15外事管理办法(1)

时间:2024.3.24

             

Q/KFFGS

科技工程与服务产业分公司管理标准

Q/KFFGS 201.00.15-2012

外事管理办法

20##-08-06发布                                    20##-08-06实施

科技工程与服务产业分公司   发  布


前    言

为贯彻执行国家、行业、地方有关标准化的法律、法规和方针政策;组织实施技术法规、国家标准、行业标准和地方标准;根据公司发展战略和经营管理目标,制定和实施企业标准,建立、健全公司标准化体系,以确保各项工作在规范的程序下运作。

本标准起草人:吴  頔

本标准初审人:方  剑 

本标准会审人:郑百尧  徐世杰  方  剑  赵建华 赵益民  杜春晓  葛  强  吴宏福

本标准审核人:潘志强

本标准审定人:黄伟建

本标准批准人:黄伟建

本标准由科技工程与服务分公司办公室负责解释。

外事管理办法

1 范围

本标准规定了外事管理程序,明确了外事管理职能、管理内容与要求。

本标准适用于浙江省能源集团有限公司科技工程与服务产业分公司(下称“分公司”)本部、各所属营运企业。

2 规范性引用文件

浙江省人民政府外事办公室(下称“浙江省外办”)《因公出国(境)(赴港澳)任务报批办法》

浙江省外办《关于印发加强因公出国(境)管理有关规定的通知》

3 总则

本标准所指的外事管理内容包括出国(境)任务报批、出国(境)人员审批、因公护照(往来港澳特别行政区通行证,下称“通行证”)管理、出国(境)团组管理等。

4 职责

4.1 办公室

4.1.1 负责制定分公司年度外事计划,并上报给浙江省能源集团有限公司(下称“浙能集团”)。

4.1.2 负责将浙能集团审批通过的出国(境)团组计划信息下达给各所属营运企业,并组织各所属营运企业做好出国(境)团组的协调和管理工作。

4.1.3 受理分公司本部各部门及各所属营运企业因公出国(境)的请示,对请示进行预审核,并将审核通过的请示文件报分公司相关负责人审批。

4.1.4 对通过分公司负责人审批的团组,以分公司的名义向浙能集团上报组团出访的请示文件。

4.1.5 在通过浙能集团对出访请示文件的审批后,通知组团单位上报人员名单,并对名单进行预审核,将审核后的名单上报浙能集团审批。

4.1.6 在取得浙能集团对名单的审批后,通知组团单位与国外邀请方联系,准备邀请函。

4.1.7 负责因公出国(境)人员政审,并下达《出国、赴港澳人员审查批件》。对所属营运企业出国人员政审交给分公司党委进行预审核,并将审核通过的人员政审材料上报给浙能集团人力资源部审核。

4.1.8 负责组织对各所属营运企业进行团组出国(境)前的外事教育。

4.1.9 负责分公司本部及各所属营运企业人员因公护照(通行证)的收缴,并将收缴的护照上交浙能公司人力资源部管理。

4.2 各所属营运企业

4.2.1 负责明确相应的外事管理人员及外事专办员。

4.2.2 负责向分公司本部上报年度外事计划。

4.2.3 负责按要求向分公司本部上报因公出国(境)任务请示。出国(境)任务请示应正式行文,加盖单位公章。请示件中应包括:出访任务、出访国家、出访目的、拟出访时间、境外停留时间、费用来源、人数及人员分配(如有外系统人员应注明邀请其参团的原因、其主管单位、联系人及电话、传真等,以便于浙能办公室发征求意见函),如有涉外合同的还应附上合同首页、与出国(境)检验、设计联络会、培训等条款有关页及签字页等。

4.2.4 在所上报的出国(境)任务请示文件通过分公司负责人审批,并通过浙能集团审批,收到分公司办公室发出的上报出国(境)人员名单的通知后,将拟派出人员的姓名、性别、出生年月日、职务、职称、对外身份、身份证号码等基本情况上报分公司办公室(格式见附录A)

4.2.5 在所上报的出国(境)人员名单通过分公司和浙能集团的审批,收到分公司办公室发出的同意出访函后,与国外邀请方联系,准备邀请函(外文及中文译本),外方邀请函应为国外邀请方从本土发出的原件或传真件,采用英语或该国官方文字书写,由邀请单位法人代表签署,并符合该国驻华使馆要求,其内容包括:

4.2.5.1 邀请目的和理由;

4.2.5.2 被邀请人员姓名、性别、出生年月日、单位、职务;

4.2.5.3 被邀请入境时间和停留时间;

4.2.5.4 在外费用来源;

4.2.5.5 邀请人(签名)、邀请单位名称、详细地址、电话号码、邀请单位公章;

4.2.5.6 办理港澳通行证的邀请函应由香港、澳门注册的公司发起,如申办半年内多次往返香港、澳门的通行证,还应在邀请函中注明起止月份及每次停留天数,浙江省外办一般批复天数为6天。

4.2.5.7 在收到分公司办公室发出的政审通知后,负责对本单位人员进行初步政审,并按要求将通过初步政审人员的个人政审材料上报至分公司办公室。个人政审材料包括:《因公出国(境)人员审查表》一式两份,《因公护照个人资料登记卡》一份,《因公出国(境)人员签证明细表》一份及符合要求的护照签证照片等。

4.2.5.8 外事专办员负责审核办理护照所需材料,并负责根据不同国家驻华使领馆的要求准备出国(境)团组所需的所有签证材料,包括最终邀请信(因有的国家需要护照号码)的催办、起草中英文出国(境)费用证明、填写签证表格等,并应根据情况办理护照、签证等的缴费手续。

5  管理内容与要求

5.1出国(境)任务报批原则

5.1.1 因公出国(境)一定要有明确的公务目的和实质性内容,讲求实效。不得以任何理由绕道旅行或擅自延长在外时间。

5.1.2 出国(境)团组本着少而精,勤俭节约的原则,应由专业人员组成。

5.1.3 同一单位的主要领导干部不得同团出访,也不得同时或短期内分别出访同一国家、地区。

5.2 出国(境)人员审批

5.2.1 分公司本部及各所属营运企业出国(境)人员初步政审工作在分公司党委领导下进行,然后由分公司办公室报浙能集团有关部门审核。

5.2.2 对出国(境)人员的政审要全面掌握出国(境)人员的政治、历史及家庭主要成员的情况特别要注意平时对职工的考察和了解。对掌握党和国家重要机密的人员要重点审查。

5.2.3 出国(境)人员必须熟悉本职业务,有一定的实际工作经验并具有相应的外语水平,具有分析问题和解决问题的能力,能够完成出国(境)所担负的任务。

5.2.4 出国(境)人员必须身体健康,能够坚持正常工作。

5.3 因公护照(通行证)的管理

5.3.1 分公司办公室负责本部及各所属营运企业护照收缴。出国(境)人员须在归国后两周内将护照(通行证)缴回分公司办公室,再由分公司办公室将护照(通行证)上缴给浙能公司人力资源部统一保管。

5.3.2 因工作调动等原因离开原单位的人员,在办理调离手续时,分公司办公室应收回因公护照(通行证),并交浙能公司人力资源部处理。

5.3.2 办理出国(境)护照(通行证)后因故未出国(境)者,护照(通行证)应由各单位收缴后交分公司办公室,再由分公司办公室上缴给浙能公司人力资源部保管。

6 考核与检查

6.1 办公室负责本标准的解释、检查和考核。

7 附录

7.1 附录A(资料性附录) 因公出国(境)团组人员名单表

附录A

(资料性附录)

因公出国(境)团组人员名单表


第二篇:关于印发《外事管理办法》的通知


莱芜钢铁集团有限公司文件

莱钢外字〔2014〕230号

莱芜钢铁集团有限公司 关于印发《外事管理办法》的通知

各子公司,各直属单位,机关各部(处)室: 现将《莱芜钢铁集团有限公司外事管理办法》印发给你们,请认真遵照执行。

莱芜钢铁集团有限公司 20xx年6月3日

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莱芜钢铁集团有限公司

外事管理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步提高集团公司外事管理工作规范化、科学化水平,促进对外交往与合作,加快国际化进程,根据国家相关法律法规、制度规定,以及山东钢铁集团有限公司有关要求,结合集团公司实际,制定本办法。

第二条 本办法所称外事管理(含港澳台事务)工作,是指集团公司人员因公出国(境)执行公务,以及外国、港澳台机构与人员来访等管理工作。

第三条 外事管理工作坚持以下原则:

(一)统一领导、归口管理、分级负责、协调配合、合法合规、务实高效的原则;

(二)外事无小事的原则;

(三)严守纪律、保守国家和公司秘密的原则。

第四条 本办法适用于各子公司、各直属单位、机关各部(处)室。

第二章 外事管理体制

第五条 集团公司外事管理工作由集团公司统一领导,集团公司外事管理办公室归口管理。

第六条 外事管理办公室是集团公司外事管理工作的主管 — 2 —

部门,主要负责外事工作计划编制、组织实施、指导协调、总结考核等工作,具体职责如下:

(一)负责外事政策、方针的宣传贯彻及上级外事管理制度的贯彻落实;

(二)负责制订集团公司外事管理制度;

(三)负责集团公司因公出国(境)管理服务工作;

(四)负责集团公司国(境)外来访人员邀请和接待管理服务工作;

(五)负责外国人员在莱钢签证延期手续办理及驻外工作人员工作手续办理;

(六)负责编制集团公司年度外事工作计划;

(七)负责集团公司日常外事管理工作;

(八)负责上级及领导交办的其他外事管理工作。

第七条 各相关单位、部门职责。

(一)组织部/人力资源部按干部管理权限负责因公出国(境)人员的政审工作,负责与境外培训机构及参训人员签署培训协议。

(二)财务部负责因公出国(境)人员的外汇申领和外汇核销工作。

(三)保卫部/银山公安局负责来访外宾的安全保障工作。

(四)各组团单位和派员单位负责出国(境)任务事项拟订、人员选派及相关管理工作。

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(五)其他相关单位、部门负有协助开展外事工作的责任。

第八条 各单位、各部门因公出国(境)团组、人员对承接的外事活动负责。

第三章 因公临时出国(境)管理

第九条 因公临时出国(境)是指受集团公司派遣,以执行公务为目的,出国(境)时间、抵达国家或地区、路线等均有严格规定的非个人支出费用的临时出国(境)活动。

第十条 因公临时出国(境)管理包括组团和随团的行文申请、护照办理、签证办理、保险办理、安全教育、团组境外活动监控以及证照的收缴和管理等内容。

第十一条 实行计划管理。坚持“因事定人、人事相符”的原则,各单位、各部门根据工作需要统筹确定本单位、部门对外交流与合作任务事项,并根据工作需要和人员分工提出因公临时出国(境)计划与人选建议,经本单位、部门主要负责人同意后,报送外事管理办公室,由外事管理办公室汇总、审核、把关后,报经集团公司分管外事工作领导审核,集团公司主要领导同意后,方可列入年度出国(境)计划,并报山东钢铁集团有限公司(以下简称山钢集团公司)审批。计划内容包括任务事项、主要人员、时间、前往国家(地区)、邀请方及经费来源。

山钢集团公司批准后,各单位、各部门要严格执行因公临时出国(境)计划。对未列入计划或年初未按规定制订并上报计划的,原则上不予办理因公临时出国(境)手续。如遇特殊情况确 — 4 —

有必要临时出国(境)的,应向集团公司报送专项申请,经集团公司分管领导初审,报经集团公司主要领导批准后,由外事管理办公室向山钢集团公司办理报批手续。

各单位、各部门应当于每年12月中旬前,将下一年度本单位因公临时出国(境)计划报送外事管理办公室,同时报送本单位、部门本年度计划执行情况。

第十二条 严格审批制。所有出国(境)事项,包括计划内项目及计划外项目,均执行一事一审批制。

(一)审批程序。

按照因公临时出国(境)计划或因工作需要临时有出国(境)要求时,组团单位或派员单位须事前通报外事管理办公室,外事管理办公室对出访任务进行核实确认后,由组团单位或派员单位向集团公司报送请示,请示应当由本单位、部门主要负责人签发,请示中应明确因公出国(境)任务事项、人员组成、日程安排、前往国家(地区)、邀请方及经费来源。

请示经集团公司主要领导批准后,由外事管理办公室向山钢集团公司起草请示,经集团公司分管领导审签、主要领导签发后,连同相关材料,一并报山钢集团公司审批。

山钢集团公司审核批准后,由外事管理办公室配合山钢集团公司外事办公室办理相关手续。

(二)申报、审批要求。

凡属下列情形之一的出访项目和人员,一律不得申报、批准: — 5 —

1. 目的不明确、项目无实质性内容的;

2. 可以用通讯手段或通过驻外机构联系完成的;

3. 出访人员所从事工作与出访任务不相符的;

4. 与集团公司无直接关系的各类机构组织的“双跨”团组,收费不明或开支严重超标的出访活动,组团单位以盈利为目的的出访活动;

5. 上级及集团公司加以限制的其他出访活动。

(三)职责。

集团公司党政主要领导是外事管理工作的第一责任人,要严格执行外事管理规定,切实把好因公临时出国(境)审核审批关。

各组团单位和派出单位要把好临时出国(境)第一关,自觉执行外事管理规定,严格按照出访任务和有关规定组团派团,严格推荐出国(境)人员。

外事管理办公室履行集团公司所有因公出访活动的审核职责。外事管理办公室要严格执行中央对外工作方针政策和外事管理规定,严格审核因公临时出国团组任务的必要性、人员构成与行程安排的合理性,对不符合外事管理规定的团组,要明确提出调整或取消出访的要求。

(四)各单位、各部门不得隐瞒或擅自审批因公出访事项。对违反规定的,给予通报批评,根据有关规定追究该单位主要负责人相关责任。

第十三条 实行政审制。组织部为因公出国(境)人员出具 — 6 —

政审材料,全面掌握出国(境)人员的历史情况、现实表现、社会关系及其家庭主要成员情况,全面了解出国(境)人员的业务身份和专业技术水平,确保出国(境)人员政治可靠、业务过关、身体健康,能够胜任出国(境)任务。

第十四条 实行限量管理。原则上,集团公司领导因公临时出国(境)1年不超过1次,在境外任职及因工作任务确需出国(境)的集团公司领导,要严格根据工作需要安排。参加双跨团组、国外培训均计入本人和本单位出访批次,各单位、各部门人员因公临时出国次数根据工作需要从严掌握。

第十五条 集团公司及各单位主要负责人不得同期出国,同一领导班子成员同期出国不超过2人。同一单位、部门的主要负责人,原则上不得同团出国,也不得同时或6个月内分别率团到同一国家或地区。已离(退)休人员不再派遣出国执行公务。已离开原工作岗位且所从事工作与原单位无关联的干部,不得再由原单位安排因公出国或以原单位名义执行原单位任务。

第十六条 实行应邀出国(境)管理。

出国(境)须有外方业务对口单位或相应级别人员邀请,邀请单位和人员应与出国(境)人员的职级身份相称,不得降格以求。团组呈报出国(境)请示时应提供邀请单位的简介、联系人和电话及与我方合作情况等信息。出席国际会议的团组,还应提供会议举办方背景、会议内容、会议日程、会议规模、邀请范围、有无涉台或其他重要敏感问题等情况。

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除确有必要专程赴国外处理本单位及其分支机构内部经营管理方面的重大事项外,不得应境外中资企业(含各种所有制的中资企业)邀请出国(境)。不得接受海外华侨华人和外国驻华机构邀请,严禁通过中介机构联系或出具邀请函。任何单位和个人不得向业务合作单位或上级有关部门提出组团或随团出国(境)要求。在各单位的采购过程中,未经集团公司主要领导批准,严禁在以人民币采购的进口货物合同中擅自签订以监制、培训等为名义的出国(境)条款。

第十七条 严格控制出国(境)团组人数、国家数和在外停留天数。

出国(境)团组人员构成应坚持少而精的原则,符合任务需要,总人数不得超过5人。严禁通过组织“团外团”或拆分团组、分别报批等方式在代表团正式名单外安排无关人员随行或分行。严禁派人为出国(境)团组打前站。不得携带配偶和子女同行。

每次出国(境)通常不超过2个、最多不得超过3个国家和地区(含经停国家和地区,不出机场的除外,下同),非确有必要不安排跨洲出访。在外停留时间最多不超过10天(含离、抵我国国境当日,下同)。出访2个国家不超过8天,1个国家不超过5天。赴拉美、非洲航班衔接不便的国家的团组,2个国家不超过9天,1个国家不超过6天。赴港澳停留时间不超过4天,赴台湾停留时间不超过5天。上述出访团组人数、国家数、在外停留天数均为最高限量。

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各出国(境)团组应尽量压缩在外停留时间,首选直达航班,不得以任何理由擅自绕道或延长在外停留时间,严禁以各种名义前往未经报批的国家(地区),包括未报批的“申根国家”和互免签证国。

对前往外交热点国家(地区)以及过境香港和澳门的出访要从严控制。确因航班缘故及其他特殊情况变更经停城市和停留时间的,要及时汇报。

集团公司主要领导因参加境外推介会、路演等大型经贸活动确需赴多个国家和地区的,在外停留时间最多不超过12天,其他人员根据工作需要从严控制。

出席国际会议、应对海外突发事件,参加体育比赛、文艺演出、大型招商或展览活动及培训团组的人数和在外停留天数应按有关规定并根据任务需要和人员身份从严控制,不得片面追求规模和排场或借机安排与出访任务无关的人员出国。

第十八条 严格控制双跨团组。凡组织本单位人事隶属关系之外人员参加的团组均按双跨团组管理。

参加或组织双跨团组必须立足解决本单位、部门的实际问题,出访任务具有切实的必要性和针对性,严禁组织考察性、无实质内容或营利性双跨团组。确需集团公司人员参团的双跨团组,必须有组团单位的正式征求意见函件,且与出访任务密切相关,随团人数不超过1人,不得指定具体人选。

第十九条 严格控制培训团组。

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凡无实际需要、培训主题与组团单位业务范围不符、与拟前往国家或地区优势领域不符、与境外培训机构特长不符的国外培训,一律不得安排;对外方资助的背景复杂、专题敏感的出国培训,一律不得参加。

出国培训严格控制团组人数,要根据集团公司生产经营的迫切需要安排,凡国内能够解决问题的,不得安排出国培训。

培训团组在外听课和对口业务实践活动应分别超过在外日程的三分之一。

出国培训人员必须是集团公司急需人才,应具备政治合格、业务熟练、业绩突出、身体健康、具有一定外语基础等基本条件;人力资源部要根据培训内容与性质,与参训人员签订培训协议。

第二十条 征求我国驻外使馆意见。

涉及重大敏感问题的因公临时出国团组,须事前征得我国有关驻外使馆书面同意。征求意见函报山东省人民政府外事办公室(以下简称省外办),由省外办在团组拟访前1个月发往我国驻有关国家使馆。任何单位不得委托其他机构代为征求我国驻外使馆意见,不得向使馆内设部门或个人征求意见,不得以双方已商定为由要求使馆出具同意函。

第二十一条 因公出国(境)证照管理。

(一)集团公司职工公务普通护照、签证,赴港、澳、台通行证及签注,出境证明等由外事管理办公室统一办理、收缴和保管,外事管理办公室受山钢集团公司外事办公室委托开展相关工 — 10 —

作。

(二)严禁集团公司职工持普通护照出国执行公务,一经发现查实,取消团组出访任务并按相关规定对组团单位及有关人员进行严肃处理,对于由此产生的后果及相关责任由当事人承担。因私出国(境)仅限于自费旅游、探亲和处理其他个人事务,受控人员出国(境)须经集团公司主要领导批准,组织人事部门办理相关手续。因私出国(境)不得使用因公出国(境)证照。

(三)严格执行证照借用手续,因公出访人员,应根据出访任务到外事管理办公室办理借用手续。出访任务完成后,应在5日内交还,由外事管理办公室上交至发证机关指定的部门统一保管或注销。逾期不交或不执行证件管理规定的单位和个人,暂停审批其因公临时出国任务。

(四)任何人不得在未交回公务普通护照、往来港澳通行证、往来台湾通行证前申办因私护照、往来港澳通行证、往来台湾通行证,不得同时持公务普通护照、普通护照两种护照、赴港澳通行证、往来台湾通行证出国(境)。

(五)出访人员在国外遗失证照,应立即向我驻当地使领馆报告,同时向外事管理办公室报告情况,以便申请办理临时旅行证件。在国内遗失要立即到案发地公安机关报案,并及时通过外事管理办公室报告发照机关,向发照机关提供遗失详细经过、公安机关立案证明及单位处理意见等书面材料,由发照机关补#b@2件。补发证件一律加倍收费,费用由责任人自负,并负有可能引 — 11—

发的法律责任。遗失证件后10日内不报案者,视情况给予批评,并失去再次申领公务普通护照的资格。对遗失证照者,视情况给予批评和相关处理。

第二十二条 实行经费预算管理,严格执行因公临时出国(境)费用相关规定。

(一)建立集团公司因公出国(境)经费预算机制,将因公出国(境)经费全部纳入预算管理,严格控制因公出国(境)经费预算。各单位、各部门在集团公司批准的年度因公出国经费预算内,根据工作需要安排出国活动,确定出国团组数量和规模。如需调整,应在年度预算内调剂安排。不得超预算或无预算安排出国团组,不得接受或变相接受企业关联单位资助,或向下属单位摊派、转嫁费用。财务部门要遵守因公临时出国经费先行审核制度,对无出国经费预算安排的团组,一律不得出具经费审核意见。

(二)严格执行因公出国(境)费用申领、核销等相关财务规定。出国(境)团组的费用开支要严格执行上级有关规定。所有出国(境)人员的护照、签证费以及办理护照签证等出访文件、证件时产生的其他相关费用及境外费用,由各出国(境)人员所在单位均摊支付;出国(境)人员的国际旅费、出境前入境后发生的国内费用,由各出访人员单位自负。未经批准而发生或超支的费用,一律由出访团组自行负担。

出国(境)人员必须严格遵守国家外汇管理制度及公司有关 — 12 —

财务规定,严格按要求申领外汇,各项目不得超支或挪作他用。申领外汇时,须由团组负责人签字,经财务部门和外事管理办公室审核后,到财务部门办理相关手续。

出国(境)任务完成后,出国(境)人员应于入境后15日内向财务部门办理外汇核销手续。各组团单位或派员单位、外事管理办公室、财务部门要严格按照批准的出国团组人员、天数、路线、经费预算及有关开支标准核销。如出现下列开支,财务部门不予核销:

1. 超过财政部规定或任务批件开支项目范围及用汇标准的外汇开支;

2. 擅自挪用其他外汇的开支;

3. 外汇支付凭证不能证明用途的开支;

4. 虚假、冒领的开支;

5. 擅自在国外宴请的费用,未经批准购买的样品、礼品、资料等开支;

6. 未经批准绕道旅行,擅自增加出访地点,延长停留时间发生的费用;

7. 其他违反外汇管理、财务管理的支出。

第二十三条 因公出国(境)人员外事及安全教育。因公出国(境)团组全体人员于出访前必须在规定时间内到外事管理办公室接受外事及安全教育,不接受外事及安全教育者不得出境。外事及安全教育完毕后,由外事管理办公室工作人员发放团组人 — 13—

员护照或通行证原件。护照或通行证原件应由本人签收,不得代收。

第二十四条 集团公司外派的培训或进修人员,在派出前要与集团公司签订出国培训协议书,并实行抵押金制度,抵押金额按外出培训或进修费用的50%在派出前向人力资源部一次交齐,抵押时间一般为3年。培训或进修完毕后应回集团公司工作至少5年,未满5年而要求调动工作者,应向集团公司缴纳培训或进修费。

第二十五条 出访团组实行团长负责制。凡两人(含两人)以上出访,应指定一人为团长,团长对本次出访负全责。出访前团长要在《因公出国(境)团组保证书》上签字,组织好团组的行前外事教育、安全教育及保密教育。在外期间,团长要组织完成好出访任务,掌握团组人员的思想动态,对团员在外执行外事纪律情况做好监督检查,分工做好费用控制,确保人身、财物及证照安全,妥善应对境外突发事件。回国后,团组要认真总结本次出访任务完成情况,团长要组织撰写出访报告和日志、安排收集与提交资料、收缴证照、核销费用,并认真落实出访成果和后续任务等。大型团组或出访时间较长的团组,要建立临时党组织或安全领导小组,根据具体情况制定简明有效的规章制度,并保证在出访期间严格执行。

第二十六条 对在出国(境)期间不遵守外事纪律、擅自从事与出国(境)任务无关活动、泄露秘密、发表不当言论以及有 — 14 —

其他损害国家或集团公司形象或利益行为的团组和个人,视情节轻重作出相应处理,触犯法律的,送交司法部门处理。在外执行公务期间,对不服从组织安排、擅自出走或滞留驻在国或地区,甚至到第三国就业的出访人员,要立即停止其公职,取消其福利待遇,追偿集团公司的经济损失,并按国家有关规定严肃处理。若当事人是中共党员,同时按照党纪有关规定严肃处理。

第二十七条 出访期间团组须主动接受我国驻外使领馆的领导和监督,及时请示报告。遇到突发事件或发生重大问题时,团长应立即向我驻外使领馆和外事管理办公室报告,按照合法程序寻求妥善解决办法。

第二十八条 严格执行中央对外工作方针政策和国别政策,严守外事纪律,遵守当地法律法规,遵守当地宗教与习俗,杜绝不文明行为,严禁出入赌博、色情场所,不得参加涉及低俗趣味的娱乐游览项目,自觉维护国家和集团公司形象。

第二十九条 出访人员离境后要及时与外事管理办公室联系,通报到达目的地后的有关情况。在外时间一个月以上(含一个月)的团组,要按月向外事管理办公室书面通报在外执行公务情况。

第三十条 严格执行保密规定,不得擅自携带涉密载体出境,妥善保管随身携带的内部资料,不在非保密场所谈论涉密事项,注意做好安全防范工作。

第三十一条 拟与外方洽谈的重大项目和拟签署的重要合 — 15—

作协议,应按规定事先报集团公司同意。未经批准,不得擅自对外作出承诺或签署具有法律约束力的协议。

第三十二条 建立完善因公临时出国信息公开机制。

(一)除依照法律法规、有关规定和企业保密制度等需要保密的内容和事项外,出访团组在报批前要通过内部局域网、公开栏等便于职工群众知晓的方式如实公示有关团组和人员信息,公示期限不少于5个工作日,内容包括团组全体人员姓名、单位和职务,出访国家或地区、任务、日程安排、往返航线、邀请函、邀请单位情况、经费来源和预算等。

(二)组团单位和派出单位须在出访请示件中如实注明公示情况,包括公示的时间、地点、范围、形式和结果等。公示无异议后,方可向山钢集团公司外事办公室呈报。

(三)出访团组回国后,应在15日内在集团公司内部公布此次出访前公示内容的实际执行情况、出访日志和出访报告等,自觉接受群众监督,实现出访成果共享。涉及企业商业秘密的出访内容原则上可不进行公示。

(四)未按规定公示公开的,外事管理办公室不予审核审批,财务部门不予核销出国费用。严禁任何单位和个人在公示公开工作中弄虚作假、徇私舞弊。

(五)对群众反映有问题的出访团组或人员,暂停办理出访报批手续,有关组团和呈报单位要认真核实,如实向主管部门作出书面情况说明;对确有问题的,外事管理办公室将终止审批, — 16 —

并会同有关部门采取切实措施,严肃追究责任。

第三十三条 建立完善因公出访成果共享机制。严格执行出访报告制度。出访团组回国后应在7日内将出访报告交由团长审核签字后,报送外事管理办公室。出访报告应包括出访背景、出访国家或地区、出访任务、工作日志、出访成果及出访活动照片等内容。出访报告内容不符合要求或者逾期不报出访报告的团组或个人,外事管理办公室暂停审核审批其出国(境)执行任务。建立出访成果跟踪落实责任制度,对出访中达成的协议和作出的承诺要确定负责落实的责任部门和责任人,切实抓好落实。外事管理办公室应做好出访报告收缴和出访成果推广工作,定期对出访报告进行汇总整理,对成果显著、影响较大的予以转发,上报集团公司批阅。

第三十四条 建立完善联合监督检查机制。由外事管理办公室牵头,会同组织人事、财务、审计等部门定期对集团公司因公临时出国(境)情况进行调研和检查,每半年将检查情况报集团公司。有关单位应按照“谁把关、谁负责”的原则,对检查中发现的问题及时予以整改。

第三十五条 外派常驻人员抵达驻在国或地区后,要通知中国驻外使(领)馆或相关机构。在外工作期间要严格遵守外事纪律和驻在国或地区的法律法规,每半年向外事管理办公室书面汇报工作情况。外派常驻人员不得利用外派工作之机,私自为自己及家属办理所在国、地区或第三国的长期居留证。对违纪人员要 — 17—

坚决调回,并严肃处理。

第三十六条 对集团公司及有关单位因公派往国(境)外长期工作的人员,外事管理办公室和有关单位负责做好日常联络和服务工作,关注在外人员工作和生活。外事管理办公室应会同组织人事等部门,对在外人员的政治表现、工作业绩等进行考核,记入本人档案。

第三十七条 驻外机构要加强内部管理,根据所执行的任务、规模及所在国家或地区的实际情况,健全内部安保、保密及人员财产等各项规章制度,严禁以权谋私、假公济私。外事管理办公室要会同有关部门对其经营情况定期进行检查、审计。

第四章 境内涉外活动管理

第三十八条 境内涉外活动是指集团公司在境内开展的国际合作、商务洽谈、参加国际会议及接待国(境)外团体或个人来访,以及外国专家在集团公司内从事相关工作等涉外事项。

对等、互利原则进行。 第三十九条 境内涉外活动本着友好、

第四十条 境内涉外活动分为重大外事活动、一般外事活动。

(一)重大外事活动是指涉及集团公司层面或涉及较多单位的外事活动。此类外事活动由外事管理办公室统筹安排,有关单位负责协助。

(二)一般外事活动是指根据对等原则各单位可自行开展的外事活动。此类外事活动由外事管理办公室提出意见,由各单位 — 18 —

自行组织实施;各单位需定期提交本单位外事活动情况汇报。

第四十一条 参加境内涉外活动,组织承接单位需制定工作计划,确定工作内容、参加人员、活动事项、日程安排等具体内容。

第四十二条 对前任或现任外国政要、外国在职政府官员、外国媒体、敏感国家或地区人员及宗教界人士的来访或邀访要从严掌握,需由外事管理办公室按照规定统一向上级有关部门报批,批准后由外事管理办公室统一组织实施。未经集团公司批准,任何单位与个人不得接受或邀请上述团体或个人来访。

第四十三条 申请加入国际行业协会或其他国际组织需由集团公司批准,并在外事管理办公室备案。

第四十四条 各单位因工作需要邀请外宾进行技术交流、业务洽谈或接到外宾到集团公司考察、访谈的通知和要求时,应及时书面通知外事管理办公室,包括来宾姓名、性别、单位名称、预计停留期限、来访事由、接待行程安排、陪同人员等内容,由外事管理办公室统一协调、安排,外事接待费用由各单位自负。

第四十五条 外事管理办公室接到外宾到集团公司参访的通知和要求时,应在核准的基础上及时下达《外事活动通知单》。如需集团公司董事长、总经理或其他有关领导参加洽谈或出面宴请,应在《外事活动通知单》中注明。

第四十六条 《外事活动通知单》的下达范围视情况而定,一般应包括集团公司办公室、保卫部及相关单位。

— 19—

第四十七条 接到《外事活动通知单》的单位应按时参加外事活动,服从外事管理办公室的统一安排。

第四十八条 集团公司涉外项目或拟招商引资项目的技术交流、洽谈由外事管理办公室统一组织安排,外事接待费用自项目费用中列支。

第四十九条 外事管理费用由外事管理办公室提报计划,财务部核准后按规定据实核销。

第五十条 时间跨度较长或极为重大的外事接待活动,由外事管理办公室向集团公司申请单项资金,接待工作结束后,单项核销。

第五十一条 各有关单位若有外国人员来我公司从事有关工作,需及时书面报外事管理办公室备案,内容包括境外人员姓名、性别、所在单位名称、预计停留期限、工作内容、证照信息、暂住地点等。

第五十二条 外国工作人员签证延期事务。外国工作人员到达我公司后,有关单位应首先确认其签证等是否在有效期内;若境外人员居留证、签证等有效证件需要延期,有关单位应提前办理签证延期手续。

第五十三条 节假日外国工作人员行踪提醒。节假日前,各有关单位应了解和关注本单位外国工作人员节假日期间的行程,并书面报外事管理办公室存档;应提醒外国工作人员注意人身和财产安全,及时与指定人员联系。节假日结束,有关单位应对外 — 20 —

国工作人员是否安全返回的情况进行确认,若有异常,立即报外事管理办公室。

第五十四条 外国工作人员异常事件的处理。各有关单位发现不安全情况或隐患后,应进行分析并及时处理,如果涉及外国工作人员财产、人身安全的,需立即报本单位主要负责人和外事管理办公室。外事管理办公室及各有关单位按照《莱芜钢铁集团有限公司涉外突发事件应急预案》要求做好有关事件的处理处置。各单位应提高处理境外人员突发异常事件的能力,最大限度地预防或减少各类突发异常事件及其造成的损害。

第五章 外事纪律

第五十五条 涉外人员必须严格遵守法律法规,忠于祖国、坚持原则、执行政策、站稳立场,自觉维护国家主权和民族尊严,不做有损国格人格的事;应具备较高的政治觉悟和辨别是非的能力,坚决抵制国内外一切反华势力的活动。

第五十六条 涉外人员在外事工作中要严格执行请示报告制度,不得越权处理涉外事项。原则上不允许个人单独参加各类涉外活动。

第五十七条 涉外人员在外事活动中应谦虚谨慎,不卑不亢;讲究文明礼貌,注意服饰、仪容。

第五十八条 参加外事活动时应遵守以下保密规定:

(一)不得携带秘密文件、资料和其他秘密载体。因工作需要必须携带的,要按规定报批,并严加保管;

— 21—

(二)不得暴露不宜公开的身份和任务;

(三)不在不利于保密的场合谈论保密事项。

第五十九条 对违反有关法律法规和外事纪律的单位和个人,视情节给予处罚,直至移送司法机关追究法律责任。

第六章 外事调研与考核激励

第六十条 开展外事工作调查研究。外事管理办公室要定期组织对各单位外事工作进行调查研究,多渠道获取信息,充分了解并掌握集团公司外事工作基本情况,认真听取各单位有关意见或建议,及时发现存在的问题,进一步完善外事管理制度体系,持续优化工作流程,提高外事管理工作水平。

第六十一条 建立外事工作考核激励机制。外事管理办公室统筹负责,按照外事管理工作总体情况、出访任务完成情况、团组境外表现、费用控制、出访报告及资料提交、证照收缴、纪律遵守等指标对各单位外事工作提出考核意见,报企业管理部实施。

第七章 附 则

第六十二条 本办法由外事管理办公室负责解释。

第六十三条 本办法自印发之日起施行。20xx年3月31日印发的《莱芜钢铁集团有限公司外事管理办法》(莱钢外字〔2009〕123号)同时废止。

莱芜钢铁集团有限公司办公室 20xx年6月3日印发 — 22 —

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