Interoffice Correspondence 内部公函
公司对外、内部行文标准格式说明
1、文件标题为三号黑体字;
2、文件编辑字体为宋体,字号为小四号,行距约在23磅左右;
3、文件及部门编号:
4、文件的编号原则:
①ZD-XZ-003-2010其中ZD表示制度,XZ表示部门,003表示文件连号,2010表示制定年号。
②若本文件内容需发生修订时,则该文件版本版次应更改为A/1或A/2……./5,
经5次变更后,需将版本版次变更为B/0,关依此类推。
③各大部门的分管部门文件编号在部门编号后加注分部门的拼音代码:如财务部分
管的采购部,文件编号为:CW-CG-001-2010。
5、内部行为标题一律用“Interoffice Correspondence 内部公函”,对外文件用“Correspondence 往来函件”。
6、各部对外往来函件复印件及电子版一律在行政办备案存档。
7、文档性质填写为秘密、重要、普通。
8、文档等级填写为加急、急、一般。
9、跟进情况填写为未落实、继续跟进、已落实。
Prepared by Approved By
行政办副主任 副总经理
Approved By
总经理
第二篇:公司公函格式模板
(一)函的标题、字号和主送机关
1.函的标题
作为正式公文的函,其标题和一般公文的写法一样,由发文机关名称、主要内容(事由)、文种组成。较完全的写法如《国务院办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻〈食用盐加碘消除碘缺乏危害管理条例〉有关问题请示的复函》、《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》等。也可以采用省略发文机关名称的写法,如《关于请求批准××市节约能源中心编制的函》。
2.函的发文字号
公函要有正规的发文字号,写法与一般公文相同,由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函,可以在发文字号中显示“函”字。
3.函的主送机关
函的行文对象一般情况下是明确、单一的,所以多数函的主送机关只有一个。但有时内容涉及部门多,也有排列多个主送机关的情况,
(二)函的正文
1.发函缘由
这是函的开头部分,主要用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函,则先引用对方来函的标题、发文字号,然后再交代根据,说明缘由。这部分结束时,常用一些习用的套语转入下一部分。
2.事项
这是函的主体部分,有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容,都在这一部分予以表达。
3.希望请求
这是结尾部分,向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助,或希望对方给予合作,或请求对方提供情况,或请求对方给予批准等等。最后,另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束。
函的写作要注意用语的分寸,因是平行文,语言要平和礼貌,但要避免阿谀逢迎。还要注意针对性和时效性。