常用公文的写作要点
一、公文写作的原则
1合法性(1)符合党的基本路线和国家的宪法、法律；(2)符合本系统、本机关主管业务方面的有关法规、规章；(3)了解同层次有关系统、机关的重要决策并与之保持一致。
2实效性。(1)根据需要发文，反对形式主义与文牍主义。(2)公文的内容务求符合客观实际。(3)注重时效。
3规范性。要求主题明确，结构完整，格式规范。
4严谨性。要求用语庄重严谨，简明通顺，平实得体。
二、公文写作的程序
1写作前准备：(1)明确要求：(2)确立主题；(3)选择文种；(4)收集资料；(5)选择表达方式。
2撰拟文稿。(2)安排结构；(3)拟写提纲；(3)撰写文稿。
3审核修改。
三、选择文种的依据公文文种主要根据下列依据进行选择：
1国家关于公文处理法规中有关文种的规定；
2发文者与受文者之间的工作关系；
3制发机关的职责地位；
4行文目的。
四、公文开头(导语)的主要形式
1文体制发根据和目的；
2概述制发背景
3揭示全文主题
4阐明基本观点；
5以提问的方式写明公文的结论；
6表明批准、批转或转发执行的态度；
7表明贺意、谢意、敬意。
五、公文结尾(结语)形式举要
1使用专用词语、总结全文；
2概括与深化主题；
3再次强调行文目的或陈述具体要求；
4发出号召，提出希望要求；
5说明公文生效、施行时间或宣布原公文废止以及处罚措施等有关事项。
六、书写文稿的要求
1撰拟文稿应用具有规范格式的发文稿纸。
2文字、图形、符号均应写在图文区内。
3使用碳素墨水、蓝黑墨水、墨汁等，原则上不使用圆珠笔和铅笔。
4对人名、地名、时间、数字、引文必须准确具体。
5引用公文须先引标题，后引发文字号。
6日期应写具体的年、月、日并使用国家法定计量单位。
7结构层次序数依次为"一、(一)、1(1)"。
8文内使用简称一般应先用全称，并注明简称。
9公文数字，除成文时间、部分结构序数和作为词素的数字必须使用汉字外，都应使用阿拉伯数字。
七、规范性文件的特点：
1文件所针对问题具有普通性。
2文件内容具有强制性。
3生效程序严格。
4语言运用规范。
5效用上具有独立性。
八、条例、规定、办法的结构
1标题。一般由内容加文种构成，必要时可在文种前加"暂行"、"试行"、"实施"、"补充"等限定词。
2发布或通过或生效日期。标注于标题之下用圆括号括入。
3正文。(1)总则，阐明制定目的、依据、适用范围，有关定义、主管部门。(2)-分则，阐明具体的规范内容(3)附则，阐明施行程序与方式、施行日期、有关说明事项。
九、规范性文件的写作要求
1维护文件的高度一致性。"
2维护文件的高度严密性。
3维护文件的条理性。
4维护文件的简明性。
5维护文件的稳定性。
6维护文件的连续性。
十、命令(令)的适用范围
命令(令)用于国务院发布行政法规；国务院及其各部门、省、自治区、直辖市人民政府以及省、自治区政府发布规章；国务院及其各部门，县级以下(含县)人民政府采取重大行政性强制措施、奖惩有关人员、撤销下级机关不适当的决定。
一、命令(令)的特点及结构。
1特点：(1)具有法定的强制力(2)限定发布权限。(3)限定内容
2结构：命令(令)的总体结构由标题、正文、发布机关名称、发布日期、印章或领导人签章五部分构成。标题由发文机关、内容和文种构成，根据不同的内容性质"命令"、"令"、"嘉奖令"、"特赦令"、"通令"等。
十二、命令(令)的分类与各类令的撰写要点
1发布令。用于发布行政法规与规章，赋予所发布的法规、规章以立即生效并予以施行的法定效力。
2行政令。用于采取重大强制性行政措施，实施行政领导和指导。
3任免令。用于发布任免事项。一般以"令"的名称颁布。
4嘉奖令。用于嘉奖有关人员。
5惩戒令。用于惩戒有关人员或撤销下级机关不适当的决定和命令(令)。
十三、决定的特点与结构
决定是国家行政机关用于重大事项或重要行动作出安排时使用的具有规定性与决策性的公文，决定有三大特点：即规定性、指导性、稳定性。
结构一般由标题、成文时间、主送机关、正文、制发机关几大部分组成。
十四、决定的写作要求
1决定的内容要求合法并符合实际。
2决定的结构必须合理，文字必须精炼。
十五、决定的分类与各类决定的撰写要点
1对重要事项(事件)作出处理或安排的决定。撰写这类决定，要求主题集中，重点突出；根据充分、事实准确；观点明确、入情入理；词语概括、简要。 2对重大行动作出安排的决定。撰写这类决定，首先要讲清形势；其次要具体清楚地阐明重大行动的方针政策、原则、措施和步骤；最后要求层次分明，词语严谨、庄重，词义明确，语气肯定。
3规定重要管理原则、办法的决定。撰写这种决定，一般按条款形式安排内容，重点写明应当做什么和怎样做，词语概括庄重，准确有力，语气坚决肯定。 十六、指示的适用范围和特点
指示用于布置工作，阐明工作活动的指导原则，是上级领导机关制发的指导性公文。有如下特点：
1法定作者广泛，不限定制发范围。
2具有强制约束作用。
3内容广泛、具体
十七、指示的结构与写作要求
指示的结构由标题、主送机关、正文、制发机关名称和成文时间构成。
指示的写作要求是：
1有明确的政策依据和法规依据。
2从实际出发，具有明确的针对性。
3指示的内容要求明确具体，即工作原则明确政策界限清楚，措施与方法具体；文字表述简明易懂，条理清晰。
十八、通告的适用范围及其特点
通告，用于在一定范围内公布需要各机关、团体、企事业单位广大人民群众需要遵守或周知的有关维护社会主义国家秩序，加强经济建设与行政管理的政策、措施与行为规范或其他需要引起警觉与注意的事项。具有两大特点：一是具有知照性与约束力，二是具有专业性。
十九、通告的结构与写作要求
通告的总体结构由标题、正文、发布机关名称与成文日期构成。其写作要求有三：
1 内容明确具体.
2 分条列项表述,用语简明易懂
3 勿滥制发通告,维护其严肃性.
二十、通知的适用范围和特点
通知，是机关常用的公文，主要用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文；要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
其特点为：
1应用广泛，使用频率高。一是不受内容轻重繁简的限制；二是通知的作者广泛。
2内容单纯，行文简便。
3具有执行性。通知多用于下行文。
二十一、通知的写法
1指示性通知。写作时，要求明确交代制发通知的政策依据、法规依据及行文目的，并说明需布置的工作任务与执行要求。在写作上与指示的区别是，一般不用命令和告诫的语气。
2知照性通知。在写作时要求将说明的事项简要而周密地原原本本交待清楚，不必予以议论评价和阐发意义。
3转发公文的通知。有两种写作方法：(1)以简要的文字写明所转发公文的制发机关、标题与转发机关的原则要求。(2)结合实际工作情况，对受文单位提出如何贯彻执行的指示性意见。
4批转公文的通知。在撰写时，也有两种方法：
(1)对批转的公文表明态度或作出评价与简要批示。
(2)在表明态度之后，还要针对批转公文的内容，作进一步的阐述与论证，指出意义、执行重点与执行要求以及注意事项等。
5发布规章的通知。在写作时一般需要说明印发的意义和施行的要求，用以履行发布生效的程序。
6会议通知。在撰写时一般有三种形式：
(1)人数较少的一般性会议、只需简要写明会议的名称、目的、时间、地点、与会人员、准备事项即可。
(2)内容比较复杂、日期较长、与会人员较多的会议，要写清楚名称、期限、报到时间、地点、与会范围、差旅费报销方、准备事项与注意事项、入场凭证、联系单位、联系人、联系电话号码等。
(3)对于十分隆重的会议，在会议通知之后，还应附上会议日程安排和有关证件。
7任免与聘用干部的通知。在撰写时，需以简要文字分条列项写明任免的机关(会议)、日期与被任免、聘用人员的姓名与职务。
二十二、通报的特点及结构
通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。其特点为：
1具有教育性质。
2通过事实与数据来表达作者的观点和意图。
3具有较强的时效性。
其结构为：
1标题。由发文机关、事由、文种三部分构成。
2主送机关。(有时可以省略)
3正文。开头写明批评或表彰对象的基本情况；中心部分写明需批评或表彰的事实；结尾部分写明批评或表彰的决定，同时提出希望、要求。若情况通报则写明针对情况所提出的对策。
4通报的日期
二十三、通报的写作要求
1内容必须典型。
2材料必须真实
3应使用说明与叙述的表达方式，叙事平实具体，分析入情入理。其中：表彰性通报，重在把事迹写深写细；批评性通报除要求平实准确之外，还要注意不良影响；情况通报，应写明通报的情况，应采取的对策和希望与要求。
二十四、报告的适用范围及特点
报告，是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议及答复上级机关的询问的使用的陈述性公文。根据内容可分为工作报告、调查报告、答复询问的报告。其特点如下：
1使用普遍，适用面广。
2报告不需要批复。
3报告一般使用叙述的体裁。
二十五、工作报告的写作要求
1宜采用概括叙述的表达方式。避免逻列具体事实与数字。
2重点突出，中心明确。
3报告的内容应具有信息价值。
4点面结合。
5实事求是。
6不能夹带请求事项
二十六、调查报告正文的写法及要求
1写法：
(1)开头部分。①说明调查工作的基本情况；②概述调查对象的情况；③以议论、提问的方式揭示全文主题。
(2)主体部分。①按内容分列若干问题或若干方面，分别叙述；②按时间顺序或工作发展阶段安排层次；③按照对比的方式安排层次；④综合两种方式安排层次。即纵横结合式。
(3)结尾分。①以简要的文字概括全文，进一步点明主题；②展示前，寄托希望，发出号召；③对报告内容作必要的说明；④不写结语，让报告自行结束。 2写作要求：(1)深入地进行调查研究。(2)在调查研究中提炼正确的主题(3)必须真实而准确地反映事物的本来面目。(4)文字表述要求灵活、生动。 二十七、答复询问的报告的写作要求
答复询问的报告，是下级机关答复上级机关询问时使用的文种，写作要求如下：
1在开头处照应有关询问的内容和来文日期。
2内容集中。有针对性地回答上级机关询问的问题。
3内容准确。不夸大成绩，不掩饰过失。
4用语简明、得体、分寸适宜。
二十八、请示的特点与结构
请示，属于下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性公文。其特点如下：
1是一种使用比较广泛的上行文。
2属于要求领导机关必须予以回复的公文。
3内容属于本机关职权范围内无权处理或难以处理的问题或事项。
4表达方式上采用叙述和说明，忌用议论。
请示由标题、主送机关、正文、附件标记、制发机关名称与成文时间五大部分组成。
二十九、请示的写作要求
1观点明确，申请的理由与事项清楚具体。
2层次清楚，文字表述明确具体。
3主题集中，一文一事。
4正确选择主送机关，不要多头主送。
5文字表述简明、简体。
三十、批复的特点及写作要求
1特点：(1)权威性。(2)被动性。(3)针对性。
2写作要求：(1)行文前认真地进行调查
(2)批复的意见应明确、具体可行。
(3)批复的内容必须围绕请示的事项逐一答复。
三十一、批复的结构
批复的总体结构由标题、主送机关、正文、制发机关与成文时间四大部分构成。
1 标题。标题要写明发文机关、内容和文种，与其它公文的不同在于，批复一般在标题中标明作者对所请示问题的态度。
2主送机关。批复的主送机关与请示的发文机关对应。
3正文。开头部分写明来文(请示)的日期和内容。中心部分写明批复的内容。结尾部分，用专用语结束全文。
三十二、函的特点结构
函，指公函，用于平行或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函具有以下等点：
1灵活简便
2种类多、使用的频率高。
3具有公文的法定效用。
函的结构包括标题、主送机关、正文、发文机关与成文时间几大部分
1标题通常写明发文机关、内容与文种。
2主送机关是对函负办理或答复责任的机关。
3正文一般包括三部分内容：(1)制发函的根据与理由。(2)商洽或询问(答复)以及请求批准具体事项。(3)结尾。
三十三、函的写作要求
1以简要的文字、将需商洽、询问(答复)、申请、知照的事项(问题)明确、具体地交待清楚。
2用语谦和，讲究礼节。
3函是正式公文的文种，必须行文郑重。一切按正式公文的格式进行。
三十四、函的分类与各类的撰写要点
函按内容可分三大类：
1商洽公务的函。这种函在写作时先写制发函的根据或理由，而后陈述需要商洽的具体事项。最后提出予以复函或予以尽决办理的具体要求。
2询问或答复问题的函。即问函或复函，前者要求集中询问一个问题，方便对方尽快答复。复函要求针对来函内容给予确切答复。先明确表明意见，然后说明理由或提出具体的处理的办。
3请求批准的函。用于向平行或不相隶属的主管机关请求批准有关事项。撰写时，要求理由充分，事项明确清楚。并在最后提出具体要求。
三十五、会议纪要的特点
会议纪要，用于记载和传达会议情况与要求有关单位共执行的议定事项。是机关贯彻会议主要精神与议定事项的重要依据，也是检查议定事项执行情况的凭据。它的特点是：
1会议纪要制成于会议后期或会议结束之后。
2会议纪要具有一定的约束力，要求与会单位或下属单位予以遵守或执行。
3具有知照性、参考性、规定性、协议性、指导性等多种性质。
4会议纪要的结构由标题、成文时间、正文三大部分构成。成文时间一般标注于标题的正下方，外加圆括号。
三十六、会议纪要的分类及其正文的定法
会议纪要，可以为例会、专题性业务会议、座谈会、现场会以及布置全面工作的会议的纪要。其正文可分为三大部分：
1会议的基本情况。各类会议纪要的写法分别是：①专题性大型会议适合用归纳叙述法。②例会适合用分条列项法。③座谈会可在分述发言内容之前，概括介绍有关基本情况。
2会议讲座与决定的事项。①专题会概括成若干层次，按小标题分项叙述。②座谈会先按逻辑关系分列问题，再按发言顺序分别叙述。③例会按会议讨论的
顺序整理纪要。
3写明会议的希望，要求或号召。
三十七、会议纪要的写作要求
1要求真实、准确。写成后应提请会主持人审核与签发，重要会议的纪要，应经与会者讨论认可。 2要求突出重点，简明精炼。
3要求层次分明，条理清楚。
第二篇：常用公文写作技巧
常用公文写作技巧
省政府办公厅秘书一处 张茂叶
一、请示的写作要求
(一)概念与分类
请示“适用于向上级机关请求指示、批准的事项”。
请示正文一般分为三个部分:①请示的理由。这部分十分重要,它是请示的依据和出发点,是能否得到满意批复的关键,一定要充分说明理由。②请示的具体事项及要求。这部分有什么就写什么,要明确、具体。③结语。一般用“妥否,请批示”等语。
(二)写作要求
1、请示的理由要充分有力,请示的事项和要求要明确。对请示事项的理由要实事求是,具有说服力,不能虚报。注意行文语言,选用词语要谦敬、分寸得当,一般不用请马上、请立即等词语。
2、请示要一文一事。切忌在一篇请示中同时请示若干个不同性质、不同类别的问题,如在一个请示件中罗列了很多不相关的请示内容,请示的事项无法分清主次缓急,上级机关无从审批或因请示中某一件事不能解决,使得整个请示搁置下来,影响请示事项的及时批复。
3、切忌多头主送。请示要根据机关隶属关系向上级主管机关或主管部门行文,一般只报一个主送机关。如多头主送,容易造成责任不明,互相推诱,或领导机关的批复不一致。如县(市)妇联向省妇联写请示,同时也让设区市妇联知悉,则可用抄报的形式。请示不能送领导个人,不抄送下级机关。
4、请示和报告的内容不能混淆。请示与报告是两个不同的文种,请示适用于向上级机关请求指示、批准;报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。
(三)请示与报告的区别
请示与报告的相同之处在于它们都是上行文。其区别是:
(1)行文目的不同。请示需要上级对下级有明确的批复;报告
则是下情上达,上级领导机关只作为阅知件,不作答复。
(2)行文时间不同。请示必须事前行文,不允许先斩后奏;报
告可根据实际情况随时行文。
(3)行文内容不同。请示主要写带有迫切需要上级批示的事项;报告只是汇报事项。请示中可以有报告事项,但报告中不可夹带有请示事项。在行文过程中请示与报告这两个文种混用和不分的情况经常发生。有的该用请示用了报告,有的报告中夹带请示事项,有的请示件标题用“关于xxx的请示报告”,这都是极不规范的。
二、报告的写作要求
(一)概念与分类
报告“适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关
的询问。”
报告一般分为三部分:一是报告的原由,即为什么写报告;二是报告的事项,用
“现将??报告如下：”之类的转接语引出报告的事实和问题,这部分要突出重点,做到点面结合;三是结束语,可根据报告内容的不同写明"特此报告"、"专此报告"等。
报告分为综合报告、专题报告(情况报告)、随文报告、答复报告和建议报告。
(1)综合报告。是下级机关为了使上级机关全面了解下级机关各方面情况,便于上级机关掌握全局,指导工作而写的公文。综合报告的主要特点是:汇报的情况和反映的问题比较全面,一般和工作总结结合起来。综合报告的正文,一般包括报告起因和报告内容两部分。报告起因即说明为什么要写报告,报告起因一定要集中、概括、简要直陈。有时就是几句话,报告起因与报告内容之间的承上启下用语,往往用“现将??情况报告如下”。报告内容,是报告正文的主体,一般要写明完成任务、进行工作、处理事情的依据、过程、措施以及结果、成效与存在的问题,今后的打算与安排。报告正文的结尾用语一般用“特此报告”表述。
(2)专题报告(情况报告)。是为了向上级着重汇报某项工作和某个问题,以使上级了解情况,做出指示而写的公文。专题报告的显著特点是,报告的内容专一。专题报告可分为:反映某项工作
及其存在问题,并提出解决问题意见的专题报告;为总结某项工作而形成的经验性的专题报告;为研究和解决某一问题或工作而召开会议所形成的会议专题报告;工作中有了错误,需要向上级机关检讨所形成的检讨性专题报告;对某一事情或某种情况进行周密的调查,在分析研究基础上形成的调查,专题报告。
各种专题报告的格式大体一致。正文内容,由于专题报告种类不同,在写法上有所差异。一般说来,专题报告的正文大体包括三部分:一是工作开展情况,二是存在问题及其原因,三是解决问题的意见和办法。正文开头一般先详细叙述新情况产生的缘由、情况和问题等作为“依据”,然后用“为了??”等句式点名主题,再用“现??如下”句作为过渡语,转入分旨部分,提出解决问题的具体措施。
(3)随文报告。是指报送文件或物件时随件附文。它的范围
比较明确,写法也较简单,一般只对报送的文件、物件作简要说明。
(4)答复报告。是被动回答上级询问的一种随机性呈报,正文开头一般先引用上级来文(或领导批示要求、函电)作为“依据”,然后用“现将??报告如下。”一句点明“意图主旨”兼作过渡语,转入分旨部分的详细叙述。答复报告结尾处常用“以上报告如有不妥,请指示”做结语。
(5)建议报告。是主动向上级提出建议要求批转的一种祈使性上行文,一旦被批转后,便可作为下行文下发。正文开头应先逐一说明本建议的“事实依据”、“理论依据”、“目的主旨”和“意图主旨”等,然后用“具体建议如下”一句过渡语转入用“一、二、三”序号列项,或用小标题分列的分旨要素。建议报告的结束语常用“以上报告(建议)如无不妥,请批转各地各部门执行”。
(二)写作要求
1、重点突出,中心明确,详略得当,即使是综合报告,也要重点突出几个问题,对其他问题简略带过。
2、要有分析,不能只罗列现象,要着力揭示问题的实质,分析
发展趋势。
3、要注意反映新情况、新问题即报告的内容要有新意,要注
意时效性。
4、内容要真实可靠,实事求是,要一分为二,报喜也要报忧,讲成绩也要找出差距和不足。
5、注意一文一事,不要夹带请示事项,简明扼要,文字精炼。
三、通知的写作要求
通知“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。”
通知按内容性质和写作方法不同可分为:①用于颁布行政法规的公布性通知,②用于批转下级机关来文的批转性通知,③用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关来文的转发性通知,④用于对下级机关发布指示的批示性通知⑤告知一般事项的一般性通知,⑥会议通知。其内容构成一般由“原由”和“具体事项”组成。“原由”要讲清目的；“具体事项”的内容要直截了当明确具体,有的很简短,另起一段写明所要求的事项即可。
通知的适用范围广泛使用频率高灵活及时不受单位级别限制,无论机关、学校、企业、部队、群众团体都可以使用。同时,它行文简便、写法灵活、种类多样,写作方式可以不拘一格,长篇、短篇、大事、小事都可以根据需要制发通知。
四、总结的写作要求
总结是对前一阶段社会实践活动进行全面回顾、检查、分析、评判,从理论认识的高度概括经验教训,并从中归纳出某些规律性的东西,以明确努力方向,促进和指导今后工作的一种公文。
(一)分类和作用
1、总结的分类。依据不同的划分标准,总结可以分为若干类。
(1)按内容可分为综合性总结(全面总结)和专题性总结(经验总结)。
(2)按性质可分为工作总结、教学总结、学习总结等。
(3)按时间可分为月份总结、季度总结、年度总结等。
2、总结的作用。总结是工作中常用的一种公文,其作用具体
如下:
1、总结是推动工作前进的重要环节。任何一项工作,不论是个人或群体去进行,都需要多次反复操作、辛勤劳动才能完成。每一次具体实践,都有成绩与失误、经验与教训。及时总结,就会及时取得经验教训,提高认识和工作技能。不断总结,那么人们对客观事物的认识也就越来越深刻,知识越来越广,智慧越来越高,所进行的事业通过总结才会不断发展、前进。
2、总结是寻找工作规律的重要手段。任何一种事物,都存在着内在联系、外部制约,都有它自身的发展、运动规律。遵循这些规律办事就能顺利达到预期的目的,否则就会受到违背规律的惩罚而招致失败。而要找寻、发现客观规律,就需要总结。
3、总结是培养、提高工作能力的重要途径。一个人的工作能力是指这个人能否承担某项工作气执行某项任务的能力。具体表现有两个方面:一是专业知识水平,二是解决、处理实际工作中所遇问题的能力。在实践中,二者常常是揉合在一起的,相得益彰。运用所学到的知识,处理实际工作中的问题,并不断总结经验的过程,就是工作能力不断提高的过程。因此,总结是提高工作能力的重要手段。
4、总结是团结群众,争取领导支持的好渠道。一项工作任务完成之后,必须进行总结。总结能全面深入地回顾、检查,对成绩与不足、成功与失败、经验与教训,实事求是地做出正确评价,使大家认识统一。这样的总结群众心服口服,把群众最大限度地团结起来。同时,通过总结把成绩、经验、问题和今后的努力方向等向领导汇报,能引起领导重视,争取领导的更大的支持和指导。
(二)格式与内容
总结包括标题、导语、正文和落款四部分。
1、标题。标题写法有两种:一种是类似公文式的标题,由“机关名称+时间+事由+文种”构成,例如(xx市妇联20xx年度巾帽英雄创建工作总结);或由“时间十事由+文种”构成,例如(20xx年度春蕾行动计划情况工作总结);由“事由十文种”构成等。另一种是新闻式标题,这种标题侧重在经验总结上,由引题、正题和副题构成,它要求切实有力地反映出总结的内容和特点。
2、导语。导语是总结的开头部分。一般是概述基本情况,包括交代总结所涉及的时间、地点、机关和背景;概述基本经验、点明中心思想、引用数据、主要成就或问题等。导语要求紧扣中心,简洁精练,有吸引力。
3、正文。正文是总结的主要内容,这一部分一般要写明以下几个问题:
(1)工作情况。即进行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步骤,有哪些效果,取得了什么成绩。
(2)经验和体会。即工作中哪些做法是成功的,取得成绩的主客观因素是什么。这部分是总结的重点,在全文中占主导地位,写时要注意主次和详略,注意把感性认识上升到理性认识的高度。
(3)问题和教训。即工作中遇到哪些问题,给工作带来哪些损失和影响。这部分着重分析问题、教训的存在以及产生的主客观原因。如果是着重反映问题的总结,则应把问题和教训当作重点来写。
(4)今后的打算和努力方向。即针对工作中存在的问题,提出切实有效的改进措施,提出一些新的奋斗目标,以表示决心,展望前景,鼓舞斗志。
4、落款。总结的落款包括署名和日期。机关总结的署名,一般不放在落款处,而写在标题中或标题下。有的总结随文发送,所以总结上不署名。个人总结署名,一般写于正文后的右下方。
(三)写作要求
1、提高认识,端正态度。要认识总结的重要性,要坚持以党的路线、方针、政策为指导,认真做好总结工作。
2、找出规律,揭示本质。总结的目的,是面向未来,避免今后工作的盲目性。为此就必须总结出规律性的东西,这样的总结才具有指导今后工作的实际意义。
3、主次分明,重点突出。进行总结时,对主要工作或有体会的工作要有所侧重,不能平铺直叙、面面俱到、不分主次、罗列现象、堆砌材料、玩文字游戏。
4、有理有据,实事求是。总结要求内容真实。事实准,不走样;数字准,不笼统;论断准,无漏洞;文风正,不浮夸。不能凭想当
然进行总结;不能以偏概全,夸大其辞;不能先入为主,主观臆断;不能张冠李戴,拼凑编造;也不能随意拔高,借题发挥。
5、写出特色,写出新意。要总结新经验,突出特色。不能搞通用化、老一套、观点材料缺少新意的总结。
6、条理分明,结构严谨。综合性总结,内容多,篇幅长。因此,安排结构一定要严谨,层次一定要分明,通篇一定要连贯。另外还要注意语言准确,修辞方法运用恰当。
五、调查报告的写作要求
调查报告是对某一问题或某一事件调查研究后,将所得的材料和结论加以整理而写成的书面报告形式的公文。
调查研究是调查报告的写作基础,调查报告则是调查结果的书面形式。调查报告的使用范围很广,凡制定方针政策,解决实际
问题,弄清事情真相,扶植新生事物,推广典型经验,都离不开调查报告。
(一)分类和作用
1、调查报告的种类。常见的调查报告主要有以下四种:新生事物的调查报告,典型经验的调查报告,社会问题的调查报告,抨击时弊的调查报告。
2、调查报告的作用
(1)为上级机关全面了解情况提供真实材料。调查报告不是
一般的了解情况,而是经过周密系统的调查之后,对客观事物深刻感受获得的真实情况。
(2)为制定出切实可行的科学政策提供依据。调查报告不是对真实情况不加选择的反映,而是对调查来的情况进行科学地分析,从中找出它们之间内在的合乎规律的联系,从而达到对客观事物的深刻认识。
(3)是介绍先进经验的手段。在调查报告中,不仅有真实情况的反映和认识而且有包合作者对情况的判断、评价以及由此得出的相应结论,从而形成比较有实际意义的结果,有利于互通有无、相互学习。
(二)格式与内容
调查报告由标题和正文两部分构成。
1、标题。调查报告的标题有多种形式:
(1)单行标题。由调查对象、事由和文种构成。例如:《600名女大学生公德状况的调查研究》。
(2)多行标题。用简明、醒目的短语概括调查报告的主题(主要内容、基本观点、主要结论)。例1:《扬长避短、发挥优势》。例2:《发展深度加工提高产品附加值xx市妇女经济合作组织小商品出口大有潜力可挖》。
(3)提问式标题。是单行标题的特殊形式,将调查报告的主要内容或调查后的结论概括成一个问题。例如:《XX村妇女是如何
走向富裕的》。
2、正文。正文包括前言、主体和结尾三部分。
(1)前言
①前言的表现形式。前言,即调查报告的开头,一般有四种写法:
第一种:对调查的时间、地点、对象、范围作必要的介绍,点明调查报告的主题。 第二种:概述调查报告的主要内容,总领全文。
第三种:用议论开头,点明所要调查的问题的重要性。第四种:开头提出一个问题由此引出对所调查对象的介绍。②前言的写作要求简明扼要,深刻有力。
(2)主体。主体部分是调查报告的主干部分,充分表现主题之所在。通常用小标题来显示主体部分的内容。
①主体一般有四种表现形式。具体如下:
第一种:调查多个对象时,按照调查的顺序逐点来写,既分别总结出它们各自的特点与经验又从它们各自的特点与经验中总结出共同的规律来。
第二种:根据调查对象发展过程各阶段的阐述,从事物前后情况的对比中体现出调查报告所要阐明的观点或规律。
第三种:调查某一对象的性质,按照事物的内在特点去写,从各个侧面或不同角度全面反映事物的复杂面貌。
第四种:调查两个不同的对象,按照它们的指导思想、具体表现、工作结果的不同对比去写,使读者在对比中肯定所是,否定所非。
②主体的写作要求。中心突出,观点鲜明,条理清楚。
(3)结尾。结尾是调查报告的结束部分。有以下四种形式:①总括全文以加深读者印象。
②由点到面指出所调查问题实际的普遍意义。
③提出建议给读者以建议性指导。
④省略结尾。
结尾,无论采取何种形式,都应精练概括,明确肯定。
（三）写作要求
1、认真调查占有材料。材料是形成文章主题的基础,对调查
报告来说,尤为重要。
2、分析材料进行研究。分析研究材料首先是对材料进行鉴别筛选,其次是对材料加以比较,分析整理后找出规律性的实质问题,使材料更加典型,更能表现主题。
3、综合材料确立主题。一是寻找材料之间的本质联系和规律,二是确定构成事物的主要矛盾,三是把结论与其他同类事物比较,从而作出评价。