很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天。

其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从google和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？

我当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做sales和sales manager，PA to director，一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过各种问题。当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起发现，当初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？

很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正好的email，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，

可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。

到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了！

我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。

1）邮件写得过长。客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。

我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？

2）没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接

吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。

举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！如果我要写一封开发信给美国的ABC inc（这个名字是我编的），我从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主

题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入home depot，保证一下子就找到。

3）长篇大论的公司或工厂介绍。我现在做buyer，也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于20xx年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户??”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。

有朋友会反问，那完全不写呢？其实也不一定，要看具体情况。如果公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以。如：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，

让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。

4）爱炫耀英文水平。以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！

举个例子，我以前招助理的时候，会考他们的email水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一封邮件。内容很简单，写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。

第一个应聘者是这样写的：

Dear Mike,

This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What's the matter?

I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the production immediately!

Looking forward to your reply. Thank you!

Best regards,

Jenny

这封邮件写得好么？老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。但是不是有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更好？我们看看第二位应聘者写的email：

Dear Mike,

How are you?

We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.

Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the

material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do production asap.

Thank you in advance!

Kind regards,

Tommy

这封呢？我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“We'll do the production asap.”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？所以这是废话。缺点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。

我会这样写：

Hi Mike,

Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.

By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.

Thanks and best regards,

C

第二篇：如何写邮件

确保你的邮件被人阅读并被认真对待

你是否觉得你的收件人并没有如你所愿回答你的问题？或者他们经常漠视你的邮件，漏掉你要表达的重要内容？你确定你发出的邮件都能让收件人留下印象么？

写邮件的时候，只要遵循以下一些简单的原则，你就可以给收件人留下良好的印象，得到你想要的答复。

1.主题栏和标题栏

一般新闻的标题具有两个功能：抓住你的视线；简述大意，这样读者就可以决定是否要继续阅读。而Email的主题栏也必须满足上述两点。仔细选择几个关键词，这样让你的收件人一眼就看到重点。

如果你要写的Email是一长串定期汇报中的一篇，比如每周项目简报，请在标题栏中标注日期。如果你需要收件人答复或立即应对，请加上“请于11月7日前回复”等字样。 每个人都不想收到垃圾邮件。如果你的标题栏写的明确清晰，你的邮件被阅读的机会也会大大增加，否则只能错误地沦落到垃圾邮件箱里。

当让，就如同没有标题的新闻是荒唐的，请你也千万不要不设邮件标题。没有标题栏的邮件通常被作为垃圾邮件对待。

糟糕的例子

主题：开会

吉姆你好，

我想提醒你下星期我们有个会。请告诉我你有没有其他问题！

祝好！

马克

这封电子邮件之所以糟糕有以下几个原因。首先，让我们来看标题。正如你所见，标题是“开会”。

为什么这是一个糟糕的标题呢？

这是因为没有提到任何会议的信息。如果你的日程表上排满了会议，你可能会猜想马克说的会到底是哪一个。并且这封邮件没有任何关于会议主题的信息，比如何时何地开会。 并且，没有说明任何时间地点的开会邮件，让别人觉得这是垃圾邮件。所以它很可能会被删掉。

这封邮件的语气看起来像是一个友好的提醒，这倒没有错，但是没有说出关键信息。如果吉姆没有听说过任何要开会的事情，或者完全忘记了这事，他还要回复邮件来确认信息。 推荐的例子

主题：提醒10月5日10am按期举行例会，讨论PASS方案

吉姆，

你好。

我想通知你我们10月5日，周一，10：00am的会议按期召开。地点在A会议室，我们会讨论新PASS方案。

如果你有任何问题，请致电3024

祝好，

马克

这就可以看出标题栏具体的好处了，收件人甚至都无需打开邮件就可以得到大部分信息。而且这样的标题还可以起到提示的作用，只要收件人打开邮箱就可以看到会议时间和地点。

2.每封邮件一个议题

电子邮件的一个好处就是你不需要支付费用。所以，如果你要交代一堆事务，不如每个内容写一封邮件。

这样，你的收件人就可以依照自己的时间安排回复邮件。有些内容可能只需要一个简短的回复，这样他可以立即回复。而其他的议题可能需要更多和时间和考量。分开写邮件，你会得到更加清晰的回复，也帮助收件人更好地管理他们的邮件。

如果你确实需要将内容都放进一封邮件，因为有可能这些问题彼此相关，请考虑用数字标注你的要点，并且分行，分段落。这样可以让你的观点更加明显，并且让收件人更加愿意逐条回答问题。

对于传统的商业信函，每一封邮件都必须清晰简练，在第一段中表述重点。语句要简短和精炼。文中得涵盖恰当的信息，文字直白，言之有物。

糟糕的例子

主题：销售报告修改

杰姬你好，

谢谢你上周发来的报告。我昨天仔细阅读了报告，我觉得你需要在第二章的销售数据中添加更多具体信息。报告的文笔应该更加正式，因为执行官会阅读你的报告，报告必须显示我们的职业素养和专业素质。

还有，我想告诉你我周五与公关部有一个会议，讨论新的广告活动。11点开始，我会在小会议室召开会议。

请告知你是否能来。

谢谢！

莫妮卡

莫妮卡的标题写得非常清楚，而且她也清晰地表达了她希望杰姬改进的地方。 但是她哪里做的欠妥呢？

其实第二段关于会议的内容相当重要，但是她却把它加在一个要求修改报告的邮件里。如果杰姬不立即将会议安排记录在日程表里，她必须要记得在一封题名为“销售报告修改”的邮件里有会议信息，而这多么不符合逻辑。

把这两个信息放在一封邮件里，结果可能是这两件事都被忘记。让我们看一个优秀的例子：

优秀的案例：

主题：销售报告修改

杰姬你好，

谢谢你上周发来的报告。我昨天仔细阅读了报告，我觉得你需要在第二章的销售数据中添加更多具体信息。报告的文笔应该更加正式，因为执行官会阅读你的报告，报告必须显示我们的职业素养和专业素质。

谢谢你的努力

莫妮卡

主题：周五10/9, 11am 公关部门会议

还有，我想告诉你我周五与公关部有一个会议，讨论新的广告活动。11点开始，我会在小会议室召开会议。请告知你是否能来。

谢谢！

莫妮卡

把两个邮件分开，杰姬可以更加快速地找到她要处理的邮件。

同时，杰姬还可以更好地管理她的邮件，只要她修改好了报告，她就可以删除这封邮件，但是留着提醒本周末开会的那封邮件。

3.明确你想要的回复

确保一定要在邮件中告知你想要的答复，比如电话，或者开会。然后，附上你的联系方式，包括你的姓名、职务和电话号码。就算是公司内部邮件也要附上相关信息。如果你给收件人提供方便的联系方式，他们回复的可能性就更大。

糟糕的例子

主题：企划

林，

你收到我上周发出的企划书了么？我没有收到你的回复。

你能打电话来，我们讨论以下么？

谢谢！

彼得

这封邮件漏掉了许多重要信息。

首先邮件里没有提到企划的具体内容。如果林收到了好几封企划呢？或者彼得使用邮寄，还不是电子邮件呢？

还有，作者并没有告诉林如何跟他联系。他的办公室电话号码，手机号码，商业联系信息，这些林都必须自己查找。

并且，他并没有在邮件署名时给出自己的全名和职位。

优秀的案例：

主题：核查是否收到景观建设的企划

亲爱的林，

我想问你上周收到我们关于景观建设的企划书了么，我附在邮件附件里。我没有收到你的回复。

你能在周四前给我电话，我们可以讨论以下么？周四我们的促销活动就要结束，我想确保你不错过机会。

最好打我的移动电话。

谢谢！

彼得舒尔 欧文

佳美景观设计公司

555.135.4598 (office)

555.135.2929 (cell)

彼得现在给了林所有她必须知道的信息。她知道彼得上周用电子邮件方式发出了企划书，并且希望她在周四前回复，并且联系他的移动电话。

更重要的是彼得附上了他的职务，这样林就知道她要打交道的人是谁，联系方式是什么。 标题使用内容缩写EOM

如果你只要发出一个简短的讯息，你可以使用缩写方式EOM （End Of Message）技巧。

你可以把所有信息放在标题栏里，用EOM结尾。看到EOM字样，收件人就知道不需要打开邮件看具体内容，所有信息都在标题栏里了。

例子：

主题：10/5 开会, 10am, Ａ会议室, 关于Pass,EOM

4.做个好的回信者

经常检查邮箱并且回复邮件。这虽然是个礼节性问题，但是也会让他人更加迅速地回复你的邮件。如果你收到一封细节繁复的邮件，暂时没有时间回复，请简短回复发信人你收到邮件，但是需要时间更好地答复他。

若要离开公司出差，请提前设定外出邮件自动回复，通知发件人。

内部邮件

内部邮件与其他邮件类似，不能特别随意。记住这些邮件也有可能被打印出来给其他人阅读，所以请注意拼写，并且少用俗语和俚语。</P< p>