办公邮件行文及处理规范
为规范公司内部办公邮件往来﹑提高办公效率,特制定本办法:
1、发送、抄送、群发规定
1.1、部门内工作邮件,以“收件人”发送至相关人员,如有必要,“抄送”部门经理;
1.2、跨部门工作邮件,以“收件人”发送至对方部门直接责任人,“抄送”本部门对应人员或部门经理,如有必要,“抄送”对方部门经理;
1.3、越级发送邮件,因工作需要向本部门上级主管总经理/主管总裁发送工作邮件时,应首先征得本部门经理的同意,并在发送邮件时“抄送”本部门经理;
1.4、“收件人”应为邮件涉及内容的直接责任人(严禁“收件人”含糊不清或数量众多,不知由谁负责),“抄送”应为需知晓邮件内容的涉及部门的部门经理或具体办事人员(严禁“抄送”无关人员或非直接相关人员);其他人员如需知晓邮件内容由收件人或被抄送人转发;
1.5、向全公司群发邮件需经过部门主管总经理批准后,提交信息技术部统一发送。(部门内、跨部门群发规定请见本节1、2条)
2、邮件审批规定
各级主管对需要给出审批意见的邮件应遵循如下方式进行批示:
2.1、请示汇报类邮件的批示,应以“同意”、“原则同意+补充意见”、“不同意+修改意见”、“坚决不同意+反对意见+处理建议”其中之一明确回复;
2.2、建议类邮件的批示,应以“参阅”、“阅处”、“即办”之一进行回复、转发。 各项批示意见含义如下:
参阅:不需办理,了解皆可,不必对“发件人”进行结果反馈。
阅处:邮件涉及事项不需“发件人”直接决定或表示意见,交由“收件人”了解情况、决定处理方案并安排办理的事项。“发件人”未在明确要求反馈结果的,可不反馈。
即办:马上处理。邮件中已有明确处理方案的按审批意见立刻办理,无明确处理方案的,“收件人”应在与“发件人”沟通后立即处理,并在完成后对“发件人”进行结果反馈。
3、邮件内容要求
文字:简练、准确;
内容:结构清晰、重点突出、方便阅读,避免冗长邮件;
重要、正式邮件还应注意页面整洁,字体大小统一,以方便收件人阅读、处理。
第二篇:公司办公行文管理规定
办公行文管理规定
为加强办公行文管理,形成系统的行文格式,保持办公行文的统一性,特制定本规定。
一、制文范围:
1、以公司名义对外发出的公文。主要包括相关单位的请示及申请。
2、公司内部行文。主要包括公司内部决议、决定、规定、请示、批复、报告、通知、通报、会议纪要、协议、合同、函等。
二、制文要求:
1、以公司名义拟制的公文,须经总经理批示同意。
2、凡涉及公司机密的公文,应在拟文时注明,并在送审、印发过程中采取相应保密措施,保证公文安全。
3、紧急公文应当根据紧急程度标明“特急”、“急件”。
4、发文机关标示应当使用发文机关全称或规范化简称。
5、发文字号由机关代字、年份、序号组成。以公司名义印发的公文,由行政部负责统一编号。机关代字一般由发文机关代字和发文主办文件的部门代字组成。以公司名义印发的上行文,发文字号为联纵涂镀板[20**]*号;以公司名义印发的平行、下行文,机关代字应包括“联纵涂镀板”和主办文件部门代字,如行政部起草的文件发文字号为“联纵涂镀板行政[20**]*号”,财务部起草的文件为“联纵涂镀板财务[20**]*号”;以公司名义印发的信函式公文,发文字号为“联纵涂镀板函[20**]*号”
6、请示、报告等上行文应当注明签发人姓名。
7、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用加标点符号。
8、主送机关指主要的受理机关,应当使用全称或者规范简称。以公司名义下发全公司的公文,主送机关统称为:各部门。
9、公文如有附件,应当标明附件顺序和名称。
10、公文除会议纪要外,应当加盖公章。
11、成文日期以负责人签发日期为准。
12、公文应当标注主题词。
13、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
三、发文办理
1、发文办理是指以单位名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等过程。
以公司名义印发的公文制作流转程序主要包括:主办单位拟稿、行政部登记审核、公司领导审批签发、行政办排印样稿、拟稿单位校对、行政部印刷、加盖印章、拟稿单位分发。
2、草拟以公司名义印发的公文,拟稿单位应按要求填写“联纵涂镀板发文稿纸”相关内容,连同按公文规范格式打印的文稿和公文电子稿一并送行政部,由行政部按程序办理。
3、公司所属各单位拟制的以公司名义印发的公文送公司领导签发前,由行政部审核。
4、公司发文内容如涉及多个部门,应事先会签,会签部门必须明确签署意见或表明态度。
5、公文正式印制前,行政办应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范。
四、收文办理
1、收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
流转程序主要包括:签收、登记、行政办按分工送公司领导、公司领导批办、相关部门承办、综合办公室催办、反馈执行信息等。
2、收到公文,行政部负责人提出拟办意见,送公司领导批办。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。
3、承办单位收到交办的公文应及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应按时限办理,确有困难的,应当予以说明。
五、公文管理
1、公文由专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁。
2、公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。
3、公文办理完毕后,应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
4、不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经行政办负责人批准,可以销毁。
本规定由行政部负责解释
本规定自 年 月 日起施行。