公司行文规范和管理办法
一 、目的和适用范围
为规范公司对内对外公文和外来公文的处理,确保公文处理的标准化、制度化、科学化和及时性,提高公司公文处理的质量和效率,特制定本规范。 本规范适用于公司对内对外公文和外来公文的管理。
二 、公文处理职责
(一)公司人事行政部为公司内外公文的归口管理部门,负责内部行文的统一编号及内外公文的统一整理和归档;
(二)公司副总经理负责外部来文拟办意见的签署;
(三)相关部门负责公文的起草;
(四)相关部门主管负责公司内部对内对外行文的审核;
(五)总经理负责公司内部对内对外行文的签批。
三、公文起草及收发管理
(一)文件起草
1.公司的文件由人事行政部起草,总经办审核,总经理审批签发;总公司各部门及分公司的文件由总公司各部门及分公司人事行政部负责起草,总经办审核,总经理审批签发。
2.公文正式下发,需到人事行政部进行登记并填写《发文登记表》。
3.总公司各部门及分公司收到文件时应做好《收文记录》。
4.属于保密的文件,核稿人应该注明保密等级,并确定报送范围。保密文件按保密规定,由专人印制、报送。参见《保密制度》。
(二)收文管理
1.外来的公文是指国家、省市县有关部门、行业主管部门等发到本公司的文件、简报、通报等。
2.外来公文由人事行政部根据来文性质统一签收,各部门收到的外来公文以及参加会议带回的各类文件,须主动送交人事行政部登记处理。
3.人事行政部指定专人负责外来公文的登记,并填写《收文登记表》,对简报、通报等一般来做登记,直接传阅。
1 / 9
4.需经领导批办的公文,主批领导应明确签署意见,姓名和批办日期,人事行政部按领导批示立即复印文件转承办部门办理,办理时限以外来公文时限要求为准。
5.传阅文件由人事行政部专人负责收回,对领导指示的文件,人事行政部及时组织传达和落实。
6.对于需经分管领导批办的公文,待公文批办后再转相关领导和部门传阅;对于不需具体办理的公文,由总经办确定公文的传阅范围,进行传阅。
…… …… 余下全文