1、 会议筹办方案的内容：确定会议的主题与议题；名称；议程；时间和地点；所需设备和

工具；文件的范围；与会代表的组成；经费预算；住宿和餐饮安排；筹备机构。

2、 检查会务的筹备情况：会议准备是否充分；会议期间能否排除各种干扰；环境条件与用

品准备；文件材料的准备情况；会场布置情况的检查；会议保卫工作的检查；检查的其他内容。

3、 会议应急方案的制定程序：预测情况，准备应对备选方案，讨论会议紧急情况，确定会

议应急方案。

4、 提示会议安计划进行的程序：了解议题和议程，准时宣布开会，有效引导议题。

5、 会议经费使用的程序：申请经费，主管领导审批，财务人员提取现金或填写支票，经费

支出，审核会议经费支出。

6、 处理会中突发事件的程序：向领导报告，启动会议应急方案，实施应急方案，必要是想

公共应急机构请求支援，善后工作。

7、 会议总结的工作程序：对会议征询意见，拟就工作总结稿；向领导报告会议结论；；印

发；归档；组织全体工作人员进行总结。

8、 撰写新闻稿件的注意事项：一是要及时，强调会议的时效性；二是要准确的反映会议精

神，有利于推动会议精神的贯彻落实；三是无论由谁撰写，发布前都应送领导人员审核，以免出现偏差和错误。

9、 发布会议新闻报道的方法：邀请新闻记者到会，由新闻记者直接报道新闻；召开记者招

待会，发布会议新闻；会议部门自己撰写新闻稿件，提供给新闻记者丰富而具体的各种资料、数据，准确反映会议精神。

10、电话会议信息工作的要求：准确发出开会信息；认真分发会议书面信息材料；合理安排

会场信息传输设备；按时接通电话；互相通报出席情况；做好会议记录。

11、视频会议信息工作的要求：发出开会信息；分发文件信息资料；布置会场；设置与检查

会场信息传输设备；做好会议信息准备；采用先集中后分散的方式；汇总情况信息。

12、会议经费使用的主要方面：文件资料费；邮电通讯费用；会议设备和用品费；会议场所

租用费；会议办公费；会议宣传交际费；会议住宿补贴费；会议交通费；其他。

13、制定工作计划的程序：估量机会；确定目标；确定计划工作的前提条件；拟定可行方案；

评价备选方案；选择方案；拟定分计划；编制预算。

14、获得设备使用权的方式及其优缺点：购买：优点，设备归购买者所有，使用方便。缺点：

一次性付款费用较高，而且过了保修期之后，需要额外支出设备的维护与修理费用。另外，设备还可能过时。租用：优点，最初的费用较低，费用可以由不断货的的利润进行补偿，一般租用的协议都包括了维护与修理的费用，另外，在新的设备上市时，可以随时进行更换和升级。缺点，如果租期较长，支出的费用将会较多，甚至超过购买的费用，另外，如果在租赁合同到期之前终止合同，违约金将会很多。

15、采购的程序：提出购买申请；审批，落实经费；招标，选择供应商；签订供货合同；货

物入库；支付货款。

16、档案利用的要求：依法开展利用工作；主动、及时开展利用工作；不断完善档案服务方

式和手段；掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。方式：阅览室提供利用；档案外借；制发档案复制本；制发档案证明；提供咨询服务；印发目录；档案展览。

17、远程会议的优点：节省时间和金钱，与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录，

交流更加直接和简短。如何开好：预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，提前一周预约，明确提出自己的要求；会议程序、议程及其他材料必须尽量寄给与会人员，以便他们有时间准备会议讨论；远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否

齐全和正常，摆放是否符合要求。

18、承办期限制度要求：人们照章办事，不准人们的行为偏离规定的要求，以大大提高企业

的形象、信誉和效率。

19、电子档案信息的特点：非人工识读性，对电子技术和设备的依赖性，信息的可变性，信

息与载体的可分离性，信息的可共享性，多种信息载体的集成性。

第二篇：会议筹备方案一

会议筹备方案 一、能够制定大型专业会议的筹备方案

(一)学习目标

能够制定大型专业会议的筹备方案

(二)方案的制定

1.确定会议主题

无论组织什么样的会议，都有会议主题，特别是组织大型会议，必须明确会议要研究解决什么问题，达到什么目的。

会议主题的确定的主要方法主要实际一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

2.确定会议的时间和地点

会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议地点选择的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属设施齐全。

3.确定会议的规模

会议的规模主要指，会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。

4.确定会议议程

会议议程包括会议主持，会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；二是根据会议的主题，确定会议发言人；三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；四是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。

5.确定会议文件和材料的准备

包括大会的主报告；大会发言单位的材料；会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。

6.确定会议组织和分工

这里所指的会议组织主要指会议组织部门和人员落实。包括与会议有关的每项组织工作，每一个工作环节都必须有专人负责，责任到人，并明确任务和要求。会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待，生活服务(含娱乐活动安排)、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。

(三)注意事项

1.明确领导意图，弄清筹备方案的目的、要求和意义，以便制定。

2.反复多次与领导和有关方面商定、必要时通过开联席会征求制定的意见或方案。

工作职责：

1、 负责与饭店的住宿房间、会场、设备、用餐等事项的预定、分配、落实、协调工作。

2、 负责与饭店协调解决参会客人临时需求的工作。

3、 负责会议期间饭店大堂会务服务台的服务工作。

4、 负责会议指南的起草、印刷、装订、发放工作。

5、 负责会议期间的餐券、车证制作分配工作。

6、 负责各种会议设备的财产管理，合理安排会议设备的分派、领用登记、回收保管工作。7、 负责各种会议设备的维护保养工作。

8、 负责检查会场的安全状况，协调饭店及时发现、消除隐患，做好防火、防盗、保密等安全工作。

9、 负责会议期间的复印、传真工作。

10、 负责会议办公用品的供应、发放、补给工作。

11、 负责会议期间协助监标人检查安全、保密纪律的落实工作。