OA系统运行评价分析报告

时间:2024.3.27

OA系统20xx年运行评价分析报告

一、项目概述

综合管理信息系统(以下简称OA)建设项目启动时间是20xx年8月22日,20xx年4月进入正式运行阶段,办公室信息中心对于系统进行了结合实际工作的操作和磨合,在这个阶段,通过不断优化,对系统进行调整,以求能更加符合实际工作的需要。

OA建设的总体目标是:以OA为基础,以工作流程为主线,优化公司管理流程,通过信息技术建立包括人力资源、协同办公、合同管理、计划管理等在内的综合管理信息系统平台,实现管理规范化、信息资源利用的最大化,促进公司的协同办公效率和管理水平的提升。搭建一个全公司的信息与管理协同平台,按照统一要求、信息流畅、资源共享、信息安全的要求,建设一个统一的办公管理平台,实现各部门各分子单位之间的互联互通机制,保证信息畅通和上传下达,实现各级单位的快速响应。

二、OA应用统计

目前,系统总使用人数324人,移动终端用户77户,平均每天同时在线70人左右,每天登陆次数超过300/人次;搭建了公司门户、个人门户、各职能部门户、系统信息门户、电力生产门户、规章制度门户、企业文化门户、学习培训门户、公司文件门户和领导门户,让信息的共享更加简单、及时、有效;搭建流程

150余条,流程流转数量7300余个;建立了知识目录,系统目前存储近8500篇文档,形成了公司基础知识库。

OA运营期间,办公室信息中心以集中、点对点和远程等多方式共组织培训500多人/次,培养了能够独立承担日常维护工作的系统管理员2名,实现了系统的自主管理。公司已开启了新的协同之旅,信息化建设也进入了一个新的阶段。

三、OA系统功能使用效果

1、人力资源管理模块的开发与应用,实现组织架构的统一管理、人员的基础信息管理、通讯录管理、岗位管理、人员的入职、调配、离职、退休、解聘、返聘等管理。

目前系统使用人员312人,除录入人员的编号、姓名、岗位外,同时对人员的手机、办公室电话、短号、电子邮件、办公室地址等也进行了整理、录入,实现了人员信息的查询、共享、统计、分析,实现人员信息资源的更好的利用。

组织架构管理的应用,实现了统一的组织架构管理,建立了完整清晰的人员组织架构。目前,公司所有的员工对应的岗位等信息已录入系统,同时,系统设定了人员的上下级管理,并以此实现各类管理和业务的审批线索和监督线索。

2、合同和计划

目前已搭建合同管理流程15个, 大部分已正常运转中,涉及到结算的流程暂时未启用;计划管理流程8个,并在后期增加了计划模块,能基本满足公司在计划任务管理方面的需求。

3、通过使用OA的流程管理模块,目前搭建综合管理、财务管理、人事管理、物资管理、信息管理、日常工作等类型的流程150余个,目前流转中的流程数量已经有7300余个,各级管理人员通过电子流程审批系统处理各类公文、申请、审批,节省了时间,降低了成本,提高了工作效率。

4、知识管理,初步搭建了公司知识目录,系统目前存储8500余篇文档,建立了知识库,实现了知识体系的建立与管理、知识权限的精细管理(满足不同目录的查看、下载、修改、添加、删除等权限都进行了严格控制,同时对用户的查看、修改等操作都进行了日志记录)、知识评价体系管理(通过知识的打分、回复、知识贡献率分析等,建立了较为完整的知识评价体系)、知识检索管理(实现了多种制式的检索方式,包括分类检索、多维检索、全文检索等)、知识审批体系管理(实现了通知公告等信息的创建、审批、发布、归档、作废的审批)。目前,已初步建立了网上知识库,实现了初步的知识管理。

5、实现了远程办公和移动办公,大大提高了办公效率,处理流程不再受到世界地点的限制。目前已普及到中层以上干部。

四、系统验收准备工作

1、目前已完成了OA验收材料的收集工作;

2、成立验收小组,由办公室牵头,分别邀请人力资源部、计划与发展部、财务资产部、纪检监察部各部门人员参加OA系统项目验收,


第二篇:OA系统使用情况阶段性分析报告


XXOA协同办公系统

使用情况阶段性分析报告

为响应“无纸化办公”的号召,我单位采购了XXOA协同办公系统,由综合信息部对该办公系统进行了二次开发,并在服务器采办后于X年X月X日在全院范围内进行了培训及展开试运行。截至X年X月X日,办公系统流转完成合同审批任务下达单X个,编制类咨询任务单X个,评估类咨询任务单X个,咨询项目修改或加印申请X个,业务用印审批X个,#5@p通知单X个,每月业务量基本实现了电子统计。经过一段时期的运行之后,大家在感受到办公系统为工作带来新体验的同时也暴露出了一些问题,主要集中在以下几个方面:

一、工作流转不够规范。因某项工作流程步骤多、反馈时间长,易造成漏填、漏选、工作流转缓慢,导致系统数据与纸质单据难以保持一致。虽然简化步骤可节约时间,但系统难以体现出应有的规范性;

二、办公系统缺乏人性化提醒方式。系统未关联手机(须付费),无法在关闭办公系统时进行有效提醒。此外,办公人员尚未适应系统,在使用过程中易在关闭浏览器的同时关闭办公系统,导致工作不能及时办理;

三、办公系统安全系数较低。目前系统采用的安全防护措施仅仅依靠密码,工作审批采用键盘输入方式办理,未采用电子签章系统;

四、办公系统数据兼容困难。更换其他品牌办公系统会牵涉到数据转移的问题,由于各个系统采用的引擎及数据类型不尽相同,可能会导致数据转移困难,在信息共享方面存在一定的局限性;

五、办公系统运行不稳定。偶尔出现窗口显示错误,需手动刷新界面;某些较为复杂的工作流转中进行“退回”操作后,由于系统本身缺陷可能导致该工作无法流转完成。工作流程设计中流水号无法正常使

用;

六、办公系统部分模块未充分利用。如工作委托办理、论坛、电子公告、会议室管理、仓库管理等;

七、办公系统用户已满。目前系统用户数上限为X,除去系统管理员X人,实际用户为X人,目前咨询院在岗工作人员已超过X人,增加系统用户须付费。

综合信息部

XXXX年X月X日

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