商务文书的写作教程

第一讲 商务文书写作的概念

当今社会是市场经济社会，商务活动则是各种社会活动的基础。伴随着经济改革的深入发展，商务文书写作已成为当前应用写作的一个热点。企业内部的大部分沟通也是以商务文书的形式进行。这就需要结合企业的业务，为企业员工安排商务文书的培训学习。

本课程的内容涵盖了商务文书写作的基本技巧和范例，希望可以帮助学员掌握商务文书写作的步骤和方法；与此同时，总结了商务文书写作中常见的病例，突出强调了公文写作的规范性，以帮助学院在写作中能够有意识地避免这些错误。

商务文书写作概述

为了更有效地学习并运用有关商务文书写作的方法和技巧，让我们首先了解一下商务文书写作的基本内容。

（一）商务文书的分类

在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书，根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型：

1.按形式来划分

以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类：

? 固定格式的商务文书

常见的固定格式的商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言，这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。

? 非固定格式的商务文书

而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。

2.按内容用途来划分

以内容以及用途作为划分标准，商务文书则又可以分为以下两类：

? 通用的商务文书

常见德通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体使用得更为频繁，所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨论。

? 礼仪性的商务文书

而所谓礼仪性的商务文书，则主要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。

（二）商务文书写作的作用

正如前文所提到的，商务文书写作是很多人工作的一部分；而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。

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Chapter 2 Business Letters

1.范文一：征询信息

按照惯例，求职信和个人简历中通常要列出几位推荐人（Reference）的姓名、职务和地址，供录用单位进一步咨询或了解情况；推荐信上也会注明推荐人的姓名、职务和地址，便于招聘单位获得应聘者的更多信息。东方航空公司初步决定录用蒋珊珊以后，需要了解更多关于她的情况，以便安排她到天津机场工作。于是，人事部经理登特向蒋珊珊的推荐人倪哲诚写了下面这封信。

CHINA EASTERN AIRLINES COMPAMY LIMITED

2240 S Wentworth

Chicago, IL 60616

Phone: 312-326-1218

Fax: 312-326-4928

Phone: 800-790-6982

February 15, 2003

Mr. Ni Zhecheng

CTS Electronics Company, Ltd.

53 Mu Ning Road

Tianjin 300457

Dear Mr. Ni,

Re: JIANG SHANGSHANG

Jiang Shanshan has been accepted for a position as Passenger Service Agent with China Eastern Airlines at Tianjin Airport.

In order for Jiang Shanshan to work at Tianjin Airport, she must have a special PASS which would permit her to visit high security areas. She has given your name as a reference.

I would appreciate it if you could complete the enclosed form and return it to us as quickly as possible. She is due to start work with us on March 15, but can only do so after we receive you reference.

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1.范文一：征询信息

按照惯例，求职信和个人简历中通常要列出几位推荐人（Reference）的姓名、职务和地址，供录用单位进一步咨询或了解情况；推荐信上也会注明推荐人的姓名、职务和地址，便于招聘单位获得应聘者的更多信息。东方航空公司初步决定录用蒋珊珊以后，需要了解更多关于她的情况，以便安排她到天津机场工作。于是，人事部经理登特向蒋珊珊的推荐人倪哲诚写了下面这封信。

CHINA EASTERN AIRLINES COMPAMY LIMITED

2240 S Wentworth

Chicago, IL 60616

Phone: 312-326-1218

Fax: 312-326-4928

Phone: 800-790-6982

February 15, 2003

Mr. Ni Zhecheng

CTS Electronics Company, Ltd.

53 Mu Ning Road

Tianjin 300457

Dear Mr. Ni,

Re: JIANG SHANGSHANG

Jiang Shanshan has been accepted for a position as Passenger Service Agent with China Eastern Airlines at Tianjin Airport.

In order for Jiang Shanshan to work at Tianjin Airport, she must have a special PASS which would permit her to visit high security areas. She has given your name as a reference.

I would appreciate it if you could complete the enclosed form and return it to us as quickly as possible. She is due to start work with us on March 15, but can only do so after we receive you reference.

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东北电网有限公司20##年招标采购

招 标 文 件

(计算机软件采购)

第一册

（商务通用部分）

招标人：东北电网有限公司

招标代理：XXXXXXXXXXXXX

二〇##年

目    录

第一章  投标人须知及附件... 1

一、总则... 1

1. 工程概况及定义... 1

2. 招标范围... 1

3. 投标人资格... 1

4. 投标提示... 2

5. 投标费用... 3

二、招标文件... 3

6. 招标文件的发售... 3

7. 招标文件的组成... 3

8. 招标文件的澄清和修改... 4

三、投标文件的编制... 5

9. 投标文件的语言及计量单位... 5

10. 投标文件的组成... 5

11. 投标文件的编写与签署... 5

12. 投标价格... 6

13. 投标货币... 6

14. 投标人资格的声明文件... 6

15. 产品及服务符合招标文件规定的声明文件... 7

16. 投标保证金... 7

17. 投标有效期... 7

四、投标文件的递交... 8

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中文书信主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。

1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。 （顶格写，后面加冒号。）

2、启词 启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）

3、正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。（在启词下面另起一行空两格。）

4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。 （过渡一下更符合礼仪规范）

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招标编号：

东北电网有限公司20xx年XXXXX招标采购

招 标 文 件

(办公家具)

第二册

（商务专用部分）

招标人：东北电网有限公司

招标代理：XXXXXXXXXXXXXX

二〇一一年XX月

目 录

第二章 招标公告 ....................................................................................................... 1

第三章 投标人须知资料表 ....................................................................................... 3

第四章 合同条款及格式 ........................................................................................... 9

第五章

货物需求一览表 ......................................................................................... 21

i

招标公告1 第二章

2

投标人须知资料表

3 第三章

本表是关于采购货物的具体投标资料，是对“投标人须知”的具体补充和修改，如有冲突，应以本“投标人须知资料表”为准。

4

5

22.6 评标标准

本次评标采用两阶段评标形式，首先进行初评，对商务和技术的符合性进行评审，对初评满足要求的投标单位进入详评。

（1）技术初评评标标准（以下技术考核内容编入技术文件中）

（2）技术详评评标标准（以下技术考核内容编入技术文件中）

6

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投标函

致招标人：

一、根据已收到的                        工程的招标文件，我单位经考察现场并研究上述工程招标文件的全部内容和招投标有关规定要求后，我公司同意所有条款，自愿参与本工程的投标。

二、报价

本工程投标总报价（工程总造价）：人民币                            （小写）

                                          （大写）

其中：安全防护、文明施工措施费为： （按工程总造价的2.4%）

人民币                                    （小写）

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