知识库·邮件常识
关于书写邮件的若干注意事项
一、 如何区分写邮件时的收件人、抄送人、密件抄送？
1. “收件人”指的是你邮件的主要接收人，也就是和事件直接关联的人，收件人不一
定就是领导。越高级别的领导越少出现在收件人序列，除非你投诉其他人员。
2. “抄送人”指的是你邮件的另外接收人，是和事件有一定关系的人。抄送人可以认
真、也可以大致浏览邮件，对邮件本身不承担责任。
3. “密送人”指的是你邮件的特殊接收人，是你不希望收件人和抄送人看到的人。特
别是给客户写邮件时，公司内的项目无关的人员（无论是普通员工还是各级领导）禁止出现在收件人或者抄送人里面。
二、 “密送人”的特殊用途
所有“收件人”、“抄送人”和“密送人”都能够看到其他“收件人”和“抄送人”的地址，而看不到“密送人”的地址，每个“密送人”之间也不能相互看到地址。所以，“密送”的作用就是：在你发邮件时，对一些特殊的收件人的地址进行保密，不让“收件人”和“抄送人”知道你还给哪些人发了邮件。
三、 指定邮件接收人的注意事项
1. 收件人
(1) 给客户发送邮件时，收件人一般是直接办事人员。
(2) 内部发送邮件时，收件人一般是给你办事的人员。例如：需求专员、开发人员
等。
2. 抄送人
(1) 给客户发送邮件时，抄送人一般是收件人的主管或者领导，也可以是收件人的
并列相关的部门的人员。例如给自营部门的邮件可能需要抄送给信息部门。
(2) 内部发送邮件时，抄送人一般是事件关联、但又不是直接干系的“公开”的成
员。
3. 密件抄送
(1) 自己的直接领导、主管领导
(2) 自己的团队的其他成员
四、 撰写信件内容的注意事项
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1. “标题”要明确且具描述性
电子邮件一定要注明标题，因为大部分邮件接收人是按照邮件标题分类来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。
2. 书写格式应清晰、易读
邮件的正文是有一定格式的，就像写信一样。禁止一气呵成，搞成连衣裙。收件人很难阅读这种邮件，如果写邮件的人再搞一点错别字，就更难于阅读和辨别。以一般的中文信件撰写而言，一行最好维持不要超过50个汉字，并以Enter键结束每一行文字。
3. 注意邮件正文的质量
时代发展了，纸质的信件越来越少，取而代之的是电子邮件。因此电子邮件是比较正式的办公、交往的文字载体。由于电子邮件的特点，它既可以被转发，在网上传播，又可以被打印，作为档案被永久保存下来。因此，在撰写邮件正文时应字斟句酌，以免他日落人笑柄。
五、 书写邮件的常见错误或者现象
1. 电子邮件应当认真撰写
向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不
尊重对方，也不尊重自己的。
2. 邮件没有主题或主题不明确
一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。
3. 邮件正文中有错别字
一封邮件本身的内容就要简洁、明了，尽量不要用生僻字、异体字。如果出现错别字不但会造成收件人的误解而且还会闹不必要的笑话。
4. 使用的字体不一致
邮件字体格式统一设置为新宋体、10号字，但是如果内容是从其它地方复制过来的，字体就会不一致，因此在发邮件的过程中，需要仔细检查。
5. 各类收件人使用不当
各类收件人的区分在前面已有介绍，如果使用不当，会造成不知道谁才是正确的接收人，应当避免这种情况发生。
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6. 邮件内容不简洁
网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。
7. 邮件内容不整齐
撰写邮件时要注意不要一行内容写到头，应当正确使用“Enter”键，这样可
以避免看邮件时费力。
8. 正文语言不流畅
电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。引用资料时，则最好标明出处，
以便收件人核对。
9. 签名不正确
不同的发件人要设置不同的邮件签名，签名就好象名片，可以让收件人对你有一个大致的了解，应该避免没有签名或是签名不正确的邮件发出。
10. 要确认邮件有没有发送成功
邮件并不是点了发送就算完成了，有时候网络故障或是服务器故障，会造成邮件存在发件箱而未发出去的现象，因此要在已发送里面确认邮件有没有发送成功。或者可以暗送一份给自己看能否收到。
11. 要设置邮件回执
设置邮件回执，就可以确认邮件发出去之后对方有没有收到。
12. 要避免滥用电子邮件
在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。因此，不要轻易向他人乱发电
子邮件。
六、 客户服务中心员工最常见的10种邮件种类的收件人、抄送人、密送人的书写实例
1. 投诉信
收件人：一般是你要投诉对象的直接领导或上级领导
抄送人：可以抄送给你要投诉对象的上级领导或公司领导
密送人：根据情况，可以暗送给自己的直接领导或上司
2. 感谢信
收件人：一般是你要感谢对象的直接领导或上级领导
抄送人：可以抄送给你要感谢对象的上级领导或公司领导
密送人：根据情况，可以暗送给自己的直接领导或上司
3. 通知
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通知一般以部门名义或公司名义发出，但也有以个人名义发出，具有公开性
收件人：一般是部门或公司全体员工
抄送人：一般是其它部门领导或公司领导
密送人：既然通知具有公开性，密送人就不需要填写
4. 项目会议纪要
收件人：一般是指定的项目专员
抄送人：可以抄送给主持会议或参加会议的领导
禁止抄送给与项目无直接关系的部门领导、公司领导
密送人：根据情况，可以暗送给组内的同事、直接领导或关注该项目的有关领导
5. 晨会纪要
收件人：一般是指定的部门邮箱或专员
抄送人：可以抄送给主持会议或参加会议的全体人员
密送人：根据情况，一般不需要填写
6. 周报
收件人：一般是指定的部门邮箱或专员
抄送人：可以抄送给所在部门或小组的领导
密送人：根据情况，一般不需要填写
7. 培训计划
收件人：一般是发送给需要培训的所有人员
抄送人：可以抄送给需要培训人员所在部门的领导或公司领导
密送人：根据情况，一般不需要填写
8. 日常维护申请
收件人：一般是指定的部门邮箱或专员
抄送人：可以抄送给所在部门或小组的领导
密送人：根据情况，一般不需要填写
9. 邀请信
收件人：一般是发送给需要邀请的一个或多个人的邮箱
抄送人：可以抄送给自己所在的部门或小组的领导
密送人：根据情况，特殊情况下可以使用
10. 建议书
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收件人：一般是发送给需要提建议的某人或某部门的邮箱
抄送人：可以抄送给自己所在部门或小组的领导
密送人：根据情况，特殊情况下可以使用
上海铭创软件技术有限公司 第 5 页/共 5 页 《全文完》
第二篇：企业公司邮件书写注意事项
企业公司邮件书写注意事项
关于主题
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1. 一定不要空白标题，这是最失礼的。
2. 标题要简短，不宜过长，不要让outlook用~~~才能显示完你的标题。
3. 最好写上来自***公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”。
5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。
6. 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*、！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
8. 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候
1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“X先生”、“小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自已的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear XXX”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行项格写。
2. Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待
正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自已的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐憎。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自已的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论比须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训。
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不过长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自已态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开，如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自已仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8. 不要动不动使用：）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻，Business Email不是你的情书，所以：）之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5. 如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用
6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送
语言的选择和汉字编码
1. 只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4. 选择便于阅读的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。
这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。 结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1. 签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2. 不要只用一个签名档
对内，对私，对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。对于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选
择比正文字体小一些。
回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下、往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出相应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3. 回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5. 要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了
如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发
送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前，要三思而行！
6. 主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
正确使用发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）
1. To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以响应。
2. 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC
的人有建议，当然可以回Email。
3. 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。
4. TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到
低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象！
5. 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
6. 转发邮件要突出信息
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接班人。
如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
不发送垃圾邮件或者附加特殊连接。