内部公文格式标准规范

1.0目的：为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。

2.0适用范围：商管公司各部门

3.0内容：

3.1公司文件格式要求：

3.1.1文件版头：方正姚体小一号字居中（红色字体）

3.1.2文件字号：黑体小四号字居中

3.1.3文件正标题：黑体三号字居中

3.1.4文件正文：宋体小四号字

3.1.5发文单位/发文时间：宋体小四号字加粗

3.1.6主题词/呈/发：宋体小四号字

3.1.7行间距：1.5倍（未定义文档网格）

3.1.8页边距：上下各为2.5㎝,左右各为2.5㎝

3.1.9公司简称：在文件正文内可简称“商管公司”

3.1.10公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。

3.2公司文件编号要求

3.2.1发文字号编写说明

发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中括号“[  ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，表头红线不加五角星。

3.2.2部门代码说明：

3.2.2.1一级部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：

行政中心XZ、招商中心ZS、企划中心 QH 、物管中心WG、财务中心CW、运营中心YY.

3.2.2.2二级部门代码：以中心代码+本部拼音开头一个字母，共三个字母的缩写来表示：

运营中心：客服部Y YK、电影院YYD、自营区YYZ

物管中心：物业部WGW、保安部WGB

3.2.3发文字号的种类及使用规定

3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发集团的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。（见附件1）

落款名称：商业经营管理有限公司

文件编号：商管发[2007] X号

3.2.3.2以行政中心名义在本公司内所发的通知、通报等文号（见附件2）

…… …… 余下全文

致力于中国农业信息化产业建设

公司文件格式规范

—说明书

（本页来封面标准格式）

中国XXX科技有限公司

20##年6月11日

关于公司文件格式的说明

——请各部门根据模板修改相应格式

公司的标准字体为黑体、楷体和宋体，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准：

一、   封皮

凡有封皮的文本，请依据以上模板设置封皮，并在行政部备案。

二、   文件标题

各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用黑体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行，并加“——”。

三、   正文字体

一级标题为黑体四号字，加粗，编号为一、二、三、

二级标题为黑体小四号字，不加粗，编号为1.2.3.

三级标题为楷体_GB2312或宋体小四号字，加粗，1)2)3)

正文为楷体_GB2312或宋体小四号字，不加粗；另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用黑体小四号字，不加粗。

四、   行距、段落间距

文件全文行距设置为单倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无须空行。

五、   缩进

段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进。

六、   页面设置

页边距上下均为1.5厘米，左右为2厘米，页眉/页脚距边界为1厘米。

七、   页眉页脚

对外制度/规范性文件的页眉为靠左“公司商标”、“中国XXX科技有限公司”（加粗），靠右 “致力于中国农业信息化产业建设”（不加粗）;

对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左“公司商标”、“中国XXX科技有限公司”（加粗），靠右上 “文件等级”， 靠右下“文件编号”或“XXXX部XX（根据需要分类，如会议等）文件”，

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一、红头文件的制作及标准

1、进行页面设臵

选择“文件”——“页面设臵”选择“页边距”附签，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设臵成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设臵”，“中文字体”设臵为“仿宋”；“字号”设臵成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设臵成“28”个字符；“每页”设臵成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设臵成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

2、插入页号

选择“插入”——“页码”，“位臵”设臵为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设臵为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设臵为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设臵。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设臵成“四号”；字体任意；奇数页的页码设臵成右空一个汉字，偶数页的页码设臵成左空一个汉字。

3、发文机关标识制作

选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设臵文本框格式”，在这里来设臵红头的属性。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设臵成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设臵成“2cm”；宽度设臵成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设臵成“居中”，“度量依据”设臵成“页面”；垂直对齐： “绝对位臵”设臵成“页边距”， “下侧”设臵成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。

选择“文本框”附签，左、右、上、下都设臵成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设臵完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设臵成“红色”，字体设臵成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设臵成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。

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山东金宇集团企管部

通字﹝2010﹞63号

关于规范全集团文件格式的通知

各公司、集团各部室：

为加强全集团各类文件的管理，统一规范文件格式，体现文件的严肃性、统一性，现将有关事宜通知如下：

一、文件分类：

根据行文关系及文件去向分为上行文、下行文及平行文。上行文主要包括请示、报告；下行文主要包括通知、通报、通告、决定、规章制度、会议纪要；平行文主要指对外发的函。

二、文件格式

文件格式分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页隔横线（含）以上的各要素统称眉首；置于隔横线以下至主题词的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。

（一）眉首包括发文单位标识、发文字号及隔横线。

1、发文单位标识由发文单位全称加“文件”组成，字体为简长宋体，字号为60，例“山东金宇集团文件”；

2、发文字号由发文单位或部室简称代字/发、年份及序号组成，在发文单位标识下两行用3号仿宋体标注并居中排布，例“金企发 1

?2011?XX号”；

3、隔横线在发文字号下行居中排布。

（二）主体由标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章等要素组成，全用3号仿宋字体标注。

1、标题由发文单位名称、公文主题和文种组成，也可由发文单位名称加文种组成或由公文主题加文种组成，居中排布，标题中除法律、法规、规章名称加书名号外不再使用其他标点符号；

2、主送单位在标题后空一行顶格排布，后有全角冒号，多用简称；

3、正文在主送单位下一行左空两字排布；

4、附件是正文的附属部分，如有附件，应在正文下空一行左空两字标注“附件”，后加全角冒号及名称，附件名称后不加标点符号，如有多个附件则另起一行与上个附件对齐，并用阿拉伯数字标注，装订时附件附文件最后；

5、成文时间用汉字将“年月日”标全，“零”写为“0”，靠右下据实排布。

（三）版记由主题词、报送单位/部室、抄送单位/部室、印发单位/部室、印发时间、印发分数及反线等要素组成。

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文件制式要求

公司文件的标准字体为黑体和仿宋，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准：

一、封面

标题局中，字体使用黑体小初号，加粗；副标题字体使用黑体一号。

二、 标题

各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用黑体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行。

三、LOGO

均放右上角，封面使用（图案+公司简称）字体黑体一号，文件正文使用（图案+公司全称）字体黑体小五号。

四、 正文

一级标题以汉字（一、二、三等）标注为黑体四号字，加粗； 二级标题以括号内汉字（一）（二）(三)等标注为黑体小四号字， 不加粗；

三级标题以数字（1、2、3等）标注为仿宋小四号字，正文为

3-1

仿宋小四号字，不加粗；

另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用黑体小四号字，不加粗。

五、行距

文件全文行距设置为1.25倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无须空行。

六、 段落开头

段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进。

七、 页面设置

页边距上下均为2.54厘米，左右为3.17厘米，页眉距边界为

1.5厘米，页脚为1.75厘米。

八、 页眉页脚

文件的页眉为靠右公司LOGO;页脚格式正中均为数字“共几页-第几页”（如5-1），使用黑体小五号字。

九、图表

图表大小可根据需要设定，图表标题需用仿宋，五号字体，图表

3-2

内容中，标题栏需用仿宋，小四号字体，加粗，其它文字内容用仿宋，五号字体，图表的说明注解文字则用仿宋，小五号字体。

九 落款

文件底部落款签名和日期使用黑体小四号字，加粗。

十 其它

公司其它固定格式文件（公文、信纸、传真、邮件、合同等），请按附件格式样本（见附件）。

附录 部门文件编号格式：

1、行政管理文件TR—XZ—年度后两位+月+顺序号（如121001）

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正式文件的格式要求

【1】 排版规格：

（1）题目要求二号宋体字;

（2）正文要求三号仿宋体，文中如有大标题可用3号黑体字，小标题则用3号楷体

（3）一般每页排22行，每行排28个字。（页面设置：上3.3，下3，左右各2.5，行空距固定值30）

【2】 制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。

【3】 成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。

【4】 页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，至于版心下边缘，数码左右各主一条线， 如―1―；空白页和空白页以后的页不标识页码。

【5】 发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、字号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角扩号“[]”扩入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等

宽的红色或黑色反线。

【6】 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使文章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

【7】 附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字。

【8】 主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号宋体字；词目之间空1字。

【9】 抄送机关：公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右空1字，用3号仿宋体字标“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

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东北师范大学校爱心使者团

文件格式规范实施办法

为规范东北师范大学校爱心使者团各项文件格式，提高爱心使者团整体文件质量水准，以便于指导各项工作的具体实施，特制定《校爱心使者团文件格式规范实施办法》。具体内容如下：

 一、标题设置

（一）文件标题：

名    称：“东北师范大学校爱心使者团XXXX”

格    式：黑体、小二、加粗，居中，段前、段后各1行

（二）一级标题：

名    称：“一、XXXX”、“二、XXXX”、“三、XXXX”···

格    式：黑体、小三、加粗，顶格，段前、段后各0.5行

（三）二级标题：

名    称：“（一）XXXX”、“（二）XXXX”、“（三）XXXX”···

格    式：黑体、四号、加粗，顶格，段前、段后各0行

（四）三级标题：

名    称：“1. XXXX”、“2. XXXX”、“3. XXXX”···

格    式：仿宋_GB2312、四号、常规，段前空两格（两个字符的距离），段前、段后各0行

（五）四级标题：

名    称：“（1）XXXX”、“（2）XXXX”、“（3）XXXX”···

格    式：仿宋_GB2312、四号、常规，段前空两格（两个字符的距离），段前、段后各0行

（六）五级标题：

名    称：“①XXXX”、“②XXXX”、“③XXXX”···

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