阳江市养虾协会首届代表大会
筹备细节总结
阳江市养虾协会首届代表大会于20xx年1月20日成功闭幕。为下次活动能更好地筹备和开展,现总结此次大会的经验和教训,分析存在的问题并找出解决方法。
现整理如下: 一、时间紧迫
本次会议筹备时间不足一个月,会议前的准备工作不足一星期,甚至在会议开始前一小时还在赶工。
邀请领导方面,需要提前一个月发邀请函进行衔接,以便领导安排工作行程或安排代表参会,同时也便于领导了解会议相关内容并准备讲话稿和指导意见。
建议:
1、筹备会议至少提前三个月,并作出详细时间表,留出足够缓冲时间,同时单独编辑成PPT供筹备组成员参照。
2、需要邀请的领导和嘉宾最好提前半个月到一个月收集了解相关信息并进行衔接。
二、人员分工及培训不到位
本次会议工作人员分工不明确,出现一人多事,多人闲事的情况。人员缺乏培训,流程没有事先进行演练,从而在会议期间暴露出来各方面的不足,例如主持人语调比较仓促、相关工作人员不清楚会议期间的工作。
建议:
1、会议筹备前期明确人员分工,定好分工方案和每人行动时间表并落实。
2、提前一星期进行会议工作人员培训,提前三天进行完整流程演练,准备多套备用应急方案。 三、设备准备不足
本次会议设备整合度低,出现东拼西凑的情况,例如养虾协会专用电脑相关办公软件没有安装到位;打印机借自行政部,打印机备用墨盒借自财务部;订书机、剪刀借自行政部等情况。
在出发去布置会议场地前一刻筹备组还在拼凑办公设备,在布置会场期间,打印机出现多次墨盒碳粉短缺情况,备用墨盒也因为匹配问题而无法使用,严重降低工作效率。
鼠标电池等易损耗品没有备件,出现鼠标缺电停止工作从而影响编辑工作
建议:
1、养虾协会办公室需要准备齐全的办公用品,易损耗用品及易故障设备建议准备多套应急备用,并列表定期检查,整合装箱待用,避免出现散、丢、漏等问题。
2、会议办公用品仅用于布置会场、会议期间办公用,其余时间不得使用,以便保证完整性。
…… …… 余下全文