试谈学术会议邀请函的特点与写作方法

学术会议邀请函（以下简称会议邀请函）是一些学术研究单位邀请某专业领域的专家学者，以及从事该专业领域的有关人员参加学术会议活动时，为表示庄重而使用的一种告知性礼仪文书。一些小型学术会议往往采用学术会议通知（以下简称会议通知）的形式公布会议邀请信息。会议邀请函和会议通知在本质上并没有区别，只是在使用环境和行文特点上有少许差异。这两类礼仪文书在学术科研活动中使用得相当频繁，而且时常混用。一般应用写作书籍中对此部分内容较少介绍。以下将结合具体事例，并且在联系、对比会议通知的基础上，针对会议邀请函的特点和写作方法而作出初步探讨。

一、会议邀请函的特点

会议邀请函主要使用在一些大型学术会议或者学术论坛中，具体如（1）国际性专业领域的学术会议；（2）涉及两国间不同单位的学术会议；（3）国家级专业领域学会及下属专业委员会的学术会议；（4）跨省份举办的学术会议。一些小型学术会议为了隆重其事也采用会议邀请函。所有的学术会议均能同时发出会议通知。会议邀请函与会议通知在实际应用中是可以相互替代的。相比之下，会议通知使用的范围更广。

会议邀请函发出的对象一般是政府相关职能部门负责人、大专院校和科研单位中从事相关研究工作的专家学者和工作者。对于一些与生活或工业应用相联系的学术会议，也将会邀请相关技术研究公司、生产厂商出席会议，并且作专题展览或者产品介绍、推售活动。 会议邀请函均需要在学术会议举办前的数月或者大半年内发出。其目的在于让与会者有足够时间准备专题发言报告或者提交论文，以及调整参会期间原有的工作安排。对于会议筹备委员会（或小组）而言，也能根据会议规模和回执提交情况确定参会人员名单、组织遴选各类报告。

二、会议邀请函的结构

会议邀请函作为告知性礼仪文书，其写法与一般的礼仪文书比较接近。一般由标题、称谓、正文、落款和附件等五部分组成，各部分的特点和写作内容介绍如下。

（一）标题。会议邀请函的标题一般由会议时段（即年份和会议届数）、会议内容和文种三部分组成，许多标题还写上会议通告轮数。例如“第×届某地××××学术会议邀请函”，或者直接简化为“××××学术会议邀请函”，具体例子如“第五届全国临床检验医学学术会议邀请函”。会议通知的标题写法与之相同，具体例子如“中国化学会第十一届胶体与界面化学会议通知（第一轮）”。

（二）称谓。为了表示尊重，会议邀请函首行顶格书写被邀请的单位名称或个人的姓名。在会议通知中，这部分内容被省略而直接连接正文。从中可以看出，会议邀请函有明确的对象针对性，是给以具体单位和个人的。而会议通知是向社会公布的，对象指向较为广泛。同时，为了减低会议筹备工作量，许多学术会议倾向于使用会议通知作为公告使用。如果邀请

函的称谓是“尊敬的女士/先生”这一类词语，会议邀请函也将是公开使用的，在感情色彩上较优于会议通知。

（三）正文。正文内容比较庞杂，一般书写邀请的目的、活动内容、时间、地点及应注意的一些问题。正文内容大致划分为以下几项：（1）会议简介；（2）会议举办目的；（3）会议主题；（4）会议活动内容；（5）主办及协办单位；（6）会议时间和地点；（7）会议征文及展览情况；（8）会议联系方式。

以上八点内容在许多会议邀请函中都会分点列出，并且作出详细说明。一些会议邀请函还会简要回顾该专业领域发展现状简况，以说明本会议的重要性。

许多会议邀请函详细地列出大量会议信息。例如在“会议活动内容”一项中简要说明大会学术报告内容（可附上报告人和报告主题）、专题学术交流（可附上设立多少会场及会场主持人）等。有时还专列说明参会者的会议报到方法、会议注册费、考察活动、食宿和回程车票预订等细节事项。如果学术会议筹备委员会（或小组）将另外发出多轮会议通知，以上内容在初次邀请函中省略不写，留待其他通知中说明。

对于能联系到生产企业，有一定商业气息的学术会议，其邀请函中还会明确说明企业产品参展、广告收费等实质性的内容，以利于企业单位开展适应本公司的宣传活动。

一些学术会议建设了本会议的宣传网站。这类会议的纸质版会议邀请函将不再分项单列，而是合并多项说明事项，用简短明快的语言作出介绍。其电子版会议邀请函仍然按照上述会议邀请函的基本内容书写，而且说明的内容更加丰富、详细和具体。

（四）落款。落款中签署的是举办学术会议的单位，署名并没有统一的格式。下一行注明发函时间。

（五）附件。学术会议的准备工作是一个漫长过程。为了确知参加会议的大概人数，会议邀请函一般都会附上会议回执以便参会者能够填写交回。

三、写作的注意事项

（1）会议邀请函中对于学术会议的有关信息绝对要交代清楚，各种信息必须准确无误。如果正文只是简单介绍本会议状况，可以通过附件对具体内容作出详细说明。

（2）会议邀请函的语言要简明直接，不采用带有修辞的语言，不采用含蓄、委婉的语言。

（3）会议邀请函的语言要突出期盼性的表达，避免使用“务必”、“必须”之类带强制性语气的词语。常用的期盼性表达词语有：“热诚/诚挚邀请”、“期待光临”等。

第二篇：会议邀请函的结构与写法

会议邀请函的结构与写法

发布时间：20xx-5-6 15:42:03 来源：本站原创 作者：本站

(一)会议邀请的含义

会议邀请是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书。

邀请函用于会议活动时，与会议通知的不同之处在于：邀请函主要用于横向性的会议活动，发送对象不受本机关职权所制约的单位和个人，也不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利或义务，是否参加会议由对象自行决定。举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽淡会、产品发布会产等，以发邀请函为宜。而会议通知则用于具有纵向关系（即主办方与参会者存在隶属关系或工作的管理关系）性质的会议，或者与会者本身检有参会的法定权利和义务的会议，如人民代表大会、董事会议等。对于这些会议的对象来说，参加会议是一种责任，因此只能发会议通知，不能用邀请函。学术性团体举行年会或专题研讨会时，要区别成员与非成员。对于团体成员应当发会议通知，面邀请非团本成员参加则应当用邀请函。

（二）会议邀请函的基本内容

会议邀请函的基本内容与会议通知一致，包括会议背景、目的和名称；主办单位和组织机构；会议内容和形式；参加对象；会议的时间和地点、联络方式以及他需要说明的事项。

（三）会议邀请函的结构与写法

1．标题。由会议名称和“邀请函（书）”组成，一般可不写主办机关名称和“关于举办”的字样，如：《亚太城市信息化高级论坛邀请函》。“邀请函”三字是完整的文种名称，与公文中的“函”是两种不同的文种，因此不宜折开写成“关于邀请出席**会议的函”。

2．称呼。邀请函的发送对象有三类情况：

（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。

（2）邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等。

（3）网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”z统称。

3．正文。正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的，用“特邀请您出席（列席）”照应称呼，再用渡句转入下文；主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项；最后写明联系联络信息和联络方式。结尾也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略。

4．落款。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖单。

5．成文时间。写明具体的年、月、日