新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：

1、 活动策划与主题确定

2、 节目策划与议程安排

3、 资料准备

4、 与会人员邀请、沟通与确定

5、 时间、场地落实与场景布置

6、 产品展示、演示与信息发布

7、 现场气氛控制

本案例的参加人数不足200人，应属于中小型的发布会。现在我们来讨论怎么样一步一步把它做好。

一、清楚此次发布会所要达成的目标，发布会的类型，以确定其规格、方向和基本风格。

本次发布会主要目的是通过新闻媒体向卫生医疗界、公众传达企业新产品信息，传达企业技术领先的形象，以及“促进人类健康”的品牌形象。发布会的类型属于信息发布，规格应当较高。因为是企业的信息发布，因此，不同于政治性强的会议，基本风格不应太严肃，正式规范中有活泼。

二、成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障。

一个发布会牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行，仅凭一己之力，殊难完成。组织、沟通和协调非常重要。从这个发布会来看，主要的工作可以分为几大块：活动策划与资料准备、官员专家邀请与沟通、新闻媒体的邀请与沟通、经销商的邀请与沟通、产品讲解与展示、后勤与会务、现场布置等，建立组织应该按照事情而定。

建立组织的原则：一是“专业原则”，专业的人做专业的事，知人善任。比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组；二是“平衡原则”，因事设组，每个组的工作量相对平衡；三是“分工原则”，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确；四是“扁平原则”，一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构，但在中型的活动中，不宜层级大多，以保证灵活机动，人员不要太多，精干、高效为要；五是“制度原则”，尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束。

以下是建立机构的一种办法：

一个发布会牵涉到各个部门，一般来说，公司高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层，甚至于最高领导人会有些讲话和表态。在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要。筹办新闻发布会，牵扯的精力和时间比较多，有条件的企业可以请专业的公关公司代理。

三、 确定时间、流程

四、 活动策划、确定活动主题。

活动策划主要包括如下内容：

1、 会议议程策划安排

大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。

从产品的属性来看，常规的唱歌跳舞之类显然不太适合，但是，能够以一个因捐血而感染艾滋病的母女俩的戏剧性经历编写一段话剧或小品作为开幕，自动引入正题，显然会别开生面一些，而且不会破坏整个发布会的风格。

在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，15分钟到20分钟之间比较合适。

2、 主题策划

发布会的主题，可以有多种取法，常见的是在主题中直接出现“XXX发布会”字样，也有的有一个大的主题，下面为正题，也有两者的结合。

比如此次发布会可以有这三种形式：

（1）、A企业艾滋病防治新药上市新闻发布会

（2）、“让人类远离艾滋病”

——A企业艾滋病防治新药上市新闻发布会

（3）、“A企业远离艾滋病”

主题将出现在现场的背景板中，传播媒体也将高频率地提到，因此应以简洁、上口为要，字数一般不宜太多。另外，按照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有“新闻”字样的发布会，须经国家新闻出版部门的审批。一般来说，实践中，很多企业略去“新闻”字样，采用其它称法。

这样，整个发布会可以虚拟简单议程如下：

“A企业远离艾滋病”新产品上市新闻发布会

议 程 表

地点：北京国际会议中心X楼XX厅

时间：XX年9月15日（星期X）

上午9：30—11：30

9：00—9：15 公司专题介绍片放映

9：15—9：30 小型话剧

9：30—9：35 主持人宣布会议开始、 来宾介绍

9：35—9：50 总裁致辞

9：50—10：10 新产品介绍

...... ......

11:00—11：30 答记者问

11：30 主持人宣布会议闭幕

五、 确定参会人员。

确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。参会人员的选择上，服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加。一般来说，官员都选择讲话较有份量的人物，而专家则是在该领域有建树或名气大的人。本次发布会官员、专家主要是卫生、医药界、质量监督、工商管理、行业协会、学术机构人士。患者代表是一个难题，医院对艾滋病患者有

平等对待及保密的义务，由于观念上的原因，能够公开出席会议的少，不过，也是可以找到的，但要征得他们的同意。另外，有些国外的球星、影星也已公开是HIV的感染者，可以设法和他们联系。 知名人士，对艾滋病宣传抱有热情的濮存晰可以考虑，设法与他的经纪人取得联系，并落实他的时间。

新闻记者则是发布会的重头，一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后电话落实。时间较突然的新闻事

六、拟定活动策划案和具体操作方案。

活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。

七、新闻通稿及相关资料准备

提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：

1、 会议议程

2、 新闻通稿

3、 演讲发言稿

4、 公司宣传册

5、 有关图片

6、 纪念品（或纪念品领用券）

7、 企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）

新闻通稿包括如下：

1、 消息稿。字数较短，一般在1000字以内，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。有人喻之为“短枪”。

2、 通讯稿。篇幅较长，内容充实，一般是深度分析，重点报道。消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。

消息一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇，也可以以答记者问的形式表现。有人喻之为“长矛”。

3、 背景材料。

4、 图片资料。

以上资料一般以书面形式提供，也可以另外附电脑光盘、软盘的形式。

5、 重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比如，企业最高负责人的发言，技术、营销分管领导的发言等，有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中，但是以对记者报道有益为标准。

6、 公司宣传册。

7、 参会重要人物、知名人士材料。

八、时间选择与场地落实、现场布置。

时间选择在新闻策划中是一种艺术，发布时机选择不同，效果迥异。

企业发布会有时要避开重大的事件、会议，比如“两会期间”版面较紧张，记者也大多有安排，时间上不能保证。有时则要趋近于某些时机，比如相关性大的时候，起到借势的效

果。比如这次发布会可以选择在“国际艾滋病宣传日”，这将起到很好的效果。当然，还要结合企业本身的情况，值不值得等这一时机？来不来得及？有没有必要？整体分析后作出决策。另外，在时间上，一般选择人们容易记起的日子，如节日，一月之月初、月末，也要避开一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他节假日，可以考虑在下午进行。

场地的选择上，一般综合考虑以下几点：

一是品位与风格。

场地可以选择户外，也可以选择在室内，但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。 酒店有不同的星级，从此次发布会来看，选择五星级或四星级是可以的。另外，非正式的会议，或离自然、健康较近的产?

酒店也有不同的风格，不同的定位，比如人民大会堂、钓鱼台国宾馆政治性较强些，凯宾斯基、希尔顿则德、美的风格强一些，

二是实用性与经济性。

会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？等等，这些都要考虑。

三是方便性。

离主要媒体、重要人物的远近。

现场布置，含以下几项主要内容：

1、背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业VI为基准。

2、 酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。

3、 席位摆放。

摆放方式：发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定主席台人员。不过，现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。

摆放原则：“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。

本次发布会可以这样排放位置：

（1）一、二排：贵宾与企业领导，地位越高者趋于中间和前面，人员多时可考虑两排，最边上的位置空出。必要时有席卡，注明贵宾与企业领导的姓名，有时带单位与职务。

（2）三排以下若干排：记者席，电视记者尽量安排在前，通道边上，摄像机可正对主席台，也可以对下面的会场进行扫描。

（3）再次为经销商席位。

（4）公司一般人员及旁听席。

注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。

4、相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。

5、签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。

一般会议会要求与会者留下名片，准备好“请赐名片”盒。

九、 现场控制。

现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的巯忽。应该重点重视这些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累

现场的灵活应变的处理技巧。

对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。 在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的“重心”上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人，如果是自己主持则会好一些，但往往是分身乏术，因此在发布会中，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他（她）对整个会议的风格有个大致的了解与把握。

在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解。

答记者问上，一般来说，由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助。在发布会的过程中，对于记者的提问应该认真作答，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止，对于涉及到企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉它是企业 机密，一般来说，记者也可以理解，有的则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。

整个会议应有正式的结尾。本次发布会安排在11：30结束，则应该有午间酒会或自助宴会等，在会议结束时，由主持人通知时间与地点。

发布会后，宴会前，一般在贵宾室安排更深入的采访。

值得说明的是，新闻发布会千头万绪，方法也尽有不同，尚有诸多细节不能在此反映，这只是方法的一种，更多的还待读者在实践中体会。

第二篇：怎么写好方案

安排是计划中最为具体的一种格式：由于其工作比较确切、单一，不作具体安排就不能达到目的，所以其内容要写得详细一些，这样容易使人把握。

安排的具体写法：安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作，所以一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作，尽管涉及面较小，也要用“文件头” 形式下发。“安排”的格式是“标题”和“正文”两部分。另一种，如果是单位内部的工作安排，也可直接下发文件，格式就由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。但不管哪种形式，作为“安排”本身都不该有受文单位，如果必须有，则或者以“文件头”形式下发，或者以“关于.....安排的通知”名义下发。安排的标题可是“三要素”写法，也可是“两要素”写法（省略机关名称）。安排的正文一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成；也有的省略“结尾”，“主体”结束，正文即随之结束。“开头”同计划的开头差不多，或阐述依据，或概述简明扼要。“主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写；也可把任务和要求合在一起，把步骤和措施合在一起来写；还可以先写总任务，然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务，每一项有每一项的要求及措施，要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构，其任务都要具体，其要求都要明确，其措施都要得当。

方案和安排有共同之处，即写作题材都是单项的工作，即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分：方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作，安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作，如《××市关于计划生育的工作安排》。方案和安排还有一种较为概要一点的写法，以便于下级具体实施时灵活掌握，叫做“意见”：方案大多称“实施意见”，如《××市“七五”期间社会主义精神文明建设的实施意见》；安排往往称“安排意见”，如《××××系统关于开展增收节支活动的安排意见》。在此需要说明的是，有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为“方案”，这是不合适的，因为这些工作都比较切近、具体，也并不复杂，只要用“安排”就足够了，如果较为原则，则可称为“安排意见”。

（二）写好计划的方法

写好计划可能是公文写作中比较难的事。因为这不仅仅是个文字表达上的事，还是个涉及具体工作业务的组织和安排问题，需要有长远眼光和领导魄力，这种写作是一个人综合能力的表现。但是在写作上也有一些章法。首先，写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种类来表达，从而确定具体文种，即是规划、设想、计划、要点、方案、安排中的哪一种。然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。如果是时间较长、范围较广的计划，就要用“规划”。因为规划不必也不能写得太细，只要能起到明确方向，鼓舞人心，激发热情的作用也就差不多了。当然这并不是说规划就可以写得不切实际；但规划的切合实际问题的确只是个大致的切合。如果是初步的、不太成熟的计划，就要用“设想”。因为设想是为计划作准备的，也不必写得很细，甚至不用写得很好，只要能把大致的“思路”或想法写出来也就够了。但这也不是说设想就可以写得没条理，而只是说它更注重“想”，即要有突破和创新。如果计划内容是某一项工作，一般则用 “方案”或“安排”，工作项目比较复杂者用“方案”，较简单者为“安排”。因为方案和安排都必须写得很细（或很全面，或很具体），否则工作就没法开展。当然，若考虑到要给下级执行中留有余地，这方案可变成“实施意见”，这安排也可变成“安排意见”。如果计划内容既不是单项工作，又不是很宏大的，

这就该用真正的“计划”了。因为狭义的计划是广义计划中最适中的一种。当然，若只想把这计划摘要加以公布，则可用“要点”来写。

（三）计划写作注意事项

不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：第一，对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。第二，切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。第三，集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。第四，突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。