董事会会议文件制作标准+文件汇总+格式参考

时间:2024.3.27

董事会会议文件制作标准及格式

一、  目的与适用范围

1.1     为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作,促进文件质量的提高,制定本标准。

1.2     本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。

1.3     董事会文件内容要求

1.3.1  董事会会议文件包括但不限于以下文件:

1.3.2  会议通知;

1.3.3  委托其他董事代为出席的授权委托书;

1.3.4  会议签到簿;

1.3.5  会议议程;

1.3.6  议案及其附件;

1.3.7  董事会会议纪要及决议。

1.4     会议通知按下列要求送达,样本请见附件一:

1.5     授权委托书(参见附件三)应当载明:

1.5.1  委托人和受托人姓名、身份证号码;

1.5.2  授权范围,包括受托人是否有权对临时提案进行表决等;

1.5.3  授权时效;

1.5.4  委托人签字。

1.6     会议签到簿(参见附件四)内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。

1.7     会议议程(参见附件五)内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。

1.8     议案的内容,应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定,并应采取一事一文。

1.9     会议纪要(参见附件七)应该记载内容如下:

1.9.1  会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质;

1.9.2  会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列席人员;

1.9.3  会议议程;

1.9.4  议案汇报人的汇报意见;

1.9.5  董事发言要点;

1.9.6  每一决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名;

1.9.7  列席监事与列席总经理的意见;

1.9.8  其它需要记录的情况。

1.10   董事会决议(参见附件八)应记载内容如下:

1.10.1      会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质;

1.10.2      会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列席人员;

1.10.3      决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名。

1.10.4      董事会决议由到会董事签字;代行签字的,应当附相对应的董事授权委托书。

1.10.5      决议涉及对外报批的事项,应一事一议,单独形成决议。

1.11   纪要与决议的区别

纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式,两者特征和区别如下:

1.12   提供董事会会议使用的会册包括会册封面(参见附件十)、会议议程、议案及相关附件,董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。

1.13   签署

于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下,可会后完成签署事项,但最迟不超过会后十五日。

二、  会议命名规则

各企业董事会届数通常为3年或4年一届,以各企业章程为准。董事会命名规则如下:

三、  董事会文件制作与归档要求

内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。

会议结束后,企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。

每次董事会会议档案应当单独装订成册,按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录(参见附件十一)。

企业应当在每次董事会会议后一个月内,将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。公司设有股东会的,股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。

四、  执行时间

本标准自颁发之日起执行。

附件一、会议通知

附件二、回执

附件三、授权委托书

附件四、会议签到簿

附件五、会议议程

附件六、董事会会议议案

附件七、会议纪要

附件八、会议决议

附件九、临时会议决议

附件十、会册封面

附件十一、目录



关于召开_______________公司

_____届董事会第_____次会议的通知

各位董事:

兹决定召开_______公司第___届董事会第____次会议。现将有关内容通知如下:

一、主持人:

二、召开时间:_____年__月____日

三、召开地点:

四、参会人员:

五、列席人员:

(一)监事:

(二)会议记录人员

(三)公司邀请的其他人员

六、拟审议事项:

(一)[议题描述];

(二)[议题描述];

(三)[议题描述];

七、注意事项:

(一)本次会议应由董事本人出席,如因故不能出席的,可以书面委托其他董事代为出席,并在授权书中注明授权范围。董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的,视为放弃本次会议表决权。

(二)请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。

(三)请填写《回执》、《授权委托书》(需授权董事签名)并在召开会议时交回会议联系人。

(四)由于会议时间有限,为保证会议效率,请各位董事能提前审阅会议的所有议案,并尽可能在会前形成一致意见。

八、联系方式:

姓名:

地址:

电话:

传真:

特此通知,敬请准时出席会议。

_____________公司

                                                                 召集人签名:

_____年___月___日

附:

一、《会议回执》;

二、《授权委托书》。

回执


_____________有限公司:

关于公司召开第___届董事会第___次会议的通知已收悉。本人拟亲自/委托代理人出席本次会议。

签署:

日期:   

附注:

一、请用正楷书写中文全名。

二、首次出席会议的人员,请附上身份证复印件。

三、委托代理人出席的,请附上填写好的《授权委托书》(见附件三)。


授权委托书

兹委托__先生/女士(身份证号码:)代表本人,出席___公司第___届董事会第___次会议,并代为行使表决权。

本授权委托书自本人签字后起生效,至上述会议结束时终止。

委托人签名:

委托日期:


_______________________公司

第___届董事会第___次会议签到簿

_____年___月___日


会议议程

会议时间:______年____月____日

会议地点:

会议主持:

参会人员:董事会成员

列席人员:

(一)监事:

(二)董事会秘书:

(三)公司邀请的其他人员:

议程及安排:

一、董事/委托代理人等参会人员入场、签到。

二、主持人介绍到会人员,宣布大会开始。

三、主持人宣读董事委派函、监事委派函(如有)。

四、审议《关于     的议案》     [发言人] 

五、审议《关于     的议案》    [发言人]

六、审议《关于     的报告》          [发言人]

七、审议……[发言人]

八、与会董事签署会议决议和会议记要。

议案______

关于__________的议案

各位董事:

提议,……(希望董事会做出某种行动:听取报告;批准预算、拨款;任免人事、修改章程、委托事项……)。

(概述事由,支持资料或文件作为附件并予以注明)。

以上,请予审议。

附:1、支持资料或文件

二〇年月日


议案______

关于制定__________制度的议案

各位董事:

提议,批准《制度名称(草案)》,并授权_____签署后发布。

概述《制度名称(草案)》重点内容。具体内容请参阅附件。

以上,请予审议。

附:1、《制度名称(草案)》

二〇年月日


议案______

关于任命(职务名称)的议案

各位董事:

提名________先生/女士(身份证号码:)担任(职务名称)。

(概述事由,如:前任离职或新增职位)。

________先生/女士的基本情况如下:(或先生/女士基本情况请参阅附件。)

以上,请予审议。

附:1、《先生/女士简历》

二〇年月日


议案______

关于批准组织机构设置和岗位编制的议案

各位董事:

提议,批准以下组织机构设置和岗位编制方案,并授权签署后发布。

一、组织架构图

……

二、部门职责(概述)

……

三、岗位分类与职级划分(概述)

……

四、人员编制(概述)

公司编制为名。其中:高级管理人员名。

具体内容请参阅附件方案(包括设置和调整前后的对比说明)。

以上,请予审议。

附:1、《组织机构设置及岗位编制方案》

二〇年月日


议案______

关于批准公司______年度工资总额的议案

各位董事:

提议,批准公司_____年度工资总额预算,并授权签署后执行。

公司_____年度工资总额预算为元。预计_____年在岗正式员工人,较上一年度新增人。工资总额的项目构成如下:

示例:

备注:其他人员含借调员工、外借员工及非全日制工。

(预算编制说明)

以上,请予审议。

二〇〇年月日

XXX公司

第XX届董事会第XX次会议表决票

董事姓名:XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。

备注:请用钢笔在“同意”、“反对”、“弃权”项下用“√”标示表决意见,同一议案只能标示一种意见,或“同意”或“反对”或“弃权”,否则视为弃权,在会议主持人规定的时间内未提交表决票的视为弃权。
XXX公司

第XX届董事会第XX次会议表决结果统计表

出席会议董事:XXX、XXX、XXX、XXX、XXX(委托XXX)。


_________________________公司

_____届董事会第_____次会议纪要

会议时间:____年____月____日

会议地点:

会议召集及主持人:

出席会议董事:

列席会议监事:

其他参会人员:

记录人:

内容:

一、出席本次会议的董事共____名,董事_____书面委托董事____代表其出席会议并代行使董事职权,符合法律有关规定。

二、重大事项通报

(一)公司股东变动;

(二)公司董、监事变动;

(三)……

三、参会人员发言:

【较详细记录会议过程,包括议案汇报人的汇报要点,与董事、监事及其他与会人员的发言。】

示例:

会议首先由董事长【 】致辞,……

接下来由总经理______向董事会汇报《_______年度工作报告》,介绍了上年度主要经营指标完成情况为……;主要成绩与不足包括……;下年度的工作计划……。

财务总监______作《上年度财务决算及下年度财务预算》报告。……

与会董事发言:……

与会监事发言:……

四、会议审议事项及结果:

(一)会议审议并原则同意《________年度工作报告》。会议认为……。

(二)会议审议通过了《关于     的议案》。会议同意……。

(三)会议审议并原则通过了《关于的议案》。会议要求……。

(四)会议审议并原则同意《关于的议案》。会议认为,……。

(五)会议决定《……议案》搁置审议。会议认为,……。

五、有关人员签署第____届董事会第____次会议决议及会议记录。

六、宣布会议闭幕。

出席会议的董事(委托代表)签名:

_______年___月____日


_______________________公司

___届董事会第____次会议决议

【】号

________公司第_____届董事会于____年___月___日在___召开了第__次会议。本次董事会会议由董事长____召集并主持。应出席本次董事会会议的董事人数为___人,实际到会人数为____人。其中,董事____因故未能出席本次会议,书面委托董事_____代为行使表决权。

经讨论并审议本次董事会会议议题,与会董事一致通过并决议如下:

一、批准__________________方案。

二、批准__________________方案。

三、通过《关于_____________的报告》。

四、通过《_____________公司_______年经营计划》。

五、通过《_____________公司_______年财务预算》。

(列示关键指标)

特此决议。

董事签字:

董事签字:

董事签字:

__________年_______月_______日


________________公司

第____届董事会第____次会议

会册

二○____年_____月

_____________________公司


目   录

一、会议议程

二、公司审议文件

(一)关于的议案

(二)关于的议案

(三)关于制定公司重要管理制度的议案

(四)年度工作报告及年经营计划

(五)关于申请发放年度奖金的议案

三、会议决议

四、会议纪要

五、董事、董事长委派函和高级管理人员推荐函

六、授权委托书

七、会议签到记录


第二篇:董事会文件格式编制汇总


董事会会议文件制作标准

一、  目的与适用范围

1.1     为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作,促进文件质量的提高,制定本标准。

1.2     本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。

1.3     董事会文件内容要求

1.3.1  董事会会议文件包括但不限于以下文件:

1.3.2  会议通知;

1.3.3  委托其他董事代为出席的授权委托书;

1.3.4  会议签到簿;

1.3.5  会议议程;

1.3.6  议案及其附件;

1.3.7  董事会会议纪要及决议。

1.4     会议通知按下列要求送达,样本请见附件一:

1.5     授权委托书(参见附件三)应当载明:

1.5.1  委托人和受托人姓名、身份证号码;

1.5.2  授权范围,包括受托人是否有权对临时提案进行表决等;

1.5.3  授权时效;

1.5.4  委托人签字。

1.6     会议签到簿(参见附件四)内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。

1.7     会议议程(参见附件五)内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。

1.8     议案的内容,应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定,并应采取一事一文。

1.9     会议纪要(参见附件七)应该记载内容如下:

1.9.1  会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质;

1.9.2  会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列席人员;

1.9.3  会议议程;

1.9.4  议案汇报人的汇报意见;

1.9.5  董事发言要点;

1.9.6  每一决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名;

1.9.7  列席监事与列席总经理的意见;

1.9.8  其它需要记录的情况。

1.10   董事会决议(参见附件八)应记载内容如下:

1.10.1      会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质;

1.10.2      会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列席人员;

1.10.3      决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名。

1.10.4      董事会决议由到会董事签字;代行签字的,应当附相对应的董事授权委托书。

1.10.5      决议涉及对外报批的事项,应一事一议,单独形成决议。

1.11   纪要与决议的区别

纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式,两者特征和区别如下:

1.12   提供董事会会议使用的会册包括会册封面(参见附件十)、会议议程、议案及相关附件,董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。

1.13   签署

于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下,可会后完成签署事项,但最迟不超过会后十五日。

二、  会议命名规则

各企业董事会届数通常为3年或4年一届,以各企业章程为准。董事会命名规则如下:

三、  董事会文件制作与归档要求

内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。

会议结束后,企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。

每次董事会会议档案应当单独装订成册,按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录(参见附件十一)。

企业应当在每次董事会会议后一个月内,将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。公司设有股东会的,股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。

四、  执行时间

本标准自颁发之日起执行。

附件一、会议通知

附件二、回执

附件三、授权委托书

附件四、会议签到簿

附件五、会议议程

附件六、董事会会议议案

附件七、会议纪要

附件八、会议决议

附件九、临时会议决议

附件十、会册封面

附件十一、目录



关于召开_______________公司

_____届董事会第_____次会议的通知

各位董事:

兹决定召开_______公司第___届董事会第____次会议。现将有关内容通知如下:

一、主持人:

二、召开时间:_____年__月____日

三、召开地点:

四、参会人员:

五、列席人员:

(一)监事:

(二)会议记录人员

(三)公司邀请的其他人员

六、拟审议事项:

(一)[议题描述];

(二)[议题描述];

(三)[议题描述];

七、注意事项:

(一)本次会议应由董事本人出席,如因故不能出席的,可以书面委托其他董事代为出席,并在授权书中注明授权范围。董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的,视为放弃本次会议表决权。

(二)请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。

(三)请填写《回执》、《授权委托书》(需授权董事签名)并在召开会议时交回会议联系人。

(四)由于会议时间有限,为保证会议效率,请各位董事能提前审阅会议的所有议案,并尽可能在会前形成一致意见。

八、联系方式:

姓名:

地址:

电话:

传真:

特此通知,敬请准时出席会议。

_____________公司

                                                                 召集人签名:

_____年___月___日

附:

一、《会议回执》;

二、《授权委托书》。

回执


_____________有限公司:

关于公司召开第___届董事会第___次会议的通知已收悉。本人拟亲自/委托代理人出席本次会议。

签署:

日期:   

附注:

一、请用正楷书写中文全名。

二、首次出席会议的人员,请附上身份证复印件。

三、委托代理人出席的,请附上填写好的《授权委托书》(见附件三)。


授权委托书

兹委托__先生/女士(身份证号码:)代表本人,出席___公司第___届董事会第___次会议,并代为行使表决权。

本授权委托书自本人签字后起生效,至上述会议结束时终止。

委托人签名:

委托日期:


_______________________公司

第___届董事会第___次会议签到簿

_____年___月___日


会议议程

会议时间:______年____月____日

会议地点:

会议主持:

参会人员:董事会成员

列席人员:

(一)监事:

(二)董事会秘书:

(三)公司邀请的其他人员:

议程及安排:

一、董事/委托代理人等参会人员入场、签到。

二、主持人介绍到会人员,宣布大会开始。

三、主持人宣读董事委派函、监事委派函(如有)。

四、审议《关于     的议案》     [发言人] 

五、审议《关于     的议案》    [发言人]

六、审议《关于     的报告》          [发言人]

七、审议……[发言人]

八、与会董事签署会议决议和会议记要。

议案______

关于__________的议案

各位董事:

提议,……(希望董事会做出某种行动:听取报告;批准预算、拨款;任免人事、修改章程、委托事项……)。

(概述事由,支持资料或文件作为附件并予以注明)。

以上,请予审议。

附:1、支持资料或文件

二〇年月日


议案______

关于制定__________制度的议案

各位董事:

提议,批准《制度名称(草案)》,并授权_____签署后发布。

概述《制度名称(草案)》重点内容。具体内容请参阅附件。

以上,请予审议。

附:1、《制度名称(草案)》

二〇年月日


议案______

关于任命(职务名称)的议案

各位董事:

提名________先生/女士(身份证号码:)担任(职务名称)。

(概述事由,如:前任离职或新增职位)。

________先生/女士的基本情况如下:(或先生/女士基本情况请参阅附件。)

以上,请予审议。

附:1、《先生/女士简历》

二〇年月日


议案______

关于批准组织机构设置和岗位编制的议案

各位董事:

提议,批准以下组织机构设置和岗位编制方案,并授权签署后发布。

一、组织架构图

……

二、部门职责(概述)

……

三、岗位分类与职级划分(概述)

……

四、人员编制(概述)

公司编制为名。其中:高级管理人员名。

具体内容请参阅附件方案(包括设置和调整前后的对比说明)。

以上,请予审议。

附:1、《组织机构设置及岗位编制方案》

二〇年月日


议案______

关于批准公司______年度工资总额的议案

各位董事:

提议,批准公司_____年度工资总额预算,并授权签署后执行。

公司_____年度工资总额预算为元。预计_____年在岗正式员工人,较上一年度新增人。工资总额的项目构成如下:

示例:

备注:其他人员含借调员工、外借员工及非全日制工。

(预算编制说明)

以上,请予审议。

二〇〇年月日

XXX公司

第XX届董事会第XX次会议表决票

董事姓名:XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。

备注:请用钢笔在“同意”、“反对”、“弃权”项下用“√”标示表决意见,同一议案只能标示一种意见,或“同意”或“反对”或“弃权”,否则视为弃权,在会议主持人规定的时间内未提交表决票的视为弃权。
XXX公司

第XX届董事会第XX次会议表决结果统计表

出席会议董事:XXX、XXX、XXX、XXX、XXX(委托XXX)。


_________________________公司

_____届董事会第_____次会议纪要

会议时间:____年____月____日

会议地点:

会议召集及主持人:

出席会议董事:

列席会议监事:

其他参会人员:

记录人:

内容:

一、出席本次会议的董事共____名,董事_____书面委托董事____代表其出席会议并代行使董事职权,符合法律有关规定。

二、重大事项通报

(一)公司股东变动;

(二)公司董、监事变动;

(三)……

三、参会人员发言:

【较详细记录会议过程,包括议案汇报人的汇报要点,与董事、监事及其他与会人员的发言。】

示例:

会议首先由董事长【 】致辞,……

接下来由总经理______向董事会汇报《_______年度工作报告》,介绍了上年度主要经营指标完成情况为……;主要成绩与不足包括……;下年度的工作计划……。

财务总监______作《上年度财务决算及下年度财务预算》报告。……

与会董事发言:……

与会监事发言:……

四、会议审议事项及结果:

(一)会议审议并原则同意《________年度工作报告》。会议认为……。

(二)会议审议通过了《关于     的议案》。会议同意……。

(三)会议审议并原则通过了《关于的议案》。会议要求……。

(四)会议审议并原则同意《关于的议案》。会议认为,……。

(五)会议决定《……议案》搁置审议。会议认为,……。

五、有关人员签署第____届董事会第____次会议决议及会议记录。

六、宣布会议闭幕。

出席会议的董事(委托代表)签名:

_______年___月____日


_______________________公司

___届董事会第____次会议决议

【】号

________公司第_____届董事会于____年___月___日在___召开了第__次会议。本次董事会会议由董事长____召集并主持。应出席本次董事会会议的董事人数为___人,实际到会人数为____人。其中,董事____因故未能出席本次会议,书面委托董事_____代为行使表决权。

经讨论并审议本次董事会会议议题,与会董事一致通过并决议如下:

一、批准__________________方案。

二、批准__________________方案。

三、通过《关于_____________的报告》。

四、通过《_____________公司_______年经营计划》。

五、通过《_____________公司_______年财务预算》。

(列示关键指标)

特此决议。

董事签字:

董事签字:

董事签字:

__________年_______月_______日


________________公司

第____届董事会第____次会议

会册

二○____年_____月

_____________________公司


目   录

一、会议议程

二、公司审议文件

(一)关于的议案

(二)关于的议案

(三)关于制定公司重要管理制度的议案

(四)年度工作报告及年经营计划

(五)关于申请发放年度奖金的议案

三、会议决议

四、会议纪要

五、董事、董事长委派函和高级管理人员推荐函

六、授权委托书

七、会议签到记录

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