商务信函的格式和范文

商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。

文种特性

〔一）语气口语性

每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

（二）内容直接性

企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

（三）态度真诚性

商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

（四）主旨单一性

商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。

（五）格式规范性

商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

（六）地位平等性

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第一种、介绍信 Letters of Introduction

实例之一：

Dear Mr. / Ms.,

This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.

We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate.

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。

我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。 您诚挚的

实例之二：

Dear Mr. / Ms,

We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.

We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.

Yours faithfully

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商务写作
(Business Writing)

一、商务信函概述

• 一、正确的观念

• 1.商务信函是一种“推销”函
• 商务信函是一种常用的商业联系媒介，实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，或是物品、或是服务等。
• 要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。

• 2.商务信函的基本特点
• 商务信函书写的重点应放在“效率”上，应易读易懂；语气真诚、友好、客气；语言简短、朴实、自然；内容清晰、准确、具体；行文正确、完整。
• 3.商务信函无定律
• 好的信函并没有固定不变的写作模式，因人而异。写信时，应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。

二、应用原则

• 1.“挨达”AIDA原则：在拟就一封商务信函时，应首先考虑的原则：
• A— Attention 注意
• I— Interest 兴趣
• D— Desire 意愿
• A— Action行动

• 2.10个“C”的行文原则
• 明晰Clearness       具体Concreteness
• 简洁Conciseness  诚意Conscientiousness
• 正确Correctness    个性Character
• 礼貌Courtesy          完整Completeness
• 体谅Considerateness 优美Concinnity

三、商务信函的构成要素

• 1.信头（Letterhead）
• 是指发信人所在公司的名称和地址，通常是预先印制好的，一般位于信纸的正上方。
• 内容包括：电话号码、电报挂号（Cable Address）、传真（Fax）和电传（Telex）号码、信件编号或索引号码以及写信日期。
• 例如：
• 英国—— date/month/year 
•  27 February,2008
• 美国—— month/date/year 
•  February 27,2008
• 2.信内地址（Inside Address）
• 即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面隔两行，位于书信正文的左上方。
• 3.称呼（Salutation）
• 是发信人对收信人的称号用语，自成一行，位于“信内地址”左下方的一、二行处。
• 商务书信的称呼通常要注意下面几点：
• （1）Dear Sirs 和 Gentlemen是最常使用的公文用语，前者是英国式的称呼，后者是美国式的称呼；注意Sirs前通常加Dear；Gentlemen必须用复数；
• （2）Dear Mr.(Mrs.) Smith这种形式，用于对有过业务关系或双方关系密切的称呼。
• （3）Dear Sir是指男性，Dear Madam是指女性，Dear Sir or Madam是指不知道对方性别。
• （4）称呼后面用冒号或逗号均可，一般用冒号。
• 4.正文
• 正式的商务信件在每一段之间均留一空行。每一行末尾的单词一般不移行。
• 5.结尾客套语
• 位于正文最后一行下面一、二行处，从信纸中间偏右的地方开始写，一般占一行，第一个字母要大写，结尾用逗号。
• 6.签名
• 是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字，通常位于结尾客套语下面两行，从中间偏右处开始写，一般占3～4行：第一行写公司名称，第二行是个人签名，要用钢笔；第三行打印自己的名字，用于辨认和复信；第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。
• 信封和书信的写法-The Style of Envelope and Letter
• 1.信封的写法
• （1）美国式航空信封的写法
•                                       （Stamp）
• ABC Manufacturing Company(收信人地址)
• 150 Giera Court Parlin, Livingstone
• New Jersey 08859, USA
•                  Mr. Black Smith(收信人名字和职称)
•                  President of the Company
•                       Beijing Import and Export Company
•                       86 Baiyilu,Haidian District 100872
•                       Beijing,PRC (发信人地址)
• （2）英国式航空信封的写法
•                                             （Stamp）
•             Beijing Import and Export Company(收信人地址)
•                86 Baiyilu,Haidian District 100872
•                Beijing,PRC
• AFTER 15 DAYS PLEASE RETURN TO(发信人地址)
• SMITH & SON, LTD
• 15 WOOD STREET
• LONDON E.C 6
• ENGLAND
• 商务写作的十大技巧
• 1.了解读者
• 2.使用第二人称，强调读者的利益
• 3.确定单一的交流目标和目的
• 4.清晰、简洁、直白
• 5.使用主题行、缩格、简短的开头段落和附言
• 6.开篇和结尾有力
• 7.在长文件中应用标题、空白、图表
• 8.使用主动句，少用被动句
• 9.避免消极写作
• 10.应用说服的技巧来影响读者
• 商务写作目标
• 商务写作通常是为了完成以下任务：
• 通知
• 说服
• 指导
• 记录
• 商务信函举例1：
• 亲爱的思拜格女士：
•        我公司致力于为您提供高效的服务。我们拥有大量的专家和技术人员、充足的资源，能够为您设计一流的健身中心。这将有助于贵公司提高劳动生产率，降低缺勤率，而且我们收费很低。
•       请您仔细考虑，选择我公司将会有如下收益：劳动生产率提高，员工士气高涨，缺勤现象减少，还有选择一流的供应商所带来的种种好处。
•       当您正考虑如何才能找到一家最好的公司，它将为您的公司提供上述益处时，我相信您一定会马上与我们联系，尽快开始改善贵公司的工作环境，提高公司业绩。
• 商务信函举例2：
• 收信人：Great Valley 人事部
•        发信人：质量提高小组
•        主题：停车场照明问题
•        日期：2005/6/20
•        今年夏天要在停车场的边缘增设照明灯，计划在停车场内端增设五盏，左右两边各增设三盏，共计11盏。
•        这些照明灯将创造一个更安全的环境，如有问题，请与质量小组的成员联系。祝愉快！
• 商务信函举例3：
• 亲爱的阿兰：
•     作为会议中心的主席，我现在写信通知你有关我方机
• 构的重大变化，相信会对彼此业务关系产生影响。
•    普林斯顿会议中心拥有291间客房，在过去的两年里，
• 我们的定房率、营业收入和利润都在不断提高。根据业
• 内年度统计资料，我们每间客房的盈利率已经进入全美
• 城郊旅店的前十位。我们的业绩和有效管理使公司在几
• 年内获得了数项大奖，包括：Pinnacle奖，AAA四星
• 奖。
•     我们希望增强与您的业务联系。我们感谢过去几年里
• 您的惠顾，并致力在未来为您提供超乎您想象的服务。
• 我们将保持优良的传统，更好与贵协会合作。
•     我们将很快与您电话联系，与您磋商最近的会议筹备
• 工作。如果您有紧急需要，请打电话通知我们。很荣幸
• 与您继续业务往来。
• 商务信函格式
• 常见的商务信函格式有：
• 1.缩行式（Indented Style）
• 缩行式将封内地址、其他需要分行的地方的后行比前行往右缩进二至三个英文字母，各行以右斜方式排列。
• 各段的起始字缩入四至五个英文字母。
• 结尾客套语和签名置于中间偏右下方。

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邮件礼仪

目录

一、关于标题——电子邮件的灵魂所在

二、关于称呼与问候——细节中体现尊重

三、正文——关乎成败的主干部分

四、结尾签名——彰显你的职业化

五、正确使用发送、抄送、密送

一、关于标题——电子邮件的灵魂所在

主题要提纲挈领，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1. 一定不要空白标题，这是最失礼的。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键，也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。

2. 标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用?才能显示完你的标题。

3. 附上邮件出处。对外邮件，最好写上来自**公司的邮件，如：分点渠道陈节雷，以便对方一目了然又便于留存；对内邮件，要加上部门和姓名，如：运营管理部陈节雷。

4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”。

5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

6. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

7. 主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

示例：

有错别字 标题太长

乱码 无主题 无发件人

空白

无发件人

? 主题简短明了 有发件人

二、关于称呼与问候——细节中体现尊重

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

1) 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼如：“各位同事”、“各位领导”??

2) 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

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Afeng朵

中文商务信函范文格式

中文商业商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，题，通常包括：

①向收信人问候；

中提到的问题答复等等； 回答对方提出的问向对方提出要求等。如果既要向对方询

(3)

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

Afeng朵

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

函的日期很重要，不要遗漏。

商业信函格式

商业信函通常由信封、前两部分是必不可少 1)信封

用横式信封时，将收信人地址写在将收信人地址写在信封的右侧，如果位

(2)信封的内容

①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写

Afeng朵

得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。

②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，

③寄信人地址及姓名。时居左书写。

根据邮政部门的规定，式信封的左上角。

(3)对国外商业业务信函，而寄往其信封书写格式又分美式和英式两种：

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商务电子邮件格式

在电子邮件的写作中应该注意哪些呢？如何写好一封规范的电子邮件呢？

在写电子邮件时候，要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或避免应用网络语言，诸如3Q、IFU等。

主题栏：主题明确，一目了然，让人看了知道个所以然，不会是一头雾水，不知所云，当作垃圾邮件删除掉。

称谓：准确，切不可含糊不清。是先生别称成了小姐；是小姐别喊成了先生。这是大忌讳！一次，青岛一家公司发信到公司，把我们公司的运营总监张可先生称呼成了张可小姐。搞得张先生郁闷一天。当你搞不清对方准确的性别时候，那就称老师就没错。 主体：简明，扼要，把事情说清楚就可以了，不要罗嗦，拖泥带水的。事情多，写的多，那最好是分成几小段，看的清楚明了。

祝语：可以写祝您工作愉快，工作顺利，或者顺祝商祺等都可以，表示真诚。 落款：公司名称，个人姓名，日期。

另外，在信件中一定要写明你的联系方式，最好是手机，随时保持畅通。 案例：

尊敬的读者朋友：

非常感谢您长期以来对《世界经理人》杂志的支持！

为了回报您对我们的拥护，我在这里很荣幸地邀请您成为我们上线1周年的尚品·人生网的尊贵会员，您将享受到我们仅为尚品·人生网站会员提供的所有优惠和特权，更有机会在尚品·人生网的社区中结识其他与您一样成功的精英人士！

您只要点击“接受”，便可自动成为尚品·人生网站的尊贵会员。

作为世界经理人网的姊妹网站，尚品·人生网以“享受成功品味生活”为使命，让成功人士在取得财富成果的同时，也能尽情享受丰盛的人生，得到生活与事业的和谐平衡。 非常感谢您的关注，期待您加入尚品·人生网！

此致

敬礼！

CRAIG PEPPLES

环球资源执行总裁

《世界经理人》《尚品·人生》出版人

注：如果您接受了这份邀请，我们将同时把您的个人信息复制到尚品·人生网站的数据库，您就不需再填写各种表格，这样不仅为您节省时间，也能让我们之间的沟通交流更方便。

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社外メール—＞ 案内の文例一覧

1.新商品発表会の案内（新商品发布会通知）

2.新サービスの案内（新服务项目的通知）

3.セールの案内（打折通知）

4.忘年会の案内（忘年会通知）

5.会社説明会の案内（公司说明会通知）

6.取締役会の案内（董事会通知）

7.公演会の案内（公演会通知）

日文邮件范例：社外メール 案内（一）

件名：?秋香ビール?発表会のご案内

○○○株式会社　販売部

斉藤郁夫様

株式会社山田商事、営業部の山田太郎です。

日頃から格別のお引き立てをありがとうございます。

下記のとおり?本年度の当社新製品

?秋香ビール?の発表会を開催する運びとなりました。

「うまみたっぷりの麦芽」と「熟成ホップから生まれた隠し苦味」が

セールスポイントです。

当日は人気モデル? ○×○による

デモンストレーションを行いますので?

ご多忙中かと存じますが?ぜひお誘い合わせのうえ

ご出席くださいますようお願い申し上げます。

◆日時：2008年5月6日（月）　19時～20時

◆会場：セントラルホテル4階　孔雀の間

（大阪府天王寺区○○○）

（電話06-xxxx-xxxx）

◆交通: JR大阪駅から徒歩10分?阪急梅田駅から徒歩7分

なお?今回の新製品のリリースと会場までの地図は?

以下のURLをご参照ください。

http://www.xxxx.co.jp/  

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株式会社　山田商事　営業部  

山田　太郎（ヤマダ　タロウ） 

〒564-9999  

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