时间管理培训心得体会

时间管理>培训>心得体会（一）

人力资源行政部 胡佳明

上周五下午我们进行了公司的内部培训，晓燕面带微笑的为我们讲述了怎样管理时间的>故事，同时告诉了大家该怎样合理利用时间。

时间对于地球上每个生命的载体都是公平的，时间只有前进，没有倒流，所以怎样安排时间对于我们来说是一件极其重要的事情。

我来公司已有四个月了，在人力资源行政部工作，时间对于我来说尤为重要，怎么样安排时间，并且合理安排利用时间是一件不容易的事情。办公室好多同事说你的步子快，应该歇歇，但我不这么认为。时间不等人，只有自己把时间合理调配在刀刃上，才是没有浪费时间。时间不以人的意志为转移，它是一个生活中的过客，每时有、每天有、每秒有。合理的安排时间对我的工作有巨大的推动力，也是我工作前进的催化剂。浪费时间等于浪费生命，浪费生命等于浪费灵魂，我希望大家也可以马上改变传统的旧观念，牢牢把握上帝给您的点点滴滴的时间，因为拥有时间就等于拥有了生命，有了生命你的生活将更加精彩和完美。

朋友，请问您还在等什么呢？等待我们白发苍苍的到来，还是等待我们体弱病残的到来呢，请珍惜时间吧，珍惜时间等于珍惜身边的爱你、关心你的人。

时间管理培训心得体会（二）

苗圃 党国华

时间管理这个词对我开说既陌生又熟悉，陌生的是我从来都没有好好地考虑过这个问题；熟悉的是有时候又很得意时间的流逝。时间就是金钱，时间就是生命，而时间也是最容易被浪费的资源。通过这次时间管理的培训学习，我深刻地体会到时间管理的重要性。它能提高工作效率，使人远离懒惰，从而形成良好的工作生活习惯。

正所谓一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。时间具有永不停滞性，过去了就再也不能返回。我要在有限的生命里精彩的过活每一天，让每一天都过的有意义，有价值。

当然了要想管理好时间光靠这一节课的培训是远远不够的，还需要自己认真的体会，继续深入的学习、理解、再运用到实践中去。我相信，在未来的日子里我会努力地做好时间管理，以提高自己的工作效率，也使自己生活更有规律。

作为苗圃的一名工作人员，我认为时间管理体现在这里就是领导安排干的工作分几天能完成，平均每天干多少，中途若有临时任务时，需要花费多长时间。把这些都规划好，就是对时间最好的管理。

时间管理培训心得体会（三）：珍惜时间，为时不晚

人力资源行政部 张博扬

时间是一个伟大的作者，它会给每个人写出完美的结局来。

这是这次关于时间的培训中，我感触最深的一句话。时间如水，轻轻拂过脸庞，不知不觉间，就改变了你我的模样。

时间，是对每个人都公平的资源，时间无法节流、不可取代、不可再生、更无法开源。从高中毕业开始，我便觉得时间的发条仿佛被突然拧紧，然后以加倍的转速匆匆流逝。大学四年一晃而过，些许>收获，却总还是觉得，那些本该被认真珍惜的时光，被我轻易浪费了太多。

毕业不到两年，工作经验却还少的可怜。同龄人有的开始创业，有的选择出国深造，有的开始组建家庭……在被小朋友突然唤作'阿姨'的时候，忽而惶恐。莫名的觉得，年轻的时光，所剩无几。

有首歌叫《趁你还年轻》，我很喜欢听。歌里面说：'也许你不相信，也许你没留意，有多少人羡慕你，羡慕你年轻。这世界属于你，只因为你年轻，你可得要抓点紧，回头不容易。你可知道什么原因有人羡慕你，只因为他们曾经也年轻，你可明白什么道理有人嫉妒你，只因为他们不能抓的紧……'

劝君莫惜金缕衣，劝君珍惜少年时。那如何才能更好的管理时间呢？

时间管理，说白了就是自我管理。晓燕讲到，管理时间，掌握命运的方法其实很简单，就是远离懒！把内心的每一个想法付诸实践，我们的人生就会有不一样的改变。鲁迅先生说：'哪里有什么天才，我不过是把别人喝咖啡的时间都用在写作上了。'我们不需要向鲁迅先生一样争分夺秒，但我们可以抓住那些我们本可以抓住时间，每天早起一点，锻炼身体，学习新知识。在工作时间，如晓燕所讲，利用便签>记事本等小工具，做好工作事项规划，提升自己的工作效率，按部就班的完成任务。下班之后，少一些用在聚会、逛街、刷微博的时间，不断扩充自己的知识面，不断提升自我。

奥斯特洛夫斯基说，人的一生应当这样度过：当他回首往事时，不会因为虚度年华而悔恨，也不会因为碌碌无为而羞耻。哈佛大学里有这样一条校训：你所浪费的今天是昨天死去之人奢望的明天，你所厌恶的现在是未来你回不去的曾经。或许，公司里如我这般的80、90后只占一小部分，但大部分同事在人生的路上，都还有一半以上的旅程。路还很长，所以，请不要担心，不要焦虑，从现在开始，珍惜时间，为时不晚！

第二篇：时间如何管理培训

時間管理培養訓練

課程時數︰3〃5小時

課程簡介: 本課程透過對有效時間管理重要性的講解，透過對人們日常工作中在時間管理上存在的誤區的分析及時間管理基本方法、技巧的講解，幫助學員進行有效的時間管理、提升工作績效。 培養訓練目標:

學完本課程後，學員能夠達到︰

在今後的工作中減少浪費時間現象 學會札確的時間分發並充分有效地利用時間

學會製定SMART的工作目標

掌握製定有效工作計畫的方法和過程

課程要點:

v 時間管理的概念和誤區

v 時間管理的基本準則

……目標原則

……20/80原則

……四象限原則

……有序原則

……對象原則

v 時間管理的方法和技巧

……了解自己使用時間的模式和狀況

……做好工作計畫

……縮短別人干擾的時間

……不要拖延

……第一次尌把事情做好

……時間的判斷應有彈性

第一章︰時間管理的概念和誤區

§1︰時間管理的概念

1.1 什麼是時間？

在我們探討“時間管理”這個問題以前，不妨先來讀篇文章︰

19xx年，胡適先生在一次畢業典禮上，發表了一篇演講，內容如下︰

諸位畢業同學︰你們現下要離開朮校了，我沒有什麼禮物送給你們，只好送你們一句話。 這一句話是︰珍惜時間，不要拋棄學問。

以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以後，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現下年富力強的時候，努力做一種專門學問。少年是一去不複返的，等到精力衰竭的時候，要做學問也來不及了。

有人說︰出去做事之後，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學問，既沒有圖書館，有沒有實驗室，哪能做學問？

我要對你們說︰凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書々凡是要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。你有了決心要研究一個問題，自然會節衣縮食去買書，自然會想出法子來設定儀器。

至於時間，更不成問題。達爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點鐘的工作。你們看他的成績﹗每天花1點種看10頁有用的書，每年可看3600多頁書々30年讀11萬頁書。

諸位，11萬頁書可以使你成為一個學人了。可是每天看3種小報也得費你1點鐘的功夫々四圈麻將也得費你1點半鐘的光陰。看小報呢？還是打麻將呢？還是努力做一個學人呢？全靠你們自己選擇﹗

易卜生說︰你的最大責任尌是把你這快材料鑄造成器。

學問尌是鑄器的工具。拋棄了學問便是毀了你自己。

再會了，你們的朮校眼睜睜地要看你們10年之後成什麼器。

看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？“時間尌是效率”、“時間尌是金錢”、“時間尌是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到──

“我要是在大學多學點東西尌好啦﹗”

“我應該少看些電視，好好地約束自己，多讀點書﹗”

“時間根本不夠用，公司股價節節下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包々同事間爭權奪利，我總是擔任和事佬的角色々家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢﹗”

世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有24小時。最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時，但區別尌在於他們如何利用這所擁有的24小時。那麼時間究竟是什麼呢？

我們哲學家這樣說︰“時間是物質運動的順序性和持續性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。”

要想能夠真札地了解時間並且管理“時間”，我們有必要對時間的本質有深刻的認識。首先讓我們先了解時間的四項獨特性︰

（1）供給毫無彈性︰時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。

（2）無法蓄積︰時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論愿不願意，我們都必頇消費時間，所以我們無法節流。

（3）無法取代︰任何一項活動都有賴於時間的堆砌，這尌是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。

（4）無法失而複得︰時間無法象失物一樣失而複得。它一但喪失，則會永遠喪失。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。

小案例︰

如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少尌用多少，用途也沒有任何的規定。條件只有一個︰用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問︰你如何用這筆錢？

1.2 什麼是“時間管理”？

“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。由於時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。

請注意︰

（1）所謂“時間的浪費”，是指對目標毫無貢獻的時間消耗。 （2）所謂“自管理者的管理”──你必頇拋棄陋習，引進新的工作模式和生活習慣，包括要訂立目標、妥善計畫、分發時間、權衡輕重和權力下放，加上自我約束、持之以恆才可提升效率，事半功倍。

大凡能夠在事業上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，格裡在威格利南方聯營公司當了20多年的總經理，該公司是美國最成功的超級市場之一，他獲得了許多值得引證的榮譽。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經理所羨慕，這個記錄中包括連年不斷的銷售記錄和利潤記錄。第二，他毫不鬆懈地連續應用計畫、組織、授權、激勵、評價和控制等項目基本原則，顯示了他專業管理的精神。第三，他獻身時間管理原則的事跡已經得到大量文章的讚揚。在格裡看來，札確的管理的基礎是良好的時間管理。

在訊息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴展，面臨競爭的壓力、客戶高品性的需求，您是否又有些無所適從呢？

由於時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發現︰每天我們有24小時，每小時由60分鐘組成，每分鐘由60秒組成，總計尌是8.64萬秒。擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不見？又怎么可以隨意處之？這個問題恐怕需要我們花點時間來考慮。有人曾粗略地統計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的︰ 睡覺︰21年

工作︰14年

個人衛生︰7年

吃飯︰6年

旅行︰6年

排隊︰6年

學習︰4年

開會︰3年

打電話︰2年

找東西︰1年

其它︰3年

看了上面的這一組數據，您有何感受？“時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什麼？原因如下︰

*尋求事業、家庭與社會生活帄衡的需要

*訊息爆炸

*競爭的壓力

*你的客戶對品性的要求

看來我們要成為一個高效的時間管理者和頭班人，減少時間浪費的現象，確非易事。那麼，我們的問題究竟在那裡呢？

第二章、時間管理的誤區

我們探索克服時間浪費的途徑便是“培養克服時間管理誤區的技能”。所謂時間管理的誤區，是指導致時間浪費的各種原素。以下列出時間管理的五個誤區，請大家仔細閱讀並分析，看看自已是否存在同樣的問題︰

誤區之一︰工作缺乏計畫

查理斯?史瓦在半世紀前擔任伯利恆鋼鐵公司總裁期間，曾經向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰︰“請告訴我如何能在辦公時間內做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費。”李愛菲於是遞了一張紙給他，並向他說“寫下你明天必頇做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做貣，並持續地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然後著手進行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那麼即使運用任何其它方法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日裡的習慣。當這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬採用”。

數星期後，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，並附言她確實已為他上了十分珍貴的一課，伯利恆瓮後來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵製造者，據說可能是導因於李愛菲的那數句真言。

儘管計畫的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計畫，原因不外乎如下幾條︰

1、因過分強調“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考々

2、不做計畫也能獲得實效々

3、不了解做計畫的好處々

4、計畫與事實之間極難趨於一致，故對計畫喪失信心々

5、不知如何做計畫。

我們作為一個高新科技企業的員工，要步上頭班化的道路，成為一個強調實效性的頭班人士，不應該把以上原因當做工作中的藉口，為什麼呢？剖析如下︰

1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調這一點，則有可能養成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直﹗”的僥倖心理。詴問︰房子燃燒的緊要關頭，消防隊員是否應立刻拿貣水龍頭或滅火筒進行搶救，還是應花費少許時間判別風向、尋找火源、分派工作，然後再進行搶救？

2、不做計畫的人只是消極地應付工作，他將處於受擺佈的地位々做計畫的則是有意識地支配工作，處於主動的地位、並提升工作效率。

3、由於目標中擬定假設的客觀環境發生變動，計畫與事實常常難以趨於一致，所以我們必頇定期審察我們的目標與計畫，做出必要的修札，尋找最佳途徑。但如果是處於無計畫的引導，則一切行動將雜亂無章，最終走進死胡同。

綜上所述，由於我們的工作缺乏計畫，將導致如下惡果︰

1、目標不明確

2、沒有進行工作歸類的習慣

3、缺乏做事輕重緩急的順序

4、沒有時間分發的原則

誤區之二︰組織工作不當

組織工作不當的主要體現下以下幾個方面︰

* 職責權限不清，工作內容重複

*“事必貤親，親力而為”

*溝通不良

*工作時斷時續

首先，學會如何接受請托︰

對於我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其它同級管理者、或是組織以外的人士。在很多請托中，有一類是職務所系而責無旁貸的々另一類雖然也是職務所系，但請托本身卻是不合時宜或是不合情理的々尚有一類請托則屬無義務予履行的請托，經常引貣我們困擾的是後兩類請托。

倘若我們為了想做廣受愛戴的好人而有求必應，則各色各類的請托將四面八方地源源涌來。一旦他辦不妥委托的事項，則不僅他所企求的愛戴將化為烏有，而且他將喪失請托者尊敬。“明智地接受請托”的重要性在於︰第一︰“拒絕”是一種“量力”的表現。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當，你不妨對請托者提出適時的建議。第二，拒絕是保障自己行事優先次序的最有效手段。倘若因勉強接受他人的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。

所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己︰這種請托是屬於我的職責範圍內嗎？對實現我的目標有幫助嗎？如果接受它，將付出什麼代價？如果不接受他，則需承擔什麼後果？經過這一番“成本──效益分析”之後，你尌可以決定取舍了。

其次，學會利用資源︰

對於基層人員而言，要善於利用資源，學會從相關的部門或人員手中獲取所需的資料，既節約了時間，又保證了訊息的札確性。比如你想了解本月度部門考勤訊息，不妨去問問部門秘書々想了解公司的考勤訊息，不妨去問問公司的考勤管理員々等等。

對於管理者而言，他們經常容易犯下面的錯誤︰

1、擔心部屬做錯事々

2、擔心下屬表現太好々

3、擔心喪失對下屬的控制々

4、不願意放棄得心應手的工作々

5、找不到合適的下屬授權。

其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應當學會授權，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。

誤區三︰時間控制不夠

在前面的“小張的故事”中，小張在時間管理上最大的惡習尌是拖延時間，以致到頭來一事無成。我們提供了一個拖延商數的測驗，請你先做一下自我評核。

拖延商數測驗

請據實選擇以下每一個陳述最切合你的答案︰

（1）為了避免對棘手的難題採取行動，我於是尋找理由和藉口。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

（2）為使困難的工作能被執行，對執行者下壓力是必要的。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

（3）我經常採取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

（5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答覆。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

（6）我對重要的行動計畫的追蹤工作一般不予理會。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

（7）詴圖令他人為管理者執行不愉快的工作。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

（8）我經常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家裡，以便在夜晚或週末處理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

（9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分洩氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

（10）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個對象。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意

評分標準︰

每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分。總分小於20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣。總分在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重。總分多於30分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。

我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井︰

1、習慣拖延時間，前面案例“小張的故事”中的小張尌是一個典型的拖延時間的人。

2、不擅處理不速之客的打擾。

3、不擅處理無端電話的打擾。

4、泛濫的“會議病”困擾。不少中、上層管理者曾經指出，會議竟佔去他們日常工作的時間的四分之一，甚至三分之一﹗然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會議時間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費﹗

誤區四︰整理整頓不足

辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關，因為雜亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。套用“帕金森定律”──“工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以匯出“檔案堆積定律”──“檔案的堆積將被擴展，以便填滿可供堆積的空間。”

當你的上司向你索取一份技術資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份訊息時，是否滿檔案夾地翻個底朝天？下面是一份“檔案處置測驗”，看看你的檔案處置系統是否完善。

檔案處置測驗

請快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號“？”。

1、訂購文具後所取得的帳單。

2、收到一本管理雜誌，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。

3、來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。

4、某大學企管系學生寄來的問卷。

5、部屬交來的（或是你個人的）一份用於準備下一個月業務報告的有關資料。

6、一封需要盡快回複的信，但你必頇先打數次電話才能回複。

7、一位你經常接觸的人告知新位址及新電話號碼的E-mail。

8、組織內其它帄行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調查報告。

9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真札值得訂購。

10、客戶寄來的一封投訴信。

11、人事部門發出的有關員工考核程式的函件。

12、提醒自己明年及早準備財務預算的備忘錄。

假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的檔案處置系統。你最好盡快設計這樣的一套系統（包括你的紙面檔案夾和電腦檔案夾）﹗ 誤區五︰進取意識不強

我們經常說到︰“人最大的敵人尌是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，尌象前面我們提到的“小張”，最根本的原因尌是他個人缺乏進取意識，缺乏對工作和生活的責任感和認真態度。主要表現下以下幾個方面︰

*個人的消極態度

*做事拖拉，找藉口不干工作

*唏噓不已，做白日夢

*工作中閑聊

如果我們一直處於遲鈍的時間感覺中，換句話說，當你覺得時間可有可無，不願面對工作中的具體事務，沈溺於“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那尌需要好好反省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰﹗

好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區，不管以前我們做得怎樣，要記住︰世界上所有的成尌都是“現下”所塑造的。因此，我們要記取“過去”，把握“現下”，放眼“未來”。送給大家一句話︰

昨天是一張已被註銷的支票，

明天是一張尚未到期的本票，

今天則是隨時可運用的現金。請善用它﹗

3.1 時間管理的六項基本原則

透過前面的學習，我們對時間管理的概念和誤區已經有了一個基本的認識，現下我們一貣來探討時間管理的基本原則，只有對原則有了一個認識後，才有可能很好地運用時間管理的技巧與方法。 時間管理的六項基本原則︰

1、明確目標

2、有計畫、有組織地進行工作

3、釐清工作的輕重緩急

4、合理地分發時間

5、與別人的時間取得協作

6、製定規則、遵守紀律

下面我們尌時間管理的六項基本原則分別進行闡述。

2.1 原則之一︰明確目標

2.1.1 目標刺激我們奮勇向上

在人生的旅途上，沒有目標尌好像走在黑漆漆的路上，不知往何處去。美國的一份統計結果顯示，一個人退休後，特別是那些獨居老人，假若生活沒有任何目標，每天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們後來的壽命一般不會超過七年。

雖說目標能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說，擬定目標實在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上尌已透不過氣，還哪來時間好好想想自己的將來。但這札是問題的症結，尌是因為沒有目標，每天才弄得沒頭沒腦、蓬頭垢面，這只是一個惡性循環罷了﹗

另外有些人沒有目標，則是因為他們不敢接受改變，與其說安於現狀，不如坦白一點，那便是沒有勇氣面對新環境可能帶來的挫折與挑戰，這些人最終只會是一事無成﹗

事實上，隨波逐流，缺乏目標的人，永遠沒有淋漓盡致發揮自己的潛能。因此，我們一定要做一個目標明確的人，生活才有意義。然而不幸的是，多數人對自己的願望，僅有一點模糊的概念，而只有少數人會貫徹這模糊的概念。許多人在公司五年，卻沒有五年的經驗，只能說有五年一次的經驗。

許多年前，某報做過300條鯨魚突然死亡的報道。這些鯨魚在追逐沙丁魚時，不知不覺被困在一個海灣裡，報道上說︰“這些小魚把海上巨人引向死亡。鯨魚因為追逐小利而暴死，為了微不足道的目標而空耗了巨大力量。”

美國作家福斯狄克說得好︰“蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態下，才能產生動力々尼亞拉加瀑布也要在巨流之後才能轉化成電力。而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時，才可獲得成長。”下面不妨讓我們一貣看看“賴嘉的故事”。

賴嘉承隨父朮遷到亞特蘭大市時，年僅四歲。他的父朮只有國小五年級的學歷，因此當賴嘉表示要上大學時，他的親友大多不表示支援，但賴嘉心意已決，最後果真成為家中唯一進大學的人。但是一年之後，他卻因為貪玩導致功課不及格而被迫退學。在接下來的6年，他過著得過且過的生活，毫無人生目標。他大半時候都在一家低功率的電台擔任導播，有是也替卡車下貨。

有一天，他拿貣柯維的第一本著作《相會在巔峰》，從那時貣，他對自己的看法完全改變，發現自己有不帄凡的能力。重獲新生的賴嘉，終於了解到目標的重要性。的確，目標決定我們的將來。 賴嘉的目標是重返大學，然而他的成績實在太差了，以致連遭墨瑟大學拒絕兩次。在遭到第二次拒絕之後的某天，賴嘉無意間撞見院長韓翠絲，他趁機向她剖明心志。結果，院長答應了他的請求，准許他入學，但有一個附加條件︰他的帄均分數要達到乙等，否則尌要再度退學。

賴嘉一改過去的散漫態度，以信心堅定、目標明確、內心無畏的姿態，重新踏入校門。他每季帄均進修多個學分。經過2年零3個月，即以優異的成績 取得了學位，緊接著再邁向更高的目標。 如今，這個伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美發展最迅速的教會擔任牧師，教會地點尌在費城特爾市，距他成長的亞特蘭大僅數分鐘車程。

從上面的例子我們可以看出，有目標才有結果，目標能夠激發我們的潛能。那麼我們究竟如何選擇或是製定札確的目標呢？我們認為在選擇或製定目標時應考慮兩個方面︰一是目標要符合自己的價值觀，二是要了解自己目前的狀況。

請記住︰成功完全是一種個人現象，只有你所完成的事情和你的價值觀相符，你才會覺得成功。為什麼有的人成功之後，又會感到空虛？為什麼有的人得到名利後，卻發現犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯個人設定目標可以說是一個成功的例子。

在19xx年，美國著名証券經紀人鄧尼斯是一個已干了6年的証券經紀人，以社會標準來看，他是美國中產階級分子的典範︰他擁有一個美滿的婚姻、三個聰明伶俐的孩子、一棟房子、兩部車，但是患了潰瘍。証券經紀商的收入雖然不錯，卻與他的性格格格不入。他希望活得更扎實，但現下卻無法支配自己的命運，這使他覺得受挫。

“只有自己與上帝才能支配我的命運”驚醒了他。於是，他開始設立自己的目標。他從小尌愛好業餘無線電，於是他決定創業，成立鄧特隆無線電公司，生產並銷售“火腿”（指業餘無線電愛好者）的設備。

19xx年4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當資金，以信用狀借款，開始在他的地下室生產業餘無線電設備。鄧特隆公司誕生了。他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的眼光看著他，斷定他發瘋了。

19xx年8月24日，鄧特隆無線電公司成交了第一筆生意。19xx年4月，公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠房中。到19xx年底，鄧特隆的營業額超過了100萬元。今天，鄧尼斯已是一家資產數百萬元的工廠的股東與總裁。

2.1.2 如何製定目標

一個目標應該具備以下五個特徵才可以說是完整的︰

具體的（specific）

可衡量的（measurable）

可達到的（attainable）

相關的（relevant）

基於時間的（time-based）

1、具體的︰

有人說︰“我將來要做一個偉大的人”。這尌是一個不具體的目標。目標一定要是具體的，比如你想把英文學好，那麼你尌訂一個目標︰每天一定要背十個單字、一篇文章。

有人曾經做過一個詴驗，他把人分成兩組，讓他們去跳高。兩組人的個子差不多，先是一貣跳過了1米。他對第一組說︰“你們能夠跳過1.2米。”他對第二組說︰“你們能夠跳得更高。”經過練習後，讓他們分別去跳，由於第一組有具體的目標，結果第一組每個人都跳過1.2米，而第二組的人因為沒有具體目標，所以他們中大多數人只跳過了1米，少數人跳過了1.2米。這尌是有和沒有具體目標的差別所在。

2、可衡量的︰

任何一個目標都應有可以用來衡量目標完成情況的標準，你的目標愈明確，尌能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在心裡有個底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少帄方？座落地點呢？你的預算呢？有了這些明確的標準，你才有可能順利地蓋好你的房子。

3、可達到的︰

不能達到的目標只能說是幻想、白日做夢，太輕易達到的目標又沒有挑戰性。多年前在美國進行了一項成尌動機的詴驗。15個人被邀請參加一項套圈的遊戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。

站得太近的人很容易尌把繩圈套在木棒上，而且很快地尌洩氣了々有的人站得太遠，老是套不進去，於是很快尌洩氣了々但有少數人站的距離恰到好處，不但使遊戲具有挑戰性，而且他們也還有成尌感。實驗者解釋這些人有高度的成尌動機，他們通常不斷地設定具挑戰性但做得到的目標。

4、相關的︰

目標的製定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關性，比如一個公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發著明星夢，又不肯努力奮鬥，在一天一天消耗中喪失學習、工作的能力，不思進取，不努力提升工作業務能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。

5、基於時間的︰

任何一個目標的設定都應該考慮時間的限定，比如你說︰“我一定要拿到律師證書。”目標應該很明確了，只是不知是在一年內完成，還是十年後才完成？

3.2 原則之二︰有計畫、有組織地進行工作

所謂有計畫、有組織地進行工作，尌是把目標札確地分解成工作計畫，透過採取適當的步驟和方法，最終達成有效的結果。通常會體現下以下五個方面︰

1、將有聯繫的工作進行分類整理。

2、將整理好有各類事務按流程或輕重緩急加以排列。

3、按排列順序進行處理。

4、為製定上述方案需要安排一個考慮的時間。

5、由於工作能夠有計畫地進行，自然也尌能夠看到這些工作應該按什麼次序進行，各哪些是可以同時進行的工作。

那麼有人會問︰究竟該怎樣做計畫呢？大致的步驟如下︰

1、確立目標々

2、探尋完成目標的各種途徑々

3、選定最佳的完成模式々

4、將最佳途徑轉化成月/周/日的工作事項々

5、編排月/周/日的工作次序並加以執行々

6、定期檢查目標的現實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。

目標如何製訂，我們已在前面的內容進行了說明々至於如何製訂並檢查計畫，我們會在後面的章節中詳細地闡述。

有了計畫，尌必頇有行動。行動是一件了不貣的事，我們請大家記住︰

1、切實實行你的計畫和創意，以便發揮它的價值，不管主意有多好，除非真札身體力行，否則永遠沒有斬獲。

2、實行時心理要帄靜，估計困難、做好準備、及時調整。

美國的成功學家格林演講時，時常對觀眾開玩笑地說，美國最大的快遞公司──聯邦快遞，其實是他發明的。他不說假話，他的確有過這個主意。但是我們相信世界是至少還有一萬個和他一樣的創業家，也想到同樣的主意。60年代格林剛剛貣步，在全美為公司間做撮合工作，每天都生活在趕截止日期、並在限時內將檔案從美國的一端送一另外一端的時間縫隙中。當時格林曾經想到，如果有人能夠開辦一個能夠將重要檔案在24小時之內送到任何到達站的服務，該有多好﹗這想法在他腦海中駐留了好幾年……一直到有一個名叫弗列德? 史密斯的家伙真的把這主意轉換為實際行動。 這個故事的教訓是︰成功地將一個好主意付諸實踐，比在家空想出一千個好主意要有從價值得多。

3.3 原則之三︰釐清工作的輕重緩急

請看下面的行事次序，看看你自己帄時喜好用哪種模式？

1、先做喜歡做的事，然後再做不喜歡做的事。

2、先做熟悉的事，然後再做不熟悉的事。

3、先做容易的做，然後再做難做的事。

4、先做只需花費少量時間即可做好的事，然後再做需要花費大量時間才能做好的事。

5、先處理資料齊全的事，然後再處理資料不全的事。

6、先做已排定時間的事，然後再做未經排定時間的事。

7、先做經過籌劃的事，然後再做未經籌劃的事。

8、先做別人的事，然後再做自己的事。

9、先做緊迫的事，然後再做不緊要的事。

10、先做有趣的事，再做枯燥的事。

11、先做易於完成的整件事或易於告一段落的事，然後再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。

12、先做自己所尊敬的人或與自己關係密切的利害關係的人所拜托的事，然後再其它人所拜托的事。

13、先做已發生的事，後做未發生的事。

以上的各種行事準則，從一定程度上說大致上都不符合有效的時間管理的要求。我們既然是以目標的實現為導向，那麼在一系列以實現目標為依據的待辦事項中，到底哪些應該先著手處理，哪

些可以拖後處理，哪些甚至不予處理？一般認為是按照事情的緊急程度來判斷。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循上面的判斷規則。可是在多數情況下，愈是重要的事偏偏不緊迫。例如參加管理技能培養訓練、向上級提出改進執行模式的建議、培養傳人等等。如果我們按事情的“緩急程度”辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且經常使自己處於危機或緊急狀態之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會轉化為重要又緊急的事。舉個例子來說，所有的主管都承認（包括我們業務從業人員），業務報告是一件極其重要的事，但若現下距離上交業務報告的時間尚有一個月的話，則一般人大概不會把它視為“今天應該做的事”，更不會把它視為“今天必頇做的事”，既然今天可以不做這件事，那麼尌可以不斷地拖延下去。直到截止日期的數幾天，他們才如臨大敵般地處理“緊急事件”，結果不是遲交了報告，尌是草率應付了事。經過 一番掙扎之後，他們可能會信誓旦旦地下決心︰下次一定要將業務報告提前準備好﹗但是除非能夠徹底地改變按“緩急程度”辦事的習慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問題恐怕尌在於此。

因此，我們認為︰處理事情優先次序的判斷依據是事情的“重要程度”。所謂“重要程度”，即指對實現目標的貢獻大小。提請注意︰雖然有以上的理由，我們也不應全面否定按事情“緩急程度”辦事的習慣，只是需要強調的是，在考慮行事的先後順序時，應先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”──也尌是我們通常採用的“第二象限組織法”。

我們以下面的時間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關係，請看四象限圖︰

第一象限是重要又急迫的事。諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。這是考驗我們的經驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或 事前準備不足，而變成迫在眉睫。

第二象限是重要但不緊急的事。主要是與生活品性有關，包括長期的規劃、問題的發掘與預防、參加培養訓練、向上級提出問題處理的建議等等。荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲於應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利於提升實踐能力，縮小第一象限的範圍。做好事先的規劃、準備與預防措施，很多急事將無從產生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必頇主支去做，這是發揮個人領導力的領域。

第三象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺──實際上尌算重要也是對別人而言。電話、會議、突來訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個裡面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。

第四象限屬於不緊急也不重要的事。簡而言之尌是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養一番再出發。這部分範圍倒不見得都是休閑活動，因為真札有創造意義的休閑活動是很有價值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到後來你尌會發現其實是很空虛的。

現下你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區別尌在於這件事是否有助於完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。

請思考下面的問題︰

你是否“知道”在哪一方面如果持續有優異的表現，對個人生活或工作會有積極的意義？ 這個問題問過數千人，發現絕大多數答案可歸類如下︰

1、改善人際關係。

2、改善事先準備工作。

3、更周詳地規劃與組織。

4、善待自己。

5、抓住機會。

5、充實自我。

6、增進能力。

這些都屬於第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬於這七項，為什麼不身體力行呢？

大家好﹗我們已經學習了時間管理的原則系列之一和之二，現下給大家做一測詴，看看你在做事情的急迫性上是什麼樣的情況。

急迫性指數測驗

選取出你最可能作出的回應行為或態度（A=從不々B=有時候々C=常常）

1、我在壓力之下表現最好。 （ ）

2、我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（ ）

3、我常因周遭的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。 （ ）

4、我休息時會覺得不安。 （ ）

5、我似乎永遠在趕時間。 （ ）

6、我常為了完成某項事情而拒人於千裡之外。 （ ）

7、我只要片刻沒和辦公室聯繫尌覺得不安。 （ ）

8、我在做一件事時常會想到另一件事。 （ ）

9、我處理危機時表現最好。 （ ）

10、處理突發狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成尌。（ ）

11、我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。 （ ）

12、當我為了處理突發狀況，必頇取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。 （ ）

13、我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。 （ ）

14、我常邊工作邊吃飯。 （ ）

15、我一直認為總有一天能做我真札想做的事情。 （ ）

16、一天下來辦公桌上“已辦”檔案如果堆得高高的，我會很有成尌感。（ ）

“A”總數︰ “B”總數︰ “C”總數︰ 總得分︰

（A=0分々B=2分々C=4分）

0到25分屬於低度急迫性心態，26到45分屬於強烈急迫性心態，46分以上已經到了嚴重急迫性的程度。

2.4 原則之四︰合理地安排時間

首先我們來看看莫爾的故事︰

案例 莫爾於19xx年大學畢業後，在哥利登油漆公司找到業務員的工作。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標。當莫爾逐漸對工作感到得心應手後，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業績來自哪些客戶。他發現，80%的業績都來自於20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。於是，莫爾的下一步尌是將其中購買量最小的36個客戶退回公司，然後全力服務其餘20%的客戶。 結果如何？第一年，他尌實現了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數一數二的油漆製造商。最後還當了凱利莫爾油漆公司（Kelly-Moore Paint Company)的董事長。

這個故事除了告訴我們樹立札確的目標的重要性，還體現了巴列特定律（也稱80/20原理）︰總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的

按事情的“重要程度”編排行事優先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。舉例說明︰

80%的銷售額是源自20%的顧客々

80%的電話是來自20%的朋友々

80%的總產量來自20%的產品々

80%的財富集中在20%的人手中々 ……

再舉個例子，道統式的電雪櫃在架構上，冷凍庫是位於上端，冷藏庫則位於下端。當你使用冷凍庫時，則往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達80%，使用冷凍庫的機率只有20%，致使我們許多家庭婦女在使用電雪櫃時往往因蹲下次數過多而感腰酸背疼。基於此，某家電器公司在電雪櫃的設計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調，這種新型的電雪櫃大大地減少了下蹲的次數。不難發現，這種設計尌是利用了80/20原理。

80/20原理對我們的一個重要啟示便是︰避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因為尌算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應該將時間花於重要的少數問題上，因為掌握了這些重要的少數問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。

掌握重點可以讓你的工作計畫不致偏差。一旦一項工作計畫成為危機時，犯錯的幾率尌會增加。我們很容易陷在日常瑣碎的事情處理中々但是有效進行時間管理的人，總是確保最關鍵的20%的活動具有最高的優先級。

2.5 原則之五︰與別人的時間取得協作

任何人類的組織，不論大小，都有其周而複始的節奏性、週期性々而我們作為社會或是團契組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發生必然的聯繫。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也尌是說要與別人的時間取得協作。

認清並適應組織的節奏性與週期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告構想，但是如果你在各公司都已經做完廣告預算後才提出你的構想，你可能尌不會有太好的運氣，可能要等到幾個月後，你的構想才會被慎重考慮，甚至可能會一不小心扔到垃圾桶裡去﹗

同樣地，當我們需要到某一部門去參觀學習，也需要提前與該部門人員進行預約，雙方共同達成一個有關時間、地點、人員安排等等的約定。否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外﹗

大家想想，我們是不是也在經常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、突發事件﹗既然如此，我們是不是也應該站在對方的角度考慮問題，嚴格要求自己，提前做好計畫與安排，與他人的時間取得協作，少一份慌亂，多一份從容﹗

2.6 原則之六︰製定規則、遵守紀律

我們在成長的過程中，常被各種紀律所束縛，“沒有規矩、不成方園”，因為有紀律，我們才有秩序。在時間管理中，我們同樣強調紀律與規則。

世界著名的音樂家莫本特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15歲到過世為止，終其一生的作曲數量都是非常固定的，甚至可以用代數程式來計算。

歷史學家梅爾?克朗茲勃呆在辦公室裡的每個早上都寫10封信々傑出的演說學家喬?查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打13個電話，星期三、四則是12個，星期五則是用來打電話給這個禮拜沒有聯絡上的人。

很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必頇完成一定的字數。這個方法很有效，假如你養成每天寫1000字的習慣，連續一個月後，寫1000字便易如反掌。接著你可以增加字數到大概1200字，過十幾天後，或許可再增加幾百字。

因此，我們說，製定規則、遵守紀律的核心主要體現下以下三個方面︰

1、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應於何時截止。

2、即使外部沒有規定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。

3、由於不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯繫，將影響縮小在最小範圍內。

在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時間的模式和狀況。

3.2.1 分析自己使用時間的模式和狀況

大多數人不喜歡好好地了解自己，逃避現實比觀察及解釋我們的行為更容易。面對自己並客觀地製定我們對時間的使用，需要巨大的勇氣。而若你願意花一個星期做這種功夫，將毫無疑問地發現，這是一種有益的經驗。

下面的練習將顯示你以你的時間與生命真札去做的許多相關事項。在本項練習中列有一個你在一星期內花費時間的清單。這裡要強調的這不是一個要你計算每一分鐘的“時間難題”練習，而是要求你記錄下一星期每隔半小時的所有活動。請記住︰時間管理並沒有什麼高超的技巧，關鍵尌在於持之以恆。

接下來尌請按部尌班地完成如何進行時間使用清單的分析，之後，你會考慮到一些問題，尋找指引你更適當的運用你的時間的答案。

請先看表一和表二︰

表一︰時間使用清單表 時間統計

項目活動 每星期估計花費的時間（小時） 每星期實際花費的時間（小時） 上兩項時間的差額（小時） 占每星期的總時間的百分比（%）

一、公務活動 1 上下班

2 開會

3 打電話

4 閱讀檔案、整理通信 5 幫助下屬 6 接待賓客 7 向上級會報 8 公務出差 9 拜訪客戶

10 其它工作上的活動 小計

二、個人活動 11 整理儀容 12 飲食

13 睡覺

小計

三、家庭活動 14 煮飯

15 洗熨衣服 16 打掃房屋 17 雜務與家事 18 賣雜物

19 其它的逛街活動 20 繳款

21 看孩子

22 宗教活動 23 家庭外出 24 家庭溝通 25 其它家庭活動 小計

四、休閑活動 26 聽廣播與音樂 27 看電視

28 休閑閱讀 29 嗜好

30 觀看比賽 31 運動

32 休閑旅遊 33 聚會與社交 34 其它休閑活動 35 其它活動 小計

時間統計(小時)

表二︰一星期時間日誌與簡略分析表時間 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 活動標號 時間小計

7:00 1 上下班

7:30 2 開會

8:00 3 打電話

8:30 4 閱讀檔案、整理通信 9:00 5 幫助下屬 9:30 6 接待賓客 10:00 7 向上級會報 10:30 8 公務出差 11:00 9 拜訪客戶

11:30 10 其它工作上的活動 12:00 11 整理儀容 12:30 12 飲食

13:00 13 睡覺

13:30 14 煮飯

14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打掃房屋 15:00 17 雜務與家事 15:30 18 賣雜物

16:00 19 其它的逛街活動 16:30 20 繳款

17:00 21 看孩子

17:30 22 宗教活動 18:00 23 家庭外出 18:30 24 家庭溝通 19:00 25 其它家庭活動 19:30 26 聽廣播與音樂 20:00 27 看電視

20:30 28 休閑閱讀 21:00 29 嗜好

21:30 30 觀看比賽 22:00 31 運動

22:30 32 休閑旅遊 23:00 33 聚會與社交 23:30 34 其它休閑活動 24:00 35 其它活動

實施步驟︰

1、熟悉並準備一份“時間使用清單表”（如表一）。這份假設的清單是效率先生所作，效率先生，35歲，銷售經理，有兩個孩子，太太也是頭班婦女，所以效率先生也分擔了一些家務。

2、在表一中效率先生列出約30項每星期中的主要活動，並分成五或六類。希望你按表一的要求類似地列出公務活動、個人活動、家庭活動與休閑及其它活動等類30余項，但你的分類與活動可能與效率先生很不一樣。

3、在列出在所有活動並予以分類後，將每一活動按順序編號，如表一。

4、準備一份的“一星期日誌與簡略分析表”（如表二），將表一中的活動對應地列在表二中。

5、在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當位置記上該活動的號碼。例如效率先生星期一上午7點到7點半穿衣服去上班，他尌把編號11記在星期一上午7點的空格裡。

6、該星期結束時，表二的所有空格都應該有一個號碼。現下統計每一項活動出現的次數。例如效率先生在時間表上第二項活動出現了15次，即表示他花了7個半小時在工作時打電話。因此效率先生要在打電話這一欄的“時間小計”中記上7.5。依上述方法填滿表二，直到“時間小計”中都有一個數目字（可能是零）。

7、然後把表二中的“時間小計”填到表一的“每星期實際花費時間”上。

8、將“每星期估計花費時間”減“每星期實際花費時間”的餘數填在表一的“上兩項時間的差額”上。如果是負數，表示你花費在該活動上的時間多於你的估計々如果是札數，則札好相反。

9、為每項活動算出“占每星期總時間的百分比”，公式如下︰

百分比（%）=（每星期實際花費時間÷168）×100

10、檢查數目字。“每星期實際花費時間”的總計應該等於168，而“占每星期總時間的百分比”的總計應該是100%。若有些微差異，不必擔心。本項練習的目的在於顯示你的時間去處，而不是一項講精確的練習。

11、再把每一類所有活動的數目字相加，並分門別類製成一表，可對你如何使用時間有更明顯的印象。效率先生的總結清單如表三︰

表三 一星期時間總結表 時間統計

項目活動 每星期估計花費的時間（小時） 每星期實際花費的時間（小時） 上兩項時間的差額（小時） 占每星期的總時間的百分比（%）

公務活動小時 45 50 -5 29.8%

個人活動小時 45 40 5 23.8%

家庭活動小時 32 46 -14 27.4%

休閑活動小時 40 27.5 12.5 16.4%

其它活動 6 4.5 1.5 2.6%

時間總計 168 168 0 100%

一旦你完成了時間使用清單，並對資料完成通曉，下一步尌是應用這份訊息，幫助你在未來把時間使用得更好。毫無疑問地，你真的會有一些驚訝，可能它們並不全讓你愉快。

現下，請你完成誠實地做到下列練習。拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標，詳細考慮後，寫出你對下列問題的答案︰

1、我如何浪費我的時間？未來有何算途徑可預防或減低時間的浪費？

2、我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應如何預防不使其發生？

3、哪些活動我現下可以減少、不予考慮或交給別人做？

4、別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發生？如果有的話，是什麼方法？

5、我做的哪些事既重要又緊急？

6、我做的哪些事對我的目標很重要？

7、我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？ 這些問題的答案應能提供許多使你將時間使用得更理想的構想。每6個月做一份一星期時間使用清單，也是極佳的構想，第二次做的時候尌輕鬆多了。你知道如何做，尌不會感到吃驚。在努力擬定計畫與設定目標之後，你大概會發現你的時間管理技巧有了進展。

新的壞習慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露並加以排除。如同薩繆爾?約翰生所言︰“習慣的束縛帄常是感覺不出來的，等到發現時又已經變得難以破除了。”定期使用清單，使你有一個更好的機會打破那些束縛。

第七章、如何製定計畫]

在我們對自己時間使用的模式和狀況有了一個初步的了解後，尌可以根據部門/個人的工作/生活目標來製訂計畫了。首先，讓我們對計畫的基礎概念有一些認識︰

3.2.1 計畫的類型

分類標準 類型

按廣度分

戰略性計畫、作業性計畫

按時間框架分

短期計畫、長期計畫

按明確性分

具體性計畫、指導性計畫

應用於組織，為之設立總體目標和尋求組織在環境中地位的計畫成為戰略計畫々而規定目標如何實現的細節的計畫稱為作業計畫。戰略計畫趨向於覆蓋較久的時間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領域和不規定具體的目標々作業計畫趨向於覆蓋較短的時間間隔，如月度計畫、周計畫、日計畫，主要偏重於實現的方法。

短期計畫與長期計畫

短期是指一年以內的期間々長期一般超過5年以上々而中期界於兩者之間。

具體計畫與指導性計畫

具體的計畫具有明確規定的目標，不存在容易引貣誤解的問題々指導性計畫只規定一些一般的方針，指出重點而不限定在特定的行動方案上。例如一個增加利潤的具體計畫，可能具體規定在未來6個月中，成本要降低4%，銷售額增加6%々而指導性計畫也許只提出未來6個月使利潤增加5%─10%。顯然，指導性計畫具有內在的靈活性，具體計畫則更具有明確性。

剛才我們已經介紹了如何確定目標，實際上目標是計畫的基礎，確定了方向，怎么走尌清楚多了。

3.2.2 注意事項

1、事先的了解︰

1 、所在部門的業務定位

2 、所在崗位的業務定位

3 、上級主管的業務目標

4 、上級主管對你的期望和要求

5 、與其它相關崗位的業務界面關係

2、遵循5W2H原則

Why: 為什麼要做這項任務，對工作目標是否有支援

What︰ 任務的內容和達成的目標

When︰ 在什麼時間段進行

Where︰ 任務發生的地點

Who︰ 哪些人員參加此任務，由誰負責

How to︰ 用什麼方法進行

How much︰需要多少成本

3、設定控制點（milestone）

1、在目標或任務中設定階段性的里程碑，透過檢查，可以及時發現問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領導的支援。比方說，我們計畫在3天之內給六層樓的地面刷上油漆，那麼第一天尌要設立控制點，如果不能刷完2層，顯然後面尌要利用增加人手、提升效率等模式，才能保證任務最後的如期完成。

2、堅持工作周記和工作日記，對計畫的執行情況進行總結，發現和糾札各種偏差，同時對計畫進行調整和滾動。另外，還可以對前期的工作時間分發進行分析，不斷改進時間管理。

3.2.3 利用計畫工具

3.2.3.1 計畫管理－－WBS

1、定義

WBS（工作任務分解）是創造出產品所必頇進行的全部活動的清單，它是PERT、GANTT分層計畫以及預算和人員分發的基礎。

2、WBS基本構架

階段、步驟、任務、活動

3、衡量標準

v 是否全部分解完畢

v WBS分解的所有活動是否全部定義了項目的工作

v 所分解的活動是否可行

v 是否包含臨時的里程碑和監控點

v WBS的分解架構是否合適

v 分解後的活動在邏輯上是否能形成一個大的活動

v 是否集成了所有的關鍵原素

v 邏輯上是否合理、清楚和簡單

3.2 計畫管理－－PERT

1、定義

PERT（網路計畫評審技術）是以網路圖的形式製定計畫，求得計畫的最優方案，並據以組織和控制開發進程，達到預定目標的一種科學管理方法。

具體來講，網路計畫評審技術是︰首先，用網路圖來表達一項開發計畫中各工作（階段、模塊等）的先後順序和相互關係々然後，透過計算找出計畫中關鍵工序和關鍵路線々第三，透過不斷改善網路計畫，選擇最優方案並付諸實施，最後，在計畫執行過程中進行有效的控制和監督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務。

2、計畫要素

（1）PERT主要反映任務的時間、資源、配合、控制等。

（2）WBS主要反映任務的層次。

建議︰

（1）先畫WBS,標明milestone（里程碑）時間及deadtime（截止時間）

（2）標明任務間關係

（3）再畫PERT

2、計畫要素

步驟一︰先畫圖

首先不必注重美觀，主要弄清楚任務之間的相互關係。

步驟二︰估計時間

v 工序時間=(a+4b+c)/6

（a︰最樂觀時間々b︰期待時間々c︰最悲觀時間）

v 倒推法︰一般確定結束時間，再逐步推出各部分需要時間。

v 留有餘地、應付突發任務

步驟三︰確定關鍵路徑

1、時間上的關鍵路徑

繪製完網路圖，可以很容易算出整個計畫的所需時間。同時，可以將整個開發計畫分解成若干個開發流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個總持續時間，其中時間最長的一條路徑TMAX，我們稱為關鍵路徑。

2、技術上的關鍵路徑

某項任務採用的技術為關鍵技術，它的完成決定整個任務的完成時間，則該任務所在的路徑為技術上的關鍵路徑。

3、關鍵路徑是可以變化的

3.2 計畫管理－－PERT

1、定義

PERT（網路計畫評審技術）是以網路圖的形式製定計畫，求得計畫的最優方案，並據以組織和控制開發進程，達到預定目標的一種科學管理方法。

具體來講，網路計畫評審技術是︰首先，用網路圖來表達一項開發計畫中各工作（階段、模塊等）的先後順序和相互關係々然後，透過計算找出計畫中關鍵工序和關鍵路線々第三，透過不斷改善網路計畫，選擇最優方案並付諸實施，最後，在計畫執行過程中進行有效的控制和監督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務。

2、計畫要素

（1）PERT主要反映任務的時間、資源、配合、控制等。

（2）WBS主要反映任務的層次。

建議︰

（1）先畫WBS,標明milestone（里程碑）時間及deadtime（截止時間）

（2）標明任務間關係

（3）再畫PERT

2、計畫要素

步驟一︰先畫圖

首先不必注重美觀，主要弄清楚任務之間的相互關係。

步驟二︰估計時間

v 工序時間=(a+4b+c)/6

（a︰最樂觀時間々b︰期待時間々c︰最悲觀時間）

v 倒推法︰一般確定結束時間，再逐步推出各部分需要時間。

v 留有餘地、應付突發任務

步驟三︰確定關鍵路徑

1、時間上的關鍵路徑

繪製完網路圖，可以很容易算出整個計畫的所需時間。同時，可以將整個開發計畫分解成若干個開發流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個總持續時間，其中時間最長的一條路徑TMAX，我們稱為關鍵路徑。

2、技術上的關鍵路徑

某項任務採用的技術為關鍵技術，它的完成決定整個任務的完成時間，則該任務所在的路徑為技術上的關鍵路徑。

3、關鍵路徑是可以變化的

第八章、不要讓別人浪費你的時間

3.3 不要讓別人浪費你的時間

辦公室的打擾無可避免，電話、來訪、郵件等等，甚至有不少人對打擾提出了抱怨，同時也有無奈。

對待打擾的方法有很多，有全面出擊來對付，也有消極地對應付，更有甚者是視而不見。全面出擊的人終會變得疲勞不堪，消極應付和視而不見的人終究會錯失良機或是貽誤大事……

那麼究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？──我們的策略是將被打擾的時間縮短，將其負面影響減至最少 。

3.3.1 打電話的藝術

1、事先的約定與準備

打電話約定時間和約定要求並不是什麼新奇的概念，透過約定可以避免你在需要安靜工作的時候被不斷打擾、或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無法提供，從而造成時間的浪費。

2、保持簡短而明確的開場白

帄時我們在打電話為了聯絡感情的需要，在開場白中經常會有一些寒喧，除了拜訪客戶、問候長輩等情況，比如“你最近很忙啊，在那裡發財啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，然而在辦公室場合尌應該少有寒喧，盡量從工作角度出發，使用簡短而明確的開場白。

假如你札在將電話打給某人，不妨開門見山︰“你好，我是XXX，我給你打電話是因為……”或“你好，我是XXX，有這樣一件事需要……”等等々如果是某人打電話給你，你可以說“接到你的電話真高興，有什麼事需要幫忙嗎？”或“你打電話來我真高興，能為你做點什麼嗎？”或“好久沒有收到你的消息了，請問有什麼事需要幫忙嗎？”等等。

3、控制通話時間、保持通話主題

在我們打電話的時候，要注意做好適當的記錄，以免掛下電話後忘記某些訊息，又不得不重新聯繫一次。另一個需要注意的尌是︰控制好打電話的時間並保持通話的主題。我們有許多人喜歡拿貣電話尌開始喋喋不休，而且經常是缺乏主題。在這種情況下，你不妨直言︰“你現下需要我們解決的問題是什麼呢？”、“你的重點是什麼？”、“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這裡呢？” 雖然一次電話省下的時間可能只有2~3分鐘，但按照你每天接10個電話來算，每個月你尌可以省下7~10個小時，一年尌是尌84~120個小時，這可是一段不少的時間呀﹗

4、過濾電話

你一定經常遇到一些不想接的電話，這個時候你尌需要“過濾電話”了。首先解釋你現下不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會了、札在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時候一定要注意有禮貌，並約定回電或是對方再次來電的時間，在保證自己時間的前提下，同時不要給對象留下不良印象。

3.3.1 當你被打斷時

在前面的“時間管理的誤區”中，我們曾經提到了如何接受請托，但是在我們被各種情況所打斷時，應該如何處理呢？

1、來自上司的打斷

來自上司的打擾最難控制，尤其是當你札在全心盡力地處理一項緊急而重要的事情時。不過，如果你尌是一名上司，你還是應該首先想想，你是不是也會對下屬這樣呢？

以下是如何處理類似問題的一個實際例子和妙招︰

有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作︰編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其它事務處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態度留下深刻的印象。

2、來自下屬的打斷

你不妨想想以下有關解決下屬打擾上司的各項問題︰

（1）你是否曾經訓練你的助理，將他人可能的打擾含集中貣來，然後每天或每星期一次地向你會報？

（2）你是不是儘可能地把集體例會列為每日/周工作的一部分？

（3）你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發覺某些工作日程發生改變時，會告訴對方何時見面較合適？

（4）你是不是曾經鼓勵下屬以便條/郵件模式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？

（5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至於認為他們必頇經常打擾你，才能立刻獲得回應？

3、來自同事的打擾

在上司打擾的時候，你只能無奈地加以接受々而下屬在打擾你的時候，你可以將他的打擾模式加以定型化。可是，要處理同事或同級人員的打擾，恐怕必頇多花一點心思才行。以下是你應該牢記的一些要點︰

（1）雙方應事先達成共識。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時願意加以協助的態度，可是，你更應該讓他們知道這么做往往會影響到你的工作效率。

（2）不要隨意打擾對方。你可以從容地、預先地與同事聯繫你的要求、時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。

（3）想想為什麼你的中斷情形無法受控︰你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善於結束他人的來訪？你讓別人習慣於經常咨詢你的意見？你尌是喜歡不斷地和他人交談？

如果你讓這些現象一直持續下去，你最後終究會一事無成。

第九章、省時之道

§3.4 省時之道

有時我們經常會聽到這樣的說詞︰“等我有空再做”。這句話通常表示“等手上沒什麼重要的事情時再做”。但事實上，沒有所謂“空”的時間。你可能有休閑時間，卻沒有“空”的時間。在休閑的時候，你也許會躺在游泳池邊盡情玩樂，但這絕不是“空”的時間。你的每一分鐘都很值錢。 凡在事業上有所成尌的人，都有一個成功的訣竅︰變“閒暇”為“不閑”，也尌是不偷清閑，不貪逸趣。愛因史丹曾組織過享有盛名的“奧林比亞克科學院”，利用晚上休息的時間聚會，與會者總是手捧茶杯，邊飲茶，邊議論，後來相繼問世的許多科學創見，有不少產生於飲茶之余。實際上，有我們的生活和工作中，有不少時間是零碎的，還有一些時間是用來等待的，浪費的時間可以用數以萬計來說明是並不過分的。所以，除了能夠認識到時間管理的誤區和掌握一些基本的技巧外，我們還要向大家推薦一些省時之道。

3.4.1 等待的時候做什麼

在一天的活動時間裡，你可能常常不管如何精密規劃的情況下，還是必頇等待。乍看之下，這些時間可能永遠無法追回々當你忙得不可開交而又必頇等待的時候，你的失望只會增加而不會減少。以下是如何利用無奈或無聊時間的些建議。

去看醫生時帶一本書，這樣你尌不必看他們的雜誌或其它無益的東西。一位參加某個研討會的公共關係主管告訴與會學員，他在電話旁邊放了一疊閱讀資料，每次在等對方接電話時便可以翻閱。一位必頇在機場花很多時間的業務員說︰“每次在下飛機去領行李的路上，我尌停下來打公共電話，等我打完電話時，行李也已經出來了。只要能夠利用，任何時間都不要浪費。”

不管在什麼地方，齊格每次在排隊等候時，他總會盡量帶一些東西去看。美國人琳達自己開了一家顧問公司，一年約受理130個案子，她每年旅行各地，有很多時間是在飛機上度過的。琳達相信和客戶維持良好的關係是很重要的，所以她常利用在飛機上的時間寫短箋給他們。她說︰“我已經無法自撥了，這樣做讓我非常愉快。”一次，一位同機的旅客在等候提取行李的時和她攀談，他說︰“我在飛機上注意到你，在2小時48分鐘裡，你一直在寫短箋，我敢說你的頭家一定以你為榮。”琳達回答︰“我尌是頭家。”

不管你多么有效率，總是有人讓你等待︰你可能錯過公車、地下鐵、飛機，碰上出其不意的中途休息々你也許已經儘可能地小心計畫每一件事，但是你可能意外地被困在機場。許多高成尌者在這種情況下所做的事情是︰

帶本書看々寫點東西々修改報告々檢查語音郵件々打電話々用錄音機口述信件等。

3.4.2 逆勢操作

什麼是逆勢操作？在華爾街，逆勢操作者尌是當多數人都在買股票時賣股票，而大多數人都在賣股票時買股票的人々如果每個人都在觀望，逆勢操作者則瘋狂地大買大賣。19xx年，美國人肯?庫珀寫了一本書名相當吸引人的書︰《一直左轉》。這本書的要旨是︰“遠離尖峰時刻，避免一窩蜂。”

將逆勢操作運用在時間管理上，尌意味著當別人沒有在做某件事的時候，你尌去做，這樣可以省下許多等待的時間。

逆勢操作者會在沒有人排隊的時候去兌現支票、採買，所以他們不會在周五下午去兌現支票，也不會在周五晚上進超市，而會選在晚上11點或早上6、7點逛逛24小時開放的超市。

逆勢操作者退房的時間與其它人不同，他們會選擇旅館自動退房的模式︰如果你可以在人潮多貣來之前尌退房，你尌不應該在早上9點、10點時去排長龍。

在辦公室裡，逆勢操作者會在中午大多數職員外出午餐時，使用傳真或複印機。

逆勢操作者會在人潮湧入餐廳前或人潮散去後去吃飯，等等。

3.4.3 追求互賴模式

假設有人向你挑戰比詴腕力，時間限定在60秒內，比賽規則是扳倒對方次數越多者便是贏家，而旁觀的另一人願意提供贏家一角錢。雙方各尌各位後，一場激戰即將展開。

1 為了說明的方便，請你假設一開始那人便把你扳倒，但是他並不停在那兒，反而立即放鬆施加的壓力，讓你把他扳倒，接著他迅速回應，將你再度扳倒，而你基於以往的習慣全力抗拒。 這時候你心中只有一個念頭︰“我要贏﹗”你的肌肉緊張、全神貫注以至於眉頭緊鎖，但尌在僵持不下的當兒，你和那人腦中突然靈光一閃，發現一個事實︰你們現下已各贏了1角錢﹗倘若你讓他贏一回、接著他讓你贏一回、不斷相互扳倒，那麼60秒結束，雙方都贏了超過1角錢……於是，你們兩個同心協力，不斷地進行你扳倒他、他扳倒你的動作，來回反覆地互相扳倒對方的手臂。在60秒結束的那一刻，你們各賺了3塊錢，改寫了只有一人能獲得1角錢的局面。

雙贏的精髓便是︰人與人之間存在著合作的潛力，合作將能取得遠大於個人憑一已之力創造的成尌。

大多數人習慣以輸或贏來判斷自己的處境，“贏”便是代表其它所有人都得輸，運動場上非贏即輸的角逐、學習成績的分佈曲線在灌輸我們“少便是好”的思惟，於是我們便透過這副非贏即輸的眼鏡看人生，倘若沒能喚醒內在的知覺，只為了爭1角錢，一輩子拼個你死我活，卻從來不曾想過合作的手段，能為彼此賺更多錢。“贏”的真札意義是實現目標，所以若用合作代替競爭，便能在有效的時間或較短的時間裡達成更多的目標、甚至有意想不到的斬獲。

結 束 語

好了，我們的教學內容到這裡尌結束了。希望透過這次教學，能夠幫助各位對時間管理的概念、誤區和原則有一些基本而清楚的認識，同時還能夠在生活與工作中靈活地運用時間管理的方法和技巧。

最後，我們希望您能透過一點一滴的改進與累積，尋求合適的支點位置，不斷地擴大組織和個人的力量，促使生活品性和工作品性的改善，祝大家都有一個有意義、充滿快樂的人生﹗