关于资助研究生赴国外参加国际学术会议的通知（博士、硕士）
-20xx年第一批
各学院（系、所）：
为提高研究生培养质量，促进国际交流与合作，为博士研究生拓宽学术视野、活跃学术思想， 20xx年我校研究生院在“985三期”建设中立项，继续设立研究生参加国际学术会议奖励基金。兹将有关具体事宜及要求通知如下：
一、 资助对象和资助条件
1. 申请资助的博士、硕士研究生应同时具备以下条件：
（1）全日制脱产非定向的在校博士、硕士研究生；
（2）具有良好的政治素质，较强的科研能力和英语交流能力；
（3）以第一作者（或导师第一作者申请人为第二作者）撰写并以同济大
学为第一署名单位的学术论文或摘要，被在国外举行的本学科领域权威的国际学术会议录用。
（4）参加国际学术会议的内容必须与学位论文有关；
（5）资助的国际会议必须在国外（港、澳、台地区为境外，不属于国外）
举行，申请人必须被邀请在会议上作口头报告或张贴海报；
2. 原则上每位研究生在学期间只能获得一次该项资助。表现突出者，可酌情给予奖励。
3. 原则上每位研究生导师指导的在读研究生仅限一名成功申请同一次国际学术会议的资助。
二、 申请和评审程序
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1. 研究生国际学术会议专项资助采取“个人申请，导师及院系推荐专家评
审，择优录取”的方式进行选拔。由研究生院组织专家评审，根据专家评审意见确立获准资助的人选名单、资助内容及资助额度并予以公布。
2. 研究生院负责受理研究生参加国际学术会议资助的申请。20xx年4月
10日前，申请人向所在学院（系、所）负责研究生公派项目的老师（分管老师名单见http://gs.---> 国际交流）提交如下书面申请材料：
（1）填写完整的《同济大学研究生赴国外参加国际学术会议资助申请表》
(见附件一)；
（2）由会议主办方出具的正式邀请信函及论文录用情况证明（包含录用
情况、本人报告、下载的会议安排、申请者宣读论文或张贴海报的时间安排表、会议网址）；
（3） 会议论文（本人为第一作者，且第一署名单位为同济大学；或其导
师为第一作者，本人为第二作者，且第一、第二作者署名单位均为同济大学），且被国际学术会议正式录用，并被安排会议宣读或张贴海报；
（4） 英语水平证明复印件。
3. 4月12日，各学院（系、所）负责研究生公派项目的老师将申请学生的材料交至研究生院506室；
4. 4月15至19日，研究生院组织专家依据申请材料评审；
5. 4月22日在研究生院网站http://gs.上公布评审结果;
三、 资助内容和资助额度
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1. 《研究生重要国际学术会议目录》（见研究生院网站）是按学科分为顶
级会议（代表本学科领域最高水平的国际会议）、A类会议（代表本学科高水平国际会议）、B类会议（学术水平较高、按一定时间间隔规范化、系列性召开的国际会议）。原则上研究生参加目录中所列在国外举行国际学术会议，论文被录用并作口头报告或海报张贴者将可直接获得研究生院国际会议奖励基金资助，资助内容与金额将根据会议等级有所区别。
2. 根据申请者具备的条件和论文录用情况，择优分等级资助：
1) 出席顶尖级国际会议：被邀请做“口头报告”者，资助往返经济舱国际旅费、注册费及不超过4 天的住宿费（欧美非地区总额最高不超过20000元人民币，东南亚地区最高不超过12000元人民币,住宿费最高限额按财务处[见附件三]“各国家和地区伙食费、公杂费开支标准表”执行）；被邀请参加并张贴海报者，资助往返经济舱国际旅费和注册费；
2) 出席A 类会议：被邀请做“口头报告”者，资助往返经济舱国际旅费和注册费（欧美非地区总额最高不超过15000元人民币，东南亚地区最高不超过7000元人民币）；被邀请参加并张贴海报者，资助往返经济舱国际旅费；
3) 出席B 类会议：被邀请做“口头报告”者，资助往返国际旅费（欧美非地区总额最高不超过10000元人民币，东南亚地区最高不超过4000元人民币）；
4) 特殊奖励：出席国际会议的博士生，如果获得大会设立的奖项（例如最佳论文奖等），在获得会议资助的同时，根据会议类型和奖项内容给予1000-5000元人民币的奖励，获奖者需提供获奖证书复印件。 3
受资助的研究生回国后提交机票（及#5@p）、实际发生的住宿或会议注册费收据予以报销资助，不足部分由参会学生或导师负责解决。
四、 经费支持、使用及管理
1. 学校设立“研究生参加国际学术会议基金”专项基金，用以资助博士、硕
士研究生参加国际学术会议。基金来源为校“985”专项、“211”专项、教育部研究生教育创新计划项目资助等。
2. 研究生参加国际学术会议专项基金的使用必须符合学校相关规章制度
的要求。
3. 获资助者于会议结束后一个月之内，向研究生院提交：论文集封面、论
文集目录、论文集中本人会议论文复印件、报告人宣读论文或海报张贴的会议日程安排（含报告人名字、论文题目，由会议主办方印刷）、会议总结报告（含会场宣读或张贴海报照片）、办理出国手续时出国批件复印件、国际机票#5@p原件、电子行程单、住宿费或会议注册费#5@p。经审核或评审通过后，凭相关票据到财务处报销资助经费。报销具体流程图请见附件四。
研究生院
20xx年2月25日 4
附件：
一、 同济大学博士研究生国际学术会议奖励基金申请
二、 同济大学研究生赴国外参加国际学术会议总结模版
三、 同济大学各国家和地区伙食费、公杂费开支标准表(来自财务处)
四、 研究生国际会议资助报销流程
相关通知及附件资料请至http://gs.或研究生信息系统里下载
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TONGJI UNIVERSITY
研究生国际学术会议奖励基金
申请表
学生姓名
学 号
学生类别 __________________
学院（系 、所）
专 业
指导教师 _
联系电话 _
年 月 日
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注：１．申请人为我校全日制脱产非定向在读博士研究生
２．正在境外学习的人员不包括在内
３．申请参加国际会议者需向研究生院培养处提交资助申请表、会议征文通知（大会简介）、论文录用通知复印件、参加会议邀请信复印件、会议日程安排表（只要记载申请者做口头报告时间的一页）等。
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附件二 同济大学研究生赴国外参加国际学术会议总结模版
标题（18字以内，自命名，不要简单写为“国际会议总结”）
学院（系、所） 专业 200 级博士研究生 姓名
学号： 联系电话： email:
一、前言
在“同济大学国际会议奖励基金”的支持下，在XXXX年XX月XX日到XXXX年xx月xx日期间，我到XX国参加XXXXXX（大学或国际组织）组织的国际会议，会议议题为XXXXXXXXXXXX。（前言部分可参此模版，但请加以文饰，主要讲清楚何时在何地参加了什么国际会议）
二、会议总结
现对我参加XXXXXXX国际会议在学术上的收获做以下的汇报总结：
1、对大论文撰写的帮助
2、对小论文创作的帮助
3、学术交流
4、．．．．．．
三、结尾（或致谢）
注：总结需2000字以上，随此word文档请附2-3张参加国际会议时的会场及本人作口头发言时的jpg格式照片。此模版只是告知大家总结应包含的主要内容，文字及格式不一定参照此模版，研究生院会定期将各位的总结编成文集，并将给各位参与的同学每人发一份以作纪念，所以还请各位认真对待此总结）
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附件三
各国家和地区伙食费、公杂费开支标准表(来自财务处)
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附件四、 研究生国际会议资助报销流程
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第二篇：20xx-09-30-厦门大学研究生出国出境参加国际学术会议资助管理办法
厦门大学研究生院文件
(20xx)厦大研字13号
厦门大学研究生出国出境参加国际学术会议
资助管理办法
为了鼓励和资助在读研究生出国出境参加国际学术会议，促进在校研究生的国际合作与交流，进一步提高我校研究生的培养质量，设立研究生出国出境参加国际学术会议资助项目。本资助项目由研究生院和各培养单位共同承担实施工作，包括资助项目的审批、经费资助额度的审定等。为了更好的做好此项工作，制定本管理办法。
一、资助对象与原则
1．资助对象为厦门大学全日制在校研究生，拟参加的国际学术会议的主题应与申请者专业领域紧密相关，且拟参加的国际学术会议会期应在完成论文答辩之前。
2．资助参加的国际学术会议原则上应为在国外境外举办的相关研究领域的高水平国际学术会议。
3．资助对象原则上应为论文的第一作者（或导师为第一作者，学生为第二作者），且在会议上做口头报告或报展。每篇论文原则上资助一名研究生参会。论文的第一署名单位为厦门大学。
4．资助原则是学校资助与导师（课题组）资助相结合。学校资助额度见研究生院年度相关工作通知。参加领域内最高国际学术学会（或协会）主办的学术会议可酌情提高资助额度。大会、分会邀请报告等可申请全额资助。参加双边学术会议原则上资助额度减半。
二、资助经费用途
1．参加国际学术会议的往返旅费
2．会议注册费
3．签证相关费用
4．往返机场/火车站交通费
5．住宿费
三、申请与审批相关程序
1．拟申请资助的学生须向所在院系提交以下材料：
（1）《厦门大学资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》
（2）会议正式征文通知(Final Call for Paper)
（3）论文录用函和大会邀请函
（4）拟发表论文全文（或会议摘要）
（5）外语水平证明
2．学生所在院系对学生所参加国际学术会议的内容、在所属领域会议的级别等情况进行审核，并确定资助申请人名单。
3．各院系向研究生院提交审核通过的申请人名单、学生填写的《厦门大学资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》以及论文录用函和大会邀请函，提交时间分别为每年的3月，6月，9月和12月。
4．研究生院将对经过院系审核的资助申请进行复核，确定资助名单和资助额度。
5．获得资助的申请人如有需要，可提前至少十个工作日向所在院系申请办理借款。
四、经费核拨
1．研究生院每年x月，6月，9月和12月确定各学院（研究院）拟资助学生出国出境参会人数及额度后通知财务处将款项拨至各学院（研究院）。
2．各学院（研究院）每年x月，6月，9月和12月根据学生实际参会情况向研究生院提交上一期《厦门大学资助研究生出国出境参加国际学术会议项目汇总表》以及学生参加会议后撰写的总结报告。
3．学生因故未能成行但已下拨到学院（研究院）的款项将在下一期拨款时予以扣除。
五．报销相关程序
1．受资助学生回国后应在一个月内（遇寒暑假顺延）
向所在院系报到并提交以下材料：
（1）会议日程安排（Final Program,含有本人发言或报展的日程页复印件）
（2）护照首页及标有出入境日期页面的复印件
（3）参加国际会议的总结报告
（4）参会情景照片若干张（电子版）
（5）批准资助项目的相关正式#5@p原件（所有#5@p背后需有导师和本人签字；机票原件需随#5@p，国外电子机票应附登机牌）
2．学生所在院系审核以上材料，并按程序办理审批。审批原则为学校资助额度内实报实销。
3．学生持相关审批件至财务处办理报销。
六、本办法自二○○九年x月x日起执行，由研究生院负责解释。《厦门大学研究生出国出境参加国际学术会议资助管理办法（试行）》[（20xx）厦大研字03号]同时作废。
厦门大学研究生院 二OO八年x月x日主题词: 参加国际学术会议 资助 办法 签发:陈工 抄送:各相关学院（研究院）
存档:2份