太原科技大学公文行文管理办法
第一章 总 则
第一条 为使我校公文处理工作进一步规范化、制度化，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 学校公文是学校在进行管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的文书，是实施领导、依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文行文管理包括行文规则、发文办理、公文管理等在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 党委、校长办公室是学校公文处理的管理机构，负责学校公文行文管理，并对校内各单位、部门的行文给予指导。
第二章 公文种类
第五条 根据学校实际，学校日常使用的公文种类主要有：
（一）决定 适用于对学校重要事项或者重大行动作出确定性安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级机关不适当的决定事项等。
（二）通告 适用于学校在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（三）通知 适用于发布规章制度，任免人员，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求学校各单位、部门办理和需要各单位、部门周知或者执行的事项。
（四）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。
（六）请示 适用于向上级机关请求指示或批准。
（七）批复 适用于答复下级单位的请示事项。
（八）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
第三章 公文格式
第六条 学校公文一般由发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。
（一）公文眉首，指首页红色反线以上各要素。下行文和平行文眉首部分约占首页的1／3，上行文眉首部分约占首页的1／2。
（二）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
（三）发文机关标识（红字版头）使用发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成，如“浙江理工大学文件”。“中共浙江理工大学委员会文件”纸用于以学校党委名义发布的公文；“浙江理工大学文件”纸用于以学校行政名义发布的公文；各职能部门校内行文采用统一印制的本单位发文机关标示。
（四）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数字标识。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。
（五）上行文应当注明签发人姓名。其中“请示”、“意见”还应在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位，如“浙江理工大学关于……的通知”。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（八）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（九）公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称，如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1.××××××××”。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准。如领导人签批后，因故不能及时行文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。 （十一）公文应当加盖印章。学校党委和行政联合下发的公文，党委和行政都应当加盖印章。印章要端正盖在发文的年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。
（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号标注。其位置在成文日期和印章之下，空一行后另起一行空两格标注。 （十三）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十四）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十五）文字从左至右横写、横排。
第七条 学校公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。
第八条 公文中各组成部分的标式规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第四章 行文规则
第九条 行文应当确有必要，注重效用，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。我校各部门、单位行文关系如下：
（一）除以函等形式商洽工作、询问和答复问题，机关各部门一般不以本部门名义对校外单位行文，不得私自代替学校审批下达应当由学校审批下达的事项。
（二）属于部门职权范围内的事务，部门以通知和函件的
形式在学校范围内自行行文或联合行文。单位行文的使用本部门的发文机关标示，联合行文的使用主办部门的发文机关标示。经学校研究同意的事项，行文时应在文中注明。
（三）各学院（部）可以根据工作需要在本学院（部）范围内行文，重要公文应当抄送学校有关部门；对于有关工作事项，学院（部）可以“报告”或者“请示”的形式向学校行文汇报或者请求指示、批准。
第十一条 有关单位、部门主送学校的请示、报告、意见，必须由发文单位主要负责人签发。未经主要负责人签发上报的公文，或者文件格式不符合规定的公文，党委、校长办公室可以不予受理，并告之发文单位、部门按规定重新上报。
第十二条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要送其他单位、部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。
第十三条 除学校领导直接交办的事项外，一般不得以单位名义向个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第十四条 主送学校的请示、报告、意见一般报送5份。
第五章 发文办理
第十五条 发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、存档、销毁等程序。发文办理应当按规定的程序进行。学校文件发文办理的一般程序为：主办部门起草文件→主办部门负责人审核→有关部门（或相关校领导）会签→党委、校长办公室核稿→校领导签发→机要打字室登记并编文号、打印→主办部门校对→机要打字室印制→主办部门再次确认无误后，携文件到机要秘书处用印，机要打字室保存归档份数→主办部门向校外发文单位寄送文件，或按校内发文范围向收发室交接下发文件→各部门、单位负责公文人员到收发室收取公文。
第十六条 凡学校领导签发后的文稿原则上不再改动。需作改动的，应与党委、校长办公室协商，内容改动较大的，须将原稿清样一并送签发人审定。
第六章 公文管理
第十七条 公文由专门人员统一收发、审核、用印、归档等。 第十八条 各单位、部门应建立健全公文处理的有关制度，确定专人负责公文的收发、归档等工作。
第十九条 学校公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖学校的证明章。
第二十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第二十一条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交党委、校长办公室档案科。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定做好移交、清退。
第七章 附 则
第二十二条 本办法由党委、校长办公室负责解释。
第二十三条 本办法自发文之日起施行。