关于对新形势下做好办公室工作的思考
李向华
办公室是“参谋部”，是领导的左右手，各级领导高度重视办公室工作，切实帮助解决工作中的具体问题，努力创造良好的工作生活环境。办公室这支队伍长期处于党政综合部门和领导身边工作，接触的情况多，面临的矛盾多，经受的锻炼和考验的机会多，具有政治强、业务精、作风好的优势，各级领导要高度信任，放手使用。办公室是一个为本机关、本单位领导工作直接服务，承上启下、协调左右的综合办事机构，是上情下达、下情上报的枢纽，它代表着机关的形象，具有举足轻重的地位。随着社会变革和市场经济的发展，办公室工作的地位和作用日益重要，任务逾加繁重，要求也越来越高，决不是仅仅局限于文件转转发发，来人接待接待等此类琐碎工作，作为办公室的每一项职能工作成为各级领导了解情况、把握趋势、制定计划、科学决策、推动工作的重要手段。做好办公室的各项工作，对于确保各级领导正确决策，提高办事效率，推动事业发展，具有十分重要的意义。本文就围绕如何做好办公室工作、提高办公室效率，促进机关单位高效运转 1
作了分析，并提出一些粗浅的对策及建议。
一、 充分认识做好办公室工作的重要作用和地位 办公室是一个为本机关、本单位领导工作直接服务，承上启下、协调左右的综合办事机构，是上情下达、下情上达的枢纽，它代表着机关的形象，具有举足轻重的地位。政务信息作为办公室的一项职能工作，越来越成为各级领导了解情况、把握趋势、制定计划、科学决策、推动工作的重要手段。充分认识办公室及政务信息工作的重要性，做好办公室及政务信息工作，对于确保各级领导正确决策，提高办事效率，推动事业发展，具有十分重要的意义。
(一)办公室工作的特性，决定了它在本单位的特殊重要地位。从办公室的工作性质看，具有明显的综合性、政治性、从属性和服务性。首先，它不同于一个主管某一方面业务的业务部门，其工作范围很广，诸如文书处理、会务工作、督查调研、公务接待、机要保密、档案管理等工作都要由办公室来承担。同时，上级机关的方针、政策、指示，本机关的规划、计划、决策，以及各部门和下级各单位贯彻实施的情况，都需要办公室来汇集、掌握、分析、处理。这种多方面工作和信息的组合，清楚地体现了办公 2
室工作的综合性。
（二）办公室工作是直接为领导工作服务的，在协助领导贯彻党和国家的路线、方针、政策方面负有重要的责任，政治性强，稍有疏忽就可能给工作造成重大损失。
(三)办公室工作是从属于领导工作的一部分，是直接为领导工作服务，保证领导机关和领导人员顺利进行工作的。它不能自身独立存在，有明显的从属性。
(四)办公室的服务性，它的一项重要职能就是直接为本机关的领导、各部门和下级服务。这些特性，决定了办公室在本机关部门中的重要地位。办公室作为领导的直接服务机构，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议，对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查，以及协助领导处理日常事务的任务，处于参谋和助手的地位；同时，由于它在本机关各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用，因此，它又处于中心枢纽的地位；另外，办公室要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务，需要沟通上下左右，联系四面八方，所以说，它又处于“门面”和“窗口”的地位。办公室的特性和地位，充分说明了其工作的重要性。 3
二、办公室工作的现状分析
近年来，从中央到地方高度重视办公室工作，加大了对办公室人员的培训力度，制定了一系列规章制度，按照“抓一流管理，建一流队伍，创一流业绩，树一流形象”的要求，紧紧围绕中心工作，以搞好服务为核心，充分发挥办公室的服务职能，树立“团结、敬业、创新、高效”的机关形象，与时俱进，开拓创新，团结拼搏，务实苦干，促进政务、事务、服务上台阶、上水平，各项工作均取得了显著成效，但也存在一定的问题。具体讲，主要体现在以下方面：
一是办文质量显著提高。认真贯彻执行国务院、省《公文处理办法》，制定了《广南人民政府办公室公文处理制度》，严格按规定程序科学、规范办文。公文管理科学规范，办文质量显著提高。
二是信息调研成绩突出。坚持全员办信息工作机制，围绕广大群众关注的热点难点问题，把信息的触角延伸到各个领域、各个阶层，及时准确地为领导决策提供了全方位、多领域、多角度的服务。
三是政务督查扎实有效。立足于服务大局，着眼于改 4
革、发展、稳定，求真务实，跟踪问效，及时反馈情况，保证了各项重点工作和阶段性工作的顺利进行，并紧紧抓住社会反映较多、群众反映较强的问题主动查办，做到敢督、敢查、敢办，不姑息、不迁就，受到群众的好评。
四是后勤管理规范有序。后勤管理工作是办公室工作的重要工作之一，后勤管理工作的好坏直接决定着办公室的好坏。接待工作做到了文明礼貌、热情服务，确保让每一位客人吃的满意、住的放心；文印中心在文字材料打印、装订各个环节做到了高标准、高质量、高效率，为各单位提供了优质服务。加强了办公室值班，确保了上下联络畅通。继续实行领导带班，文秘人员24小时昼夜值班制度，保证了政令畅通。在车辆管理上，实行耗油定额管理和定点维修制度，在最大限度节约支出的同时，确保了行车安全，服务周到。同时改善了办公条件，极大地提高了工作效率。五是综治、信访工作令人满意。本着“标本兼治、重在治本”的治理方针，提高认识，加强领导，完善制度，规范秩序。配备了专职治安管理人员，加强24小时值班，确保没有发生任何安全事故。不断加强信访工作，积极做好群众来信来访的办理，做到了接待热情，耐心细致，处 5
理及时，消除了社会隐患，为促进社会稳定发挥了积极作用。
三、办公室工作存在的主要问题
随着科技社会的不断发展，在新形势下对办公室提出的要求越来越高。我们应清醒地看到工作中存在的问题，只有找准了问题存在的原因，才能够解决问题、促进工作。办公室工作存在的主要问题表现在：
一是服务方面，服务职能作用发挥的不够好，个别干部职工服务意识和敬业奉献意识不强，缺乏吃苦耐劳、无私奉献精神，主动服务少，被动服务多。
二是学习方面，学习氛围不浓，知识结构老化，与新形势和领导的要求存在一定差距。
三是工作方法上缺乏创新意识，对推进工作、解决问题缺乏深层次的思考，只求过得去，不求过得硬，工作质量和工作效率低下。四是部分干部职工组织纪律性差，各项制度执行的不够严格，存在迟到早退、上班期间串岗、在办公室上网聊天下棋等现象。这些问题必须在今后的工作中认真加以解决和改进。
四、今后做好办公室工作的几点意见和意见
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（一）以人为本，常抓不懈，建设一支务实、高效、创新的办公室干部队伍推进办公室工作科学化、规范化、精细化建设，开创办公室工作新局面，关键在于建设一支务实、高效、创新的办公室干部队伍。必须持之以恒地重视和抓好自身建设，培养造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的干部队伍，进一步提高各级办公室的下作效率、工作质量和工作水平，更好地适应新形势和新任务对办公室工作提出的新要求。
一是加强班子和队伍建设，增强战斗力和凝聚力一个单位工作质量和工作效率的高低，在很大程度上取决于领导班子的战斗力和凝聚力。要把办公室人员成为一个团结、务实、高效的领导集体，必须做到以下几点：一是增强团结，搞好配合。团结出凝聚力，团结出战斗力。只有团结才能步调一致、行动统一，才能真正把工作搞好。办公室工作必须确立一盘棋的思想，搞好上下级之间、同志之间的团结。办公室全体人员要真正做到思想上同心、行动上同步，工作中每位同志要做到大事讲原则，小事讲风格，识大体，顾大局，互相支持，密切配合，形成融洽和谐的工作氛围，全力维护办公室团结的良好形象。 7
二是明确分工，逐级抓落实。办公室人员照分工，切实履行职责，充分发挥作用，独当一面。日常工作中，对每项工作都要做到详细考虑，周密安排，不出差错，不出漏洞。办公室将对工作积极、认真负责，完成任务好的，及时表扬鼓励，给荣誉，给地位；对不按要求完成任务或工作拖拉、疲塌，影响工作和整体形象的，要及时批评，决不能姑息迁就，不能怕得罪人，顾及情面。每位办公室人员是哪位领导安排的工作，不管安排给谁，都必须不折不扣地完成，不能讲条件，找理由，都要不折不扣地保质保量完成任务。必须形成有令必行，有禁必止，服从大局、服从领导、服从安排的良好风气。
三是强化责任意识。“办公室工作无小事”，办公室所处的地位和所承担的重要职责，决定了我们每个岗位、每个同志工作的责任是重大的。不论是辅助决策的大事，督办的决策的实事，还是一个电话、校对一份材料、接待一个基层同志的琐事，每一个件都可能牵动着大局，关系着领导和领导机关正常工作的开展和政府在人民群众中的形象。所以，办公室不论谁，都必须把“办好公室工作无小事”，“责任重于泰山”牢记在心，必须抱着对对党的事 8
业负责、对人民负责的态度，把工作当事业干，全心地投入到平凡而神圣的工作中去。
四是加强学习，努力提高思想政治素质和业务素质做好办公室工作，搞好“三个服务”，必须有一支政治强、业务精、团结紧、风气正、作风硬、效率高，适应新形需要的干部队伍。在这方面，要把握以下几点：第一点是要更新观念，与时俱进，提高政治素质。办公室的每一项工作，都是政治性很强的工作，办公室工作人员任何时候都必须讲政治，把政治素质作为自身的第一素质。每位同志必须处理好以下三个辩证关系，一个是要做到既要老实人，也要做思想解放的人。要紧跟形势发展，适应时代要求，树立开放意识、现代经济意识、市场竞争意识，用创新思维改进工作，更好地发挥参谋助手作用；要勤于学习，勤于思考，勇于探索，不断开拓工作的新领域、新境界；另一个是既要严谨，又要灵活。对领导交办的事情必须认真去办、不折不扣地去办，办事情不能照本宣科、机械地办，而是要善于发挥主观能动性，根据具体情况，以取得最佳效果目标，采取机动灵活的方式方法，创造性地贯落实；再一个是既要苦干，又要会干。办公室所处的地位和 9
任务决定了办公室人员必须埋头苦干、无私奉献，该加班就加班，该超负荷运转就要超负荷运转。但凡事都有规律。有张有弛，有劳有逸，不断提高工作效率。
（二）抓好办公室各项业务工作，努力实现规范化、制度化。办公室工作范围广，任务重，每一项工作都涉及政府的形象和大局，必须扎扎实实地做好每一项业务工作。
一是公文处理工作，要认真执行国务院、省市《公文处理办法》和县政府印发的《广南县行政机关公文处理实施细则》，严格按规定、按程序办文，提高办文质量和效率。文电运转原则上不能超过当天，特别是发到基层单位的文件，必须及时分送，不准积压，对其它单位违反程序上报的公文一律退回，不要顾及情面。对上级政府文件印发的文字材料，要认真审核，严把政治关、政策关、法规关、文字关、运转关，保证政府文件的严肃性和权威性，文字差错率必须控制在1‰以内，争取无差错。特别是上报上级政府的公文，更要慎之又慎，绝对不能受到通报批评。否则要严肃追究承办人员的责任。
二是文稿起草，要在体现领导意图，紧密联系实际上狠 10
下功夫。文稿起草是办公室的一项重要职责，是发挥参谋助手的一个重要方式。办公室所有领导的讲话和文件要准备体现在上级政策和领导意图上，紧密联系实际，从较高层次和更广阔的视野来丰富领导的思想观点、增强文稿的针对性和指导性，不能满足于应付和领导满意，要从较高的层次和标准来要求，要处处留心领导的工作方法、思维方式、语言风格、领导领导的意图，并学会“换位思考”，“不在其位、学谋其政”，有意识地站在领导的高度认识形势，分析问题，提出对策。所有文稿要立意新颖，主题突出，逻辑性强，层次清楚，语言精练，直述不曲，确保文稿高质量。
三是信息工作，要在及时、准确、全面和深层次上下功夫。信息工作是基层组织向上级机关报告工作、反映情况的重要方式，要抓住重点，关注热点，剖析难点，及时捕捉苗头性、倾向性的问题，在时效性、真实性，挖掘特色，内容创新，加工综合上下功夫。从收集整理、反馈的各个环节，都要尽最大努力缩小时间差，第一时间报送到上级。同时，报送信息一定要准确无误，坚持杜绝上报虚假信息。今年，仍然实行全员办信息的办法，狠抓信息工作的多编 11
快报，认真挖掘深层次信息，为领导科学决策提供高质量的信息服务。
四是调查研究工作，要在求近、求深、求实、求新上下功夫。所有文秘都要紧紧围绕各级党委、政府中心工作，贴近领导思路，挤出更多的时间，深入基层，深入群众进行调查研究，办公室每人要至少写出一篇有情况、有分析、有建议的调研报告，反映实实在在的问题，反映人民群众的真实愿望，为各领导制定决策提供观点新颖鲜明，针对性和可操作性较强的建议。
五是督查工作，要跟踪问效、主动督查、求真务实上下功夫。要紧紧围绕政府重大决策和各项责任目标，跟踪督查问效，及时向领导反映工作进展情况。要在认真做好领导批示件和交办事项的专项查办的同时，紧紧抓住社会反映较多和群众反映强烈的热点、难点问题，主动进行查办，做到敢督、敢查、敢办，不姑息、不迁就，使督促检查工作与广大人民群众的愿望贴得更紧，在密切干群关系中发挥积极作用。我们要不断改进工作作风和督查方法，不能只靠打电话、报材料、听汇报进行督促检查，要深入实际，深入基层，做艰苦细致的工作；不能走过场、图形 12
式、摆花架子，要实实在在，扑下身子认真督查，追求实效；不能绕开矛盾，掩盖问题，要锲而不舍，一抓到底，务求落实。
六是依法行政工作，要在加强执法监督检查、提高依法行政质量上下功夫。各项规范性文件的出台，法制科要严格把关，要与法律、法规相一致，不能出现有违背国家法律、政府法规的文件。同时，要继续抓好全县执法人员培训和行政复议工作，提高全身执法人员的素质和依法行政能力，为我县经济发展环境的进一步优化打好基础。
七是民族宗教工作，要结合新形 势下的民族宗教工作特点，加大民族宗教政策宣传力度，及时调处各种纠纷，确保民族宗教领域稳定。
八是日常工作，要做到管理有序，确保秩序井然。要继续强化24小时值班制度，保证上下联络畅通，特别要加强夜间巡逻，严格控制各类案件的发生，确保良好的治安秩序。同时继续抓好机关建设，树立政府办公室良好的对外形象。政府办公室是行政机关的首脑，每个干部职工的一言一行都代表着政府的形象，我们要注重自身修养，衣着要整洁，朴素大方，待人接物要有礼有节，文明用语， 13
处事要公道正派，从点滴小事做起，自觉维护政府形象。要继续落实后勤岗位责任制，保证水、电、暖全年正常供应，大院清洁，环境优美。要加强车辆管理，继续实行车辆耗油定量管理和维修报告共同签字统一结算制度，大力提倡节约用油，减少维修费活动，对用油、维修费、桥路费最少的要给予奖励。
（三）加大力度，提高办公室人员的工作能力。办公室作为党委、政府的窗口，办公室能力的好坏决定着党委政府的形象好坏，决定着效率的高低，只有提高办公室工作人员的能力，才能提高工作效率，满足工作需要，适应社会的发展。我认为办公室人员要提高以下能力：
一是要提高调查研究能力。调查研究是办公室的一项重要职能。不管是给领导当参谋、出主意，或者是向领导反映情况，起草文稿，还是帮助群众解决实际困难和具体问题，都要进行调查研究，以准确掌握真实情况为首要前提。二是要提高履行职责能力。办公室要履行好党委、政府赋予的重要职责，关键要在提升“三个水平”上下功夫：一是要在提升参谋服务水平上下功夫。衡量办公室的工作水平，第一位的是看参谋服务水平的高低。办公室必须把 14
提高参谋服务水平摆在工作的首位来抓，努力实现“三个转变”：即从满足于办好具体事务向善于抓大局、议大事、当参谋转变；从做好当前工作向善于搞好超前服务转变；从被动完成领导交办的任务向主动服务转变。二是要在提升督查落实水平上下功夫。重点在三个方面下气力：一方面，要突出关注民生。开展督促检查工作，必须深入群众，深入实际，时刻关注民生，及时掌握民情，切实维护民利，着力解决群众最关心和反映最强烈的问题，着力解决决策落实难和不落实的问题。另一方面，要突出督查重点。紧紧围绕党委、政府中心工作开展定期督查，围绕经济社会发展大局开展日常督查，围绕决策部署中未落实的问题和领导批示督办的事项开展重点督查。要督那些关乎全局的大事，督那些久拖不决的难事，督那些突发性强的急事。再一方面，要切实解决问题。督促检查的目的，全在于解决问题。要创新督查工作机制，改进督查工作方式，突出督查工作实效，避免督查工作成为简单的传声筒，力求在深入了解、分析情况的基础上，找出问题症结，提出解决办法，切实推动工作落实。
二是要在提升科学管理水平上下功夫。管理就是服 15
务，管理就是效益。办公室的工作一刻也离不开管理。政务服务需要加强管理，日常工作运转需要加强管理，行政后勤接待服务需要加强管理，干部队伍建设同样需要加强管理。因此，办公室必须把提高科学管理水平作为一件大事来抓。通过加强管理，进一步提高工作效率和服务质量。
三是要提高参政议政能力。领导能不能审时度势、驾驭全局，党委决策能不能切合实际、行之有效，在很大程度上取决于办公室能不能提出正确的思路和对策。
四是要提高组织协调能力。办公室的组织协调能力非常重要，要时刻协调上下左右的关系，如果协调得不好，工作就会出问题。这就要求办公室的干部，既要做班子协调的“润滑剂”，善于化解矛盾，消除“内耗”，使班子的整体功能得到充分发挥；又要做单位内部协调的“聚合剂”，善于发挥办公室的作用，在单位内部建立彼此协调、情感和谐、行为合作、关系相融的人际关系；还要做公共关系协调的“催化剂”，协调好内部各方面的同时也要处理好对外关系，善于开展单位之间的首脑外交。
总之，形势的发展对办公室工作提出了新的更高的要求，各级领导对办公室人员寄予了厚望，办公室人员肩负 16
着光荣而艰巨的使命。办公室人员要继续发扬勤奋努力，不畏艰难，任劳任怨的优良传统，恪尽职守，开拓创新，扎实工作，有效发挥办公室“参与政务、管理事务、搞好服务”的职能作用，为党和人民作出积极贡献。 参考资料：
《篆角乡办公室工作制度》
《广南县行政机关公文处理条例》
《县委书记在全县办公室会议上的讲话》
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