞，请预订会议时同时附加订餐意向。

5. 餐费同会议费一同交付，如因修心订餐标准，产生的费用多退少补。

6. 请确认无误你的订餐范围，起送份数，送餐时间。

7. 订餐时间目前包括早餐、午餐和晚餐

9. 本公司保留订餐与否之权利。并于会议预订时提出。

5、会议前期准备工作

会议前期准备工作，包括编制实施方案，预定场地、酒店、交通工具等；

会议邀请函的设计印刷，各类宣传品、会议用品、会议手册的设计、编辑、印刷、分发； 场地布置和设备搭建，包括会场总体设计方案；音频、视频、灯光、同传翻译等设备的配置、租赁和搭建；

会议现场服务，包括人员签到、迎送接待，现场管理、设备调控等，提供各类专业人员及服务；

重要宴会、演出或特殊活动的安排，包括邀请、场地、餐饮、交通等；

会议前期/后期社会活动、旅游活动的策划、组织；

会后反馈信息、文件、资料的收集、整理、印刷出版等 。

6、会议筹划及操作的特点

真正操作好一个会议，从筹划开始，到具体操作并落实每一个细节，其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议，因为各方面关系熟一些，可能操作起来会比较顺利，如果是在外地举办会议，那麽会议操作的难度会提高，很多因素是您无法预料和控制的。 1 、工作量大，涉及面广，事无巨细，亲历亲为。会议执行人员需耗费大量体力和脑力。 2 、由于会议形式多样，不是每一个会议执行人员都经验丰富，需要相关人士的指点。 3 、由于要与不少相关单位（酒店、机场、餐厅、广告、印刷厂商、车队等）发生联系，就某一问题进行谈判，达成利益合作，势必牵扯到付款问题。这样会产生多头付款现象，对财务操作带来不便。

有没有什麽办法可以化解这些问题呢？

有！您可以找一家在会议举办地服务行业中较有影响的企业。这些企业由于专业，可以在诸多方面对您的工作进行协助和建议，而您呢，则可以将有限的精力和时间用在最需要您的地方，同时有了他们的支持，使您操作的会议更有声有色、锦上添花，获得各方面的认可与赞誉。

7、服务质量诠释：100-1=0

100减去1等于多少，是一道幼儿园学前班的算术题，然而日本一位著名的管理学教授的答案是不等于99，而是0。他认为，在服务业领域里，顾客对服务项目的任何一项不满意，他们的满意度不会因此按减法递减，而是全面否定，因为他不可能体验所有的服务项目。在他看来，他体验的那个项目就代表了所有项目的服务质量。在市场竞争的环境条件下，他不会当回头客，再消费这家服务商提供的服务。对这家服务商来说，他的服务收益等于0。 这道简易得不能再简易的算术题，至少给我们以下的启示。

一、服务工作相互关联，是一个整体。

根据系统论的原理，任何一个系统都是由相互作用和相互依赖的若干组成部分结合成的具有特定功能的有机整体。我们集团公司提供的服务就是这样一个系统，它具有场馆经营管理、展览会策划与实施、观众组织与服务、展台设计与搭建等多方面的特定功能。这些功能相互作用、相互依赖，一荣俱荣、一损俱损。任何一项功能的欠缺或不正常都会导致整个系统运转的失误与偏差。正如本文开头指出的那样，顾客对整个服务工作中任何一项不满意，都会对整体的服务质量带来否定。因此，不论从事哪一项业务，工作效果的好与坏都与整个系统紧密相连。这里必须强调服务工作的整体意识，既要认真做好每一项工作，同时，又要把自己从事的具体工作与其他工作结合起来，不能各人自扫门前雪，哪管他人瓦上霜。

二、服务质量是制胜法宝，必须精益求精。

100-1=0的另一层含义是，就顾客而言，服务质量只有好坏之分，不存在较好较差的比较等级。因为，顾客不希望在掏钱享受服务后留下丝毫的遗憾。

当今科学技术高速发展，产品更新换代日趋频繁，过去商家以量取胜的竞争手段已被以质取胜的制胜法宝所代替。在激烈的市场竞争中，随着消费者品位与需求的不断提高，商家只有不断推出高质量的产品，才能在商场站得住脚，不然就会被顾客所抛弃。这给我们提出一个要求，我们不能以众口难调为借口，为我们的服务工作不能达到100%的顾客满意度而开脱，也不能以我们的服务质量已基本上被顾客认可而放弃对质量的高要求。为了战胜竞争对手，保持和扩大我们的市场份额，我们必须严把服务质量关，精益求精。质量上就差那么一点儿意味着市场的丢失。

三、争取所有顾客都满意，一个都不能少。

服务工作的整体性以及服务质量的等级不可分，使服务质量的评定难以进行。我们不能按歌坛比赛评委打分那样，扣掉一个最高分，去掉一个最低分，以取平均值。因为，服务质量的最终评判人是我们的顾客，他们的打分要么是满意，要么是不满意，即使打个感情分比较满意，也存在不满意的成分。我们只有让所有顾客都满意，才能达到市场的要求。就象100-1=0一样，只要一百个顾客中有一个不满意，我们的服务质量就不能说没有问题。 营销学列举了这样一种现象，即某些商家专门请一些具有影响力的行家（Mavens）试用产品，通过他们的嘴现身说法，以达到推销的目的。在我们的服务领域里。这样的行家不少。我国有句古话好事不出门，丑事传千里。我们不要以为99个都满意了，剩下的那一个不满意无关紧要。但是，如果他是关键行家，或者将丑事到处传播，我们的声誉及经济效益就会蒙受损失。因此，争取所有顾客都满意，应是我们不懈的追求.

8、会议、展览和旅游

现在，人们经常说起会展旅游，但什么是会展旅游却没有一个明确的概念。我们从会议、展览和旅游三者的关系入手，分析一下三种认识误区：

（一）在会展业中，重展览、轻会议

人们虽然经常提到会展业，但在实际工作中，都是重展览，轻会议。从统

计资料上来看，也是展览的数据多，会议的数据少，这说明目前国内对会议业的重视程度尚不及展览业，其突出表现就是专业的会议策划和服务公司未成气候，缺乏专业会议组织者（PCO）。

（二）把会展和旅游混为一谈

会展旅游只是会展业与旅游业有机结合后的一种旅游产品形式，或者说是旅游企业实现经营多元化的重要途径之一，不能称其为产业。在会展发达国家，一般将会议业和旅游业归口在会议旅游局或观光局下进行统一管理，展览业则作为一个单独的行业。

（三）会展业是旅游业的一部分也有专家认为，“会展业是当今世界都市旅游业的重要组成部分”，这种观点存在明显的漏洞，因为，无论是旅游主管部门开始专门研究会展活动对旅游业的作用，还是各大旅游企业纷纷拓展会展旅游业务，都不能改变会展活动的信息交流或产品展示的性质，这一点与旅游活动有着根本区别。相反，这些现象只是说明了会展活动对旅游业的巨大推动作用，而我国在旅游业介入会展活动方面还做得远远不够，其直接表现就是会展旅游发展的明显滞后。几个基本概念的界定

所谓会议，是指人们怀着各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，进行信息交流或聚会、商讨的活动。一次会议的利益主体主要有主办者、承办者和与会者（许多时候还有演讲人），其主要内容是与会者之间进行思想或信息的交流。

展览会是一种具有一定规模，定期在固定场所举办的，来自不同地区的有组织的商人聚会。根据展览内容的不同，国际博览会联盟（UFI）将展览会分为三类，即综合性展览会、专业展览会和消费展览会。一次展览会的利益主体主要包括主办者、承办者、参展商和专业观众，其主要内容是实物展示，以及参展商和专业观众之间的信息交流和商贸洽谈。

所谓旅游，是指人们出于和平目的的旅行和逗留所引起的一切现象和关系的总和。这些人不会在旅游目的地定居和就业。一次旅游活动的顺利完成主要依赖三个要素，即旅游者、旅游目的地（旅游资源）和旅游业，其根本特点是旅游者的异地流动性（包括异地消费），这一点与会议、展览会极为相似。

通过上述分析，我们可以得出三个结论：其一，尽管目前国内普遍采用“会展业”的提法，但会议与展览会在主体内容和运作方式上存在本质的区别；其二，会议、展览会与旅游活动是紧密联系、相互渗透的，但绝不是简单的等同或包容的关系；其三，会展活动和旅游都有一个共同的特征，即服务对象的异地流动性，这为两者在具体运作上的合作提供了基础条件。因此，会展业和旅游业之间可以谈对接或互动，但绝不能划等号。

9、如何组织评审会议

同行评审对于软件企业来说是很有效的一种方式，无论是国外还是国内企业越来越认识到了同行评审的重要性，但是在实施的过程中效果不是很理想，常常会出现走形式，使评审会议变成了讨论会议，对具体的问题争论不休，经常跑题，使评审的效果大大的降低。我在实施的过程中根据同行评审的要求，总结出来以下经验供大家参考，同行评审的目的是及早高效的发现并消除开发过程中出现的缺陷。很多公司也制定了相应的评审流程，项目开始的时候

也做了评审计划，但是在具体的实践中把握不好一些细节的东西，这些主要的问题大多数发生在评审会议的组织上，而这些细小的环节才是评审是否成果的关键。只有评审会议比较完满了，其他修改Bug、消除缺陷都比较容易完成。我在这里主要讲一下评审会议的组织，至于评审计划、评审执行过程的数据采集、测量等环节不再详述。评审会议流程一般采取以下几个步骤：评审会议的准备、评审会议的召开、评审会议的跟踪三大环节。

一、 评审会议的准备

会议的发起人召集会议，发出评审通知（评审内容、会议时间、会议地点、参加人员等），并且将相关待评审的相关资料也发送给参加会议的评委；主要的目的有两个：第一、让参加会议的人员对会议的内容有一定的了解，在会议前做好准备，避免盲目的参加会议而浪费自己和其他人的时间；第二、如果该评委在会议时间有其他紧急的事情，可以及早反馈给会议召集人，必便召集人重新确定评委或者评审会议改期召开。

二、 评审会议的召开

一般情况下，确定一个会议主持人；其主要的职责是控制会议的进度、时间、协调会议中出现的偏差。

对于待评审的工作产品由其生产者采用“走读”的形式进行讲解，在讲解的过程中回答评委提出的问题。

会议记录人主要是记录会议中发现的所有问题，方便会后的修改完善。

SQA人员参加会议主要的关注点在于对照SQA的检查表Checklist检查评审的流程是否符合规范。

三、 评审会议的跟踪

将记录的问题汇总到《评审记录表》，由项目组进行修改、完善；SQA监督所有问题是否封闭。

附录：

（1） 列举重要工作产品评审的重点：

A 计划的评审

主要是关注的核心在于估计是否准确；人员安排是否合理；以上两个方面如果合理，项目的进度就不会出很大的问题。

B 需求的评审

主要关注需求来源、需求的准确性、需求的完整性，避免产生二义性；最好让测试人员和客户参加，以便让各角色达成共识。

C 总体设计的评审

在总体设计评审中，最好将已经评审通过的需求文档从配置管理库中提出，对照总体设计是否和需求一致；另外，技术领域专家参加评审还要关注于设计的合理性、可实现性以及完整性。

D 代码评审

由项目组内进行代码审核，主要关注代码的格式、整体逻辑、变量的命名、程序注释等表面的属性；至于运行质量应当放在单元测试中解决。

E 管理性的评审

管理性的评审一般放在里程碑、项目结束后进行。准备的资料包括前期工作的总结，是否按照计划执行、出现的问题的数目、解决了多少、未解决的问题、是否对后期有影响等。

（2） 评审中应当把握的几个原则：

A 评审工作产品，而不是评审生产者

评审涉及到别人和自我。如果进行的恰当，可以使所有参与者体会到温暖的成就感。如果不恰当，则可能陷入审问的气氛之中。应当温和的指出错误，会议的气氛应当是轻松和建设性

的；不要试图贬低或者羞愧别人。主持人应当加以引导，以保证会议始终处于恰当的气氛和态度中，如果失去控制应立即休会。

B 制定日程，并且遵守日程

各中会议都有一个主要的缺点：放任自流。评审会议必须保证不要离题和按照计划进行。主持人要有维持会议的程序的责任，有人在转移话题的时候应当提醒。

C 限制争论和辩驳

评委提出问题时，未必所有人都能认同该问题的严重性或者能马上打成一直的意见。不要花费时间争论这一问题，应当记录在案，留会后讨论。

D 对各个问题发表见解，但是不要试图解决所有记录的问题

评审会议不是解决问题的会议。问题的解决由生产者自己或者其他人的帮助下完成。问题的解决方案应当在会后进行。

E 作书面笔记

有时候让记录员在黑板上作笔记是个好主意，在记录的时候，评委可以推敲措词，确定问题的优先次序。

F 限制参与人数，并且坚持事先做准备

俩个人的脑袋好过一个，但是14个脑袋未必就好过4个。将评审涉及的人员数量保证保持在最小的值上。所有参与会议的人员要事先作好准备。

G 为每个可能要评审的工作产品建立一个检查表

检查表能帮助评审主持人组织会议，并帮助每个与会人员将注意力集中在重要问题上。 H 为评审分配资源和时间

评审要占项目组的资源和时间。所以，评审会议一定要作为软件工作活动的任务加以调度。可以在综合计划中考虑进去。

I 对所有的评审者进行有意义的培训

为了提高效率，所有参与评审会议的人都应当接受正式的培训。

J 会议时间的控制

为了提高效率，每次评审会议只评审一个工作产品，并且时间最长不能超过2个小时。所以要求，在评审准备时候各位评委事先作好准备。

10、会议策划

会场预约

我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。 负责会场的布局，设备安装调试

我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。 印刷材料的设计制作

我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置.

参会者的接送

我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店.

参会者的餐饮

我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点.

参会者业余时间的安排

我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。