一、公文眉首

（一）发文字号中的六角符号“〔〕”用成 “［］”；

（二）上行文未标识签发人；签发人名字的字体使用不规范 (应该用3号楷体)。

（三）上行文发文字号和签发人排版不规范（发文字号应居左空1字，签发人姓名居右空1字）

二、公文主体

（一）公文标题

1、标题与版心红线间距不够（标题与版心红线之间应空2行）。

2. 字体使用不规范（应用2号小标宋体。由于目前计算机字库无此字号，可用2号宋体加粗代替）。

3. 标题滥用符号（公文标题除法规、规章名称加书名号《》外，一般不用标点符号）。

4. 标题多行时，分行不规范（标题需要分行时，有整体意义的词语不能分开）。

5. 文种运用不规范。请示和报告混用、请示和函混用、乱用文种等等。常见错误有：

（1）缺文种，如《关于申请召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会》。

（2）生造文种，如《关于召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会的请示报告》。

（3）“请示”和“报告”混浠。

“请示”适用范围：①明文规定必须上报请上级机关审核批准才能办理的事项；②遇到新情况新问题，但又无明确规定和依据，需上级明确指示后才能解决的事项；③对现行政策法规不甚了解或因特殊情况而难于执行，有待上级明确答复才能执行的事项；④有意见分歧，待上级裁定才能办理的事项；⑤请示应一事一请，不能多事一请。

“报告”适用范围：①制度要求和明文规定必须向上级汇报本单位工作进展不须上级答复的月报、季报、年报等；②答复上级机关的询问或汇报上级机关批办文件及其他事项的结果；③向上级反映工作动态或贯彻上级要求情况；④向上级机关提出建议和意见、设想等（但不要夹带请示）。

6. 转发公文标题累赘、冗长。可采用直接转发最上一级文件等办法，避免相同词语在标题中重复出现。

转发文标题简化法：①直接转发原发文件，要把内容交待清楚（现在比较侧重用这个方法）；②概括转发；③借用转发：如《公司关于任命×××同志为××公司副总经理的通知》转发标题为《转发公司关于×××同志任职的通知》。

转发类文件应注意几点：①多级转的文件，各个上级有关指示和要求，要在转发文件的正文加以说明，如果不加说明，就要将各个上级机关的转发文件一并印发；②转发性文件的文种，除被转发文件的文种是“通知”时，文种可以省略外，其他文种要保留一级。

7. 注意转发、印发、颁布的区别。“转发”是上级或外单位须共同执行的文件；“印发”是本机关内执行的文件，要经过盖章、印制的过程；“颁布”是公布，一般指政府机关或人民团体将其研拟的法令规章、行政措施等依法公布周知。印发比颁布多盖印或印制的过程。

（二）主送单位

1．主送单位与标题间距过宽（主送单位与标题之间应空1行）。

2. 字体不规范（应用3号仿宋体字标识，不加粗）。

3. 上行文出现多个主送单位现象（上行文主送单位应只有一个）。

（三）公文正文

1. 字体使用不规范（应用3号仿宋字体，根据《国家行政机关公文格式》GB/T 9704-1999 规定,正文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字。注意不要加粗）。

2. 行间距、字间距不规范（一般每一页为22行，每行为28个

字）。

3. 结构层次序数不规范。根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔20xx〕23号）规定，应为：第一层 “一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（四）附件

1. 公文有附件而在正文末尾未标“附件”，标识位置和字体不规范。

（1）公文如有附件，应在正文下空一行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不用标点符号，如“附件：×××××”。

（2）如有多份附件，应使用阿拉伯数码加“.”，而不是“、”。如“附件：1.×××××”，附件名称回行时与上行首字对齐。

2．附件标识不规范，正文列出的附件标题与附件的标题不一致。

（1）附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，其后不加冒号，且附件标题应在下一行居中；有序号时标识序号，序号后不加冒号。

（2）附件的序号和名称前后标识应一致。

（3）附件是文件的可标发文字号，也可标注公文标题。

（4）转发、印发类公文，因转印公文标题及内容已有说明，一律不再标注为附件。如附件只送主送单位，应注明“抄送无附件”。

3. 关于附件的其他不规范

（1）附件是扫描件时，文件倾斜未调整、文件有黑边及色差未处理、横竖页未调整；

（2）多个附件时不整合；附件未与正文一起编页号，如正文有2页，附件应从第3页开始编页号（扫描件除外）。

（五）成文日期

1. 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位领导人的签发日期为准。

2. 成文日期用汉字将年、月、日标全，不能用阿拉伯数字；“零”要写为“○”。成文日期上方不署发文单位名称。

3. 单一单位制发的公文，成文日期右空4个字；两个单位联合发文，成文日期可适当向左调整，尽量使两个单位的印章都能下压成文日期。

（六）印章使用

1. 公章位置应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。（一般三分之二在成文日期之上，三分之一在成文日期之下）

2．会议纪要不加盖印章。

（七）附注

上行文（如请示）应在附注中告知联系人姓名、联系电话。[其标识方法为：在成文日期下1行用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标出，如（联系人：××××××，联系电话：×××××××）]。

三、版记

（一）主题词

1.“主题词”三字应用3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字（由于目前计算机字库无此字号，可用3号宋体加粗代替），词目之间空一字。

2. 主题词应按公文主题词表的词汇标注，一般不超过五个词汇。

3. 主题词文种应与标题文种一致。

（二）抄送单位

1. “抄送”字体为3号仿宋字，后标全角冒号, 左右应各空一个字；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，其标识方法与抄送单位的标识一样。

2. 抄送单位要分好层次，同层次的用顿号隔开，不同层次的用逗号隔开，抄送末尾标句号。单位名称一般按系统先外后内、先大后小，最后标注单位内部部门名称。

3. 抄送应注意的问题

（1）上行文不能抄送下级单位;

（2）密级很高的文件，要严格控制抄送范围；

（3）越级请示件要抄送被越过的上级机关；

（4）向下级的重要行文要抄送直接上级机关；

（5）遵循先党后政，先外后内，先上级后下级的原则；

（6）联合发文或主送中已有的机关，不要在抄送栏中一一罗列。

（三）印发机关和印发日期

印发机关应该左空一个字，印发日期应该右空一个字。印发日期以最后一个领导签发的日期为准，用阿拉伯数字标识。

（四）页码

1. 页码应该用4号半角白体，页码两边各有一条4号一字线；单页码位于右下角居右空一个字，双页码位于左下角居左空一个字。

2. 除扫描件外,一份公文统一一个流水页码。

四、其他注意事项

（一）公文中必须使用国家法定的计量单位。

（二）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（三）公司和分公司不得联合行文。

（四）引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号，如“根据《关于×××××××的通知》（桂电办〔20xx〕×号）要求??”；使用简称时，一般先用全称，并注明简称；使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。

（五）上行文应按国家行政机关公文格式版面设置。对扫描的附件要设置好版面，文件太大时，要进行压缩。当附件同时出现word文档或电子表格时，应合成一个文档。一个附件应一个文件名。

（六）文件一般使用A4纸，特殊表格除外。

（七）正文和表格排版要规范,不能存在跳页、公文修改痕迹未消除等现象。

（八）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第二篇：公文处理中的常见问题

公文处理中的常见问题：

1.公文数量太多，无实质贯彻意见的公文太多。可发可不发的公文太多。

2.公文代拟文稿质量不高。部门领导不重视公文处理，有的公文内容空洞，错误迭出。甚至有的部门本年度的公文抄袭上年度的公文，连续几年同一工作的公文内容相似。有的公文篇幅太长，建议一般不超过4000字。有的公文排版格式不正确，不符合存档要求。

3.有的部门程序意识不强，倒走公文处理程序，直接找领导审签或签发。

4.有的部门时效意识不强，留给办公室处理公文时间、领导研究决策的时间太短。

5.有的公文附件不全。收文处理中，公文不鉴印或直接呈送给公司领导（抬头）。

6.有的部门明知需会签而不主动会签，有的公文会签时间太长，有的会签不全。

7.公司领导签发公文后，部门不及时来总经办制发文件，造成领导签发文件的日期与印发公文的日期间隔过长。

8.部门对于上报公文（请示、报告等）不及时或者没有送达上级的文件处理部门，造成上报公文处理压误现象。

9.呈送领导的简报过多。

10.文件在OA办公系统印发后，接收部门的公文主要收发人将文件（特别是不宜大范围公开的文件）转发其他有OA邮箱的人，造成公文公开范围过大。

11.领导提出的文件处理意见，部门落实不及时。

12.对重要公文的制发，需要部门附送签说明，以便于我机要了解公文起草的背景。公文送签说明主要包括政策依据、公文背景、部门会商意见等。

第三篇：第二章 公文的结构

第二章 公文结构

公文结构，是作者的构思在所制作的公文中的具体体现，是公文写作活动内部的组织构造，包括开头与结尾、层次与段落、过渡与照应等基本结构形式。

一、公文的开头和结尾

（一）开头

开头是公文正文部分的起点和入笔处，又称“导语”。要表达的主要内容是：发这个公文的目的，公文所针对的实际情况，制发该公文的重要性和必要性，公文所要解决的问题，公文的指导思想或主要内容等。开头要开门见山，一般都用直叙形式。

由于文种不同，内容不同，作者的修养不同，公文开头的写法也各不相同。但无论哪一类公文，在写开头的时候，都要考虑紧扣主旨、吸引读者。最常见的公文开头，大致有以下几种：

1、起因式。一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇公文，一般使用“由于??”、“鉴于??”或“随着??”等开头。

2、目的式。开宗明义，第一句就说明本文目的，一般使用“为了??”、“为??”。

3、根据式。一开始先说明制作公文的依据，多用“根据”、“遵照”、“按照”等开头，即根据某公文要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等。

4、时间式。一开始先点明某事、某情况的时间。有的是一开始直接写年、月、日，有的是用“近日来”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头，有的则用“??之后”句式开头。

5、引文式。一开始先引用公文或领导中的一段话作为引子或点明主题。

6、事情式。即一开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。

以上六种开头方式，是仅就一般情况而言的，并不是规定的公式。除此以外，还有各种方式的开头。不论采用什么方式，都要根据内容的需要，只要能服从主旨，引出主旨，吸引读者，就是好的开头。但是就公文的种类而言，不同的公文也有些相应的习惯性的开头。比如请示，一般应首先陈述请示的原因、理由一般是以“根据??”、“兹定于??”等开头。会议纪要的开头则有比较固定的格式，即依次写

出会议时间、地点、主持者、出席者、列席者，有的座谈会纪要还要写明开会的原因和目的等等。总之，公文的开头都离不开根据、目的、原因、事件、时间等要素。至于用什么开头效果更好，确是应该动一番脑子的。

（二）结尾

公文的结尾，又称结语，用以维护公文的完整性，使读者深刻理解作者的意图，为准确而有效地处理公文奠定基础，同时，也防止在正文之后被添加伪造。结尾通常采用下述形式：

1、使用专用词语，总结全文。比如请示结尾提出肯定式要求，多用“以上是否妥当，请批示”、“当否，请指示”等；意见和决定的结尾，一般要提出落实的要求，如“望各地各部门贯彻执行”、“把落实情况尽快上报”等。许多公文结尾可以套用“特此＋文种”的句式，如“特此报告（批复、函复、通知、函告??）”等等。

2、概括与深化主题，帮助读者进一步理解全文。

3、再次强调行文目的或陈述具体要求。如通报的结尾“特通报表扬，以资鼓励”。

4、发出号召，提出希望与要求。

5、说明公文生效、履行时间或宣布原公文废止以及处罚措施等有关事项。如规章性公文规定的结尾“本办法自发布之日起施行”，“本规定自发布之日起执行，原某某公文同时废止”。

总之，结尾的方法丰富多彩，不拘一格。它可以语义含蓄，耐人寻味；可以深入分析，指明方向；可以集中反驳，深入论证。用哪种写法，要依照公文的具体内容和体裁来定。务求同整篇公文协调，切忌故作姿态，堆砌空话废话。

二、公文的层次和段落

（一）层次

公文层次，是公文思想内容展开的次序，是公文中表达思想内容的“意义单元”或“逻辑环节”。公文的层次安排，内容丰富，形式很多，篇章较长的公文层次往往采用总分、并列、递进、因果和连贯等方式。

1、总分式。总分式也叫主从式，就是构成公文的全部层次中，先从总体上概括内容，然后再具体分述；或先提出总的观点、主张，然后再具体说明。这种方式在总结、计划、通报、报告中多以先概括后分述的形式出现。在命令、决定、指示、

通知、通告等行政公文中多是先交代观点，而后具体陈述主办法。

2、并列式。这种安排层次的方式是从横向逻辑联系入手，把材料按其性质归类，组成层次，分别从不同方面对问题加以说明，各个层次表现为平等并列关系，以其内在联系构成有序的完整篇章。公文多用分条列顶的方式表述既有联系又各不相同的内容，形成并列式层次。条例、规定、办法、细则、计划等多为这种层次。

3、递进式。这是按照内容的逐层推进、层层加深而安排层次的一种方式，层次之间为一层深一层的递进关系。在公文中命令、决定、决议、请示、报告、调查报告等有时采用这种方式。

4、因果式。这是以分析事物形成和发展的原因、结果为线索安排层次的一种方式，层次间为因果关系。其中有的先说因，后说果；有的则先交代结果，后分析原因。

5、连贯式。这是按照事物发展的自然顺序安排层次的一种方式，其中有的以时间的先后为序排列，有的以事件发展的前后进程排列，有的以空间的前后转换排列，有的以认识的过程排列。公文采用这种方式以时序的推进为多。简报、报告、会议纪要等常用这种方式。

这些安排层次的方式有的是单独使用，有的则交叉使用，需根据写作的具体实际而定，不应一概而论。

（二）段落

段落，通常指“自然段”，是构成篇章的基本单位，是思路展开的具体步骤，是表达思想内容时由于间歇、转折、强调所造成的文字停顿。

层次和段落既有联系也有区别。层次作为内容展开的次序，要借助一定的段落才能显现；段落作为表达层次的形式和手段，要体现一定层次。但是，层次着重于思想内容的相对完整性，靠其内在逻辑性来划分；段落则着眼于文字表达的阶段性，以语言的间歇停顿来显示。因此，层次往往大于段落，一个层次包括几段，当然，也有层次和段落一致的，叫篇段合一。篇段合一的公文，层次小于段落。

组织段落既要注意内容的单一性、完整性，也要注意段与段的连贯与和谐。即，一个只能表达一个中心意思，一个中心意思必须在一个段落里表达完全；段与段既要有内在联系，也要有必要的外部衔接，使用恰当的关联词，力求句子与句子的关

系明确，段与段前后照应，联系紧密，而且每个段落的长短在不妨碍意思表达的前提下，力求匀称、适度，使公文成为完整、和谐的有机整体。

三、公文的过渡和照应

（一）过渡

过渡，是上下文之间、两种不同意思的衔接和转换，是把有所间隔、有所转折的层次、段落联系在一起的环节，起承上启下的作用。在公文中常常用“因此、为此、特此、总之、但是、综上所述、由此可见”等关联词语，或附在上段之后，或附在下段开头，起桥梁作用，使其意脉畅通，浑然一体。有些公文，也用过渡段联接上下文，但往往是用提示性的句子或设问句独立成段，引起下文。如调查报告一般先交代调查对象的基本情况，紧接着交待基本做法经验，在两层意思之间，公文用“他们的基本经验是”独立段联接，承上启下，转折自然柔和。

（二）照应

照应，就是前后照顾，互相呼应。公文常用的照应手法有以下几种：

首尾照应。即开头说的话，结尾再反复，再强调。但它不是单纯的重复，而是内容的深化，意义的强调，因此往往是前有观点、情况，后有结论出现。

前后照应。即行文的上下、内容的前后，互相照顾，彼此呼应。在公文中往往表现为概括和具体、问题和结论的前后呼应。

题文照应。即公文的内容同标题照应。公文，特别是行政公文，写作比较规范，大部分是标题概括基本内容，或者是标题提示主旨，也有的是标题“点睛”，揭破题旨。需要指出的是，过渡和照应作为贯通意脉、严密结构的手法，在全部结构内容中起辅助作用，尤其在公文中并非必不可少。许多公文是靠内容的内在联系组合在一起的，因此不可刻意要求，否则会破坏结构的严密性和内容的周延性。