商务信函的格式和范文

时间:2024.3.27

商务信函的格式和范文

商务信函属于商务礼仪文书范畴,是指企业与企业之间,在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。

文种特性

〔一)语气口语性

每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的,所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”,信函读起来使人感到非常热情、友好,就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函,还是善意的劝说函,或者购买函,完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

(二)内容直接性

企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以,商务信函要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。用简洁朴实的语言来写信函,使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时,如时间、地点、价格、货号,等等,要用语精确,使交流的内容更加清楚,这更有助于加快商务活动的进程。

(三)态度真诚性

商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么,都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与你通话,他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语,而是体现了一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。

(四)主旨单一性

商务信函具有纯粹的业务性,一般要求专文专事,内容集中单一,围绕公务,突出主旨。

(五)格式规范性

商务信函结构类似于一般的书信,有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例,用英语或对方国家所使用的语言书写,在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

(六)地位平等性

商务信函是两个平等法人之间的往来文书,反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重,以礼相待。

(七)要求时限性

商务信函是在商务活动的每个环节中形成的,每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此,接收对方的信函后必须及时回复。目前,信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式,以适应这一特点的需要。

商务信函一般由三部分组成:信头、正文、信尾。

(一)信头

信头即信函的开头,由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。 1发信人名称及地址

发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。

2.标题

作为商务信函,它与一般的普通信件不同,只要不是企业单位个人与个人之间的交流,商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方,居中书写,其内容是标明事由。事由要求

概括出函件的主旨、中心,使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式:

(1)由事由加文种名称“函”构成,如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。

(2)先写“事由”二字,加冒号提示,然后直接标写该信函的内容,如“事由:机动车索赔”。 3函号

函号即编号,分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号,可保证信函便于管理和查阅。

函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式:一是仿效行政公文发文字号的格式,采用“x函〔xxxx〕x号”或(xxxx) “函第x号”的形式;二是采用直接编号的形式,如“第x号”。

4称谓

称谓是对收信人或收信单位的称呼,一般写受文者的尊称,这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方,单独占行,顶格书写,后面用冒号。书写时有以下两种称谓:

(1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号,如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务,如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、 “尊敬的销售部经理”等。

(2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等,也可以使用职务,如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。

5.收信人地址、单位

收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

(二)正文

正文是商务信函的主体,叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯,一文一事,文字简明,事实有据,行文礼貌。

1问候语

问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的,即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示,如“您好”,“近来生意可好,效益颇高”等。如果是初次联系,可使用“久仰大名,未亲雅教”等词语。如果是回函,可使用“惠书敬悉,不胜感激”等词语表示感谢来函。

2主体

主体是商务信函正文的核心内容,是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容:

(l说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容;复函则要引叙对方来函要点,以示复函的针对性。

(2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容,一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项,或是针对所要商洽的问题或联系事项,阐明自己的意见。要求语气要平和,问题要明确,事实要清楚,表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分;询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分;答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分;商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。

如果正文主体内容简单,逻辑上可采用篇、段合一式结构,如果正文主体内容较多,逻辑上可采用分段式结构。

3结尾语

正文结束以后,一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括,并提出本函的有关要求,强调发函的日的。如请求函的结尾语是“拜托之事,承望协助解决为盼”,希望回函的结尾语是“不吝赐函,静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定,要求恰当得体。

(三)信尾

信尾部分包括四部分内容。

1祝颂语

所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分:

(1)请候语,在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”

等。

(2)安好语,一定另起一行顶格书写,以表示对对方的尊重。常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。

2签署

签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;有的企业要求发信人直接签名,以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。

3日期

日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来,务必写明发信日期。一般采用以下三种形式:

(1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期,如xxxx年八月十八日。

(2)阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期,如2008 年8月18日。

(3)国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日,在一位数的月、日前加“0",如20xx年08月18日。

无论哪种写法,日期务必写全,以便存档备查。如20xx年08月08日,不能写成“08年08月08日”。

4附件

附件是随函附发的有关材料,如报价单、#5@p、确认书、单据等。如果需要标注附件的,在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的,要分别标注附件一、附件二等。

范文:

道歉函

xx市兴达贸易有限公司:

贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中,所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事,深表歉意,此事已引起我方高度重视,现已就此事进行调查。

经有关邵门查实:我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌,出厂时,经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂,是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失,我公司再次深表歉意,并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度,以及公证人证明和检验证明书,我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。 对此,我们将引以为戒,查找工作中存在的问题和不足,制仃改正措施杜绝此类事件的发生。 希望能够得到责公司谅解,继续保持良好的贸易往来关系。

候复

xx市光明家具有限公司

20xx年8月9日

本文来源于:/article/sort07/sort053/info-3417.html


第二篇:商业信函样信


课文译文: 商务信函的布局

商务交流是关于信息的成功交换,这些信息又能支撑买卖商品和其他服务的目的。在交流中使用的形式有很多种,包括信函、电报、电传、海底电报和电子信件。商务信函明显是商务交流中运用最为广泛的载体。对于学生们来说,掌握阅读技巧,能写出一封让读者一目了然的商务信函是非常重要的。

一封恰当的商务信函能在贸易、增强伙伴关系和互相了解等方面扮演重要角色。商务信函写作是一种必要的商务活动之一,只有那些包含正确信息的信函才能被叫做有效商务信函。所以,如果你想要写一封合适的商务信函,就要注意以下几个原则:

1.1商务信函写作原则

最有效的商务信函应该是通俗易懂, 它们必须是友好礼貌的。我们应该记住商务信函在贸易关系上扮演了一个重要的角色。通常来讲,当我们在写一封商务信函的时候需要应用一些特定的写作原则,它们是:

1. 体谅

体谅在好的商务写作中是非常重要的。所发出的信必须要给人一种好的印象,试着让自己站在别人的立场来考虑他或她的不同期望、需求、兴趣和困难。注重“你”的观点而不是“我”或“我们”的观点,找出能够表达你的见解和信息的最好方法,这样就可以很婉转地拒绝一个人的请求而不破坏彼此的关系。

比较下面几个句子:

“你”的观点 “我们”的观点

对您的成功表示祝贺 我们将把样品在下个月发送给你 我们将发送我们的祝贺信给您 我们没有办法将样品在这个月发给你 当您付款时,可以享受2%的折扣 我们将给予您2%的现金付款折扣

2. 准确

准确性意味着不仅要有正确的语法、标点和拼写,具有合适的语气也是成功的关键。即使是在抱怨或此类回复中也能够在不冒犯对方的情况下准确表明自己的观点。商务信函必须有真实的内容、精确的图表和详细而准确的术语,因为它们涉及了所有文件中买卖双方的权利、责任及利益。因此,我们不能多写也不能少写,写得过少容易影响人的自信度,从而影响贸易发展;多写则显示你不够成熟和老练。

3. 完整

商务信函只有在包括了所有必要的信息后才能算成功且有用的,形廓(列举要点)让信函看起来丰富且完整,要注意是不是所有的事情都已经被谈到,所有问题被提到。不完整的信函不仅是不礼貌的,同时它还会让收到信函的人对你们

公司产生一种不好的印象。

如果其他公司可以提供给他更全面、更礼貌的信息或要求,那么理所当然的,他就有可能放弃你们公司而与另外的公司合作了。

当你在努力地追求信函的完整性的时候,记住以下几点:你为什么要写这封信,哪些原因促使了你写这封信,你是否已经回答了信中所提的所有问题以及什么是读者所希望的。

4. 具体

信函必须是具体、准确的,而不是含糊、抽象和笼统的,特别是对于那些需要具体事项的回函,包括报盘、贸易术语询盘等等,都是非常重要的。例如,一些商品的品质应该用准确的图表体现出来,应尽量避免出现一些诸如短、长或好的词,要给出具体的年、月、日,如果有必要的话,甚至是具体到小时、分钟,但是要避免诸如昨天、下个月、马上等词语。

以下几点可以帮助我们写得更为具体:使用具体的事实和数据;使动词生动化,使用主动动词而不用被动动词或非主动动词,选择生动形象的词语,注意语序,将修饰词放在正确的位置。

5. 简明

信函的简明性常常被认为是写作中最重要的原则,它可以节省作者和读者的时间。简明意味着在没有牺牲信函的清楚和礼貌的同时,使用最简短的表达方式来表达最全面的信息。好的商务信函应该精确、突出重点,为了使你的信函能够简明精练,试着使用短句,避免语言的罗嗦、多余和重复,消除过分的详细。

仔细的分段可以让信函更清楚、易懂和吸引人,每个段落限制在一个观点或主题是一个好的规律。

比较以下语句:

简明的 罗嗦的

我们将在今天的会议中考虑运输日程。 我们打算在今天的会议上针对运输日程

作出决定。

他们去参加广交会寻找合作伙伴。 他们参加了广交会,为了寻找一个生意

伙伴的目的。

您3月15日的来信已收到。 我们收到了您在3月15日寄给我们的信。 我们已经收到您的信用证。 请注意我们已经收到您的信用证。 谢谢您…的来信。 作者希望能够收到您…的来信。 我/我们随函附寄了我们新的目录。 请在附函里寻找我们的新目录。

6. 清晰

你必须很清楚地表达自己,确保信函中已包含了你所想说的精确内容是不易被误解,避免含糊、模棱两可的表达。当你非常确定自己想说什么的时候,用清

楚、简单的词语表达出来,或者用结构组织良好的句子和段落呈现出来,包括必要的过渡词或连接词,流畅、直接和简洁的英语对商务书信来说是非常重要的,避免重复和消除过分详细。

比较以下两对句子:

您在5月10日的来信中所要求的货物样品, 您在5月10日的来信中所要求 我们已经空邮了4件给您。 的4件商品,我们已在昨天空寄

给您。

这些商品价格和质量都不同。 这些商品不仅质量不一样,价格

也不一样。

7. 礼貌

在所有的商务活动中,礼貌在商务信函的写作中扮演了重要的角色。它是很好的介绍卡,有利于巩固和建立新的业务关系。礼貌意味着在你的信件中得体地展现真诚的友谊,诚挚的谢意,真挚的礼貌,细心的理解和发自内心的尊重。

避免含有激怒性、冒犯性或藐视性的语句,及时回信,因为准时回信会让那些讨厌为了一封信而等上好几天的人开心。有时候,在生意场上会发生一些冲突,但外交策略和技巧可以化解这些矛盾,而不会产生互相仇视的情况。在商务信函中千万不要将愤怒显现出来。

还有你必须采用合适的语气。在你开始写信之前,考虑清楚你想用什么方法来感化你的顾客,然后相应地表达自己,具有说服性、坚决性、充满歉意等等。

比较下列句子:

我们很抱歉您误会了我们 很抱歉,我们没有表达清楚我们的意思 你5月5日有关这一批货的装船的来信 您于5月5日有关这一批货的装船的来

已经收到 信已引起我们的关注

商务信函的结构与格式

1. 信头

商业机构不同,信头的设计也不同。信头通常在第一页的顶端,要么位于中央,或者位于左边采用齐头式,或齐平位于右边的缩进式。

大多数商业公司和其他机构都会使用带有印刷体信头的信纸,这些信纸一般都全部包含或部分包含了以下要素:公司名称、地址、邮编、电话号码、传真号码、电子邮件地址,有可能还附上总裁的姓名,甚至还可能附上某图片或者能作为公司象征的口号。在读者对信息的反馈以及公司创建自身有利形象方面都是有好处的。

如果你所用的信纸上没有印刷体信头,那就需在纸的右上角打印出公司名

称、地址、电话号码和电子邮件地址。

2. 日期

所有商业书信在信头下面都应该打印一个正确的日期,这日期记录写信当天,也许可以作为重要参考。例如,对于一则订单,装运合同或者是一封消费者的回复中产生问题,你就可以从你的档案里找到旧的复印件来核实你何时写过此消息和说过什么。尽可能在打印在信头下的日期当天或者左右寄信。

日期一般位于信头最后一行下面的两行。平头式写在空白处,缩行格式则在左边的空白处。一般英国排序为天、日、年,美国习惯月、日、年。涉及到天时,基数和序数都能使用。然而,现在日益增长的趋势是省略序数后缀,即在日期栏中跟在某月某日后面的-st, -nd, -rd 和-th, 例如:

25th March 2005

March 25th, 2005

25 March 2005

March 25, 2005

千万不要用数字和缩写来表达日期中的月,因为很容易造成混淆。

3. 信内地址

信内地址包含名字、地址、公司邮编或收信人,一般在开头直接写或写在日期下第三行。

若是把信邮寄给个人的话,用一个礼貌的称呼(Miss, Mr., Mrs., Or Ms. ), 如果合适,也可上升为职业称呼(如,Dr, 或 Prof. )。

不要用以上两种称呼同时加上姓名,有时,在组织里个人职位的称呼也许已经包含和打印在个人名字后面或是个人姓名的下一行,不管哪种职位都意味着更好的平衡。如果是邮寄给机构的话,信内地址包括机构全称和地址,应该留意邮寄的接受者要正确的出现在信封上,看以下例子:

Mr. Alfred McKenna, Treasurer

Finance and Accounting Department

Warren, Hanson&Associates

259 Third Avenue

New York, New York 1007

4. 称呼

称呼一般是问候性的招呼语,它出现在每封信的开头,在信内地址及参考栏的下面,一般打印在下面两行,与左边空白处齐平。

在商业书信中惯常的正式称呼有:

1)邮寄个人 Dear Sir, Dear Madam,

2)邮寄两个或两个以上的人 Dear Sirs, Dear Madams, Gentlemen:

(通常使用复数形式)

正式的问候语通常会带有冒号,若寄信人单独认识收信人,可以用以下较正式和更亲切的称呼:

Dear Ms. Bontoux, Dear Dr. Walter,

现在对女士的称呼的趋势普遍用比较谦恭的“Ms.”,而不去管她们的婚姻状况。

5. 信的正文

信的正文是信函的核心,包含了你想发送给对方的信息。好的信函不仅要将商务办妥,还能促成良好的意愿,因此,写信时应该计划好,合理陈述和安排好要信息。

最好将正文分成2个或3个段落,即使是一封简短的信。每一段落都只表达一个主题,这能使你的文本部分更加简明易读,也更清晰地展现你的信息,一封典型的三段式书信的安排如下:

第一段:以抓住读者注意力的信息开头,针对读者的需要和兴趣或针对先前的通信, 要把“你”放入信中。

第二段:引入涉及到你自己的事情,或者你不得不提供的服务或信息,要把“你和我”放入信中。

第三段:在正文部分的最后加上你想让读者考虑的行动或建议或者加上你想要得到的结果。 6. 表示敬意的结束语

表示敬意的结束语仅仅是结束书信的一种礼貌的形式。它是一封商业书信的一部分,应写于中间,在结束句以下两行,应该与称呼语保持一致。

商业信函样信

署名主要包括寄信人的签名,以及他的名字的打印体。例如: Yours truly, Frank W. Weston Frank W. Weston

Vice President, Distribution Chief of the Mineral Dept. Grand Resources Import & Export Co. 8. 注意行

注意行通常被认为是信内地址的一部分。当这封信是邮寄到公司时,它一般指向某个特定的人或部门,通常打印在称呼前两行,显示如下:

Western Utilities, Inc. 8 17 West Main Street Denver, Colorado 80061 Attention: Import Dept.

我们也可以使用以下表达:

For the attention of the Sales Manager

Attention of Mr. Standard, General Manager

9. 主题栏

主题栏一般做为商业书信正文的一部分,经常用大写字母或首字母大写并加下划线。位于正文下的中央,在称呼语下两行,目的是为了引起对信件内容的注意。

(1) Dear Sir or Madam,

SUBJECT: NEW PRICE LIST

(2) Dear Sir,

10. 编号

在商务交流中,当一家公司写信给另一家,每封信都要有个编号。编号可使回复与先前发出的信函联系起来,并确保及时到达确切的收信人或部门。许多信头都留有编号空位。

因为编号通常被用做是文件归档保存的一种有用的标记,因此应该很容易辨认。通常位于信头下两行的位置。它可能包含文件号码,部门代码或者信件签署人名字的首字母,后面还有打字员名字的首字母。签署人名字的首字母通常要大写,助理的名字首字母有时用小写字母打出来。这两组首字母之间用斜杠或者句号隔开。当给出上封信的编号并进行回复时,提到先前那封信的日期会更好。可参考:

Your ref. 23 TMR/AW/25 April 2004/3/25

Our ref. 23PTR/xn

11. 附件

附件应该附加在商业信函后,如小册子、商品目录单、价格单、销售条款等等文件。附件在签名栏下两行,要打印出单词“附件”,或者它的英文缩写“Enc.” 或“Encl.”,并加上附件的个数或内容参考,附件样例如下:

Encl-2

1. Price List

2. Terms and Conditions of Sale

要确保附件个数要和信件中所提到的保持一致。

12. 抄送

当信件的副本还要寄送给其他人时使用抄送。在要接收这封信的人名前键入“CC”或“cc”,写在签名栏后,左边页面。比如,cc The Chamber of Commerce for Metal and Minerals。

13. 附言

在信封被封上之前,当你发现有些内容忘了在正文部分写,可以以附言的形

式列出,并再次签名。然而,应当尽量避免添加附言,这将暗示你写信之前,没有很好地安排好你的信件。如果你在信的主体部分忘了一些重要的内容,应尽量选择重写,而不是添加附言。

如果实在避免不了,将附言写在其他标记下两行,与左边齐平。例如: P. S. The catalogue will be sent to you tomorrow.

信头

日期

信内地址

称呼

正文

客套语

签名

样信 森达鞋业公司 中国北京东城区建国街82号 邮编:100006 电话:010-65000000 20xx年5月20日 Modem时尚鞋业 意大利罗马阿匹亚78号 尊敬的先生 我们非常感谢并告知已经收到你方20xx年9月举行的第28届国际鞋业展览会的具有约束力的申请函。 大厅布置和展台分配将在20xx年6月10日,也就是申请受理后的6个星期后开始。登记注册按收到申请的顺序进行处理。如果能找到一个符合您要求的场地,我们会在第一时间通过传真或电话通知您。 想获知进一步的信息,你可以联系我方在贵国的代表。 我们期望您能成为在北京的参展商。 您真诚的 陈大民 市场部经理

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