学术会议邀请函的处理技巧

医药代表的“门槛”日益提高，医药市场也越来越正规化。学术推广将成为重要的营销趋势，好的学术会议可以更权威、更有力地打响品牌，由点到面地带动销量。随着学术会议热度的飙升，一线销售人员肩负着一项十分重要的任务——发放邀请函。这项工作直接关系学术会议的成败，试想会议内容再好，演讲者再权威，邀不到重点客户，就达不到预期的效果。

发邀请函看似简单，但大多数新人第一次操作都不太成功，笔者在销售协访时发现了很多失误，有的代表直接说：“×主任，您好，我们公司在××时有一场关于××的学术会议，您有时间吗？”这个邀请既没有探询客户需求、放大利益，也没有炒作会议主题，除非代表和主任的客情关系非常好，否则主任多半会以各种理由推脱，或当面答应，代表离开后随手将邀请函往抽屉一扔，把会议忘到九霄云外。而且，产品学术会议多得让人眼花缭乱，主任凭什么非要参加你们公司的会议？专业的学术会议邀请包括5个步骤，笔者将用个案加以说明。 A公司要举办一场关于偏头痛防治及公司产品治疗经验交流的学术会议，大会主席是B医院的吴教授，讲者是山东C医院的陈教授，时间是下周六下午2点，拟邀请市级三甲医院神经内科主任参会。

访前计划 快速切入

“主任，您好！我是A公司的小左，负责××产品的，不知道您还有没有印象？” “哦，知道的，你有什么事吗？”

“我刚才看到，您的门诊患者挺多，偏头痛患者占了不少。您是这方面的专家，一定有很多偏头痛治疗经验，我今天是想和您探讨偏头痛的规范治疗，耽误您5分钟可以吗？”

“偏头痛，是吧？行，你坐。”

（析：专业发放邀请函首先炒作会议主题，访前要做计划，了解医生目前有无比较系统、规范的治疗指南和流程，初步判定他感兴趣的话题，让他看到会议能给他带来的利益，这是价值利益销售的关键。其次，要记住主任的时间很宝贵，代表要在见面后最短并且最合适的时间内将拜访目的表述清楚，不要让客户感觉，你在浪费他的时间。）

提问引发重视

“谢谢主任，您所遇到的偏头痛患者应该说是不计其数，偏头痛对患者的生活、家庭造成了怎样的困扰呢？”

“偏头痛是一种常见病、多发病，会对社会经济和患者生活造成比较严重的影响，发病轻重不一，轻则影响正常工作、生活，重则生活不能自理。近两年有调查称，偏头痛患者逐渐增加可能跟环境和压力有很大关系。”

“偏头痛会给患者本人造成什么样的后果？”

“并发症多了，像什么小脑梗死、脑白质病变，还会增加脑卒中及不稳定心绞痛的风险。”

“也就是说，偏头痛不仅仅是头痛，还可以带来很多不堪设想的隐患及后果，是吗？“

“确实是这样。”

“如果有很好的治疗方案为患者进行系统、规范的治疗，能够缓解乃至改善症状，对患者的工作、生活、家庭都有很大的帮助。您是这方面的专家，您如何治疗偏头痛？”

“偏头痛的治愈确实能为患者带来很大的变化，但现在并没有一个系统的规范治疗方案，大家都是经验性治疗。根据偏头痛的类型、症状对症治疗，很复杂，治愈率也不是很高。”

“也就是说，我们现在缺乏一套规范、系统的治疗方案，如果有这样的方案，就能帮助您和患者解决当前的很多问题，是非常有价值的，对吗？”

“是的。”

（析：以相关疾病问题作为开场白，80%可以获得受邀者的允许，接着开始引导交谈、探询，识别客户需求，通过开放式及封闭式提问漏斗般地得出真正的需求，放大，确认，引起客户重视。）

炒作会议亮底牌

“您刚才提到的这个问题，其他医院的老师也有，很多老师也很头疼。我们为了推动湖北地区偏头痛治疗领域的发展，更好地加强学术交流，特别邀请了C医院的陈教授做关于偏头痛防治的报告，交流偏头痛的诊断与防治专家共识，这是会议邀请函，刚好能为您在偏头痛治疗方面带来一些新的学术信息。” “邀请了陈教授？”

“是的，陈教授是中华医学会神经内科专业委员会的副主任委员，曾经在美国×××医院神经内科工作，是《中华内科杂志》、《临床神经病学杂志》等多本医学杂志的编委，主编了多本著作。您应该知道他吧？”

（析：确认客户的真正需求是“一个系统、规范的偏头痛治疗方案”后，时机成熟了，代表可以立马“亮剑”，亮出能满足客户需求的学术会议邀请函。）

处理异议巧释疑

“嗯，我知道陈教授，我看过他的一些文章，写得还不错，会议安排在什么时候？”

“是的，陈教授发表的很多关于神经内科学的文章获得了不少奖项。会议时间是下周六下午2点，考虑到各位老师一般周六下午有时间，特意安排在这个时候，并且提前一周来邀请，方便您安排时间。”

“那好吧，到时候没有别的安排我会去的。”

（析：做好铺垫工作，已经递上邀请函时，客户多半会抛出异议，这个异议可能是客户真正担心的问题，也可能只是拒绝的托辞，此时代表可以按照“澄清-回答-核实-延续”4步法则来处理异议。）

到会确认终敲定

“不知道您对会议还有没有其他担忧？”

“我以前没有参加过陈教授的会，他写文章不错，不知道讲课水平如何，这段时间医院也比较忙！”

“我理解您的担心，毕竟您的时间是很宝贵的，不值得在一场毫无意义的会议上浪费几个小时。请主任放心，公司特别注重本次会议，我们还特别邀请了湖北B医院的吴教授担任大会主席。邀请的时候，吴教授听说请到陈教授讲课，立马就答应了，因为他听过陈教授的课，讲得非常好。而且，我们邀请的嘉宾全部是湖北地区神经内科的主任专家，绝对保证会议质量。您在神经内科界也很有声誉，可以跟其他老师分享您在这方面的治疗经验，所以说，这次会议对您和其他专家都很有价值。”

“下周六下午2点是吧？好的。我会去的。”

“那我下周五早上再给您打个电话提醒一下，怕您到时候事情一多，忘记了时间，周六中午1点30分，我到您家楼下接您。您看可以吗？”

“那行，你直接到医院来接我吧，我早上还在医院上班。”

“好的，那我就不耽误您了，主任再见！”

“再见！”

（析：即使处理完异议，事情还是没有敲定，因为主任并没有和你达成协议，只是敷衍地表示“没有别的安排就会去”，所以到会确认非常重要。此外，承诺的跟进也不可缺少。）

发送邀请函不是随手一递的简单事，医药代表也不是东奔西跑的简单差事，我们应该为这个职业而自豪。其实，优秀就是一种习惯，只要我们把每一件小事都做到最好，许许多多小成功累加起来必定能达到我们的大成功。

第二篇：学术会议邀请函范文

学术会议邀请函范文

april 10，XX

dearprof．he yu，

the academic conference on bfifsh a nd american literature

sponsored by beijing university will be held in beijing on 2nd july XX．we take great pleasure in inviting you to attend the

conference．we will pay your hotel accommodation a nd mems，but youwill be responsable foryourairfare．

if you have any paper o r topies on which you would like to give talks，please inform us as soon as possible for the program is being finalized soon.

please confirm your participation at you earliest convenience． with kind regards．

yours sincerely，

zhao yan

convener & secretary

[译文]

亲爱的何雨教授：

您好!我们定于XX年x月x日在北京大学举行英美文学学术会议，想邀请您届时参加。

会议免费安排食宿，往返机票自理。

如果您有要宣读的论文或要发言的论题，请尽早来函告知，以便会议安排。

希望您届时光临。请尽快来函确认。

祝一切顺利!

会议召集人：赵研秘书长

XX年x月x日