会议接待策划方案

时间:2024.3.20

为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:

一、会议主题:

重庆肉协

肉牛产业研讨会

长博集团

二、会议时间:

20xx年x月x日—20xx年x月x日

三、会议地点:邀请函为准

四、环境布置

(一)会场涉及区域

政府,茶海之心景区,长博生态产业园

五、会议内容

第一板块 会 议 安 排

(一)会议时间:20xx年x月x日下午

会议地点:现场及长博会议室

会议内容:莅临凤冈重庆长博生态产业园参观并交流

(二)会议时间:20xx年x月x日上午8::30-12:00

会议地点:政府会议中心(暂定)

会议内容:

1)主持人介绍参会来宾,致辞。

2)县政府领导致辞

3)介绍重庆长博生态产业园发展规划

4)遵义市相关单位对遵义市肉牛现状及发展做简介

5)做专项研讨

(三)会议时间:20xx年x月x日下午14:00-18:00

1)会议地点:政府会议中心(暂定)

2)会议内容:专项讨论

3)会议结束:致答谢辞

(三)会议场地布置:

1)多功能设备:电脑,投影仪设备

2)会议用品:会议记录薄,笔,茶杯

(四)会后合影:

时间:在会议结束前,告知大家不要急于离场,按

序下楼,在指定地点合影留念。

第二板块 餐饮,住宿安排

(一)20xx年x月x日晚宴时间: 18:30

住宿地点:茶海之心酒店

(二)20xx年x月x日午餐时间:12:00-14:00

晚餐时间:19:30-20:30

住宿地点:茶海之心景区

(三)20xx年x月x日早餐时间:8:00

午餐时间:12:00

1)8:30-12:00参观茶海之心景区

2)做好部分嘉宾回程工作

(三)晚宴方式:

1)圆桌形式,10人一桌

2)菜品:热菜,凉菜,甜品

第三板块 交 通 接 送

1驾驶组应全力配合综合协调组

1)驾驶组负责嘉宾接送(及时对嘉宾的行程跟踪)

2)嘉宾回程安排:根据嘉宾具体实际情况安排回程事宜(及时对嘉宾的行程跟踪)

3)备用车辆准备两辆

第四板 块 会 议 接 待

(一)工作内容

1、会议议程策划:

2、编撰、印刷会议邀请函

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;

4、会议前期报名的接待、物品分发等;

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;

8、提供机(车)票的订购服务工作;

9、提供专业接待人员服务工作;

10、根据需要,提供其他公务活动服务工作;

(二)、组织机构及职责

1、综合协调组:以行政办公室为组织核心展开工作

(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;

(2)负责到会嘉宾信息收集、整理等对外联系

(3)工作负责对外具体联系落实与会嘉宾的初步行程、人数、往返时间。

(4)负责与本次会议全面对接工作;

(5)负责落实政府领导领导的接车辆安排;

(6)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;

2、接待服务组

工作职责:驾驶组配合协调组

(1)负责嘉宾的接送工作。

(2)负责为与会嘉宾提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、等其他会议服务;

(3)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送、车(机)票安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人员的组织领导;

(4)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)

3、会议现场保障组

工作职责:

(1)负责接待服务组的有关活动安排,如:会议现场拍照、会前投影仪调试、检查会议资料是否到位、多媒体播放是否正常、速记安排、会议位置安排

(2)当地媒体邀请安排

(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

第五板块 内 部 会 议 总 结

会议时间:20xx年x月x日下午 会议地点:长博生态产业园办公楼会议室

会议内容:对此次肉牛产业研讨会做内部工作总结


第二篇:会议接待策划方案泰州


长江中下游五省一市湿地保护高层研讨会

会议内部接待策划方案

负责人:张惠 小国 小安 小泰

一、会前15-13天准备工作:

通过公司,网站,宣传,邀请有关的专家,媒体与会的,并给参会者发放邀请邮件,负责代理商邀请函(回执)准备、寄发,确定到会人员人数, 张惠 小国

制定会议宣传视频, 小安 小泰

会前10天

B、确定会议预计召开几天和会议预算是多少(由此选择不同级别的酒店和设施)

C、确定与会人数,以便选择会议场地;

D、会议的位置和餐饮位置的选择,路线,距离,是否有堵车;

F、制作邀请函,与会者打印相关资料,礼品购买

G、确定会议的主持人,发言人

R 与会者安排一些特别活动,会后旅游安排;

会前5天

A、查好天气,为雨,雪,雾,风等天气做好提前紧急应对措施

H会议进行中饮品的选择,聚餐中需要的食品、饮料的酒会、会议视听设备的选择,租赁,

c撰写领导讲话稿、新闻稿件,准备相应的宣传资料等,各种条幅、横幅内容,

背景板、展板内容以及媒体接待

会前3天。

再次电话确认来访者信息并给提供会议所需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒

店、会议场所、交通等信息。

负责各种资料的准备、装袋和发放;

需要购买的物品。鲜花。

①必备用品:纸、笔、桌椅、茶具102套、扩音器、照明设备、空调、投影仪

和音响等。

②特殊用品:会议证件(中型会议)、会标、席卡、会议材料。

会前第一天

1、接站工作:14:30:00-15:30由泰州市政府安排3辆豪华大巴到泰州汽车站接

来宾。

2、报到工作:16:00-17:30接待组安排报到人员熟悉黄河大酒店及周围环境。

3、签到工作:17:30-18:00安排报到人员到签到地点签到(签到台布置在黄河

大酒店大堂)。

房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求;

c 负责酒店联系及参会人员,住宿、饮食安排;

e 负责投标人员的接待和陪同,接送;

gk负责对各工作组工作的协调、检查,监督 考核 张惠

会前8.00-9.00

1. 会议厅正入口,到会人签到,发会议资料 A

接待各个与会专家,媒体记者,引领与会人员进入自己位置,并发放饮料 张

会议室检查会议室条幅、灯光、音响、话筒、音响、电源、投影设备、

公司宣传资料播放 c

桌椅、花盆、条幅、横幅、地毯、背景板、展板、讲话桌、料袋、礼物、座次牌、嘉宾卡

①开幕式会场布置格局设计

会中9.00-11.30

①9:00-9:10主持人读开场白;

②9:10-10:00泰州市长发言;

③10:00-11:00湿地专家代表及其他代表发言。

6.到会人员合影。

会后

12.00

午餐

会议餐饮:用餐时间、用餐标准及其他特殊要求的安排

用餐中间 招厨师表演绝活

会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

会议礼品:会议礼品的采购、发放服务

3、商务晚宴

(1)时间:18:30—21:00

(2)地点:黄河大酒店

(3)参加人员和主持人:

主持人:。。。

(4)晚宴具体安排

①泰州市市长致祝酒辞

②双方敬酒,用餐

3、送客人离开

收尾工作

会后 ;

结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结

帐;AB

2. 资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册;C

3 没来及走的专家领导善后安排事宜d

负责协助和监督礼仪公司完成会议现 场的布置及会议结束后的现场撤除工

作;

c负责活动全程摄像、摄影和合影;

三、会后后续工作

1、会议结束后安排与会者有序的离开会场。(秘书组负责)

2、会议场所和文件资料整理:对会议中、后的文件进行总结。(秘书组负责)

3、费用报销。(秘书组整理有效#5@p并到财务处报销)

4、会议纪要的写作:会议结束后写此次论坛总结。(秘书组负责)

四、应急预案

(一)车辆应急预案:为了防止车辆的抛锚或车辆数不够,所以泰州市政府要联系好租车公司,以便不时之需。

(二)人员应急预案:为了防止姜堰市接待人员不够,会临时聘用专门短期接待人士2人。

(三)膳食、住宿应急预案:为了防止来访者携带家属,导致住宿不便,所以在黄河大酒店多预订。


第三篇:会议接待方案


会议接待方案

一、接待时间:20xx年X月X日—X月X日

二、接待地点:

接送机地点:西宁机场

下榻酒店:XX大酒店(银龙大酒店,神旺大酒店,青海宾馆等)

会议地点:XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅,神旺大酒店会议厅,青海宾馆会议厅等)

三、接待对象:

嘉宾等一行人及其陪同人员

四、接待负责人员: 总负责:接待办

跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组

五、接待前期准备工作:

1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间 2.食宿安排,提前预定 3.迎接车辆安排

4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作) 5. 相关接待人员,负责相关接待工作

六、机场接待

1.机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8×0.5×0.75)。接待组由此将客人集中带出乘车。 2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80×180cm以下易拉宝)。

3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。

4.对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。

硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条??

七、酒店入住

1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。 2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。 3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。

4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。

八、用餐(早餐、中餐、晚餐)

1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。

2.餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。

九、会议前的筹备工作

1.选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。

2.会场布置。根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一

3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。 4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

十、会议接待

1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”

2.会场整理及布置

1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新

2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一 ,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。

3.联系陪同人员,讲解员。根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员 4.领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。

十一、座谈

1.企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT) 2.技术交流(技术人员PPT讲解,互动)

3. 会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定) 4. 拍照(依重要程度,进行拍照留档) 5. 摄像(依重要程度,进行摄像留档)

十二、会后服务准备

做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。

十三、会后服务

会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店

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