． 采购合同和质量协议的作用

采购合同是企业（供方）与分供方，经过双方谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，合同双方都应遵守和履行，并且是双方联系的共同语言基础。签订合同的双方都有各自的经济目的，采购合同是经济合同，双方受“经济合同法”保护和承担责任。 当采购货品，技术含量高、结构复杂、加工难度大时，单靠采购合同还不能满足企业（需方）的质量要求，因而还必须签订质量和技术协议，进一步规定货品的技术规范、质量保证要求和验收方法等。质量协议是采购合同的附件，与采购合同具有同样的法律效力。

根据采购合同和质量协议的性质，双方同意签订的采购合同和质量协议，可为双方都带来好处。

（一）给予企业（供方）带来的好处

企业（供方）是需方，签订了采购合同和质量协议后，就使产品生产所需的原材料、外购件、外协件供应有了保证，从而企业可以安排生产，接受订货或组织销售，通过销售获得效益。

（二）给分供方带来的好处

分供方是供应方，签订了采购合同和质量协议，就明确了质量要求和需要的数量，分供方就可据此编制生产计划，安排生产，采购材料和做好其他生产准备，有利于均衡生产，保证质量，提高生产效率，降低成本，从而获得更好的经济效益。

二．采购合同和质量协议的内容

（一）采购合同的内容 采购合同是商务性的契约文件，其内容条款一般应包括：

1. 供方与分供方的全名、法人代表，以及双方的通讯联系的电话、电报、电传等；

2. 采购货品的名称、型号和规格，以及采购的数量；

3. 价格和交货期；

4. 交付方式和交货地点；

5. 质量要求和验收方法，以及不合格品的处理，当另订有质量协议时，则在合同中

写明见“质量协议”；

6. 违约的责任。

（二）质量协议的内容

质量协议，ISO9001标准中称为“质量保证协议”，是合同的附件。它的主要内容至少应包括以下几个方面：

1．质量要求和质量保证要求

（1）货品质量要求，即货品的技术规范，或采用的技术标准名称和编号；

（2）对质量保证体系的要求，交货时是否需要有货品某些检验记录（数据）

2．检验和试验规范

（1）交货验收是全检还是抽检，抽检采用的抽样标准和抽样方案；

（2）货品采用的试验规范和检验方法；

（3）不合格货品的处理方法；

（4）双方是否交换检验和试验的数据记录。

3．解决双方质量争端的规定。

协议应规定出现质量争端的处理方法，以便尽快使出现的“争端”能依据“协议”得到处理。

4．质量审核和考核

（1）协议中应明确规定“供方有定期或不定期地对分供方质量进行审核的权利；审核时分供方应给予配合，例如提供资料、根据委托检验货品质量等。

（2）规定分供方连续质量不合格和拒收，造成企业（需方）生产受到影响的；或质保体系审核不合格项多，评分低，整改不力的，规定考核的方法。一般可分为四步：限期整改，经济扣罚、减少订货和撤消供货点。考核采用书面通知、发黄牌、发红牌等形式进行。分供方应把考核作为动力积极进行整改。

三．采购合同和质量协议的签订、执行和变更

（一）采购合同的签订

当企业（供方）与分供方经过谈判协商，在平等互利、按质论价原则指导下起草了合同，在双方企业盖章后生效。合同一经签订则具有法律效力，双方都应认真遵守和履行。

（二）采购合同的执行

合同的履行是合同双方的义务和责任。双方应紧密合作，互相帮助，加强联系，促进工作。但从企业（供方）的立场上看，合同执行不好，受害最大的是企业（供方），因而应加强合同管理，防止分供方违约。另外，企业（供方）采购部门应认识到签订采购合同只是采购货品的开始，不能认为签订了合同就什么问题都解决了。从这个角度上讲，也应加强执行合同货间的合同管理。

为了搞好合同管理，首先对采购合同应进行分类，可按采购货品类别划分，也可按交货时间划分，对合同妥善保管。根据交货时间和数量，应定期与分供方进行联系，了解货品生产情况。必要时，采购员应去分供方现场，观察货品实际生产情况和质量情况。对分供方供货应作到心中有数。当分供方履约困难时，在可能的范围内应给予帮助配合，力争履行合同；当分供方失误违约时，要分析，尽力纠正，以便防止或减少损失。在执行合同中双方发生分岐，应从大局出发，协商解决，避免分岐扩大而造成损失。

当订货批量大，且是分批连续供货时，企业（供方）则应安排计划，对分供方进行质量审核，采购员参加，有关分供方质量审核将在下节中介绍。 对A、B类外购货执行合同期间，往返联系的事项，都应作好记录，以备查阅。

（三）采购合同的变更或中止

在执行合同过程中，当发生需求上的变化或者是签约时的失误，使合同不能执行或不应该执行，或者由于双方中的一方没有履行或没有完全履行合约，需要变更合同或中止合同。这时应对主客观原因加以分析，并由双方协商决定是否变更或中止合同，以免双方蒙受更大的经济损失。

当双方协商同意，决定合同变更或中止时，要按原合同签订程序，正式办理合同变更或中止的审批手续。由于变更或中止合同造成的损失，在确定责任的前提下协商解决，当双方争论无法解决时，则应诉诸法律，由法院仲裁。

第二篇：采购内勤质量管理职责

一、目的：建立采购内勤质量管理职责。

二、依据：《药品管理法》《药品经营质量管理规范》《药品流通管理办法》等法律法规。

三、范围：适用于采购部。

四、责任：采购部采购内勤

五、内容：

1、负责收集各种信息，并对各渠道信息归档备份，供选择优良供应商以确保料源。

2、负责将本部门的各项资料整理复印备份归档，以便检查核实。

（1）、做好合格供应商资料的收集、整理和分类归档工作；

（2）、做好本部门所签订合同的收集、整理和分类归档工作。

3、 负责协助采购员做好采购进程的跟进工作，内容包括发货时间、发货数量、到货日期进行跟进，并登记以备查阅，并对所到物料及时办理入库手续。

（1）、根据采购订单或合同内容确认药品的到货情况，按时到货的及时到仓库办理入库手续；

（2）、根据采购订单或合同内容确认药品的到货情况，没有按时到货的，及时提醒采购员以便与供应商进行必要的督促和协商。

4、负责对所采购药品及时记录。 根据仓库入库凭证及时督促供应方开具#5@p；将仓库实际入库数量和金额与所到对应#5@p仔细核对，无误后登记入账；

5、负责将资料及票据及时递交财务，做好部门间的衔接和沟通工作。

6、负责按药品采购付款的要求，做好预付款和货到付款的款项审批和付款工作。做好领导交办的其他付款的款项办理。

7、负责每月进行供应往来账的统计，做好货款的付款工作。

8、完成领导交办的其他事宜，并将完成情况及时汇报。