广告公司内部管理制度实施细则

广告公司为了规范管理，增进各部门之间的合作，同时也为了加强公司劳动纪律的规范，维持正常的工作秩序，根据公司内部管理制度特制定各项实施细则如下：

一、文件的审批程序及管理

告公司为了规范文件审批流程，规范各中心和各部门日常经营管理，也便于公司对各种文件进行统一管理。

一）公司各部门、中心起草的由关业务方面的文件需先填写《文件批复回单》，递交相关领导，相关领导须在规定时间内批复后交相关部门保存。公司各部门、中心起草的需要公司发文的文件需填写好《文件批复回单》后，先递交行政管理中心，由行政管理中心统一递交相关领导审阅，领导回复后，由行政管理中心统一分发。

（二）公司各部门、中心对外签订合同，需填写《合同审批单》，递交相关领导审阅签字后盖章。合同交财务管理中心一管理。

（三）所有文件需要下发各部门、中心、分公司的，在总经理办公会研究决定通过后由行政管理中心统一下发，各部门、中心及分公司签收。

(四)行政管理中心按年度将所有文件分类归档保存。

二、例会制度

（一）业务例会：各部门每周召开一次业务例会（会议时间各部门根据自己部门的情况决定），总结上周工作情况和布臵本周的工作内容，同时形成会议记录交分管副总以及各部门主任处备案。由行政管理中

心负责检查，如无特殊情况会议必须如期开展，若没有按时召开业务例会的部门每次扣罚分管领导200（贰佰）元整，部门主任200（贰佰）元整，副主任100（壹佰）元整，由行政管理中心负责执行。

（二）月度经营分析会：每月8号下午（如遇周末时间顺延至下周星期一）召开部门主任经营分析会，对当月的经营项目、经营成果等情况进行通报，并协调处理各部门之间的相关事宜。由财务管理中心负责准备相关的经营资料，行政管理中心负责召集会议，中干（包括中干）以上的公司人员必须参加，如无故缺席扣罚200（贰佰）元，由行政管理中心负责执行。

（三）总经理办公会：在公司有情况通报、相关重大活动开展、重大决策的情况下由行政管理中心负责召集，会议内容由办公室收集整理会议议题，并提前通报给公司领导层。

（四）员工培训会：每季度举办一次员工培训会，培训规划和内容安排，具体会议组织由办公室负责。

（五）项目论证会：有重大新项目意向时，由部门、分公司提出，应按程序申报获得批准，公司总经理办公会组织公司项目评审小组和项目相关人员召开项目分析论证会，对即将开始的项目进行论证，并把有关资料交行政管理部及财务管理中心备案。

三、车辆的使用及管理：

为了切实加强车辆管理，根据集团车辆实行统一管理条例，新亚公司行政管理中心结合工作实际，对车辆的使用及管理规定如下：

（一）车辆由办公室统一管理、统一调配。在工作时间内，各分公司、部门、中心用车时填写派车单，需提前与办公室联系，根据前后程序先后缓急实行统一调配。

（二）各分公司、部门、中心，需用车时，填写《派车单》说明事由及到达地点，由部门提出，分管领导同意，行政管理中心根据车辆使用情况派车。

（三）根据工作需要，如需到市外或省外时，用车部门（人）要提前一天提出书面申请，由公司总经理审核签字同意，行政管理中心才能派车。

（四）节假日（包括大周末）公司车辆统一封存，车辆必须停集团车库，任何人不得擅自动车。如特殊情况下用车，需书面申请、说明情况，经总经理签字同意，行政管理中心派车。否则罚款500元，出了任何交通事故责任自负，并赔偿全部经济损失。

（五）公司任何人未经同意不得擅自驾驶公司车辆，不得假公济私动用公司车辆，一经发现，行政管理中心将通知财务从本月工资一次性扣500元处罚。

（六）新亚广告公司工作人员未经行政管理中心调派车辆出车，视为出私车，除了重处罚（500元）以外，出了任何车辆事故、人员伤亡后果自负，经济损失自行赔偿。

（七）车辆发生交通事故，须及时报告行政管理中心和公司领导，车辆责任以交通部门出具的《事故责任认定书》为准，负事故全部责任万元以上（包括万元），责任人承担30％经济赔偿。负主要责任，

由责任人承担20％经济赔偿，负次要责任人承担10％经济赔偿。经济赔偿由责任人一次从工资中扣除，工资不够者，累计从工资中扣除，车辆事故不负责任者，责任人不作处罚。

（八）擅自借车或私自出车造成交通伤亡事故等，由借车人自行负责处理，与办公室和公司无任何责任关系。

（九）公司所有驾驶人员执行工作任务时，应严格遵守交通法规，因不遵守交通规则造成违章处罚，均由驾驶人员自行承担责任及违章罚款。

（十）车辆管理人员（车管干部），津贴补助均按集团公司车辆统一管理办法规定补贴。

（十一）驾驶人员驾驶车辆要有职业道德，要爱护公有财产，有责任和义务保管好所驾车辆的一切相关手续、证照、随车所带工具等，同时出车之前检查该车的水和油及电路。公务执行完后按规定停入报业集团地下车库，车辆所产生费用、票据，须先经行政管理中心审核签字、公司领导签字同意即可报销，否则财务不予报销。

（十二）行政管理中心对公司所有车辆全部负责，其中包括维修、车辆年审等，随时保持车况良好。本着励行节约，必须坚持实事求是、

公平、公正的管理原则，合理安排车辆使用，主动接受各分公司、部门中心的监督，在车辆安全和各项费用报销单签上坚持原则、严格把关、励行节约。如行政管理中心在管理工作不力、不负责任、失职等造成不良影响，将从责任人一次扣罚200元。

四、人力资源的管理：

公司力求聘用及培养高素质员工，以求达到公司对员工应具备专业素质的要求。充满朝气蓬勃的企业应不时需要补充新鲜血液。如有职位空缺，首先考虑公司内部的晋升机会。若公司内部没有合适人选，不排除到公司以外招聘员工。

（一）部门招聘申请

1、用人部门或分公司有招聘需求时，部门主任或分公司经理须填写《部门/分公司增补员工申请表》及《招聘职位说明书》，根据审批流程权限规定，经部门或分公司领导预审并报分管领导同意后报行政管理中心审核，在行政管理中心报总经理批准后，发布招聘信息。

2、当员工离职需另填补空缺时，缺员的部门主任或分公司经理必须填报《部门/分公司增补员工申请表》及《招聘职位说明书》时需明确招聘原因，根据审批流程权限规定，经部门或分公司分管领导审批

确认后报行政管理中心，在行政管理中心报总经理批准后，方可办理相关招聘手续。

（二）发布招聘信息

1、为满足招聘的全面需求，行政管理部将根据招聘职位的不同通过如下渠道对外发布招聘信息：专业网站招聘，参加人才现场招聘会，刊登报纸及专业杂志；委托猎头服务等具有针对性的方式。

2、招聘信息内容将根据公司组织结构中的岗位描述，部门或分公司提供的招聘申请表等公布。

（三）录用流程

1、行政管理中心人员负责对经审批同意录用的应征者发放正式《录用通知书》。

2、行政管理中心及分公司负责对被录用的员工进行必要的背景调查(例如履历资料是否真实等)。

3、行政管理中心或分公司负责招聘人员办理录用手续，在新员工到职前，将新员工需要的办公用品购买到位，确定办公座位等。

4、新员工到职后，填写《员工登记表》，并要求新员工提交1寸照片1张，核查无误后行政管理部存档。

5、行政管理部或分公司负责招聘人员为新员工按照规定时间办理各种统筹事宜，包括保险基金的转移迁入、变更手续等以及签订劳动合同。

6、各部门、中心未按流程执行，公司将不与新员工签订劳动合同，该员工的所有费用由所聘部门自行承担。

（四）劳动合同管理

1、公司的劳动合同是根据中华人民共和国劳动法和相关法律制定，员工一经录用均应与公司签署劳动合同，并履行合同规定的权利和责任。

2、劳动合同首签为一年期，试用期包括在内。（劳动合同附后）

3、员工在遇到人事变更、离职或合同到期时，由行政管理部负责进行相应的合同变更、解除、终止或续签。

4、员工入职时应承诺已与原单位解除劳动合同，如因个人隐瞒事实、弄虚作假导致劳动合同纠纷，公司概不负责。

5、公司与员工双方续签劳动合同均应在原合同期满前30天提出续签意见，如双方同意续签，则按照原合同期满日为开始日，续签一年，以次类推。

6、行政管理中心要建立员工档案,将员工的劳动合同,员工登记表,养老保险,医疗保险等分类归档.

（五）员工受聘期间，有下列行为，公司可随时解除合约而无需预先通知：

1、蓄意不服从上级(公司经理和部门领导)工作安排调遣者；

2、严重违反公司规定的规章制度，直接影响公司形象或利益者；

3、欺诈欺骗者；

4、过单或者泄露公司信息等变相过单行为，予以开除。收回过单所得并按过单所得一至五倍处罚。对行为恶劣，给公司带来负面影响严重的，公司将登报开除。

5、对收到客户广告款，次日(节假日顺延)不交财务部者，视为挪用、按帐款10%处罚；滞留三日以上的行为，按帐款20%处罚，对挪用超期或数额较大的，公司将登报开除并移送司法部门。

（六）辞退及离职的相关手续

各部门、中心必须将离职人员姓名提前1个月申报总公司，即将离职的人员必须按《员工离职审批表》完善离职的相关手续才能离开。办公用品须到行政管理中心办理相关交接手续；相关客户资料必须转交部门其他员工，并填好《工作人员调动（辞职）交接流程表》；涉及在财务借款的员工，必须将财务所有借款单全部结算清楚才能离开。辞职人员的工资在交接审核后，将当月工资缓发壹月。

（七）人力资源的管理由行政管理中心负责执行。各中心、部门须严格把关，给公司造成损失，由部门、中心负责人赔偿。

五、劳动纪律的管理：

公司员工的考勤工作由行政管理中心负责组织管理，按月进行统计。员工的出勤情况将作为员工职位晋升、提升工资和奖金发放的重要依据。

（一）本公司规定的正常休息时间为：

1、实行5天工作制，星期一至星期五为工作日。

作息时间：上午 9：00——12：00

下午14：00——17：30 （夏时至为：下午14：30—18：00）

2、星期六、星期天及国家法定节假日为员工的休息日。

（二）公司员工考勤实行打卡制度。

1、员工上下班必须严格遵守作息时间，任何员工不得以任何形式、方法代替他（她）人打卡，如经发现，扣罚当月工资500元。

2、员工上下班必须打卡。忘记打卡的员工当天或第二天，须经部门经理签字证明其按时上班或下班。如果打卡时间处空白，每次扣罚200元。

3、如果员工早上需直接去有关单位办事或在外办事下午不能赶回公司打卡，都需事前把有部门主任和分管领导签字的请假条提前交到行政管理中心，打卡片不能显示打卡时间的,须经部门主任和分管领导签字,否则按相关规定进行处罚。

4、员工请事假、病假、丧假、婚假、产假都必须事前请假，否则按不请假对待。

员工需持有部门主任和分管领导签字的书面请假条交给总经理批阅，经总经理批阅同意后，把领导签字的假条交行政管理中心备案，方才同意假期。

（三）对迟到、早退、旷工、事假的处理：

公司允许每月两次未按时到岗，但时间不能超过10分钟，可视为堵车处理，但必须在卡片上显示时间，超过10分钟同样作为迟到处罚。卡片上必须每天显示上下班时间，如果没有打卡时间一律按30元扣罚。

以公司规定的作息时间为准，凡因私未按时到岗者为迟到。对迟到者的处罚如下：

1、迟到10—20分钟扣20元；21分钟—30分钟扣30元；30分钟以上扣50元。

2、旷工半天，处罚100元。

3、非因公不到工作岗位为旷工。旷工半天扣罚100元，旷工一天扣罚150元。旷工2次扣罚半年奖金（指年终发放部分），矿工4次全年无奖。

（四）行政管理中心要严格执行各项制度，如有徇私舞弊的情况，每次处罚50元。

第二篇：广告公司内部控制3000

一、广告公司实施内部控制的重要意义

对广告公司而言,内部控制具有以下的一些重要意义:一是保护广告公司的企业财物安全,防止和减少财物被人为损坏、浪费、贪污、盗窃、挪用以及不合理使用等。二是增强广告公司的会计资料的真实与可靠,为广告公司决策和改进管理提供准确、翔实的依据;三是有利于广告公司更好地履行国家法律法规,国家制定的一系列法律和规章制度,都要求企业通过建立内部控制制度来落实,广告企业必须主动实施内部控制以履行社会责任和义务;四是保证广告企业的经营效率,有效的内部控制能够合理地对企业内部各个职能部门和人员进行分工,控制、协调和考核,促使其更好地履行职责,确保广告公司经营活动的有序,高效地进行。

二、当前广告公司内部控制存在的问题

(一)内部控制集中在广告公司管理层面较为薄弱

内部控制虽然是由广告公司董事会,管理层和其他人员完成的过程,但在实际执行时,内部控制点主要集中在管理层以下的财务会计系统和业务执行系统,主要控制程序还是限定在管理层之下,针对的还是普通员工,而对于广告公司的高层即董事会与管理层的控制点较少,仅仅限于某些事情的高层授权。因此,内部控制存在高层控制弱作用域。广告公司的内部控制要得到有效实施,公司领导首先要以身作则,重视并且带头执行。

(二)部分高层管理者缺乏风险控制意识

随着市场经济的发展,广告公司间的竞争越来越激烈,为了能够生存,就必须重视可能面临的各种风险。广告公司在经营过程中面临的主要风险有政治风险,自然风险,市场风险、经营风险、财务风险等。有效的内部控制机制可以极大程度地预防经营及财务等风险,并在风险来临时及时应变。然而,许多广告公司的管理层在制定各种经营方针时,往往将形势估计得过于乐观,而很少考虑可能存在的风险,缺乏风险控制意识,未能制定有效的风险管理机制。

(三)组织结构不合理,广告公司的内部审计缺乏独立性

公司要成长就必需有组织与分工。有组织则可以分级授权,有分工则可以相互核查。而广告公司设立的门槛很低,几个人(甚至一个人)有若干客户,就可以拔竿而起、自立门户。同时广告公司又是一种属于不易做大的公司,有个二三十人规模的广告企业,已称得上是“中型企业”了。许多广告公司组织结构设立不规范,大大地制约了其内部控制的有效性。许多广告公司出于节约成本的考虑,一般不设审计部门,或者甚至并入财务部门。广告公司内部审计的主要工作是对内部控制的管理监督和对广告公司内部控制的运行进行评价。内部审计本身就是内部控制系统的重要组成部分,内部审计作为内部控制的再控制,应从第三者的立场上客观公正地对广告的内部控制进行再监督,但由于广告公司的内审部门隶属于管理层,缺乏应有的独立性,无法做出公正的判断和进行有效的监督。内部审计被剥夺了财务审计的权力,其职能主要是经营绩效审计和预算执行情况审计,对财务报告的双重审计监督被弱化为单一的外部审计监督。在大多数广告公司,由于内部审计的地位没有得到保证,内部审计失去独立性,其对内部控制的重要作用也难以发挥。

(四)广告公司内部控制制度执行不力

从目前内部控制的制定与执行效果来看,大多数广告公司都会按照具体情况制定一系列相应的内部控制制度,甚至是严格逐级逐层的制定控制环节和控制点。因此从完备性来讲,已将内部控制从文字上和形式上做到位了。但对内部控制是否有效的执行却存在明显的漏洞,

如无人监督和难以落到实处,造成有章不循,有制度不依,处罚不严。使单位内控制度被明显弱化,内部控制形同虚设。这势必造成整个广告公司管理的无序性和随意性,严重扭曲了内部控制既定目标和应发挥作用的初衷,丧失了它的权威性,更谈不上在有效的执行好内部控制制度的基础上,确保内部控制质量。 三、完善内部控制,增强企业绩效管理的对策

(一)发挥董事会的作用,完善内控环境,营造良好内控文化

广告公司应充分发挥董事会的作用,进一步建立健全公司的内部控制制度,可以要求管理层建立专门的内部审计机构,对内部控制进行适时的评价作为它工作的内容之一,并对董事会直接负责,报告内部控制的执行情况以及它的有效性。规模较小的广告公司董事会可以要求公司的管理层对内部控制相关情况进行定期的汇报,督促管理层对内部控制的重视。广告公司中的每一个人对内部控制制度的执行都负有责任。可以通过对全体员工进行内部控制的培训,这是让员工了解内控最直接有效的方式。不但可以授业解惑,而且可以倾听大家的意见,对内部控制确实不合理的方面或环节,进行及时的修改,确保内部控制的所有环节畅通无阻。同时在培训过程当中,对管理层也是一个很好的督促,让他们也更好的了解在整个内部控制体系当中他们所要做的工作、起的作用和责任是什么。公司还可以制作内部控制手册发给大家,将每项业务涉及到的内控环节和要点一一罗列出来。但需要注意的是,内控手册需要及时更新。

(二)根据广告公司的业务特点完善考核激励机制

激励约束机制既要符合广告公司的业务特点及管理需要,又要随着公司的发展变化而变化。并且要进行民主调查,了解员工对奖惩制度的认知度和态度,取得他们的理解和支持这样在执行过程中就会取得事半功倍的效果。广告公司考核激励机制需要与其业务特点相结合,这不仅与选定的考核变量有关,而且还要根据公司的实际情况制定适宜的变量权数,只有合理的变量考量和权数的分配相结合,才能相对公平的评价每位员工的价值,才能真正调动其工作的积极性。广告公司要注意增强员工的归属感和责任感,通过建立合理的薪酬分配机制将薪酬和晋级机会与工作绩效、专业水平挂钩。除货币资金补偿外,还应给以人情上的关怀使其对公司以及公司的管理者产生感情上的纽带。心甘情愿地把自己的发展与公司的发展紧密地联系在一起。

(三)加强预算管理,并强调其时效性

广告业务从开始的提案阶段到最后收回款项结束一般持续时间较长,在业务的全过程,业务内容和金额有可能会发生较大的变化,针对这个特性,在内部控制上可以采用预算书的方式进行管理。通过经多层审批的预算书对项目的整体情况进行事前,事中,事后的管理。一旦由于种种原因项目的整体或某个环节的预算发生变动,在第一时间需要进行预算书的修订,并且注明预算变化的原因,重新履行审核批准手续。财务部门要根据审批后的预算书上对应的公司和金额予以支付项目款。及时性对于预算来说也是很重要的要求。这一点可以通过对业务管理人员的督促加以改善,通过财务部门的付款环节加以约束,从而保证预算时效性的要求。

(四)进一步规范岗位设置

从长远角度讲,广告公司在发展到一定阶段或规模时。需要考虑把广告营业人员和广告制作人员进行分离。分别由不同的人跟广告主和供应商进行沟通及合作:由营业人员按照广告主的广告诉求进行提案,项目承接下来后,再转交由制作人员进行承制,制作人员再按照项目的需要选定供应商。但是供应商提供的服务或产品的质量要由营业人员进行验收,并要求制作人员在营业人员承接下来的预算范围内完成任务,同时还要达到公司预定的平均利润率

的要求。在对供应商进行付款前,营业人员对供应商提供的服务或产品的质量进行验收,并把验收单传递至财务部门,作为对供应商付款的必备条件。对供应商的付款时间也要征得营业人员同意后,才能办理下一步的付款审批手续。这样在未从广告主回收项目款项之前,可以掌控对供应商的付款时间,缓解广告公司资金上的压力。并且对供应商的初步选择,对供应商的付款周期、并且对项目的整体预算可以进行内部牵制,减少购销一条龙的操作方式中个别业务人员权力过于集中,可以有较大空间调控项目成本的可能,而项目组以外的人员很难介入对其约束的不利状况。

四、结束语

全球经济不景气的大环境下,不少广告公司的业务量发生萎缩,生存出现危机。广告公司的企业管理层到一般员工,有必要提高对内部控制建设的思想认识,制定出一套切实可行的内部管理制度并切实执行,从各个方面来增强企业绩效管理。