企业公司邮件书写注意事项

关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1. 一定不要空白标题，这是最失礼的。

2. 标题要简短，不宜过长，不要让outlook用~~~才能显示完你的标题。

3. 最好写上来自***公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”。

5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

6. 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*、！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

8. 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“X先生”、“小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自已的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear XXX”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行项格写。

2. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

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2013/04/26 | 分类： 职场分享 | 1 条评论 | 标签： 邮件

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来源：飞猪的博客

定义电子邮件的「好」是很难的。

若你写了一封「加薪申请」给老板，哪怕对方只回复俩字「OK」，那也算是好得令人动容。但如果邮件来自令你头疼的追求者，哪怕对方把邮件写成了一幅《兰亭集序》，可能也逃不过「Report as spam」的厄运。

所以，本文只探讨：在员工都具备基本的职业素养，同事之间无冤无仇也没有人来大姨妈的情况下，如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件。

另外，这只是一篇 blog 上的帖子，不可能面面俱到，只拣些皮毛说说。否则应该开个两小时的培训才能说透。

发出去的邮件，泼出去的水

绝大多数「邮件车祸现场」来自一时冲动。

在回复任何邮件之前，请想想下面这个问题：在法庭上，我的这封邮件会成为对我不利的证据吗？如果你觉得自己一辈子不会上法庭，那么就换一个问题：在微博上，我的这封邮件会让别人觉得我是一个坏人吗？

在数字时代，邮件就是所谓的「白底黑字」。随便一张截图，你的邮件就成了长微博。很多「坏事儿」的邮件，虽然来自一时脑热，却成了全世界的把柄，跟随一辈子。

就算你有天大的不满，哪怕去跟人在会议室里大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。

不要相信有些企业邮箱提供的「撤回」功能。很多人自以为已经撤回的邮件，在三秒钟之前其实已经被推送到了那些黑莓用户的手机里。

如果你使用 Gmail，建议开启一个名叫「Undo」的功能。它和锤子手机一样，会延迟五秒钟发出你的邮件。这是天底下除了破解对方邮箱进去删邮件之外，唯一有用的「撤回」方法。

写新邮件的最佳顺序

写新邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件人。

首先，就像它的名字所暗示的那样，附件是最容易忘记的东西。所以先把它贴进邮件吧。Gmail 有个「附件提醒」的功能，也需要你自己去开启。如果你在邮件里提到了各种语言的「附件」而又忘记了贴上，它都会在你按下「发送」之后弹出一个提醒。

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附表一、

邮件发送审核表

邮件发送审核表

附表二、

公司邮件签收登记表

:

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公司邮件快递收发管理制度

1.总则： 为了充分利用互联网的信息化运作优势，提高信息传递、处理效率，确保安全；节约公司的快递成本，规范快递物品 的收发管理，避免造成公司资料的丢失及浪费。

2.适用范围：本公司所有员工均属之

3.定义： 3.1 快递物品：指员工因工作需要，向外部寄送文件，资料， 配件，样品以及其他货品等。 （销售仪器和销售试剂的发货除外）

4. 组织与职责：

4.1：值班门卫：负责公司邮件、零散快递物品的收发管理。

4.2：物流部： 负责公司邮件、快递物品的寄发管理。

4.3：各部门： 递。

4.4：各部门负责对本部门的快递费进行管控。

5．流程图：(略)

6 .执行说明：

6.1 快递的签收与发送 寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快

6.1.1 快递的接收

6.1.1.1 值班门卫收到文件，资料，货物等快递物品时，要及 时通知转交给相关部门人员。

6.1.1.2 物品接收人要在《邮件快递签收登记表》上签字接收， 以备查验核对。

6.1.1.3 除特殊情况外，如货物中指定的接收人不在，电话通 知本人是否接受，同意的可指定委托人代为签收。原则上各部门 人员应代收。 6.1.2 快递的寄发

6.1.2.1 因工作需要，需向外部寄送文件，资料，货物及其他物 品者必须到物流部填写《邮件快递寄发登记表》进行登记，经部 门负责人审批后交物流部， 由物流部联系快递公司统一发送。 各 （ 需求部门于每日 16:30 前送至物流部）

6.1.2.2 未经登记或需快递物品无部门负责人审批的， 物流部可 拒接受理，对于不合格的件退回发件人。

6.1.2.3 快递公司的选择： 选择的原则是合理、 负责任、 低成本； 寄件人必须根据所寄物品的性质，合理、负责任的选择性价比高 的快递公司，以低成本完成寄件。能以普通邮寄处理的不选择快 递。

6.1.2.4 各需求人员必须在《邮件快递寄发登记表》上详细注明 收件人姓名，地址，所寄物品名称，以及快递承运单位及快递单 号，以备查验核对，如资料登记不清或不完整者，物流部有权要 求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且物流要求无效者，物流部有权拒发该物品，并将情况报备部门负责人处理。

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公司电子邮件管理规定

为了维护公司以及个人信息的安全性、保障邮件传输的可靠性、 保持工作的高效率，特制定本规定。

一、 总则

1、公司对员工邮箱进行统一规划和管理。

2、公司鼓励和提倡各下属以及员工采用电子邮件进行内外交流。

3、员工或部门已电子邮件对外联系是必须提供公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱 ***@*****.com。

4、公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重 名，允许用户自定义1-3位的识别码，已有账号员工可保留原账号不变。考虑国外客户的使用习惯以及工作方便，出口部员工可以使用自己的英文名作为账号名。

5、在职人员名片以及公司其他对外宣传资料上必须印有公司域名为后缀的邮件地址。

二、 管理权限和职责

办公室：统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、 维护和监督检查工作

使用邮箱用户：应熟练使用各种办公软件进行邮件的收发。

三、 邮箱管理流程

1、新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向办公室申报开通，办公室同时做好登记备案工作

2、使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由部门通知办公室执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。

3、公司邮箱账号限本人使用，禁止借用他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网路。

四、邮箱使用

1、一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分发送。

2、不得传递与本人工作无关以及有害社会、企业安定的邮件。经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛

4、部门员工使用电子邮箱需要接收监督，员工发送邮件必须同时抄送到部门邮箱中，以便监督、检查和备案。

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【工会】五.一祝福

各位亲爱的伙伴：

值此“五〃一”国际劳动节来临之际，XXXXXX工会向辛勤工作在各个岗位的伙伴们致以节日的问候和敬意！敬祝各位伙伴五一快乐，工作顺利，身体健康，家庭幸福！

XXXXXX工会

xx年xx月

【工会】母亲节祝福

母亲

母亲卑微如青苔，

庄严如晨曦，

柔如江南的水声，

坚如千年的寒玉，

举目时，

她是皓皓明月，

垂首时，

她是莽莽大地。

【工会】母亲节

各位亲爱的伙伴：

5月9日就是伟大的母亲们的节日，XXXXXX工会向各位同事的母亲及已为人母的同事们送上祝福：祝福您们每年都有棒棒的BODY；每天都有多多的HAPPY；每天心情都很SUNNY，无忧无虑像BABY。 作为儿女的我们，送上一杯清茶，一碗热面；一束鲜花，一个短信；一句问候，一个拥抱；一点耐心，一点细心；任一选择，任一时机，只要做了，母亲心中就会沁满幸福！

【工会】“五一”国际劳动节的问候

亲爱的伙伴们：

趁着“五一”国际劳动节来临之际，XXXXXX工会给您们送来了节日的问候，衷心感谢大家在过去一年里为公司作出的辛勤与努力，谨祝五一快乐，身心健康，阖家幸福！

请各部门秘书于今日下班前至XXX领取电影票（每人两张）。

【工会】 来自“六.一”国际儿童节的祝福

亲爱的伙伴们：

六一国际儿童节来临之际，XXXXXX工会为家有宝贝的伙伴们准备了精美小礼物一份，预祝家里的小天使们身体棒棒，学习棒棒，健康快乐的成长！

请各部门秘书于今日内至XXX领取。

【工会】中秋节快乐

亲爱的伙伴们：

我们即将迎来又一个传统中秋节，在此，XXXXXX工会为伙伴们准备了温馨的礼品，预祝伙伴们中秋节快乐！

自通知发出后至今日下班前，请各部门秘书到XXX领取月饼券。

中秋佳节倍思亲，圆圆明月是我心。送上香甜的月饼， 在此中秋佳节即将来临之际，愿您梦圆，情圆，人更圆……最重要的是，把我们的祝福带在身边与您一同分享这美好的中秋时光。

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1.目的: 有效管理公司郵件的申請及使用.

2.範圍:公司所有郵件使用者.

3.職責:

     3.1.由需求人員至資訊課領取<<區域網路及資訊系統使用申請暨異動單>>並填寫相關內容然後至部門經理、資訊課長、資訊協理審批,然後再填寫維升-電子郵件及電腦系統使用辦法切結書.

     3.2.資訊課根據其工作內容申請相應權限之郵箱.

     3.3 由資訊課負責安裝及發布.

4.程序:

4.1.需求人員填寫<<區域網路及資訊系統使用申請暨異動單>>後簽至部門經理,并注明所需用之工作,由資訊課課長審核后,上呈至資訊協理核準.最後由資訊課留底備案.

4.2.資訊課收到簽核的<<區域網路及資訊系統使用申請暨異動單>>後,根據實際情況申請相應權限之郵箱,并要求使用者填寫維升電子郵件及電腦系統使用辦法切結書.由資訊課留底備案.

      4.2.1臺籍及業務人員均使用台北郵件服務器之郵箱,其它人員使用郵件服務器之郵箱.

4.3郵箱申請設定完畢後,資訊人員應負責安裝設定,教會使用者基本的使用方法及注意事項.

4.4.資訊課在郵件地址更新時,應將變更郵箱地址加入新通訊錄中,并及時發布.

4.5.若人員調動或離職,人事應及時通知資訊課,以便將郵箱轉它人使用或刪除.郵箱轉收人員也應及時填寫郵件保密協定.

4.6.所有郵箱使用者,須嚴格遵守公司郵件管理辦法.

5.所用表單

5.1. 維升電子郵件及電腦系統使用辦法切結書  

5.2. 區域網路及資訊系統使用申請暨異動單

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