长江中下游五省一市湿地保护高层研讨会

会议内部接待策划方案

负责人：张惠 小国 小安 小泰

一、会前15-13天准备工作：

通过公司，网站，宣传，邀请有关的专家，媒体与会的，并给参会者发放邀请邮件，负责代理商邀请函（回执）准备、寄发，确定到会人员人数， 张惠 小国

制定会议宣传视频， 小安 小泰

会前10天

B、确定会议预计召开几天和会议预算是多少（由此选择不同级别的酒店和设施）

C、确定与会人数，以便选择会议场地；

D、会议的位置和餐饮位置的选择，路线，距离，是否有堵车；

F、制作邀请函，与会者打印相关资料，礼品购买

G、确定会议的主持人，发言人

R 与会者安排一些特别活动，会后旅游安排；

会前5天

A、查好天气，为雨，雪，雾，风等天气做好提前紧急应对措施

H会议进行中饮品的选择，聚餐中需要的食品、饮料的酒会、会议视听设备的选择，租赁，

c撰写领导讲话稿、新闻稿件，准备相应的宣传资料等，各种条幅、横幅内容，

背景板、展板内容以及媒体接待

会前3天。

再次电话确认来访者信息并给提供会议所需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒

店、会议场所、交通等信息。

负责各种资料的准备、装袋和发放；

需要购买的物品。鲜花。

①必备用品：纸、笔、桌椅、茶具102套、扩音器、照明设备、空调、投影仪

和音响等。

②特殊用品：会议证件（中型会议）、会标、席卡、会议材料。

会前第一天

1、接站工作：14:30:00-15:30由泰州市政府安排3辆豪华大巴到泰州汽车站接

来宾。

2、报到工作：16:00-17:30接待组安排报到人员熟悉黄河大酒店及周围环境。

3、签到工作：17:30-18:00安排报到人员到签到地点签到（签到台布置在黄河

大酒店大堂）。

房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求;

c 负责酒店联系及参会人员，住宿、饮食安排；

e 负责投标人员的接待和陪同,接送；

gk负责对各工作组工作的协调、检查，监督 考核 张惠

会前8.00-9.00

1. 会议厅正入口，到会人签到，发会议资料 A

接待各个与会专家，媒体记者，引领与会人员进入自己位置，并发放饮料 张

惠

会议室检查会议室条幅、灯光、音响、话筒、音响、电源、投影设备、

公司宣传资料播放 c

桌椅、花盆、条幅、横幅、地毯、背景板、展板、讲话桌、料袋、礼物、座次牌、嘉宾卡

①开幕式会场布置格局设计

会中9.00-11.30

①9:00-9:10主持人读开场白；

②9:10-10:00泰州市长发言；

③10:00-11:00湿地专家代表及其他代表发言。

6.到会人员合影。

会后

12.00

午餐

会议餐饮:用餐时间、用餐标准及其他特殊要求的安排

用餐中间 招厨师表演绝活

会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

会议礼品:会议礼品的采购、发放服务

3、商务晚宴

（1）时间：18:30—21:00

（2）地点：黄河大酒店

（3）参加人员和主持人：

主持人：。。。

（4）晚宴具体安排

①泰州市市长致祝酒辞

②双方敬酒，用餐

3、送客人离开

收尾工作

会后 ;

结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结

帐;AB

2. 资料:会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册;C

3 没来及走的专家领导善后安排事宜d

负责协助和监督礼仪公司完成会议现 场的布置及会议结束后的现场撤除工

作；

c负责活动全程摄像、摄影和合影；

三、会后后续工作

1、会议结束后安排与会者有序的离开会场。（秘书组负责）

2、会议场所和文件资料整理：对会议中、后的文件进行总结。（秘书组负责）

3、费用报销。（秘书组整理有效#5@p并到财务处报销）

4、会议纪要的写作：会议结束后写此次论坛总结。（秘书组负责）

四、应急预案

（一）车辆应急预案：为了防止车辆的抛锚或车辆数不够，所以泰州市政府要联系好租车公司，以便不时之需。

（二）人员应急预案：为了防止姜堰市接待人员不够，会临时聘用专门短期接待人士2人。

（三）膳食、住宿应急预案：为了防止来访者携带家属，导致住宿不便，所以在黄河大酒店多预订。

第二篇：会议接待策划方案

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：

一、会议主题：

重庆肉协

肉牛产业研讨会

长博集团

二、会议时间：

20xx年x月x日—20xx年x月x日

三、会议地点：邀请函为准

四、环境布置

（一）会场涉及区域

政府,茶海之心景区，长博生态产业园

五、会议内容

第一板块 会 议 安 排

（一）会议时间：20xx年x月x日下午

会议地点：现场及长博会议室

会议内容：莅临凤冈重庆长博生态产业园参观并交流

（二）会议时间：20xx年x月x日上午8：:30-12:00

会议地点：政府会议中心（暂定）

会议内容：

1）主持人介绍参会来宾，致辞。

2）县政府领导致辞

3）介绍重庆长博生态产业园发展规划

4）遵义市相关单位对遵义市肉牛现状及发展做简介

5）做专项研讨

（三）会议时间：20xx年x月x日下午14:00-18:00

1）会议地点：政府会议中心（暂定）

2）会议内容：专项讨论

3）会议结束：致答谢辞

（三）会议场地布置：

1）多功能设备：电脑，投影仪设备

2）会议用品：会议记录薄，笔，茶杯

（四）会后合影：

时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按

序下楼，在指定地点合影留念。

第二板块 餐饮，住宿安排

（一）20xx年x月x日晚宴时间： 18:30

住宿地点：茶海之心酒店

（二）20xx年x月x日午餐时间：12:00-14:00

晚餐时间：19:30-20：30

住宿地点：茶海之心景区

（三）20xx年x月x日早餐时间：8:00

午餐时间：12:00

1）8：30-12:00参观茶海之心景区

2）做好部分嘉宾回程工作

（三）晚宴方式：

1）圆桌形式，10人一桌

2）菜品：热菜，凉菜，甜品

第三板块 交 通 接 送

1驾驶组应全力配合综合协调组

1）驾驶组负责嘉宾接送（及时对嘉宾的行程跟踪）

2）嘉宾回程安排：根据嘉宾具体实际情况安排回程事宜（及时对嘉宾的行程跟踪）

3）备用车辆准备两辆

第四板 块 会 议 接 待

（一）工作内容

1、会议议程策划：

2、编撰、印刷会议邀请函

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；

4、会议前期报名的接待、物品分发等；

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作；

8、提供机（车）票的订购服务工作；

9、提供专业接待人员服务工作；

10、根据需要，提供其他公务活动服务工作；

（二）、组织机构及职责

1、综合协调组：以行政办公室为组织核心展开工作

（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作；

（2）负责到会嘉宾信息收集、整理等对外联系

（3）工作负责对外具体联系落实与会嘉宾的初步行程、人数、往返时间。

（4）负责与本次会议全面对接工作；

（5）负责落实政府领导领导的接车辆安排；

（6）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；

2、接待服务组

工作职责：驾驶组配合协调组

（1）负责嘉宾的接送工作。

（2）负责为与会嘉宾提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、等其他会议服务；

（3）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送、车（机）票安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排；会议期间车辆的调配、机（车）票的订购；接待服务人员的组织领导；

（4）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）

3、会议现场保障组

工作职责：

（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查会议资料是否到位、多媒体播放是否正常、速记安排、会议位置安排

（2）当地媒体邀请安排

（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

第五板块 内 部 会 议 总 结

会议时间：20xx年x月x日下午 会议地点：长博生态产业园办公楼会议室

会议内容：对此次肉牛产业研讨会做内部工作总结