【公文写作】常见公文函、请示、报告、通知、规定的公文格式与范文

公文格式 （函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之一

函的写作格式

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。 公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。

①标题

一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。

②正文

一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如："务希研究承复"，敬请大力支持为盼"等。

函的写作范例

四川省电力工业局关于

在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函

广元市人民政府:

宝珠寺水电站于19xx年10月开始蓄水,19xx年年底首台机组投产发电,水库已基本形成。据了解,目前库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业。为保障水库和大坝的安全运行,现将我局有关意见函告如下。

一、宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款,四川省电力工业局负责还贷建设的重点水电工程。

四川省电力工业局既是宝珠寺水电站工程的业主,又是工程主管部门。按照国家有关基本建设"谁投资,谁受益",的原则,四川省电力工业局拥有宝珠寺水电站工程(包括水库)的管理权和开发权,宝珠寺水电厂直接受四川省电力工业局领导,是宝珠寺水电站工程管理和开发的直接主体。尽管如此,为支持库区移民发展生产,根据《四川省大型水电工程建设征地补偿和移民安置办法》第三十条"大型电站形成后的水面和消落区,在服从工程管理机构的统一指挥、管理、调度和保证工程安全的前提下,由当地县级以上人民政府统筹组织移民优先开发利用"和水利电力部颁发的《水利水电工程管理条例》第二十三条"开展综合经营事业,应由工程管理单位统一规划。可由工程管理单位自营,也可以与有关单位签订经济合同,进行协作或联合经营,应注意有关社队利益,搞好团结和生产"的精神,我局原则同意当地县级以上人民政府统筹组织库区移民对宝珠寺水电站库区进行适当开发,但任何开发活动必须服从宝珠寺水电厂的统一规划,并与宝珠寺水电厂签订有关经济、安全、责任方面的协议。

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常见公文（函、请示、报告、通知、规定）写作格式与范文

一、函的写作格式

函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。2、主送机关。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

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公文函的格式范文

函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法：

1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，

3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明

全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后

明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

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报 告

一、报告概述

（一）报告的功用。

报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的一种上行文文种，在我局公文中十分常见。作为行政机关法定文种的报告，和一些专业部门从事业务工作时所使用的、标题中也带有“报告”二字的行业文书，如“审计报告”、“评估报告”、“立案报告”、“调查报告”等，不是相同的概念，注意不要混淆。

（二）报告的特点。

1．单向性。

报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况时使用的单方向上行文，不需要上级机关给予批复。在这方面，报告和请示有较大的不同，请示具有双向性特点，必须有批复与之相对应，报告则是单向性行文，不需要任何相对应的文件。为此要特意提请注意，类似“以上报告当否，请批示”的说法是不妥当的。

2．陈述性。

报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。本单位遵照上级的指示做了什么工作，怎样做的这些工作、取得了哪些成绩、还存在哪些不足，必然要一一向上级陈述。反映情况时，也要把时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述清楚，向上级机关提供准确的现实性信息。这一点要与请示区别开来，请示有询问性和请求性，而报告自始至终都是向上级机关陈述情况，没有这两个方面的特点。

3．事后性。

在机关工作中，有“事前请示，事后报告”的说法。一般来说，报告是在开展了一段时间的工作之后，或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报。

（三）报告的种类。

1．工作报告。

凡是用来向上级汇报工作的报告，都是工作报告。工作报告又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。综合报告涉及面宽，要把主要工作范围之内的方方面面都涉及到，可以有主次的区分，但不能有大的遗漏。大到国务院提交给全国人民代表大会的政府工作报告，小到某单位向上级提供的年度、季度、月份工作报告，都属于这种类型。

专题报告的涉及面窄，只针对某一方面的工作或者某一项具体工作进行汇报。

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关于商洽代培酒店保安人员的函

X X酒店[2004]X X号

X X培训机构培训部：

获悉贵机构将于20xx年9月20 E1开办酒店保安人员进修班，系统讲授有关酒店业务技能以及保安人员的必备知识和技巧。由于敝酒店属于新开业，大部分保安人员没有经过系统的专业学习，业务素质较差，有待提高。现贵机构开办进修班，为我们的保安人员提供了一个非常难得的学习机会，敝酒店拟派l2名保安人员随班学习，委托贵机构代为培养。有关代培一切费用，敝酒店将如数拨付。可否，盼予函复。

X X酒店人力资源部

X X X X年X X月X X日

中国科学院××研究所致××大学商洽建立全面协作关系的函

××大学：

近年来，我们研究所与贵校在一些科学研究项目上互相支持，取得了令人满意的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固已取得的成果，取得更大的成就，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期就共同关心的学术问题举行所、校之间的学术讨论与学术交流；共同分析国内外同行的项目动态和发展趋势；互相参加对方组织的学术年会及专家讲学活动；互派专家参加对方的学术组织对科研发展方向、任务和学位、学术论文及重大科研成果的评审工作。

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。协作形式和办法视课题性质和双方条件，制定单项协议。

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助，所方为学校学生、研究生的毕业论文提供指导。校、所双方教学科研人员对等地承担对方一定的教学科研工作，享受同原单位职称相应的待遇。

四、双方每年进行科研计划交流以便掌握方向，协调分工，避免重复。共商协作项目，使双方有所侧重与分工。

五、双方科研教学所需高、精、尖仪器设备，在可能情况下向对方提供利用，并协助做好测试工作。双方的附设工厂车间，相互给予科研和实验设备加工的方便。

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公 文 种 类

一、定义

公文种类，即根据公文功能属性进行的分类，简称文种。文种具有概括表明公文性质、行文方向、行文目的和公文特点的重要作用。 二、文种的比对和最新变化

目前，全国通行的公文系统共有四类，分别是党的机关公文、行政机关公文、人大机关公文和军队机关公文。政协机关由于其机关性质的特殊性，目前没有统一的公文规范。

19xx年《中国共 产 党机关公文处理条例》规定，党的机关公文种类主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。

20xx年《国家行政机关公文处理办法》规定，行政机关公文种类主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。

20xx年《人大机关公文处理办法》规定，人大机关公文种类主要有公告，决议，决定，法规、条例、规则、实施办法，议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要等14种。

20xx年《中国人民解放军机关公文处理条例》规定，军队机关的公文种类主要有命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要等12种。

20xx年《党政机关公文处理工作条例》规定，公文种类主要有决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。

本着继承的原则，并参考近年来党政机关行文中文种的使用频率，《条例》保留了原《办法》的全部文种，删去了原《条例》中的指示、条例、规定这3个文种。其中，指示自原《条例》印发以来一直没有使用过，条例和规定则属于党内法规的范畴，可用通知印发，因此不再列入《条例》

表1现行公文文种规定对比

表2《条例》与原《条例》、原《办法》关于文种规定对比表

三、文种的分类

1.按性质不同，可分为指令性、告知性、规范性、报请性、商洽性、记录性公文。

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一，通告与公告的区别：

二，结构解析与内容要素：

（一）标题

1，发文机关+事由+文种，如《工商总局、海关总署关于打击走私、投机倒把卖出进出口物品的通告》

2，发文机关+文种，如《中华人民共和国公安部通告》

3，事由+文种，如《关于税收财务大检查实行持证检查的通告》 4，只写文种，《通告》

(二)正文

一般由通告缘由、通告事项、结语三部分构成

通告缘由，即通告开头部分，通告缘由要简短精炼，写明发布通告的根据、目的、原因、意义等。然后，常用承启用语“为此，特作如下通告”、“现将**通告如下”等引出下文。

通告事项，即通告的主体部分，要清楚写明通告对象应当遵守或周知的事项。如通告事项内容比较单一，可与通告缘由写在一起，采用篇段合一的写法，如例2。通告事项内容比较复杂，可采用分条列

项的写法，以做到条理分明，层次清晰，如例1。

（三）结语

一般用“特此通告”等惯用语作结。也可写通告实施和执行的日期，如“本通告自发布之日起实施”，也可写执行通告的要求，也可自然作结。

（四）落款

在正文右下方写明成文日期，并加盖发文机关印章。

例1：

公安部关于严厉打击违反

爆炸物品、枪支弹药管理违法犯罪活动的通告

为加强爆炸物品和枪支弹药管理，维护社会治安秩序，保障公共安全，保护人民生命财产安全，公安部决定，坚决收缴非法爆炸物品、枪支弹药，严厉打击违反爆炸物品、枪支弹药管理的违法犯罪活动。根据国家有关法律、法规的规定，特通告如下：

一，严禁任何单位、组织和个人非法制造、买卖、运输、存储炸药、雷管、导火绳、导火索、震源弹、黑火药、烟火剂、烟花爆竹以及手榴弹、地雷、炮弹等各种爆炸物品，军用枪、射击运动枪、猎枪、麻醉注射枪、气枪、火药枪、仿真枪等各类枪支和弹药。

二，严禁任何单位、组织和个人非法持有、私藏或者使用爆炸物品和枪支、弹药。

三，严禁邮寄爆炸物品和枪支、弹药，严禁在托运的行李包裹和邮寄的邮件中夹带爆炸物品、枪支、弹药，严禁非法携带爆炸物品、枪支、弹药进入公共场所或者乘坐公共交通工具。

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