财务部报销以及对外付款流程

一、我们需要用GS网报做什么?

第一、使用GS报销项目管理费：

报销项目管理费在GS中含两个项目

1、员工出差差旅费、探亲差旅费、学习培训费等差旅费归属于GS通用报销岗中的网上报销-申请-报销申请-差旅费报销单，按照差旅费报销单上所需填写内容完整准确填写。

2、对外招待会议费、邮寄费、购置办公用品费、项目部车辆修理费、临时小额加油费、食堂零星消耗品费用、项目及各分部职工生活水电费、办公网络费等归属于GS通用报销岗中的网上报销-申请-报销申请-费用报销单，按照费用报销单上所需填写内容完整准确填写。 第二、使用GS借职工备用金：

所谓的备用金是指用于工作中所需要的费用开支，开支完后需要及时报账冲销借款；或因其他原因未及时发放工资本人因生活需要预支工资的借款，预支工资请在借款用途说明注明清楚。

第三、使用GS走对外付款的资金支付申请流程：

对外支付的大金额款项需要走资金支付计划，报公司审批后才能付款。资金计划由项目各个部门根据对外实际产生的欠款，报项目财务汇总经主管领导审核后统一走审批流程，大家只需要报表格给我们就行，流程由财务走。为了提高工作效率，减少审批流程，我们目前暂定计划内付款流程一个月根据情况不多于3次，计划外付款一个月报一次流程，月初走一次计划内付款跟计划外付款，月中10号左右走一次计划内付款，月末20号根据实际情况实时补报一次计划内付款，当然如果每个月只报一次资金计划就能把问题解决，我们也就不再多报计划了，所以需要大家提前做好预算。所谓的计划内付款是指累计对外付款不超过5万元且累计付款比例不超过100%，所谓计划外付款是指累计付款超过5万且付款比例达到100%，预付款无论金额多大都需要走计划外付款。另外公司规定当月已报的资金计划未付过期作废。故当月未付的款项下个月要付时还需要再报资金计划。

二、GS网上报销、借款、资金计划达到付款要求的状态：

（1）网上报销流程审批完成后到达结束时，报销人通过查看工作平台-任务-已办任务了解自己的报销流程到达何种程度，如果达到结束状态，报销人可以将报销单原始凭证粘贴整齐拿给财务，财务经过稽核-收付程序后打出报销封面方可付款或者抵扣备用金。报销审批流程如下：报销人提交-部门负责人-财务主管-项目书记-项目经理-结束。

（2）网报借款类同网上报销流程：借款人发起借款申请，审批完成后到达结束时，报销人通过查看工作平台-任务-已办任务了解自己的借款流程到达何种程度，如果达到结束状态请提醒财务付款，并核对好自己账户信息，财务打出借款单，然后出纳付款。突发事件急需借钱的先打纸质借条但流程必须走到财务部长处并在纸质借款单注明流程单号，这样做的目的是核对清楚纸质借条跟网上借条是否归于一个借款内容，防止重复付款或者重复计算借款金额。鉴于纸质借款与网报流程借款容易出现混淆，建议大家提前谋划减少因未走流程而要借支的情况。借款的流程如下：报销人提交-部门负责人-财务主管-项目书记-常务副经理-项目经理-结束

二、对外付款需要注意一下几点：

（1）需要对外付款的一定要报公司要求的资金支付计划表

（2）每次从业主处拿到款项后我们要报银行一次付款明细表，经业主财务部审核盖章后银行方给审核付款通过，所以大家的付款计划表也要尽量做完整准确点，如果一家单位报的太多占用了额度，资金就会沉淀在这家单位，而无法付别的款项。

（2）大金额的对外付款的请先把#5@p或者签字盖章完整的协议拿到财务打出报销封面。付款的时候根据公司已经审批通过的资金计划打付款申请并签字手续完备后拿到财务办理付款，另外请物资、设备将资金计划中的单号标注在付款申请单上，这样方便我们查找该付款申请是在哪一次资金计划中。对方收到款项后请及时催要收据，另外对外收取的#5@p金额

超过2000元的请查询真伪，并把查询结果打印出来跟#5@p附在一起作为附件，从根源上杜绝假#5@p。

（3）在填写收款方信息时候一定要核对准确无误，否则退回来①耽误大家的事②钱退回来手续还得扣我们的③我们财务的手续又多了几道程序，影响了大家的工作进度的同时也影响了我们的工作进度。

三、在我们尽可能给大家提供最好的服务的同时我也真心希望大家能多支持我们的工作：

1、尽量不要在月末借钱、付款，因为财务每个月底会对财务指标进行考核。

2、尽量在月底之前结清本月备用金，如有需要可以在月初再借。

3、尽量不要在季度末报账，因为要做季度报表需要处理账务，公司的各类表格比较多，比较忙。

4、尽量在报资金计划时统一一点，以免频繁走流程报批，增加领导们的审批工作量；尽量准确点否则付款时公司资金岗不批，导致我们无法记账。

5、请提供给财务的各项手续能尽量签字完备。

附表：

1、 报公司审批的资金支付计划表（计划内和计划外是一样的表格，但需要在表格

命名上注明清楚是计划内还是计划外）。

2、 报银行付款的资金支出预算表（每次业主款项到账时需要报，什么时候报会通

知大家）

3、 报业主的中铁十一局合芜项目Ⅰ标月度资金计划表（每个月18前报给财务）

业主要根据此表从路局申请款项。

附表样式如有调整我们再另行通知大家，请大家在填写表格是完整准确填写。

合芜项目财务部

第二篇：采购与付款流程财务规定

采购与付款流程财务制度

适用范围：

适用于公司的除费用外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产的所有采购与付款。

流程说明：

（一）流程图：

格

no

y

y

（二）分类说明：

材料采购：

第一步：下定单：釆购PO经部门经理批准后下给供应商。

第二步：收货：供应商将货物按时送到IQC，IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开MRB会义并取得不合格供应商处理单，并在ERP中出单据交财务，并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。

第三步：收#5@p：

第四步：请款：国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。

第五步：财务审核付款：

低值易耗品、固定资产采购：

第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。 第二步：下定单：同上

第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。

第四步：收#5@p：同上

第五步：请款：釆购按(1)请款

第六步：财务审核付款

三、具体业务的票据操作指南：

材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。

国内采购业务：

要求单据：PO、收货单（对方送货单）、#5@p、请款单。

要求请款单供应商名称或代码与#5@p和PO上的完全一致。

要求#5@p上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。 要求#5@p上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。

如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与#5@p一致或低于#5@p。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。 进口采购业务：

要求单据：PO、收货单或对方送货单、#5@p、报关单、请款单。

具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。

低值易耗品、固定资产采购：

业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单、PR、CEAR（二千美元及以上的）。

请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。

要求于材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税#5@p（在同等价格条件下）。

比材料采购多二张单据。

请购单：

领货（验收）单：

对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回）

PO：

要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。

编号不得重复。

增加ERP供应商编码。

要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的，如手工PO有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。

收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号（与ERP一致）有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。

#5@p：

(1)增值税专用#5@p：

釆购审核内容：开票日期至请款日不得超过80天；要求审核数量。 财务审核内容：

审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税务登记号”，“开户行及账号”等项目填写必须正确。

应同时取得#5@p联（第二联）及抵扣联（第三联），并是否为运用防伪税控系统开具的专用#5@p，各联均加盖销货单位#5@p专用章或财务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致；