公函一般由十个部分组成

时间:2024.3.20

公函一般由十个部分组成:

1.编号

为了方便整理、保存和查对,公函需要加上编号, 编号写在信封的左上角。

例如:

(a) B/1/99

(b)学字第92号

2.写信人的地址

信纸的右上角必须写上写信人的地址,可用华文或英文书写。

例如:

(a)启祥路108号

新加坡邮区123194

(b)Blk l94,Toa Payoh Lorong 4,

#03-108 Singapore l23194

3. 收信人的姓名,职衔和地址

(a)收信人的姓名,写在编号之下, 但位置不可高过写信人的地址,先写姓名 , 姓名后面必须加上称呼。

例如:

刘维国先生

林月芳小姐

在收信人姓名下面写收信人职衔,

例如:

勿洛联络所管理委员会主席

新世界书局经理

(b) 如果你不知道那个团体的负责人的姓名,

可以写执事先生成写他的职衔,

如:新城女子中学校长。

4.称呼:

(a)正文的开头写收信人的称呼,后面必须加冒号“:”不空格。

(b)可以用普通的称呼:如”王先生”或在姓氏的后面加职衔“王经理”。也可用“经理先生”这样的称呼。

(c)自称:可用我、本人、我校、我会、我所、本部、本局。

称呼对方:您、贵公司、贵校、贵队。

5.标题

(a)为了方便快捷处理和分类保存,公函应加上标题。

(b)标题写在称呼下面的中央位置,标题下面必须画上横线;

写标题的目的是要把正文的内容简要地列出来。

例如:

请主持开幕典礼

接受友谊赛邀请

6.正文

正文可用下列任何一种格式。

(a)空格式,每段开头都空二格。

(b)齐头式,每段都顶格写。

正文是公函中的主体部分,要求叙述清楚、简洁。 有时为了方便阅读,视内容性质的不同,可加上序数号码。

7.署名

(a)写在正文的右下方。

(b)写信人若有职衔,须写清楚。

(c)署名后,一般用“启”,为了表示慎重,可以用“谨启”, 或为了表示尊敬,可以用“敬启”。

8.日期

写在编号下面,通常可用中文或阿拉伯文写出。 例如:

(a)26-4-20xx (建议)√

(b)20xx年x月x日

(c)20xx年x月二十六日

切记不可混杂式的日期: 20xx年x月二十六日X

9.副本

有的公函有必要交给有关方面查阅,就须写上副本寄送的个人或团体。它通常写在公函的左下方。 例如: 副本:公共关系主任

10.附件

如果公函还附有其他文件,必须在左下角列明。

例如:

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