会议邀请函的制作----邮件合并工具栏的使用

时间:2024.3.20

会议邀请函的制作----邮件合并工具栏的使用

在会议邀请函的制作中,排版部分比较简单,省略不提,今天主要熟悉了“邮件合并”工具栏的使用,并基本掌握“域”的概念。

我以往的疑问“能打印一次,就打印出所有不同姓名的会议邀请函吗”,通过邮件合并工具栏,解决了这个问题。

一 建立文档与数据源文件的关联,也就是两个文件之间的关联。操作步骤如下: 1 调出“邮件合并工具栏”: 工具----信函与邮件-------显示邮件合并工具栏

2 设置文档类型:邮件合并工具栏第一个按钮就是“设置文档类型”按钮,通过此按钮设置文档类型为“信函”。有意思的是,在刚调出邮件工具栏的时候,只有这个按钮是可用的,其他按钮都是灰色不可用的状态。在设置文档类型后,我们会发现第二个按钮“打开数据源”才变成可用状态,其他的还是灰色。

3 与数据源文件建立关联:点击“打开数据源”按钮,选择数据源文件,特别需注意的是在我们选择好数据源文件,按“打开”按钮后,弹出“选择表格”窗口,在该窗口的下端有“数据首行包含列标题”复选框,如果我们的数据源文件首行是包含列标题的,这里就要打勾。这涉及到以后域的使用。

我们在做好数据源操作后,会发现第三个按钮“收件人”会变成可用状态。这个设计很是有意思,在一步操作完成后,会有唯一的按钮变成可用,我们使用者只需根据按钮的可用状态按顺序操作即可。

4 点击“收件人”按钮,在收件人列表中选中我们需要的收件人,然后确认。 到此,我们就将文档和数据源文件建立了关联。

二 在文档中插入域,也就是建立文档与具体“域”的关联

1 在文档中,将光标定位到需要插入域的位置,然后点击“插入域”按钮或“插入合并域”,在域列表中选择我们需要的域,这样就建立了文档和域之间的关联。

“插入word域”的下拉列表中为我们提供了“if---then---else”语句,这在根据性

别显示先生或女士时经常用到。

2 插入域以后,我们若想观看效果,点击“查看合并数据”按钮,在插入域的位置就会显示域中的具体数据了。类似ppt中的播放按钮。

三 打印

点击“合并到新文档”按钮,选择“全部”,确认后就会生成一个包含所有收件人的会议邀请函,打印这个新文档即可。

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