药品的采购操作规程
目的:对药品采购进货过程进行控制,保证所购进的药品符合法定质量标准。 适用范围:适用于药品购进控制管理。
责任部门: 采购部、 质量管理部
操作规程:
1、采购进货计划的制定:
1.1采购部根据本年度经营状况与下年度市场需求预测以及公司经营目标等综合情况,编制下年度药品采购进货计划;
1.2药品采购进货计划编制与讨论审核时,应以药品质量作为重要依据,进行具体品种及其货源渠道的筛选;
2、供货企业法定资格、购入药品合法性、销售人员合法资格的审核:
2.1审核供货企业的法定资格及质量信誉,包括《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》复印件;营业执照及其年检证明复印件;《药品生产质量管理规范》证书或者《药品经营质量管理规范》证书复印件;相关印章、随货同行单(票)样式;开户户名、开户银行及账号;《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件等收集归档。
2.2审核采购药品的合法性,采购的药品应为合法企业所生产或经营的药品,采购的药品应有法定药品注册证和质量标准。批签发的生物制品收集批签发手续。
2.3供货企业销售人员合法资格的审核,采购部应对与公司进行业务联系的供货单位销售人员,进行合法资格的审核,包括供货单位销售人员经法人签名或盖章的委托书、身份证复印件收集归档。
2.4采购进口药品应有符合规定的加盖了供货单位质量管理机构原印章的通关单或《进口药品注册证》、《医药产品注册证》和《进口药品检验报告书》《生物制品进口批件》等复印件收集归档。
2.5采购的药品的包装和标识应符合有关规定和储运要求。
3、首营企业、首次经营品种的审核:
3.1首营企业审核:采购部填写“首营企业审批表”,经采购部部长审核签署意见后报质量管理部,经质量管理部部长审核签署意见后,报公司质量副
总审核批准,方可从首营企业进货。质量管理部建立首营企业档案。首营企业的审核,应当查验加盖其公章原印章的以下资料,确认真实、有效:
(1)《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》复印件;
(2)营业执照及其年检证明复印件;
(3)《药品生产质量管理规范》证书或者《药品经营质量管理规范》证书复印件;
(4)相关印章、随货同行单(票)样式;
(5)开户户名、开户银行及账号;
(6)《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件。
3.2首次经营品种审核:采购部对首次经营品种填写“首次经营药品审批表”,报采购部部长审核签署意见并报质量管理部部长审核后,报公司质量副总审核批准方可从企业进货。
对首次经营品种(包括新规格、新剂型、新包装)应进行合法性和质量基本情况的审核,包括核实药品的包装、用途、说明书等是否符合规定,了解药品的性能、用途、储存条件及质量信誉等内容,审核合格后方可经营。质量管理部应建立首次经营品种审核档案。
4、质量保证协议的签订:
采购部在收集首营企业资料或在与供货企业业务往来期间应签订质量保证协议,质量保证协议内容包括:
(1)明确双方质量责任;
(2)供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责;
(3)供货单位应当按照国家规定开具#5@p;
(4)药品质量符合药品标准等有关要求;
(5)药品包装、标签、说明书符合有关规定;
(6)药品运输的质量保证及责任;
(7)质量保证协议的有效期限。
5、签订采购合同:
5.1采购合同形式:标准书面合同、非标准书面合同。如是非标准书面合同,如质量保证协议、文书、传真、电子邮件、电话记录、电报等,购销双方
应提前签订质量保证协议,明确质量责任,协议规定有效期;
5.2 采购部依据经审查批准的药品采购计划拟制药品进货合同,进货合同经采购部负责人对拟购进药品的通用名称、规格、数量、价格、质量等有关条款初审后,采购进货人员方可与药品供货方正式签订药品购进合同,采购进货合同可按年度计划分多次签订,也可按年度签订;
5.3采购进货合同执行期间若因公司经营情况发生变化等原因,需对原合同条款进行增、减或撤消变更时,应由采购部及时以函件、电话等形式通知供货方,做好沟通联系工作。
5.4采购员在计算机中填写“采购订单”内容,产生“采购记录”,传递到储运部作为收货员和验收员收货和验收的依据。
6、采购药品时,采购人员向供货单位索取#5@p:
6.1#5@p应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等;不能全部列明的,应当附《销售货物或者提供应税劳务清单》,并加盖供货单位#5@p专用章原印章、注明税票号码。
6.2#5@p上的购、销单位名称及金额、品名应当与付款流向及金额、品名一致,并与财务账目内容相对应。#5@p按有关规定保存。
7、采购部应当建立采购记录,采购记录应当有药品的通用名称、剂型、规格、生产厂商、供货单位、数量、价格、购货日期等内容。采购记录应当至少保存5年。
8、采购特殊管理的药品,应当严格按照国家有关规定进行。
9、如发生灾情、疫情、突发事件或临床紧急救治等特殊情况,以及其他符合国家有关规定的情形,公司可采用直调方式购销药品,但要建立专门直调的采购记录,保证有效的质量跟踪和追溯。
10、采购质量评审:采购部、质量管理部每年对药品采购的整体情况进行综合质量评审,建立药品质量评审和供货单位质量档案,并进行动态跟踪管理。
11、采购进货药品到货后,采购部门应及时安排提货,并将到货信息通知储运部做好收货准备。
第二篇:医药公司采购部工作流程
一、购进单传递流程规定
1、 2、 1) 2) 3)
购进单据包括
采购入库单、采购退回、采购退补价单,购货#5@p及相关附件。
传递方向
验收养护室传递入库单、仓库传递采购退回单至采购部(红联、蓝联),由采购内勤接收 验收养护室传递入库单、仓库传递采购退回单传递至财务部(绿联),由财务负责库存商品管理的会计接收。
采购部传递至财务部(入库单必须连同对应的进项#5@p。退货单必须连同对应的采购退出申请单,且退货单必须由采购部经理签字,当月内所有退货的无论有无对应#5@p,退货单连同对应的采购退出申请单都传),由财务部负责应付账款的会计接收,上述要素不齐者,财务拒收。
3、 1) 2) 3) 4、 1)
传递时间
验收养护室、仓库传递至采购部的时间:每日下午5:00前,将单据传递至采购部。 验收养护室、仓库传递绿联至财务部时间:次月1日上午10:00前。
采购部传递至财务时间:每周六下午5:00前,月末无论星期几,都必须传递。 传递要求
验收养护室、仓库向外传出的所有验收入库单据,都必须经库管员签字。
验收养护室、仓库传向财务的绿联,按入库单先后顺序,每50页装订成一册,并封好封皮。月末剩余不足50份的,封为一本。 2)
采购部向财务传递红联,在传递时,必须连同对应#5@p传至财务,要求#5@p要素要与入库单所载明各要素相符。
传递的#5@p需是经采购部经理、总经理签批后的#5@p。凡采购部经理未签字的#5@p,财务一律拒收。 3)所传递的进项票包括#5@p联和抵扣联,凡代理人员配送品种的,需在#5@p联上标明联系人姓名。特殊情况下,只能传递入库单,无对应#5@p的,必须有购进品种的随货同行或相关证明该购进品种购进价格的单据证明,连同总经理签批同意入账的申请入账单,随同入库单传递至财务。 申请入账单要素内容包括如下: 申 请 单
申请人: 采购部经理:
该表要求采购部自行设计,利用公司现有单据纸张类型(五联纸),要求做到整齐、整洁、美观。在发生上述特殊情况时,先填写该单据,经采购部经理、总经理签署后,连同相关采购单据,入库单一并传至财务,未有上述手续的,财务拒收,拒付。 5、 1)
进项#5@p签字手续与流程
采购内勤将#5@p连同对应的入库单整理完毕,交由采购部经理签字,时间由采购部根据具体情况拟定。
2)
采购内勤每周四上午9点前,将有采购经理签字的#5@p及对应入库单传递至总经理办公室,总经理进行签批,签批完毕,返回采购部,采购部将签字完毕的#5@p及对应入库单及传递记录本传递至财务,财务接收后进行入账处理。每月末,不论是否星期六,都要将剩余未签字#5@p都要送交总经理签字后,转传财务。
6、 采购退出、采购退补价单相关要求
A:办理采购退出的,应由采购内勤填制书面退货申请单,经采购部经理签字后,持申请单至仓库,库管员见采购经理签字的退货单进行减帐处理并打印退出出库单,将退库单签字后交与采购内勤。采购部传至财务的退货单,一律需附退货申请单,不附的,财务拒收。采购退出申请样单如下:
(公司名称)采购退出申请单
退货单位: 日期: 年 月 日
制表人: 采购部经理:
备注: 白联(仓库) 红联(财务联) 黄联(采购部)
此单要求设计美观。可一次性打印100份,留存备用,用完再打。
B:办理采购退补价
办理采购退补价,应由采购内勤在系统内生成采购退补价单,采购经理在系统内进行采购退补价审核,审核执行后由采购部自行打印采购退补价单,传递至财务的采购退补价单,需有采购部经理签字。
凡单据传递重复的,每次罚款不低于200元,造成经济损失的,承担全部责任。
7、
其他事项相关规定
财务应付账款管理会计,每月结账后,向采购部传递应付账款余额表及应付账款负数余额表传采购部经理,采购部应对负数余额进行分析,并对异常负数进行解决或催收#5@p等相关手续,如不进行及时催收,造成损失或影响公司及时抵扣,追究责任人相关责任。
8、
违规罚则
如有违反上述规定,给予责任人每次不低于20元罚款,如因此造成经济损失,将依据具体情况
追究责任人。
上述流程自 年 月 日起正式执行。 二、采购付款流程管理规定 1、
采购部购进普通品种付款支出 1)
货到即需付款的
采购部填写付款申请单,申请人签字,经采购部经理签字,连同对应的入库单、#5@p,#5@p传递登记记录传递至财务,由应付账款管理会计签收#5@p及入库单,签收后同时在付款申请单上签明入库单及#5@p均已收到,经财务经理签名后,由采购部送交总经理签字,签字完毕,转出纳会计处付款。 2)
付款期付款的
由采购部填写付款申请单,每月24日传财务应付账款会计管理处,会计人员查看账户余额,符合付款条件的,签字。签字完毕,转交财务经理签字,财务经理签字完毕,每月25日传总经理签字,签字完毕,转出纳会计处进行付款。 3)
预付货款的
①凡需要预付货款的,由采购部填写付款申请单,付款申请上需明确标明预付款,并且需在付款
单备左上角编制预付款单据编号。编号规则为年月日加小号。例如,20xx年11月12日前后签批两张预付款申请单,则编号分别为2010111201, 2010111202
②采购部需对预付款项做出明确登记,设定备查本,逐笔登记预付款项,根据所登记事项,及时
催要商品及#5@p等手续。
登记表包含要素如下:
预付款采购#5@p传递记录簿
上述纸张采用A4纸横排,需加钉硬质封皮,由采购部妥善保管。
自 年 月 日起,预付款#5@p传递与其他普通付款#5@p传递需分本登记。普通付款#5@p仍延续以往模式,预付款#5@p传递表采用专门传递记录簿。
④凡预付货款的,本月内预付的,在次月末结账时仍未能办理完入库、#5@p及入库单移交财务做账的,所付款项一律转挂采购部经理个人名下,视作个人借款。如因特殊情况,如十分走俏药品,需早于2个月需要预付款的,采购部写明情况,经总经理批准后,财务可不予转挂。
⑤ 财务负责应付账款管理的会计,在预付款单上签字,并做预付款单号记录表,月末与采购部所
留存的预付款采购#5@p传递记录簿上载明的付款单编号相对证,看是否有遗漏编号。并根据预付
款#5@p登记传递记录表上所载明的到票情况,与每月末将上月预付款项未到票的转挂采购部经理
个人名下账上。
2、 代理配送品种付款支出
① 原则上代理配送的品种,由代理人员自行进货,各项手续、办理入库,票据齐全,由采购
部传至财务做账。
② 如因特殊要求,厂家需要我公司对公打款发货的,需代理配送人员先到采购部签订购销合
同(采购部盖章后留存存根联,作为打订单依据),合同签订完毕,代理配送人员持购销合
同至财务科交款。交款完毕,出纳会计开具收据,并填开付款申请,经采购部经理、财务
经理、总经理签字后打款。打款时间原则上为每周一、周三,如配送商有特殊请求需当天
打款或出纳人员时间方面允许,也可当天打款。打款完毕,依据采购合同所记载传真电话
等资料,向厂家发送打款底单传真,并通知发货。
代理配送人员需妥善保存收据,作为日后结算凭据。
3、 殊情况下的采购支出
对于特殊情况下的采购,如急用抢救药品采购、突发性卫生防疫药品采购,紧俏药品采购及其他特殊情况下的采购,采购人员需带现金进行现场即时采购的,由采购人员写借据,经采购部经理、财务经理、总经理签批后,到财务支取现金。业务办理完毕,7个工作日内处理完账务,归还借款。超过7个工作日不进行账务处理的,每超一日,罚款50元。一个月内不处理的,自工资中扣除。如因特殊情况,确实在7个工作日内无法处理完毕,需做出书面说明,经财务经理签名,交与出纳会计处存档。
上述流程自 年 月 日起正式施行