集团客户会议接待方案

第一部分：会议类别

第二部分：会议物料配备

第三部分：会议各项预定标准

第四部分：会议操作工作流程

第五部分：接待工作操作执行

第六部分：《接待计划实施表》模板

第七部分：短信发送模板

第一部分：会议类别

第二部分：会议物料配备

一、会议物料配备

（一）宣传物料布置清单

1、机场接机物料布置

接机牌

接待区（接待桌、接待台卡、桌花、欢迎牌）

机场贵宾室（欢迎牌易拉宝2个、引导牌）

2、酒店物料

     酒店外围布置（罗马旗、会议迎宾立牌、条幅、拱门\空飘\气柱、引导牌）

酒店接待处（接待处欢迎背景展板、接待桌2张、接待台卡1、桌花1盆）

     会议室布置（会议主题背景板、条幅、展区设计、演讲台、演讲台花、嘉宾台卡、排插、麦克风、投影仪）

     导示牌（会议室、会务组导示牌、方向导示牌等）

（二）嘉宾高级套房房间物料

    房卡套、 高档洗漱包、台湾水果、插花、厦门特产（馅饼、茯苓糕等）、泡面、红牛、王老吉饮料、雪茄、茶叶，扑克牌、茶盘、茶具、欢迎品偿台卡、欢迎卡

（三）会议材料

     会议材料准备（代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、U盘、回执单、会场坐位示意图）

（四）会议辅助人员配备

客服经理、速记员、主持人、礼仪小姐

（五）车辆

车辆通行证、车上CD、饮用水

（六）菜单

   早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排

（七）晚宴

餐厅布置（晚宴主题背景板、餐牌）

节目表演（舞狮、提线木偶等厦门特色表演）

灯光、音响、酒水饮料

菜单、桌次安排、排桌座位表

（八）会务组

办公设备（A3、A4打印机、复印机等）

办公用品（笔、笔记本）

设施 （排插、无线网络等）

第三部分：会议各项预定标准

一、车辆使用标准

二、酒店预定标准

三、房间安排标准

四、花果赠送标准

五、用餐标准

六、酒水配制标准

七、会场布置标准

八、会场服务标准

九、娱乐活动安排标准

十、礼品赠送标准

第四部分：会议操作工作流程

一、接待工作启动阶段

（一）接收接待信息、落实接待任务

1、接收接待文件或领导审批单确认接待任务，包括：OA文件，邮件，呈批件等；

2、室经理或会议接待组组长确定接待负责人；

（二）确认来访人员类别

1、内部接待分为四类：

2、外部接待包括：

地方党政军机关、同行企业、相关合作单位、涉外公司人员等，根据领导要求安排接待工作。

3.接待负责人前期工作准备：

3、接待负责人检查来访联系函关于来访带队领导、人数、目的、时间、带队领导职务、联系人电话的信息是否齐全；

4、三类及以上接待由组长发送接待信息至公司领导等相关人员通告此次接待。短信模板如下：

   （*****移动一行*人将于*月*日—*月*日由***领导带队，来我司进行**方面交流。接待负责人：***电话******）

二、接待工作计划阶段

（一）车辆预定

1、提前一个工作日进行车辆预定及确认信息

2、接送行安排

2.1接送机：

① 接待一类和二类人员：预定贵宾厅，布置欢迎水果及小食。根据航班信息，预定对应机楼的厅房。将房间号短信发至接机相关人员。

② 接待三类人员，若无领导前往机场接机，则可传真接机单至机场贵宾厅，协助接机安排。并详细列明客人联系方式及接机司机电话。

③ 接待四类人员，无须安排全球通贵宾厅，提前向客人发送接送机车辆安排信息，由客人直接与司机联系。

④ 送别一类和二类人员：预定贵宾厅，并将客人送至安检口；

⑤ 送别三类人员：预定贵宾厅，并将客人送至安检口；

⑥ 送别四类人员：直接送至旅客离酒店大厅即可。

2.2其他交通工具（包括火车，汽车）：

① 直接与客人联系并约好地点迎接，若客人直接乘坐汽车前往，可联系客人在出站口迎接，带至目的地。

（二）住宿安排

    房费由厦门公司承担时提前领取房卡，并在房卡上标注客人姓名。

（三）用餐安排

    接待一类二类客人，结合南北口味，安排用餐，关注民族饮食文化，如有回族客人，安排清真菜式；

（四）交流会场安排

根据人数、参会人员类别预定会场

（五）赠送礼品安排

     综合部安排赠送交流礼品，经向部门领导请示后安排赠送礼品。

二、制作《接待计划实施表》

（一）预定结束后，于半个工作日内制作《接待计划实施表》包括：接待日程、礼品安排、车辆安排、活动安排等。（模板见第六部分:《接待计划实施表》模板）

（二）一类和二类接待日程表交由综合部总经理检查，公司领导关注的接待应将信息直接汇报给各领导。

 三类接待日程表交由室经理检查。

 四类接待日程表交由组长检查。

第五部分：接待工作操作执行

一、各项接待工作执行

（一）车辆

1、接待一二类人员按以下标准执行：

① 接待负责人提前一至两个工作日预定车辆，保证接待车辆种类和数量，包括高级轿车、中巴车、商务车等，检查车况并确保司机熟悉路线，否则安排司机提前踩点。

② 接待负责人提前至少半个小时到达客人即将出现的场所，包括机场贵宾厅、酒店、餐厅、会议厅及各活动场所，安排并落实各细节，确保接待工作的顺利开展。

③ 车辆全程参加接待工作，并协助接待负责人顺利开展工作。

2、接待三四类人员按以下标准执行：

2.1接机：

接待一类和二类人员按以下标准实施：

① 提前1天向客人发送欢迎短信。包括：厦门天气、接站人员联系电话、接机地点内容等信息。短信模板如下：

欢迎您到福建省厦门市参加****会议，*月*日厦门天气（ ），气温（ ），预计会议期间天气将以（ ）为主。我们在厦门高崎机场到达层设立了接待台，请您到达后与您的客户经理XXX联系，电话：13XXXXXXXXX。祝您此行愉快！

② 接待负责人全程陪同。接待负责人及时将航班信息传达至相关领导，落实接机领导行程及使用车辆。根据领导级别及人数安排车辆，一二类领导使用高级轿车，其他人员1～5人使用一部商务车，同一航班6～19人使用一辆中巴。如果客人携带较多行李，亦可灵活处理。

③ 接待负责人提前40分钟与客人联系，再次确认航班号、起飞时间、人数、并知会对方联系人在到达后，打开手机以便联系。

④落实接机车辆，确保司机熟悉机场至目的地的路线；

⑤接到客人后确认用餐或前往下一目的地的集中出发时间、地点。

⑥如果航班密集，接机司机较多，合理安排司机插空分批用餐。

三四类接送标准

① 提前1天向客人发送欢迎短信。包括：厦门天气、接机地点、接机司机联系电话内容等信息。

②接待负责人提前40分钟与客人联系，再次确认航班号、起飞时间、人数、并知会对方联系人在到达后，打开手机以便联系。

2.2送别

① 送别一类和二类人员：预定贵宾厅，并送至安检口，提前确定客人返程时间，向客人发送欢送短信和所到达城市天气情况。短信模板如下：

   中国移动**会议取得圆满成功，我们很荣幸能为您服务，希望此次会议给您留下美好的印象，您所到达城市的天气气温为**度，祝您一路平安！

② 送别三类人员：预定贵宾厅，确定客人返程时间，提前向客人发送欢送短信。

③ 送别四类人员：直接送至酒店大厅即可。

2.3其他交通工具（包括火车，汽车）：

① 直接与客人联系并约好地点迎接，若客人直接乘坐汽车前往，可联系客人在出站口迎接，带至目的地。

② 送别来访客人：送至各种交通工具的处，若省级客人驾车离开，不熟悉路况则安排带路员，将客人则送至高速路收费处。

（二）住宿

1、房费由厦门公司承担时提前领取房卡，并在房卡上标注客人姓名。

① 在领取一类和二类人员房卡后，接待人员应检查房卡、鲜花和水果，并安排饮料、茶叶茶杯套装、洗涮套装、 欢迎卡及礼品放置于房间内；

② 客人签到后，向客人发放或提前在客人房间放置会议资料袋（包括：代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、U盘、回执单、会场坐位示意图等）。

③ 接待人员及时引导客人填写回执单，以便提前为客人安排返程航班。

④ 关注领导个性化需求，及时做出调整。

⑤ 适时为客人发送天气预报、会议信息等服务短信。短信模版如下：

 温馨提示：明日天气（），气温（），会议将于明日**：**开始，地点在酒店**楼**厅进行。祝您愉快！

⑥提前与酒店交待客人早晨叫醒时间，由酒店统一以座机电话形式为客人提供叫醒服务。

2、 房费不由厦门公司承担时

① 客人自付费时，征询客人意见及具体需求，代为预订协议酒店，并在接待客人后带领或指引客人到酒店前台办理手续；

② 集团公司或省公司付费时，询问联络人确定各项操作标准。

（三）用餐

1、根据接待级别及用餐标准，结合闽南风味合理制订菜单。

①接待一二和三类人员时：在会议和接待进行时即可提前半小时先到餐厅摆放制作好的用餐名字牌、菜单，并检查主位餐布花摆放。主位一般确定在正对门口或电视的位置，具体根据餐厅布局而定。用餐名牌摆放顺序，以主位为中心，按右左右左次序摆放。

②接待四类人员时：无公司领导出席的宴会，可不安排菜单等物资。

③引领客人和相关接待人员到餐厅，大部分用餐人员到位后知会起菜。

④客人用餐时，实时关注上菜情况，确保围餐顺畅进行。

⑤待客人用主食时，通知驾驶员到位，并处理结帐事宜。

⑥工作人员用餐标准为30－50元/人。

⑦除用餐地点比较偏僻，车程10分钟内无法抵达的其他餐厅，可安排司机用餐，标准为30元以内/人；正常市区内用餐不安排司机用餐。

⑧适时为客人发送用餐及会议提示服务短信。短信模版如下：

短信一：

尊敬的来宾：早上好！请您于**：**之前到酒店*楼自助餐餐厅用早餐，会议将于**：**开始，地点在酒店*楼**厅，请您提前到会，并将手机调为震动或关机状态。谢谢！

短信二：

尊敬的来宾：您好！请您到*楼**厅享用丰盛的午餐，**会议将于下午**：**召开，地点在*楼**厅进行，请准时参加，祝您愉快！

短信三：尊贵的来宾，您好！感谢您参加****大会！会议结束后，请您于**：**-**：前往***楼**厅参加***晚宴，届时将有民乐表演、舞狮、提线木偶、祝酒歌等节目表演！衷心感谢您的莅临，并祝用餐愉快！

短信四：温馨提示：厦门明日天气（），气温（），祝您愉快！

（四）会场

1、提前检查会场是否连接上足够的插座，保证每一个座位上都可以连接上电源。

2、会场内如需无线上网，提前通知IT人员进行连接，保证网络流畅。

3、确认是否需要使用投影，提前检查投影设备并通知相关人员提前至会场连接电脑。

4、客人到达前至少1小时检查会场。落实各项安排是否按计划实施。

5、二类以上接待，广告公司制作X展架――内容如下：

热烈欢迎XX公司XXX（副）总经理一行莅临中国移动福建公司厦门分公司视察指导工作！

6、主位一般确定在第一排座位的中心，会场名字牌摆放顺序，以主位为中心，按左右左右次序摆放。

7、提醒会场接待人员，每隔15-20分钟提供一次茶水服务。

（五）迎接方式

1、客人单独前往公司时与客人保持联系，到一楼大堂迎接；

2、带领客人前往公司时出发前通知领导及对口部门交流人员到位。

3、通知摄影师提前15分钟到达会议地点，并按接待人员指示在大堂迎接或会场内拍照。

4、一二类和三类（公司领导出席）接待，接待负责人需亲自前往酒店迎接客人，并在出发前往交流会场时，通知大堂迎接人员，以便大堂接待人员通知所有参加会议人员。即将到达大堂时再提前2分钟通知大堂迎接人员。

5、三类（无公司领导出席）和四类接待，若无接待人员亲自到酒店迎接，则由司机在出发前往交流会场时通知接待人员，并在即将到达目的地时提前2分钟通知接待负责人。

6、有公司领导出席的交流会议，接待人员需全程在会场外值班，并站在显眼处。

7、如遇公司领导临时参加或缺席的项目，应紧急通知会议项目负责人，由负责人上报室经理或综合部总经理，并在之后的接待环节及时做出更改。

（六）娱乐活动

1、一二类人员及公司领导陪同的外出活动，接待负责人须全程陪同，至活动结束送领导回酒店后方可离开。其他人员外出活动，视情况安排即可，如接待相关部门领导提出需要接待负责人陪同，接待负责人则全程陪同。

2、各项娱乐活动须提前预定好，出行前确保司机熟悉目的地及路线。

（七）礼品：

1、外省领导来厦，原则上赠送具有厦门特色的礼品。

2、根据领导喜好挑选适合的礼品。

3、如需赠送存在保质期的礼品，务必注意礼品有无过期现象。

4、赠送礼品的摆放放置

①只安排会议交流时，将礼品放置于会议室门旁。

②会议后有参观项目或用餐安排的，放置于车上。

③如遇接待上级重要领导，需在客人入住前或离店前将礼品做好标签放置于客房中显眼处，如书桌、床头柜。

二、各项接待工作监督

（一）会议督导确立标准：

1、接待一二类人员由项目负责人制定接待安排表后，向领导汇报细节并由室经理监督完成；接待三四类人员由项目负责人制定接待安排表后，需向室经理汇报，并由室经理督导全程监督完成接待工作。

（二）督导执行流程：

1、用餐：

① 负责人核定菜单后，交由督导确认，确认后方可联系酒家预定各项菜式；

② 用餐前，检查名字牌、纸巾盒、菜单、主位餐布花等摆放是否正确；

③ 用餐前，检查所带酒水是否充足；

2、会场：

① 检查会场桌面是否整洁、纸笔鲜花和名字牌排序是否摆放正确。

② 检查会场是否已经连接上足够的插座。

③ 需要无线上网的会场，检查会场内网络是否流畅。

④ 检查电脑和投影设备是否连接妥当。

⑤ 检查广告公司制作的会场路线指引牌是否正确、指引清晰。

3、礼品：接待负责人在接待前期提议礼品安排，上报领导确认方可执行；

（三）督导人员职责

1、通过协助项目负责人做好各项目的服务工作，在项目开始前，充分掌握本次接待或会议的各种信息，检查接待或会议工作是否准备恰当，确保该项目得以顺利开展；

2、在项目进行时，项目督导在每个环节开始前需提醒项目负责人，检查所有安排工作，确认所有细节信息，并与负责人保持及时的沟通；

3、在项目进行时，项目督导可以不亲自跟进该项目，但是当人手紧缺或接待升级时，需要及时补位，确保各环节顺利进行；

4、在项目结束后，与项目负责人对当天的流程进行总结，并梳理第二天的各项安排。若为重要接待，在确认所有信息无误后，督促负责人短信或电话的形式向室经理、综合部领导等汇报情况。

五、总结

1、 在项目负责人结束接待活动后，如实填写《接待计划实施表》实际费用一栏。

2、 将会议文件、《接待计划实施表》交于报帐员存档。

3、 如有接待负责人在接待过程中垫付了现金，将发票粘贴好并出示消费清单，写明原因，交于报帐员处。

4、 收到广告公司拍摄的摄影/摄像资料之后，检查其内容无误后交于音像资料管理员。

5、 将物资（酒楼剩余酒水、会场剩余矿泉水等）及时运送回公司整理入库。

第六部分：《接待计划实施表》模板

 第七部分：短信发送模板

第二篇：会议接待流程方案

会议接待流程方案

一、会前服务

1、与会议主办方洽谈会议初步方案。

2、我中心为会议主办方提供会议报价：

（1） 前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。

（2） 会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。

（3） 机场、火车站接站安排。

（4） 酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。

（5） 会议流程方案。

（6）会后旅游行程安排。

3、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。

4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。

5、会议展板、展架、横幅的制作。

6、会议各种用品的运输、托运工作。

二：会中服务

1：会务组：会务组工作人员的工作安排和分工要求。 2：机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。

3：酒店接待：会议室欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。 4：酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、登记返程机票、火车票、会后旅游登记、收取会议费等。 5：会议住宿：客人入住房间后的确认，询问是否有特殊要求。 6：会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮

等。

7：会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品。 8：会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认 9：会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 10：会议留影：会议代表合影留念及摄像服务。

三：会后旅游：旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。 四：会后服务

1：结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐

2：资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。

会议接待方案

一：我公司在承办会议方面积累了丰富的实际工作和实际操作经验，以自己票务方面独有的优势，使您的会议工作轻松便捷、有条不紊；使您可以更专心自己的工作，不必为会议的琐事而分心劳神，而且还会将会议举办得更加圆滿和精彩，取得意想不到的收获！ 会议策划简介：

1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。

2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台

等）以及各种设备的摆放。

3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。

4、礼品策划、设计、样品提供和制作。

5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。

6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。

7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。

8、提供会议所需各类信息。

9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。

10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。

12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。

13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。

14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。

会议接待程序：

1、 我们倡导商务会议的全新概念，积极为合作客户提供最高效、优质、周到的服务，可以根据客户需求，灵活安排会议规模、费用，提

供活动整体策划方案，以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。

2、 我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择，为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置，为客户提供相应的媒体支持。

3、会议期间，会根据客户的需求，在会议举办地进行媒体宣传，灵活操作，使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。

4、我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场地点，并提前为您预约。

5、我们将为您提当地大酒店3－7优惠价格的预定服务，并完全考虑您的要求，为您推荐适合您需要的酒店以及楼层。

6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员，与各星级酒店都有协议关系，可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。

7、无论在当地哪里举办会议，我们都会有专业人员24小时为您服务，包括从开始的预定酒店到最后订票送站，我们会根据您的要求精心策划、落实、负责到底。

8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的设计、生产一条龙服务，我们将根据会议的具体需求设计印刷品或纪念品的样式、内容、选择图案等，为您的印刷品或纪念品指定专门的厂家印刷以及生产，并将根据您的需求，提前把印刷品或纪念品送到会场或指定位置。