《公司例会会议纪要》记录标准及管理规范
一、文件目的:
规范《公司例会会议纪要》(以下简称《会议纪要》)的记录标准及管理规范,确保《会议纪要》在实际的工作中最大化的发挥应有的作用。
二、文件适用范围:
1、《会议纪要》记录整理人员;
2、 备份《会议纪要》文件的部门; 3、需要查阅《会议纪要》的人员。
三、记录标准:
1、记录《会议纪要》的目的:
①整理记录会议内容要点; ②为会后落实会上所布置工作提供重要依据;
③方便查阅检查某阶段工作的方向、方法及工作完成情况。
2、《会议纪要》形成过程及传阅流程:
①会议记录人参加例会,并认真记录会议内容。包括发布的文件、与会人员的发言、总经理在会议上布置的工作、公司领导的决策以及之前的工作落实情况;
②会议记录人在会后认真整理会议记录,并按照特定格式来编写《会议纪要》(附:《会议纪要》编写标准范本),编写后的《会议纪要》要逐一同与会发言者核实,如有漏记、误记要进行更正;
③会议记录人要将核实后准确无误的《会议纪要》打印出来,附上会议阅签单交与会人员按《会议纪要阅签单》的顺序传阅并确认签字,要求传阅完毕后于周三交还给会议记录人; ④会议记录人在开会前将上次的《会议纪要》交给会议主持人;
⑤本次会议结束后,会议记录人保管上次会议打印版《会议纪要》,以便日后查阅;
四、管理规范:
1、《会议纪要》收藏规范:
①编号:编写《会议纪要》时要统一编号;
②装订:会议结束后,《会议纪要》进入收藏整理阶段,先将《会议纪要》用订书机将其与同期的《会议签约单》在左上角进行装订,在用口曲纸在左上角横向粘贴,并书写《会议纪要》编号;
③整理:按顺序进行整理存放在《会议纪要》专用资料盒内,粘有口曲纸的一边朝外;
④存放:《会议纪要》专用资料盒规格:A4 宽度:60mm;每盒存放一年的《会议纪要》,在资料盒外侧的标识上应予以注明;
⑤《会议纪要》保存一年,过期销毁;
⑥电子版《会议纪要》存放处:会议记录人、总经理/会议主持人、行政部经理;
2、《会议纪要》的查阅权限:
参加公司例会的人员。其他人需要查阅《会议纪要》,需要请示总经理,得到总经理同意签字后,方可到会议记录人出查阅《会议纪要》;
3、《会议纪要》的保密:
①会议记录人未经总经理允许不可将《会议纪要》给查阅权限以外的人员翻阅;
②《会议纪要》编写过程中,需要与其他与会人核实内容,与会人应在会议记录人拷贝完核实好的会议记录后24小时之内删除自己电脑上的文件;
③会议记录人在编写《会议纪要》过程中的其他相关非正式文件,要求在《会议纪要》打印完成后24小时之内删除。
**********部 2010-4-3
附件(会议纪要记录标准):
标题:黑体、 三号字、居中对齐、单倍行距:
*****公司例会会议纪要
编号:黑体、小四、靠右对齐、单倍行距:
编号:0**
条件:宋体、小四、两端对齐、单倍行距:
会议日期:****年*月**日**时**分
出席会议:***、***、***、***、***、***、***
列席会议:***
会议主持人:*** 会议记录人:***
应到人数:8人 实到人数:7人
正文:
一级标题:宋体、加宽、小四、两端对齐、单倍行距、段前距0.5行、段后距0行:
一、发布文件:
二、布置工作:
三、沟通协调:
四、各主管述职:
二级标题:宋体、小四、两端对齐、单倍行距、段前距0.5行、段后距0行:
1、人员情况:
2、销售情况:
三级标题:宋体、小四、两端对齐、单倍行距、段前距0行、段后距0行、结尾标点为分号,最后一项结尾标点为句号:
1新人培训工作进展顺利; ○
2班组会议如期正常召开,员工反映良好; ○
3就新产品的研发召开工艺讨论会。 ○
第二篇:公司会议记录标准格式
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会议纪要