公安行政公文写作知识

公安行政公文写作知识

第一部分 绪 论

第一章 公文的概念和分类

一、公用文的概念

公安文书是公用文书的一部分，公用文书是文书的一部分，文书又是应用文的同义词。

应用文是人们在工作、学习和生活中经常使用的，内容真实、准确，表述平实、具体，语言庄重、简约，结构稳定、划一，格式依法制作或约定俗成的，为处理公、私事务服务的，多数篇幅较短小的一大类实用性文字材料。为公服务的称公用应用文，简称公文，为私服务的称私用应用文。

二、文书的概念

（一）担任文书的专职人员。

（二）各类公用和私用文字材料的通称。

三、公用文书的概念

公用文书是各级国家行政机关和企事业单位在行政、后勤事务管理或多项业务管理工作中撰制的内容真实，表述平实，语言庄重，结构稳定和格式规范的公用文字材料。公用文书是行政机关办公处事的重要工具。

公用文书包括三大部分：公用行政文书、公用事务文书和公用业务文书。

四、公安文书的概念

公安文书是各级公安机关在从事行政管理、事务管理和业务管理工作，依法撰制的内容真实、表述平实、语言庄重、结构稳定和格式规范的，又具有极强的政策性、法律性和强制性的公务文字的材料。

五、公安文书的种类

（一）公安文书是文书的一部分

（二）公安文书的三大类及其文类文种

公安文书包括行政、事务、业务三大部分或三大类别。公安行政、事务文书是处理公安机关非业务工作的，又称一般公安文书；公安业务文书是处理公安机关业务工作的，又称特殊公安文书。

1、公安行政文书的文种。按照《北京市公安局公文审核处理办法》（京公办字[2003]340号）的规定，北京市公安局行政公文种类主要包括：命令、决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

公安行政文书其他常用的文体有简报、计划、总结、安排、规定、办法、调查报告等。

2、公安事务文书文类文种。（略）

3、公安业务文书文类文种。（略）

六、公安行政文书分类

（一）从行文关系即从流向分：下行文、上行文、平行文。

（二）从收、发情况分：

1、发出的：简称“发文”。

2、收入的：简称“收文”。

3、内部的：简称“内部文书”，只在本机关各职能部门间起沟通、联系作用。

（三）从作用分：

1、指令性的，如嘉奖令、指示等。

2、报请性的，如报告、请示等。

3、周知性的，如通知、布告等。

4、规定性的，如办法、条例等。

（四）从密级分：

1、无密级的。2、秘密的。3、机密的。4、绝密的。

（五）其他分类：

1、从发文机关的性质可分为党务性的和非党务性的。

2、从办事缓急程度可分为平行、急件、特急件。

3、按文头有无可分为红头的、黑头的、无文头的。

第二章 公安文书的特点和作用

一、公安文书的特点

（一）鲜明的政治性和法定的权威性。

（二）制定和发布的法定性。

（三）特定的格式规定。

（四）语言的庄重、朴实、准确、精练。

二、公安文书的作用

（一）领导与指导作用。

（二）规范约束作用。

（三）公务联系作用。

（四）凭证依据作用。

（五）宣传教育作用。

第三章 公安行政文书的格式和行文规则

第一节 公安行政文书的格式

一、公安行政文书格式概述

公文的格式也叫“公文体式”或“标印格式”，指组成公文的各内容要求在书面表达中的规格样式。公文的格式一般包括三部分内容：公文的书面格式、公文的用纸格式、公文的印装格式。

（一）公文的书面格式，由眉首、主体、版记组成。置于公文首页红色线以上的各要素统称眉首；置于红色线以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要求统称版记。

北京市公安局公文一般由秘密等级、保密期限、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、份数等部分组成。

（二）公文的用纸格式，一般采用国际标准a4型（210mm×297mm），左侧装订。公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm

±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

（三）公文的印装格式，文字从左至右横写、横排。正文用3号仿宋字体，一般每页排22行，每行排28个字。

二、公安行政文书的眉首部分

（一）秘密等级和保密期限

秘密等级简称密级，指公安秘密程度的等级，分为绝密、机密和秘密三级，秘密等级由绝密起依次减弱。保密期限指文书的保密时间。未标明或未通知保密期限的，其保密期限按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。秘密等级和保密期限一般同时标注，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。秘密等级两个字之间空一个字。

（二）紧急程度

紧急程度又称缓急时限、处理时限，是对公文送达和办理的时间限制。紧急程度分为特急件和急件。标识紧急程度用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字间空一字。如需同时标识秘密等级和保密时限，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

（三）发文机关标识

1、市局行政公文根据具体情况使用“北京市公安局”和“北京市公安局文件”等格式。“北京市公安局”文件格式适用于市局的报告、请示、批复、意见、函。“北京市公安局文件”文件格式适用于市局的决定、通知、通报、意见。“北京市公安局内部传真电报”、“北京市公安局密码电报”特定格式适用于市局通过明、密电报形式发出的各种公文。使用电报形式发出的公文，一般不再印成文

件下发。“京公通报”特定格式适用于印发市局领导在会议上的讲话。

2、局属各单位发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称，但不应大于市局公文的发文机关标识。联合行文，主办机关名称应当排列在前，采用竖排形式排列；如联合行文机关过多，应当保证公文首页显示正文。

（四）发文字号

发文字号是由发文机关编排的文件代号，又称发文号，文号。它的作用是：一统计发文数量，便于管理；二在检索和引用公文时可以作为文件的代号。发文字号由机关代字、年份和序号组成，在发文机关标识下发标明。年份、序号使用阿拉伯数码标识，年份使用全称，序号不编虚位。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）签发人

签发人指对即将发出的文稿进行最后审定并签署准予印发的机关首长。上报的公文应当注明签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。联合上报的公文，主办机关签发人姓名排列在前。

三、公安行政文书的主体部分

（一）标题

行政文书的标题由发文机关、事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括文件的主要内容。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。公文标题有回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送机关

主送机关指文件的主要受理机关，也是发文机关要求办理或答复这份文件的

对方机关，应当使用全称或规范化简称。“命令”和“决定”一般没有主送机关，“请示”和“批复”只有一个主送机关。主送机关的排列按与文件内容相关的密切程度排列，关系密切的在前，关系一般的在后；密切程度相同的，按级别高低排列。联合行文，主送机关的排列顺序原则上应与发文机关的排列顺序相一致，即主办单位在前，协办单位在后。标注时应当注意，一要顶格写，二当单位不是一个性质时，要将顿号改成逗号。主送机关于标题下空一行用3号仿宋体标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主动机关名称过多，公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送机关。

（三）正文

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题，可用3号小标宋体字或黑体字，一般每页排22行，每行排28个字。正文从主送机关名称下一行开始排布，数字、年份不能回行。

（四）附件

公文附件是某些文件根据需要附加的重要组成部分，通常作为对正文的补充说明或参考资料，可以是照片、图表、统计表或其他文字材料。公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前，用3号仿宋体字注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数码标识，附件名称后不加标点符号。附件名称如有回行，回行后的首字应当与附件名称首字对齐。附件全文应当在成文日期之后、主题词之前印制。

（五）成文日期

成文日期即文件的生效日期，应当以本机关负责人签发的日期为准，联合行

文以最后签发机关负责人的签发日期为准，会议决定的事项以会议通过日期为准，电报以发出日期为准。党委文件成文日期使用阿拉伯数字，并标全年、月、日。行政公文成文日期使用汉字，并标全年、月、日，零写成“o”。

（六）印章

印章是文件制发机关对文件生效负责的凭证。行政文件除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字，加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。联合上报的文件，由主办机关加盖印章；联合下发的文件，发文机关都应加盖印章。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（七）附注

附注用于说明文件中在其他区域不便说明的各种事项，如需要加以解释的名词术语，或文件的传达范围、使用方法等。上报的请示性公文，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

四、公安行政公文的版记部分

（一）主题词

主题词又称叙词、关键词，指用以说明文件内容的主旨、特征、重点及文种，经过规范化处理的词或词组。实行文件主题词标引对于按特定专题准确、快速查找文件，提高工作效率具有十分重要的作用。它是办公自动化的客观要求，也是

建立文件数据库，实现计算机管理文件的必要条件。

1、公安主题词标引的原则

（1）要直接、客观地反映处公安文书所论述的主题。

（2）选定的词，一般应当是《公安主题词表》规定使用的主题词，其书写形式要与词表中的词形一致。

（3）选词时必须首先考虑用切合主题内容的最专指的主题词，一般不得选用上位主题词或下位主题词标引；当没有专指的主题词时，应当选用最直接相关的几个主题词组配标引；当组配仍无法达到要求时，可选定最直接的上位主题词标引；如上位主题词仍不合用时，可临时选择一个适当的自由词标引。

（4）选定的词，一般应当根据公安文书所表述的主题内容依次标注，并要注意体现原文的思想性。

2、主题词标引的方法

标引主题词应先归纳文件主题思想，并浓缩为几个有限单词，接着将浓缩词与主题词报表上的词靠拢，按词的涵义由小到大选择恰当的、正式的主题词，最后将选择到的主题词按文件主题涉及的主体、事由、文种的顺序进行标引，也即按类别词、属别词和文种的顺序标引。主题词在公文的抄送栏之上，用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字，不加标点符号。

3、主题词标引时应注意的问题

（1）不要错标。

（2）不要漏标。

（3）不要过度标引。

（4）不要过粗标引。

（5）不要出现组配错误。

（二）抄送机关

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送机关的排列顺序也有一定的规律，通常上级排在前，依次是平级、下级，层次变了，就要换行。抄送机关标识域在主题词下一行，左右各空一字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

（三）印发机关和印发日期

印发机关应当用全称或规范化简称、统称。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码表示。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词下）占一行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空一字，印发日期右空一字。

（四）印制份数和页码

印制份数应当在印发机关名称和印发日期右下方标明，份数使用阿拉伯数码标识。页码使用4号半角阿拉伯数码，置于版心下边缘之下一行，单页码居右空一字，双页码居左空一字，空白页和空白页以后的页不标识页码。

第二节 公安行政文书的行文关系和行文规则

一、公安行政文书的行文关系

行文关系，即党和国家各级机关在公文往来中，行文要正确反映发文机关和受文机关的隶属关系，它是根据隶属机关的隶属关系和职权范围来确定的。

（一）上下级之间领导与被领导的关系或是业务指导关系。上级向下级行文，

行文方向属于下行文。

（二）下级向上级请求指示的被领导与领导之间的关系。行文方向属上行文。

（三）没有隶属关系但有业务往来的同级之间的关系。行文方向属于平行文。

二、公安行政文书的行文规则

参见《北京市公安局公文审核处理办法》（京公办字[2003]340号）第四章的内容。

第四章 公安行政文书的发文办理、收文办理、公文管理和公文归档

参见《北京市公安局公文审核处理办法》（京公办字[2003]340号）第五章、

第六章、第七章、第八章的内容。

第五章 公安行政文书写作的要求、方法与步骤

第一节 公安行政文书写作的要求

一、文书写作必须符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策及有关规定。

二、文书写作要遵循客观规律，符合客观实际。

三、文书写作要做到雷厉风行，撰文者要发扬吃苦耐劳、无私奉献的精神。

四、文书写作者要掌握一定的写作知识和技巧，眼明手勤，多学多练。

第二节 公安行政文书写作的基本方法

一、公安行政文书的表达方式

（一）叙述。用于介绍事情的基本情况，或介绍人物的经历和事迹，或介绍问题的来龙去脉，说明其中的原委。公安文书中叙述的主要特点，一是叙述的概括性，二是以顺叙为主。

（二）议论。在叙述、说明的基础上，表明对人物、事件、问题的态度，用议论来阐明道理、提出措施，乃至批驳某些观点。公安文书中议论的主要特点，一是在公文写作中，最主要的表达方式是叙述和说明，议论处于从属地位，一般是在叙述、说明的基础上进行。二是一般不做多层次、多角度的逻辑推理，而只是在需要分析议论的地方，采取夹叙夹议或三言两语的方式议论一下，点到为止，不做深入论证。

（三）说明。用言简意赅的文字，把事物的形状、性质、特征、功用或事件的成因关系等解说清楚，把事物的特点表述明白。对一些政策、法规的解释，对一些理由、做法的阐述，主要靠说明。公文写作中说明的具体方法有比较说明、数字说明、引用说明、举例说明、定义说明、分类说明、图表说明等。

二、公安行政文书的材料与主体

（一）材料

1、材料是撰文者用来形成的表现文件主体的事实和观点。

2、材料主要包括：

（1）国家的各项法律、法规。

（2）党和政府的方针、政策。

（3）上级机关下发的各类文件。

（4）本单位的各项工作情况。

（5）不相隶属机关制发的与我们工作有关的文件。

（6）下级机关呈报的各种文件以及反馈上来的各种信息。

3、收集材料应注意三点，一是材料要典型。二是材料要真实。三是材料要新颖。

（二）主题

1、确立主题的途径：

（1）按照领导的决策意见确立主题。

（2）根据文件精神，结合自身工作实际确立主题。

（3）从获得的材料中归纳出主题。

2、恰当表现主题的方法：

（1）标题要揭示主题。

（2）篇首要点明主题。

（3）篇中内容要围绕主题展开。

（4）篇尾要深化主题。

三、段落清楚，层次分明

（一）段落。划分段落的主要方法：

1、段旨式。用一句概括全段内容的话，放在段落的开头，其他文字都围绕段旨来展开，意思表达完全了，段落也就结束了。

2、条项式。以法规性文件最为典型。法规性文件的基本结构是条，由头至尾统一编条，条里再细分，则称谓款。

3、时序式。按照事物发展阶段来划分，一个发展阶段就是一个段落。

（二）层次。指公文的组成部分，往往几个段落构成一个层次。安排层次的主要方法：

1、总分式。开头先作总的概括，接着分别叙述。分别叙述的层次之间是一种并列关系，层次要分明，不能互相包容，顺序要合理，避免轻重倒置，详略要匀称，防止畸轻畸重。

2、递进式。各个层次的内容是层层推进的关系。各层次之间环环相扣，层层推进，前后联系极为密切，有着严密的逻辑关系，不能随意变换次序。

3、时序式。按照事物发展阶段来划分。

（三）过渡

1、借助过渡词进行过渡。

2、借助过渡句进行过渡。

3、借助过渡段进行过渡。

（四）常用的开头方式

1、目的式。用“为??”、“为了??”提起下文。

2、依据式。用“根据??”、“遵照??”提起下文。

3、概述式。把文件中将要提到的问题的背景情况概述一下，然后提起下文。

4、引叙式。将对方来文的标题和发文字号引用一下，说明复文答复的是那份文件。

（五）常用的结尾方式

1、尾语式。常用的尾语有“此令”、“妥否，请批示”、“特此报告”等。

2、要求式。就如何贯彻文件精神提出若干要求，通知、通报、会议纪要常使用此法。

3、表态式。表明自己今后的打算，常见于汇报工作型报告中，反映情况、调查问题型的报告中对于尚未处理的问题也要表明态度和意见。

四、简短凝练，详略得当

（一）实则详，虚则略。

（二）新则详，旧则略

（三）特点详，一般略。

五、公安行政文书的语言

（一）准确

1、首先要得体。语言运用要符合自己的权限，与发文、受文单位的地位相称。

2、数字表示要准确。

3、引文要准确。

4、使用简称要准确。

5、必须使用国家法定计量单位。

6、要注意在时间、数量、范围、地区等方面表述得准确无误。

7、用词要准确。

（二）鲜明

1、首先与撰文者明朗直率得态度密切相关，是表扬还是批评，是嘉奖还是处分，是赞成还是反对，是肯定还是否定，都要旗帜鲜明，绝不能模棱两可。

2、文书语言的鲜明性还表现在连贯性上，不能颠三倒四，让读者摸不着头

绪。

3、文书语言得鲜明性与准确性并不是截然对立的，它们是相辅相成的关系。准确是鲜明得前提，鲜明性要通过准确性表现出来。

（三）庄重

1、文书的庄重性与文书的权威性是分不开的。

2、遣词造句以现代汉语书面语词为主，较少或基本不用方言、土语、口语。

（四）简练

在词语上使用短语和规范的简称；在句式上以短小精悍为主；常常使用图表、公式。

（五）朴实

多用比较平和、率直、朴实、稳重的陈述句，有时也用祈使句或疑问句。

（六）生动

1、运用各种修辞手段构词，一方面增强语言的形象色彩，另一方面增强语言的趣味性，富于哲理，生动幽默。

2、广泛运用四字格。

3、运用排比句。

4、运用对偶句。

第三节 公安行政文书写作的基本步骤

一、明确发文主旨和目的

（一）确立文章的主题。

（二）选择恰当的文种。

（三）确定发送对象和阅读范围。

（四）发文的具体要求。是要求对方了解还是答复或批转，是要求对方贯彻执行还是供参考或参照等等。

二、掌握情况，收集材料

（一）根据日常工作经验，归纳自身实践中直接接触的情况。

（二）阅看各种文字材料，诸如工作总结、调查报告、情况通报、简报以至报刊杂志得通讯报道，从中间接了解所需要的情况。

（三）经领导同意或批准，要求下级机关或主管部门就公文中所述事项做出书面或口头专题汇报，也可以召开碰头会、汇报会、交流会，综合各方面情况。

（四）深入基层，调查研究。

三、拟出提纲，安排结构

篇幅较长得文件，就需要先拟一个写作提纲，对文件得结构有个通盘设计，把它得主要骨架勾画出来，这样便于顺利地进行写作，避免中途返工。

四、起草正文

（一）按方针、政策办事，依“法”起草。

（二）主旨明确，观点鲜明。

（三）事实确凿，叙议合理。

（四）行文有序，条理分明。

（五）语言精练，文风庄重，格式正确。

五、反复检查，认真修改

第二部分 法定公文的写作

第六章 命令（令） 意见

第一节 命令（令）

一、命令（令）的概念

命令（令）是行政机关依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制行政措施，嘉奖有关单位及人员时使用的法定公文。

二、命令的特点

（一）使用的限制性。

（二）实施的强制性。

（三）内容的重要性。

三、命令的种类

（一）发布令。用于发布行政法规和规章。

（二）行政令。用于宣布施行重大强制性行政措施。

（三）嘉奖令。用于嘉奖有关人员，这是规格很高的嘉奖。

四、命令的结构及写作方法

（一）标题。主要有两种写法：一种是由发令机关、事由和“命令”组成，多用于行政令和嘉奖令。另一种则由发令机关（或发令人）和“令”组成，多用于发布令。

（二）字号（又称为文件字号或编号）。字号位于标题正下方。命令的字号常出现两种情况，如是行政令、嘉奖令，就多用常规的公文字号；如是发布命令，则多用圆括号注明编号。

（三）正文。不同命令的正文写法不同：

1、发布令的正文由发布依据、发布对象和执行要求三部分组成。

2、行政令的正文由发令的缘由、命令事项和执行要求构成。

3、嘉奖令的正文由嘉奖的原因、简要分析评价和嘉奖的决定事项构成。

（四）签署和日期。命令最后必须签署，可以是发令机关，也可以是发令机关的首脑。如是后者，则应在姓名前流明职务。署名之后要写明日期（年、月、日），这是签署的时间，而不是发文时间。

五、命令的写作要求

（一）注意命令使用的法定权限。

（二）要根据不同命令的结构，规范制作。

（三）语言要鲜明、庄重，表述要概括、集中，要突出其针对性。

第二节 意见

一、意见的概念

意见是党政机关在对重要问题提出见解和处理办法时使用的法定公文。

二、意见的特点

（一）针对性。通常是针对现实工作中需要解决的问题，进行有的放矢的研究后提出来的。

（二）建议性。在上行性意见中，常要求上级对自己的有关见解及处理给予批转，这就对上级机关的针对性决策提供了参考意见和具体方案，因而具有明显的建议性质。

（三）指导性。上行性意见一经批转，或下行性意见提出的实施、处理倾向都对 作有着明显的导向性和参照性，为受文机关提供某一问题的处理原则，具有突出的指导性。

三、意见的种类

（一）按行文方向分，有上行的，有下行的。

（二）按行文方式分，有要求批转的，有直发的。

（三）按行文要求分，有规定性的，有参照性的。

四、意见的写作方法

意见的结构由标题、机关、正文、落款几部分构成。

（一）标题。有两种形式：

1、完全式标题。即由发文机关名称、事由和文种组成。

2、省略式标题。即省略了发文机关名称，只由事由和文种组成。

（二）主送机关。有两种写法：

1、一个主送机关。上行性意见常为一个主送机关。

2、多个主送机关。下行性意见，常常会波及到多个地区、机关和部门，因而，主送机关常为多个。

（三）正文。意见的正文通常包括发文的缘由、具体意见、落实要求三部分内容。

1、开头。指提出意见的缘由。

2、主体。指具体的意见。

3、结尾。多为意见落实的要求。

五、意见的写作要求

（一）结构上要做到条理分明，使人一目了然。

（二）凡属要求上级给予批转、转发的意见，除写清其具体内容外，一定要写出具体的主措施，并分条分项，以利于上级做出决定或批转。

第七章 决定 会议纪要

第一节 决定

一、决定的概念

决定是党政机关对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项时使用的法定公文。

二、决定的特点

（一）规定性。决定对受文单位和全体下属人员都具有规范行为的作用，并具有法定的约束力，要求受文对象必须遵照执行。

（二）指导性。决定做出的决策，具有较强的政策性，是下级机关开展工作的依据，有明显的指导性。

（三）稳定性。决定对重要事项做出的规定，一般都要在相当长的时期内贯彻执行。

三、决定的种类

根据决定的内容和作用，可分为以下三类：

（一）指挥性决定。主要用于对重大事项和行动做出的安排。

（二）知照性决定。用于机构设置、人事安排、撤销下级机关不适当的决定等重要事项的宣告。

（三）奖惩性决定。用于表彰某项工作中有关的单位和人员，或处分犯错误的人员。

四、决定的写作方法

决定由标题、正文、执行要求、落款等几部分构成。

（一）标题。决定的标题常彩完全式标题。即制作机关、事由和文种；或奖惩机关、奖惩对象和文种组成。

（二）正文。正文一般包括缘由、事项和结语，不同类型的决定，正文的写法有所不同。

1、指挥性决定的正文。首先要说明决定的根据和目的，之后用“特做出如

下决定”引出决定事项。常采用“分条列项式”的写法。

2、知照性决定的正文。要先写清知照的依据，接着是决定知照的事项，一般没有执行要求，往往是一段到底，不列条目。

3、奖惩性决定的正文有别于指挥性决定。其正文由“奖惩事实、分析评价、决定内容”和“希望要求”四部分组成。

（三）落款。为突出决定的严肃性，决定应注明制发机关和日期。

五、决定的写作要求。

（一）决定的事实根据必须是经过核实和认定的。

（二）主体中对事实的分析评价应中肯、扼要而有针对性；语言应用要恰如其分，使人信服。

（三）表述要准确、鲜明、简洁，富于逻辑性，重点突出。

（四）写作中要注意不同类型决定的侧重点。

第二节 会议纪要

一、会议纪要的概念

会议纪要是党政机关用于记载和传达会议情况和议定事项的法定公文。

二、会议纪要的特点

（一）沟通性。重要会议常用于解决较重要的问题，会议纪要记载的主要精神和议定事项，既可向上级呈报，又可向下传达，也可与平级交流，还可以公开发表，它是上下沟通会议情况，统一有关认识的重要工具。

（二）指导性。会议所要记载的主要精神，有些经上级批准的不但与会单位要遵照执行，其他有关方面也必须遵照执行。

（三）提要性。会议纪要必须如实反映会议原貌、会议成果，不得任意增减；对会议情况和议定事项的写作，必须简洁概括，以体现提要性和结论性。

三、会议纪要与会议记录的区别

（一）性质不同。会议纪要是法定公文；会议记录只是一般应用文。

（二）内容不同。会议纪要是会议的结果；会议记录是会议原始材料。

（三）制作的方法不同。会议纪要是在纪实的基础上择要，突出主要精神；会议记录则是“有闻必录”。

（四）制作的时间不同。会议纪要一般在会后完成；会议记录则与会议进程同步。

四、会议纪要的种类

（一）办公会议纪要（决定型）。主要用于较重要的工作会议，这类会议多半围绕解决问题来做出决定。目的是用以指导有关工作的开展。

（二）专题型会议纪要。主要用于某类工作会议，会议结果综合而成。

（三）学术性会议纪要。用于学术性的座谈会和研讨会。主有用来反映与会者研讨的问题，提出的看法，展示某课题发展方向等情况。

五、会议纪要的写作方法

（一）标题。会议纪要最常见的形式是会议名称加文种，此外还有三要素俱

全的，也有正副标题式。

（二）正文。包括会议概况、议定的内容和结尾三部分。

1、会议概况。是纪要的开头部分，通常是用一段文字概括交代会议的召集单位、时间、地点、与会人数、主持人、到会领导人及其有关活动、会议的主要议题等。

2、会议议定项。侧重介绍会议的重要发言和决议。这部分常用的写法有三种：

（1）办公会议和专业会议纪要多用“条文式”写法，即用小标题标出所研究的问题。

（2）经验交流会和学术研讨会多用“综述式”写法。就是将内容综合归类，逐一分析、解决，既反映全面，又突出重点。

（3）各类座谈会、专题研究会议常用“摘记式”写法。摘要直记会议发言内容。

（三）结尾。一般是提出贯彻执行的希望和要求，有时也可不写，看需要而定。

六、会议纪要的写作要求

（一）要了解会议过程。写作会议纪要要了解会议的目的、任务，掌握所有会议，了解或参加会议全过程，抓住会议的主要精神。

（二）要简明扼要，抓住要点，突出会议主题是写作的关键。

（三）要分清条理。会议纪要以叙“要”为主，在层次结构和段落安排上，要条理清楚，使读者能从层次中准确把握重点。

第八章 通告 通知 通报

第一节 通告

一、通告的概念

通告是用于颂社会各有关方面应当遵守或周知的事项时使用的法定公文。它是行政机关经常使用的公布性公文。

二、通告的特点

（一）制发不受级别限制，任何级别的机关单位都可使用通告。

（二）受文对象有明显的限制，通告只在“一定范围内”生效。

（三）公开发布的形式。

（四）有一定约束力。

三、通告的种类

按内容通告可分为事务性通告和规定性通告。

（一）事务性通告。主要用于周知公众应知道和了解的有关事项。

（二）规定性通告。多用于维护社会治安秩序或加强经济建设的需要，用行政手段规范人们的行为，制发机关大多为各级政府或执法单位。

四、通告的写作方法

通告由标题、正文和落款三部分构成。

（一）标题。和公告一样，通告的标题有以下四种形式，可根据实际选用。

1、发文机关、事由和文种。

2、发文机关和文种。

3、事由加文种。

4、只用文种作名称。

（二）正文。通告的正文由通告的缘由、事项和结语三部分组成。

1、通告的缘由。即开头部分，应扼要说明发文的原因目的、政策依据。

2、通告的事项。是通告的主体部分，应将要求人民群众遵守或周知的事项分条列项，具体明确、重点突出地写清楚。

3、通告的结语。规定性通告要写清执行要求或施行日期，事务性或周知性通告多用“特此通告”等惯用语结束正文。

（三）落款。写明发文机关和发文日期。

五、通告的写作要求

（一）通告要面对广大公众，因而语言要简明庄重，通俗易懂。

（二）通告的写作须合情合法，不得脱离实际，不得同政策和法律相抵触。

（三）通告在使用中应注意避免与公告混用。

第二节 通知

一、通知的概念

通知是党政机关向受文对象周知有关事项的公文。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任务人员。

二、通知的特点

通知是所有党政公文中最常用的文种之一。其主要特点有：

（一）应用广泛，使用频率高。

（二）功用的晓谕性。知照有关情况，要求依照办理、贯彻执行是通知的根本属性。

（三）行文灵活、简便。通知用途多样，或用于转发文件，或用于布置工作，或用于周知事项，使用灵活，制作方便。

三、通知的种类

根据通知的适用范围及使用频率的情况，通知主要分为以下几类：

（一）批、转、发布文件的通知。常用于颁发、批转、转发、印发有关文件。

（二）布置工作的通知。主要用于上级有关精神和工作的布置。

（三）告知性通知。用于告知有关事项，如人事任免、机构设立，调整、合并、撤销、挂牌，雇用新印章、召开重要会议等。

四、通知的写作方法

各种通知因功用不同，写法也各异，现将发文、工作和会议三种通知的写法分述如下：

（一）批、转、发布文件通知的写法。这一类通知主要用于不同情况的发文，发布附件是它的主要目的。

1、标题。通常应写明谁发文，批转、转发什么机关的什么文，以及文种。

2、正文。正文由被转发文件、简要评价和执行要求三部分组成，文字简洁明了。

3、附件。这类通知都带有附件，且其附件本身就具有法律效力，所以应注明附件名称。

4、落款。包括制作机关、成文时间、公章等。

（二）布置工作通知的写法。

1、标题。一般应写明发文机关、事由和文种。

2、主送机关。应准确标明负责承办和执行的有关名称。

3、正文。即通知应办的事项，这是工作通知的核心部分。通常由缘由、事项和执行要求组成。

4、落款。制作机关、成文日期、公章。

（三）会议通知的写法。会议通知的写作关键是“要素”要齐全、“事项”要明确具体、“结构”要完整。其标题由召集单位、会议名称和文种组成。正文包括会议基本情况和具体事项。开头应写明会议的目的、日期、地点、会期等，再由“现将有关事项通知如下”的惯用语引出通知事项。通知事项要依次写明：会议主要内容及任务；与会人员的范围（职务、人数）；报到开会的时间、地点；应携带的材料和其他有关要求。最后用“特此通知”结束正文。

五、通知的写作要求。

（一）通知的适用范围较广、使用时要根据实际情况选择类型。

（二）通知的写作应具体、明确，让人一目了然；措施具有可行性。

（三）要了解其用途，注意与通报相区别。

第三节 通报

一、通报的概念

通报是党政机关用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况时使用的法定公文。

二、通报的特点

（一）周知性。通报是将有关的情况信息告诉读者，周知性是通报的基础。

（二）教育性。这是通报最重要的特点。通报事项对读者的思想、行为产生教育和指导作用。

（三）针对性。上级领导对通报对象的评价和定性有明显的针对性，也体现出极强的政策性。

三、通报与通知、通告的区别

（一）通报和通知都有传达和告知作用，但二者有着明显的区别。

1、适用范围不同。通知要求下级周知或处理某一事项；通报则用来表彰先进、批评错误和传达重要情况。

2、目的特点不同。通知的目的是使受文单位知道要做什么工作，怎么去完成，具有执行性；通报则是使受文单位了解某一重要情况或典型事件，从中受到教育或引起注意。

3、行文效果不同。通知要求受文对象必须认真贯彻执行，并达到一定的目的；通报对不同单位和个人的要求不同，效应不同，使受文对象从不同角度受到

相应的教育。

（二）通报与通告的区别。

1、发文范围与发文的形式不同。通告是在一下范围内以张贴、广播、电视、报纸等形式发布，一般不用文本形式发文，其知照对象有不确定性。通报则只在下属机关或指定范围内用文本形式发文。

2、写作要求不同。通告着重公布应当遵守和周知的事项；通报除知照事项外，还要求对事情的性质、意义进行分析，体现其教育性和导向性。让下属从中吸取经验和教训，把此后的工作做得更好。

四、通报的种类

从性质作用上看，可分为以下三种：

（一）表彰性通报。主要用于表彰日常工作中有突出贡献的个人或群体。

（二）批评性通报。主要用于批评现实工作中错误性质比较严重的反面典型，从而教育告诫广大干部群众，为有关人员提供前车之鉴，以防止类似情况的发生。

（三）情况通报。主要用来通报党政工作出现的带有倾向性的新情况，新问题，以引起各级党政机关和广大干部的注意，从而采取措施，做好工作。

五、通报的写作方法

不同的通报在写作上有所不同，具体介绍两种常用形式的写法：

（一）表彰性或批评性通报的写法。这类通报写作与奖惩性决定写法十分相似。

1、标题。应写明机关名称、通报对象和文种。

2、正文。

（1）主要事实。常采用叙述方法。

（2）分析评价。要注意紧扣事实，恰如其分。

（3）表彰或处分决定。应写明何时、何会议、做出何项决定。

（4）希望和要求。这是通报主旨的具体体现。

（二）情况通报的写法。这类通报的目的在于通报情况，提醒注意或提出必要措施，做好有关工作。

1、通报的情况。这种通报的内容具有很强的针对性，多是大家比较关心的事件，对工作均有一定的指导意义。

2、原因分析。要针对上述情况分析原因，提示本质。常用序号结构法写作。

3、希望要求。针对事件原因，提出改进该项工作的要求、措施。

六、通报的写作要求

（一）抓住时机。要针对每个时期的主要工作和宣传中心。

（二）选好典型。通报对象应是有普遍指导意义的典型和有倾向性、代表性的重要事项。

（三）叙述结合。写作中既要务“实”，又要务“虚”，事实、评价二者兼顾。

第九章 报告 请示 批复

第一节 报告

一、报告的概念

报告是下级党政机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级询问；提出建议时使用的法定公文。

二、报告的特点

（一）客观的陈述性。报告以陈述事实为主，它是将已发生的客观事实或已完成的工作情况如实报告。

（二）行文的时效性。报告是下情上达的重要工具，行文要迅速，以便上级及时掌握以做出决断，以免延误工作。

（三）表述的概括性。报告的表述有极强的概括性，对有关报告内容常采用高度概括的手法，较少用详述。

三、报告的种类

（一）从内容性质上分为以下几类：

1、工作报告。主要用于汇报工作进展或完成情况，总结经验教训，提出今后工作意见。

2、情况报告。主要汇报重大和特殊情况，提出处理意见。

3、建议性报告。多用于有关主管部门向上级提出某项工作的意见或建议，这类报告需要批转或驳回。

4、回复报告。用于答复上级和领导交办工作或查询事项。

5、呈递性报告。又称为递送报告或随文报告。它是向上级机关报送材料或物件时，随文随物而写的报告。

（二）按内容的针对性分为以下几类：

1、综合性报告。这类报告的内容较为全面，与年度工作总结的写法十分相似。

2、专题性报告。这类报告的内容只限于某方面或某一项工作，具有明显的单一性和针对性。

四、报告的写作方法

（一）标题。报告的标题由发文机关、事由和文种组成。

（二）正文。正文因类型不同而有差异，这里主要介绍工作和情况两种报告的写作。

1、工作报告的正文由报告的导语和报告事项组成。

（1）导语简要交代工作的指导思想、依据、背景、工作基本情况和主要效果，以统领全文。

（2）报告事项。重在写清“做了什么，怎么做的”，一般要写明具体工作任务的完成的情况、主要成绩、做法、体会和存在问题，以及对下一步工作的设想。

2、情况报告的正文重在汇报本机关出现的新情况、新问题。包括以下三部分：

（1）有关情况综述。既要写清事件发生、发展的主要经过，以及所造成的后果，又要注意列举有关数据和典型材料，让上级能较全面直观地掌握情况。

（2）基本看法。要围绕所报告的情况来分析原因、事件实质，分清是非、责任，提出自己的看法。

（3）处理意见。即针对以上情况及所挖掘的原因，对症下药，提出具体可

行的处理意见或解决办法，以供上级参考。

（三）报告结尾。不同报告使用不同的习惯用语，常用的是“特此报告”，“专此报告”。

五、报告的写作要求

（一）陈述事实要完整清楚。

（二）材料要真实、重点要突出。

（三）报告中不得夹带请示事项。

第二节 请示

一、请示的概念

请求是下级机关向上级机关请求指示、批准时使用的法定公文。

二、请示的特点

（一）行文内容的超前性。

（二）行文目的的求复性。

（三）请求事项的单一性。

三、请示与报告的区别

（一）适用和性质不同。报告是向上级汇报工作，反映情况，提出建议，回复上级询问的陈述性公文；请示则是向上级提出请求的请求性公文。

（二）批复的要求不同。除建议性报告要“批转”或“驳回”外，报告一般

不用批复；请示则必须要批复。

（三）行文时间不同。报告一般是在事后行文；请示则必须事先行文，不得先斩后奏。

（四）写作的难易不同。报告的写作较为复杂；请示的写作则比较简单。

四、请示的种类

根据使用的条件和目的，请示可分为以下三类：

（一）请求批准的请示。主要用于按规定本机关无权决定，必须请求上级机关批准的事项。

（二）请求帮助的请示。用于基层机关碰到了人、财、物等无法解决的困难时，向上级提出的请求。

（三）请求解答的请示。主要用于工作上遇到某些政策界限把握不准，自己无法做出正确判断的问题时，请求上级做出明确的解答或指示。

五、请示的写作方法

（一）标题。请示的标题由发文机关、事由及文种三部分组成。

（二）主送机关。请示必须标明主送机关，一般是行文机关的直接上级，请示的事项应是主送机关权限范围内能够解决的问题。

（三）正文。请示的正文包括“请示的缘由、请示的事项、请示的要求”三部分。

六、请示的写作要求

（一）一文一事。一文数事，受文机关无法批复。

（二）逐级请示。请示一般不得越级，如因特殊情况需要越级时，要同时抄送被越过的机关。

（三）单头请示。一份请示只送一个上级机关。

（四）要规范行文。

（五）确有必要才请示。

（六）理由充分，要求合理。

（七）表达简洁明了。

第三节 批复

一、批复的概念

批复是上级党政机关用于答复下级机关请示事项时使用的法定公文。批复属被动性下行公文，它依赖于请示而存在。

二、批复的特点

（一）内容的针对性。请示什么，批复什么，绝不能答非所问。

（二）行文的被动性。批复必须以请示为存在条件，先有请示才有批复。

（三）批复意见的权威性。在批复中，上级机关的表态是经过会议研究做出的决定，因而具有明显的权威性，下级机关必须坚决执行，不得任意改变。

三、批复与指示的区别

（一）内容的重要程度不同。批复是针对请示事项做出回答，内容可大可小；

指示则是针对事关全局的重要事项行文，行文机关级别较高，属高级公文。

（二）发文的范围不同。批复一般只针对请示机关，只有一个主送机关；指示则是普发性公文，一般是面向全国、全系统，范围较广。

（三）发文的动机不同。批复是有请示才发文，属被动行文；指示则是上级机关根据全局出现的重大问题主动制发的指挥性公文。

四、批复的种类

（一）回答“请帮类请示”的批复。

（二）回答“请准类请示”的批复。

五、批复的写作方法

（一）标题。批复多使用完全性标题，一般由批复机关、批复事项和文种组成。若是同意请示事项的，也常在发文机关后加上“同意”二字，以表明态度。此外，批复机关加上原件标题再加文种的写法也较常见。

（二）正文。正文由批复引语、批复意见和批复结语三部分构成。

1、批复引语。是对来文的引叙，一般是简要引述下级请示的日期、标题和发文字号。

2、批复意见。这部分是批复机关研究答复的具体内容。

3、批复结语。常用“此复”、“特此批复”等惯用语结束全文。

六、批复的写作要求

（一）态度要明朗。

（二）语言要简洁。

第十章 函

一、函的概念

函是平级机关或不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，或向有关主管部门请求批准和答复审批事项时使用的法定公文。

二、函的特点

（一）适用面广。既可适用于商洽工作，咨询答疑，又可请求批准，争取援助，还可知照说明某些事项。

（二）制发灵活。函的制发及受文均不受级别高低的制约，也不受内容繁简的限制，行文短小精悍，简便灵活，有“公文轻骑兵”的誉称。

（三）事务性强。函多用于解决具体事务，内容实在。

三、函的种类

（一）按公文内容的重要程度可分为“公函”和“便函”。

（二）按行文方向可分为“去函”和“来函”。

（三）按行文目的和适用范围可分为以下五种：

1、商洽函。主要在平行机关或不相隶属机关之间商洽和联系工作时使用。

2、询问函。多在向有关业务或政策主管部门查询有关事项或某一问题解决办法时使用。

3、答复函，即复函。主要适用于回答来函所提出的有关问题。

4、请批函。多用于向有关业务主管部门请求批准具体事项。

5、知照函。多用于向有关单位或部门告知某一具体事项。

四、函与一般书信、请示的区别

（一）函与一般书信的区别：

1、标题不同。函必须要用公文标题；一般书信则不用标题。

2、字号不同。公函必须标明文件字号；一般书信则不用字号。

3、内容不同。函涉及的是公务内容，要求一文一事；一般书信则多是写个人生活情况，可随意选择内容。

4、落款不同。函必须加盖公章，成文日期必须用汉字书写，不得随意省略；一般书信则不用盖章，成文日期可随意处理。

（二）请批函与请示的区别

1、使用和性质不同。请批函是平行文，主要用于向无隶属关系的主管部门请求批准；请示则是上行文，主要用于向有隶属关系的上级机关提出请求。

2、内容不同。请批函的内容只限于业务主管，局限于事务和业务方面的问题；请示的内容涉及机关的政务、事务、政策等方面的问题，范围要大得多。

五、函的写作方法

（一）标题。函的标题由发文机关、事由和文种组成，如系请批函、复函等也可在标题中注明。

（二）正文。

1、商洽函的写作。正文由发函的原因、商洽的事项、解决的办法构成。

2、询问函的写作。正文主要写清询问的起因和询问的事项即可。

3、复函的写作。写法与批复相似，由引叙来文和答复内容两部分构成。规范的写法是直接引述对来文的日期、标题和发文字号，并说明收文情况。

4、请批函的写作。与请示写法相似，重点写清请批的原由和请批的事项。在需要解决什么问题之后还应提出解决问题的意见和建议。

5、知照函的写作。只要交代清楚知照事项的有关要素即可。

（三）结尾

1、商洽、询问函：“请予支持”、“请予协助”、“请予函复”等惯用语。

2、提出解决问题方案的：“是否可行，请予函告”。

3、复函：“特此函复”、“专此函告”等。

4、请批函：“请予核准”、“请予批准”。

5、知照函：“特此函告”、“特此知照”等。

六、函的写作要求

（一）格式规范。

（二）表达得体。

（三）简洁明了。

第三部分 常用事务文书的写作

第十一章 计划 总结 讲话稿 调查报告

第一节 计划

一、计划的概念

计划是机关、团体、企事业单位根据党和国家的方针、政策及上级指示精神，结合本地区、本单位的实际情况对将要进行的某项工作或实现的目标，预先拟定其内容、要求、指标、措施、实施步骤和完成期限的一种公文。

二、计划的种类

（一）按性质分：有工作计划、学习计划、生产计划、科研计划等。

（二）按内容分：有综合计划、专题计划等。

（三）按范围分：有国家计划、地区计划、单位计划、个人计划等。

（四）按时间分：有年度计划、季度计划、月份计划等。

（五）按形式分：有条文式计划、表格式计划、条文表格综合式计划等。

（六）按作用分：有指令性计划、指导性计划。

三、计划的结构和写法

计划可以采用文字叙述的方式，也可采用图表式等。计划一般包括标题、正文、日期三部分。

（一）标题。一般由制定计划的单位名称、计划期限、计划内容和文种四要素组成。如计划尚未成熟或还未正式讨论通过，需在标题下面注明“讨论稿”、“征求意见稿”字样。

（二）正文。一般包括前言、目标、措施和步骤。

1、前言。一般说明制定计划的指导原则和依据，以及对本部门具体情况的

分析。这部分高度概括，简洁明了，不必过于具体。

2、目标。应该明确要完成的任务、指标、要求和期限，力求简洁、具体。

3、措施和步骤。对于具体的安排，要逐条分段写清，做到详尽具体，条理清晰，层次分明。

（三）日期。

四、写作计划应注意的几个问题

（一）目标要明确。

（二）要实事求是。

（三）应有可行性。

第二节 总结

一、总结的概念

总结是对已经完成的某项或某一阶段的工作进行系统回顾和分析研究，找出成绩与不足，经验与教训，归纳出规律性的结论，用以指导今后实践的一种公务文书。

二、总结的种类

（一）按内容分：有工作总结、生产总结、学习总结。

（二）按性质分：有综合总结、专题总结。

（三）按范围分：有单位总结、部门总结、个人总结。

（四）按时间分：有年度总结、季度总结、月份总结。

三、总结的结构和写法

（一）标题。综合性总结的标题一般包括单位名称、适用时间、总结内容和文种四要素；专题性工作总结，往往只写总结内容和文种两部分。

（二）正文。

1、前言。一般是概括叙述工作的根据，指导思想，工作回顾及所取得的成绩和应吸取的教训。

2、主体。这是总结的核心部分，要写清基本情况、经验体会、问题教训、今后工作意见等内容。

（1）基本情况部分要写清工作任务完成的主要做法、经过、成绩。思想总结一般要说明认识提高或转变的结果。

（2）经验体会部分是在回顾工作情况的基础上，从所做工作及取得成绩的实践中找出对今后工作有指导意义的带有普遍性规律性的东西。

（3）问题教训部分是通过剖析工作的失误，总结出在以后工作中引以为戒的东西。

（4）今后工作意见部分主要是根据所获得的规律性认识及存在的问题，提出今后工作努力方向和打算。

主体部分的内容可根据实际情况进行安排，常见结构形式有：（1）按基本情况、经验教训、今后工作意见的顺序写。（2）按工作性质分几个方面，每个部分都分别按基本情况，经验教训，今后工作意见顺序写。（3）对于专题工作的总结，可将专项工作全过程分为几个阶段，分别总结每一阶段的基本情况，经验教训和今后工作意见。

（三）落款。

四、总结的写作要求

（一）实事求是，从实际出发。

（二）要善于选出典型事例。

（三）要总结出事物的内在规律。

第三节 讲话稿

一、讲话稿的概念

讲话稿是讲话人在群众集会或其他会议上所作讲话的书面文字材料。它是公务活动中实用性很强的一种文体。

二、讲话稿的结构和写法

（一）标题。一般标明讲话人的姓名、身份、讲话场合、讲话主题和文种名称等内容，也有的只标明内容或采用正副标题形式。

（二）称谓。是写上对与会者或听众的称呼。

（三）正文。

1、开头。用简要的几句话概括全文的主要内容或主要意图。

2、主体。以事实材料和理论材料对讲话的主题展开阐述，深入说理。

3、结尾。结尾要简洁、有力，富有号召性和鼓动性。

三、讲话稿写作应注意的问题

（一）要有针对性。

（二）观点要鲜明。

（三）语言通俗生动。

第四节 调查报告

一、调查报告的概念

调查报告是调查人员对某一事件、情况、问题进行深入的调查研究并将所得材料和结果整理成文的一种书面报告。

二、调查报告的作用

它通过对某些问题的深入调查研究，可以为领导机构做出正确的决策提供依据；通过对先进典型事例的分析，可以总结推广先进经验，推动工作的有效开展；通过对社会中消极面和阴暗面的揭露，使人们认识其中产生问题的原因、实质和危害，并有针对性地去解决。

三、调查报告的种类

（一）按调查的对象和内容分：有社会情况调查报告、典型经验调查报告、揭露问题的调查报告、学术调查报告。

（二）按调查范围分:有综合调查报告和专题调查报告。

四、调查研究的方式

（一）普遍调查。

（二）非普遍调查。包括典型调查、重点调查、抽样调查、统计调查、问卷调查等。

五、调查报告的结构和写法

（一）标题。一般包括调查对象、内容范围和文种名称，也有的只写事由，还有的采用正副标题形式。

（二）正文。

1、前言。主要交待调查的目的、时间、地点、对象、范围和方式，说明调查对象的基本情况和全文的主要内容和问题。

2、主体。主要包括对所调查事物的情况背景、产生的原因、问题、经验、成果进行的调查分析和意见。常见结构有：因果结构、并列式结构、综合式结构。

3、结尾。

（三）落款。包括调查人或单位名称和完成调查报告的时间。

六、写作调查报告应注意的问题

（一）材料和观点相结合。

（二）调查深入，透彻分析。

第十二章 简报 大事记

第一节 简报

一、简报的概念

简报是国家机关、社会团体、企事业单位用来反映情况、汇报工作、交流经

验和互通信息而编发的一种公文种类。也叫“情况反映”、“工作动态”、“情况简报”。

二、简报的作用

简报在工作中发挥着上情下达，下情上达，沟通情况，反映问题，指导工作的重要作用。

三、简报的分类

（一）按性质分：有综合性简报、动态性简报、专题性简报。

（二）按内容分：有工作简报、会议简报、情况简报。

四、简报的结构和写法

（一）报头。内容包括简报名称、期数、编发单位、印发日期、密级、保存要求等项。

（二）正文。一般由标题和内容组成，有时根据需要加“按语”。

1、标题。标题要求确切、醒目、简短、富有吸引力。标题可用一句话概括出来，或用正副标题的形式。

2、内容。一般由导语、主体、结尾三部分组成。

3、结尾。用一句话或一个自然段对主体内容进行归纳概括，或提出希望，或指明事物的发展趋势，或提出今后的打算，进一步深化主题。

（三）报尾。

五、简报的写作要求

简报一般要求做到“新颖”、“准确”、“迅速”、“简要”、“活泼”五个方面。

第二节 大事记

一、大事记的概念

大事记是指一个地区或一个单位按照时间顺序记载一定时期发生的大的事件或活动的书面材料。

二、大事记的种类

（一）按内容分：有综合性大事记和专题性大事记。

（二）按记事范围分：有国际性大事记、地区性大事记和部门性大事记。

三、大事记的内容

（一）全国、全省或地区性的重大活动对本单位的影响。

（二）本机关、本单位的组织变动情况，如内部组织机构的变动，职权范围的调整，人员编制的变化，主要领导人的任免变更、所属干部、人员的重大奖励处分等。

（三）本单位召开的重要会议情况。

（四）上级对本单位的重要领导活动，如上级发来的重要文件、电话指示、上级到本单位检查指导工作情况。

（五）本单位的主要工作情况，如单位发出的重要文件、重大决策、重大行

动、外事活动及取得的重要成果。

（六）本地区发生的重大事故和自然灾害与善后处理情况。

四、大事记的写法

（一）标题。一般由单位名称、具体期限、内容范畴、文种名称四要素构成。

（二）正文。包括时间和事实两部分。时间一般写明年、月、日。每件事的记写主要把时间、地点、事件、人物及结果交待清楚就可以了。重要的除了把来龙去脉写清楚，还要联系实际进行少量阐发。

五、大事记写作应注意的问题

（一）要准确把握“大事”。

（二）语言力求简明扼要。

第十三章 述职报告 先进事迹材料

第一节 述职报告

一、述职报告的概念

述职报告是领导干部向所属干部和职工，或上级组织人事部门，或主管领导，实事求是地陈述自己在一定时期内执行岗位职责的实绩、问题和设想的自我评述性的应用文体。也可以说，它是总结报告的一种特殊表现形式。

二、述职报告的种类

（一）按时间分：有临时述职报告、年度述职报告、任期述职报告。

（二）按内容分：有综合述职报告、专题（单项）述职报告。

（三）按报告主体范围分：有集体述职报告、个人述职报告。

三、述职报告的作用

（一）通过要求干部撰写述职报告，为组织人事部门和主管领导更好地了解、考察和正确选拔干部提供了依据。

（二）干部通过撰写述职报告，能够促使干部定期反思工作，不断深化职责观念，树立公仆意识，增强全心全意为人民服务的责任感。

（三）干部通过撰写述职报告，可以总结经验，吸取教训，把自己的实践上升到理论高度，明确今后的努力方向。

四、述职报告的结构和写法

（一）标题。

1、文种式标题，如《述职报告》。

2、公文式标题，由“时限+内容+文种”组成。

3、文章式标题，常以述职报告的基本点、基本经验、教训或态度为题，并常用副标题补充说明何职何人的述职报告。

（二）称谓。因其接受对象不同而不同。

（三）正文。

1、陈述职责。以简要的文字写明任职的基本情况，包括任职期限、变动情况及背景、任职的指导思想和工作目标，对个人工作尽职尽责的整体估价，确定述职范围的基调。

2、履行职责情况。要详细表述任职以来所做的主要工作和成果，存在哪些问题和失误，并从深层次概括出规律性的认识，升华到理论的高度，体现出个人的工作能力和水平。

3、今后任职设想和决心。要从实际出发，对今后工作在科学分析的基础上，做出规划和设想，表明尽职尽责的态度。

（四）落款。包括署名和成文日期。

五、述职报告的写作要求

（一）评价要实事求是。

（二）选材要突出重点。

（三）内容要突出个性。

第二节 先进事迹材料

一、先进事迹材料的概念

先进事迹材料是系统、全面地实事求是地向上级报告或介绍工作中涌现出来的先进集体或先进人物优秀事迹的一种书面文字材料。

二、先进事迹材料的作用

有的先进事迹材料是为了推荐某集体或个人为先进向上级报请立功受奖的，有的则是通过“通报”、“简报”等形式将先进集体或人物的优秀事迹进行宣传印发供人们学习，进而推动工作的。

三、先进事迹材料的结构和写法

（一）标题。一般由先进人物姓名（或集体名称）主题内容和文种三个要素组成，也可以由人物名称（或集体名称）和文种两要素组成。

（二）正文。

1、开头部分。可以简单介绍先进人物（或集体）的总体情况，如先进人物的姓名、性别、年龄、政治面貌、工作单位、职务、曾获得何种先进称号、主要事迹及群众评价等。

2、主体部分。可介绍先进事迹的具体内容，就是要写出先进人物或先进单位的感人事迹，闪光思想，起到树立模范形象的作用。写作中要有详有略，内容充实，突出重点，注意选择典型事例加以说明。

3、结尾部分。可点明前文叙述事例的先进意义，进行总体评价，也可以发出号召要求大家向先进学习。

（三）落款。一般在材料正文的右下方注明单位名称、写作日期和加盖公章。