联合行文常见的问题及对策
[摘要]联合行文是机关的一种重要行文方式。它是指两个或两个以上的平级机关和单位为处理同一事项而共同发文,其目的在于使各联办单位步调一致,协同合作,从而增强公文的权威性,有效地精简文件,提高办事的效率。由于联合行文需要各个联办同单位的协调配合,其所涉及的内容事项较为复杂,因而必须按 照特定的规范要求行事,方能顺利实现行文的目的。尽管如此,仍有很多行政机关不按照特定的规范行文,导致联合行文多种问题的出现。本文根据一些常见的问题做一浅析,并对相应的问题提出合理化的对策,以规范和指导联合行文处理工作。 [关键词] 联合行文 问题 对策
《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)第十六条规定:同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合。然而,从实践来看,当前不少机关或单位在联合行文方面尚存在许多问题,直接影响了工作的正常开展和公文处理的规范化建设。这些问题之较常见者,大体有以下几个方面:
(一)联合行文各相关格式要素的标识不合规范。主要表现在:
1.各联办单位的排列次序不当。按照《办法》的规定,联合行文时应将主办机关的名称排列在前。但在实践中,有些联合行文却违反了这一规定,如××县林业局拟就制止乱砍滥伐森林一事与××县公安局联合行文,按规定其版头部分应将××县林业局的名称排在前面,但在正式行文时却按职能大小把××县公安局排列在前,显欠规范。顺便提及的是,如系行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关和人民团体联合行文,则要注意按规定依照党、政、军、群的顺序排列,而不可拘泥主办机关排列在前的做法。
2.发文字号多。发文字号作为一份文件区别于其它文件最简明的代码, 犹如人的姓名, 一般一份文件只需一个, 多了反而容易引起混乱, 不便于文件管理。《党政机关公文处理工作条例》规定“ 联合行文, 一般只标明主办机关的发文字号” , 而《办法》则明确限定, “ 联合行文, 只标明主办机关发文字号” 。相对而言, 《条例》的规定有点宽松, 但“ 一般” 之外的只能是极其特殊的情况, 正常情况下就应该标注一个文号。但是, 这一例外规定被极少数基层机关滥用, 不但一些党内文件存在一文多号现象, 而且党政联合行文和行政机关联合行文中一文多号问题更为严重。有的参与发文单位, 或为了便于文件存档查检, 或为了显示对工作重视, 竟然对凡参与发的文件都标注该机关的发文字号, 以至一些文件出现多个文号,显得极其繁琐,也有悖规定。
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