结合实际浅谈对企业档案编研工作的一些思考

时间:2024.3.27

结合实际浅谈对企业档案编研工作的一些思考

单位:XX供电公司 职称:XX 手机:XXXX

【摘要】基层供电企业的档案编研工作,如何适应企业发展的新形势,以及科技信息化水平迅猛发展的新环境,笔者结合本单位实际,阐述了一些观点,主要是:一要创新观念,创意思进,敢于推陈出新;二要突出服务,注重实效,力戒为“编”而“编”;三要科技先导,表里求新,避免穿“新鞋”走“老路”。

电力企业档案编研工作是办公室档案管理工作中的一项的重要业务。随着档案管理信息化技术的飞速发展,赋予档案编研工作更为广阔的空间和更为丰富的内涵。编研工作必须走出过去单纯以档案史料编纂为主的狭窄空间,深化和拓展工作内容,变单一管理为主动服务,化技术操作为学术编研,彰显档案科研品位,提升档案管理服务水平,为企业的和谐发展、幸福发展发挥积极有效的指导作用。

一、XX供电分公司档案编研工作现状

近年来,我们XX供电公司(20xx年前为XX供电分公司)积极开展档案编研工作,努力为各级领导及各族群众提供了更直接有效的档案信息服务,在促进各项事业的发展中起到了一定作用。编研成果主要有六种:一是宣传和介绍分公司档案馆概况的工具书如《馆藏档案全宗介绍》、《档案室指南》等。二是文件汇编,如《XX供电分公司重要文件汇编》、《XX供电分公司党委重要文件汇编》、《XX供电分公司机构调整、人事任免文件汇编》、《XX“十一五”电网规划与建设文件汇编》;三是专题概要如《XX供电分公司职代会简介》、《XX供电分公司安全生产、经济活动、优质服务三项分析会简介》、;四是《XX供电分公司大事记》、《XX供电分公司年鉴》等。总体上讲,吕梁供电分公司档案编研工作仍停留在文件汇编、会议简介等基础性材料的编写上,尚属于“低层次编辑”,缺乏“深层次加工”,可以说是单脚跛行,有编无研。显然,编研工作没能跟上档案管理信息化的脚步,也与企业日益发展的要求差距甚远。

二、编研工作存在问题的原因分析

(一)思想观念上滞后,造成编研工作单一性较大。思维“惯性”造成了编研工作长期围绕着惯有的题材打转,很少探究社会和企业管理需求,没有系统地去谋划编研题材,没有深刻地去挖掘档案信息,以致形成综合性的题材多,专项题材少;偏重文字记录形式,不重视多媒体介质归集;只讲编研数量完成累积,不在“研”字上深作文章,终使编研工作沿袭陈规、落于俗套。

(二)人员素质偏低,造成编研工作针对性不够。编研作为一种复杂的智力型投入,本身带有较强的研究性质。这就要求档案编研人员不但要有扎实的档案业务知识功底,还必须具备相当的文字撰写能力,同时要具有高度的政治敏锐性,才能及时捕捉企业重大决策部署信息,把握企业发展的方向有针对性地开展编研工作。而我分公司档案室隶属办公室,部门现有编制共9人,其中专职档案员只有2人。可见,人员匮乏是制约档案编研工作的“瓶颈”。

(三)编后工作相对乏力,造成编研成果实用性较差。编研资料完成后,不注重宣传应用,也很少调查利用效果,更谈不上收集反馈意见,以致编研材料“待字闺中”,坐等上门求助 ,使档案编研工作很难得到领导的重视、企业的认可,进而使得这项工作步入越做越难、越走越疲的“怪圈”。

三、改进企业档案编研工作的对策

(一)注重研究,编、研结合。编研工作的主要内容与任务就是:一要对档

案原始信息进行一次文献编研,二要对各种原始文献信息要素进行浓缩提炼,三要对有关文献信息进行综合、分析。因此,必须改变以往只编无研或重编轻研的倾向,加强对档案内容与选题等的研究,使编与研相辅相成、相得益彰。

(二)注重需求,突出服务。针对需求侧开展档案信息咨询服务,使编研工作直接与各部门接触,通过具体的交流来确定课题及编研方向,以更好地为企业生产、经营等各项管理决策进行档案编研信息的专题服务,大大增强编研成果的时效性和针对性。

(三)注重创新,改进做法。随着档案馆馆藏的不断丰富,使编研工作的创作空间愈加广阔。档案编研工作必须突破仅仅对文字档案进行编辑研究的局限,向文字材料编辑结合照片图册出版全方位发展。如果编研成果在文字材料编辑基础上,辅之以照片为主,配上简洁明了、生动形象的文字说明,并通过文字感染力与视觉冲击力的有机融合、相互叠加,势必会给增加查阅者的心灵感受,而从中直接获取更多信息。

(四)注重科技,丰富载体。在信息化高速发展的当今时代,统一的、高度集成的协同办公系统在国家电网公司系统得到广泛应用,为推进档案编研工作向数字化、信息化方向迈进提供了平台。要充分依托信息化网络的辐射功能、覆盖功能和信息量大、传输快等优势,利用多媒体技术,将分散在各基层单位、各全宗、各案卷中的某一专题或内容的档案资料,进行收集、加工、编排、编辑组合和深层次研究,并通过网络进行快速、准确的传递,实现信息共享。这样,档案编研信息与网络传输有机结合,将会使档案编研信息的传播如虎添翼、质效显著提升。同时,纸质材料与磁性材料、感光材料等制成的出版物并存,全类型、立体式为载体的编研成果会更加丰富人们的视野。

四、对进一步做好本企业编研工作的一些设想

(一)提高认识,确立编研工作在档案开发利用中的突出地位。克服“等”“靠”“要”思想,主动出击,变被动工作为主动服务。健全组织机构,实施部门联动,成立编研工作领导小组,确定专、兼职编研人员。明确责任目标,制定编研工作总体的目标和实施方案,开展阶段性检查督导。

(二)加强培训,建立一支高水平的档案编研队伍。邀请专家“引进来”对编研人员进行有针对性的教育培训,加强档案新知识、新理论和新技术的学习、吸收。组织人员“走出去”开展参观、学习、交流,拓宽视野,汲取先进技术、方法、成果,的学习以进一步优化知识结构,提高业务能力。建立编研激励机制,把那些热爱编研、具有一定知识水平和写作能力企业员工吸收到编研队伍中来。

(三)有的放矢,紧紧围绕公司任务确定编研课题。积极了解掌握企业发展动态,系统完整收集到有关重大活动的档案资料,根据目前国家电网公司推进公司和电网发展方式“两个转变”,构建人、财、物集约化管理体系,创新大规划、大建设、大运行、大检修、大营销组织架构的企业发展思路、方向、重大部署,有针对性地确定编研课题,统筹规划,贴近实际,有针对性地确定课题,并沿着课题方向,通过对馆藏信息的挖掘提炼,为企业贯彻落实各项工作部署和进行管理决策提供支撑、发挥导向作用、借鉴作用和指导作用。

(四)整合资源,推动档案编研工作多元化、立体化、系列化发展。根据选题,积极收集征集馆藏和馆外资料,实现档案资源的有效整合。并在此基础上,认真完成编研课题,不仅要出文字形式的编研产品,还要在制作照片、声像等形式的编研产品上下功夫,最大程度保证编研成果更完整、更系统、更权威。采用网络运行的技术手段,实行从选题到搜集资料、编辑加工、审校、出版、宣传推

广等全过程的跟踪控制,既便于检查督促、互通情况、互相学习,也能促进提高工作效率、缩短编研周期,并有效发挥编研成果的影响力、带动力。


第二篇:高职院校档案编研工作的思考


高职院校档案编研工作的思考

档案编研是高职院校档案工作的重要组成部分,是开发档案信息资源的一种重要手段。开展高职院校档案编研工作,充分挖掘档案资料的使用价值,是提高高职院校档案管理水平的重要手段。目前,高职院校对档案信息的利用率和丰富的信息资源不成正比,多数蕴藏着高职院校发展急需的重要信息资源档案尘封在库房中无人问津。

一、高职院校档案编研工作现状

1.认识不到位导致重视程度不够。领导对档案工作重视不够,档案工作没有受到应有的重视,对档案编研工作所需要的人力物力等还不能够很好地满足。档案馆工作人员对档案编研的重要性认识也不到位,平时忙于档案的收集、整理、组卷、录入等日常管理工作,没有更多的精力投入编研,势必影响到档案工作整体水平的提高。

2.编研工作发展不均衡,水平亟待提高。多数高职院校的编研成果都是应付评估而编制的几种材料,选题基本上是千人一面,载体形式单一。编研成果中,浅层次编制多,深层次研究少。成果多集中在取材容易、编制简单的种类、数量较多,需要编研人员花大功夫、动脑力去挖掘、分析的编研成果种类和数量都很少。

3.编研水平不高,工作人员专业素质亟待提高。目前高职院校编研工作水平不高,缺乏针对性与时效性。档案编研成果大多为大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等查考型材料成果。选题面窄,实用性不强,过于简单化,难以充分发挥编研成果的参考作用和决策依据作用。高职院校的档案馆科班出身的档案专业人员屈指可数,大多是学校从其他部门抽调到档案馆来从事档案管理工作,很难适应现代信息社会对档案工作的需求。

4.编研成果“重编轻研”,未能得到全面开发。高职院校反映党政管理工作内容的编研成果较多,反映教学、科研、基建等技术研究的编研成果相对较少。编研选题受编研人员主观意愿的影响,同时受到编研人员文化、知识层次的制约。档案编研人员要以满足教职工日常工作利用为目的,而在日常的服务工作中,查找利用党政和教学管理类档案的人较多,查找利用科研、基建类档案的人相比较少。

5.现代信息技术未能充分利用,编研缺乏创新。高职院校部分档案人员仍然使用传统的手工操作进行收集、整理、管理和利用档案,有些高职院校的“档案管理系统”未使用或长期没有更新,对电子文件信息管理功能不完善,大多数高职院校只是在档案馆内部实现“档案目录”的网络化管理,离实现档案信息的资源共享差距还很大,这直接影响了高职院校网络编研工作的开展。

二、提高高职院校档案编研工作水平的新举措

1.加强理论探索,提高编研工作水平。目前,高职院校的档案编研工作理论滞后于实践,所以使理论失去了对实践的指导意义。档案工作者在工作中深切地感受到编研工作的实践急需系统的理论指导来支撑。编研理论的探索和研究应加快步伐,档案编研工作的内容和形式要适应新的历史时期的变化发展,档案编研工作要树立超前意识,要加强编研成果质量管理。

2.拓宽编研领域,全面开发档案信息资源。高职院校的档案编研内容存在着内容滞后和利用率低的现状,应在拓宽编研领域方面进行探索。档案编研工作不能只拘泥于现成的馆藏史料,要根据本校工作的实际需要,主动、及时到相关科室收集相关资料,迅速编研,提高编研成果的时效性。现实工作中,档案载体发生了很大的变化,这些编研素材具有原始性和视觉效果的真实性以及图文声像俱全的形象性,积极开展新型载体的档案编研工作,将会使高职院校的编研工作呈现出欣欣向荣的景象。

3.拓展编研形式,重视质量管理。档案编研工作应借助于先进的计算机技术代替人工对档案信息的编辑工作,由静态变动态,提高信息处理和查找的能力,使档案信息通过网络化及时的报道出去。编研工作者要利用教学、科研、管理等重要活动,将相关资料编辑成各种有特色的主题展览,展示档案的特殊魅力。应重视人才的培养,不断提高编研人员综合素质,要有较强的工作能力,要在充分调查研究高校建设需要的基础上进行选题决策,档案部门应重视编研工作的开展、在人力、财力上大力给予支持。

4.丰富编研内容,实现编研创新。高职院校档案编研人员要拓宽编研渠道,加强学习国内外档案编研的先进经验。面对新时期用户对资源获取多样性的特点,高校档案编研也要创新服务,实现获取方式的多样性。还要树立开放的服务理念,不断探索新的边沿领域。使档案编研具有社会化,满足学校档案编研的社会需求,使档案编研体现学校特点。在编研过程中多听取师生意见,实现档案编研与师生之间的互动交流。

5.抓住机遇及时确定编研选题,全面开发高校档案信息资源。 高职院校馆藏档案是以教学、科研档案为主体的,所编研的成果应体现教学、科研成果的特色。高职院校档案管理部门应在原有编研成果的基础上加大对教学、科研档案信息资源的工作力度。多编纂有影响力的三、四次档案文献,促进高校档案管理工作整体水平的提高。

6.要做到编研、长短、内外相结合。编研相结合,以编为主,强化研究,力求在成果的广度和深度上有所突破,以满足不同利用者的需要。长短相结合,要根据服务对象的特点来确定课题的大小和信息传递形式。内外相结合,在挖掘馆藏档案的同时,面向社会,拓宽选材范围,形成馆室联动的合力。

7.实现数字编研,提高编研服务水平。建立数字档案馆,实现数字编研,有效保护历史资料。建立信息公用网站,实现馆与馆之间的技术交流、数字化交流,实现档案信息公布的数字化。档案编研人员要能够充分利用网络资源,实现网上

传输,完成利用者对于电子刊物、数据文件、音频、视频等档案材料的要求。在高职院校开展相关课程,为优秀编研人才培养创造条件。

8.编研成果应注重实用性,以适应高职院校发展需要。档案编研,要注重实用,要以档案资料为依据,坚持实事求是的原则,不能添加编研人员个人的主观意愿。只有真实的档案资料和档案编研材料,才有实际的价值。档案编研成果必须要有实际应用性,针对性要强,要符合高校工作的实际需要。要立足高职院校发展现实,针对各部门的具体情况,加强调研、了解需求是做好编研工作的前提,如此才能更好地发挥档案的功能。

档案工作者要努力学习新知识、新技能,更新思想观念,充分利用网络资源,在编研内容、人才培养、服务手段等方面进行创新,准确把握网络带给编研工作的新的发展机遇,认清新形势,调整旧观念,实现与时俱进,最大限度地发挥高校档案信息的利用价值,实现高校档案编研的新发展。

参考文献:

[1]浅谈新时期高校档案编研工作的发展.办公室业务,20xx.(11).

[2]高校档案编研工作的现状与对策.湛江师范学院学报,20xx.(04).等

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