商务写作
(Business Writing)
一、商务信函概述
- 一、正确的观念
- 1.商务信函是一种“推销”函
- 商务信函是一种常用的商业联系媒介，实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，或是物品、或是服务等。
- 要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。
- 2.商务信函的基本特点
- 商务信函书写的重点应放在“效率”上，应易读易懂；语气真诚、友好、客气；语言简短、朴实、自然；内容清晰、准确、具体；行文正确、完整。
- 3.商务信函无定律
- 好的信函并没有固定不变的写作模式，因人而异。写信时，应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。
二、应用原则
- 1.“挨达”AIDA原则：在拟就一封商务信函时，应首先考虑的原则：
- A— Attention 注意
- I— Interest 兴趣
- D— Desire 意愿
- A— Action行动
- 2.10个“C”的行文原则
- 明晰Clearness 具体Concreteness
- 简洁Conciseness 诚意Conscientiousness
- 正确Correctness 个性Character
- 礼貌Courtesy 完整Completeness
- 体谅Considerateness 优美Concinnity
三、商务信函的构成要素
- 1.信头（Letterhead）
- 是指发信人所在公司的名称和地址，通常是预先印制好的，一般位于信纸的正上方。
- 内容包括：电话号码、电报挂号（Cable Address）、传真（Fax）和电传（Telex）号码、信件编号或索引号码以及写信日期。
- 例如：
- 英国—— date/month/year
- 27 February,2008
- 美国—— month/date/year
- February 27,2008
- 2.信内地址（Inside Address）
- 即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面隔两行，位于书信正文的左上方。
- 3.称呼（Salutation）
- 是发信人对收信人的称号用语，自成一行，位于“信内地址”左下方的一、二行处。
- 商务书信的称呼通常要注意下面几点：
- （1）Dear Sirs 和 Gentlemen是最常使用的公文用语，前者是英国式的称呼，后者是美国式的称呼；注意Sirs前通常加Dear；Gentlemen必须用复数；
- （2）Dear Mr.(Mrs.) Smith这种形式，用于对有过业务关系或双方关系密切的称呼。
- （3）Dear Sir是指男性，Dear Madam是指女性，Dear Sir or Madam是指不知道对方性别。
- （4）称呼后面用冒号或逗号均可，一般用冒号。
- 4.正文
- 正式的商务信件在每一段之间均留一空行。每一行末尾的单词一般不移行。
- 5.结尾客套语
- 位于正文最后一行下面一、二行处，从信纸中间偏右的地方开始写，一般占一行，第一个字母要大写，结尾用逗号。
- 6.签名
- 是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字，通常位于结尾客套语下面两行，从中间偏右处开始写，一般占3～4行：第一行写公司名称，第二行是个人签名，要用钢笔；第三行打印自己的名字，用于辨认和复信；第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。
- 信封和书信的写法-The Style of Envelope and Letter
- 1.信封的写法
- （1）美国式航空信封的写法
- （Stamp）
- ABC Manufacturing Company(收信人地址)
- 150 Giera Court Parlin, Livingstone
- New Jersey 08859, USA
- Mr. Black Smith(收信人名字和职称)
- President of the Company
- Beijing Import and Export Company
- 86 Baiyilu,Haidian District 100872
- Beijing,PRC (发信人地址)
- （2）英国式航空信封的写法
- （Stamp）
- Beijing Import and Export Company(收信人地址)
- 86 Baiyilu,Haidian District 100872
- Beijing,PRC
- AFTER 15 DAYS PLEASE RETURN TO(发信人地址)
- SMITH & SON, LTD
- 15 WOOD STREET
- LONDON E.C 6
- ENGLAND
- 商务写作的十大技巧
- 1.了解读者
- 2.使用第二人称，强调读者的利益
- 3.确定单一的交流目标和目的
- 4.清晰、简洁、直白
- 5.使用主题行、缩格、简短的开头段落和附言
- 6.开篇和结尾有力
- 7.在长文件中应用标题、空白、图表
- 8.使用主动句，少用被动句
- 9.避免消极写作
- 10.应用说服的技巧来影响读者
- 商务写作目标
- 商务写作通常是为了完成以下任务：
- 通知
- 说服
- 指导
- 记录
- 商务信函举例1：
- 亲爱的思拜格女士：
- 我公司致力于为您提供高效的服务。我们拥有大量的专家和技术人员、充足的资源，能够为您设计一流的健身中心。这将有助于贵公司提高劳动生产率，降低缺勤率，而且我们收费很低。
- 请您仔细考虑，选择我公司将会有如下收益：劳动生产率提高，员工士气高涨，缺勤现象减少，还有选择一流的供应商所带来的种种好处。
- 当您正考虑如何才能找到一家最好的公司，它将为您的公司提供上述益处时，我相信您一定会马上与我们联系，尽快开始改善贵公司的工作环境，提高公司业绩。
- 商务信函举例2：
- 收信人：Great Valley 人事部
- 发信人：质量提高小组
- 主题：停车场照明问题
- 日期：2005/6/20
- 今年夏天要在停车场的边缘增设照明灯，计划在停车场内端增设五盏，左右两边各增设三盏，共计11盏。
- 这些照明灯将创造一个更安全的环境，如有问题，请与质量小组的成员联系。祝愉快！
- 商务信函举例3：
- 亲爱的阿兰：
- 作为会议中心的主席，我现在写信通知你有关我方机
- 构的重大变化，相信会对彼此业务关系产生影响。
- 普林斯顿会议中心拥有291间客房，在过去的两年里，
- 我们的定房率、营业收入和利润都在不断提高。根据业
- 内年度统计资料，我们每间客房的盈利率已经进入全美
- 城郊旅店的前十位。我们的业绩和有效管理使公司在几
- 年内获得了数项大奖，包括：Pinnacle奖，AAA四星
- 奖。
- 我们希望增强与您的业务联系。我们感谢过去几年里
- 您的惠顾，并致力在未来为您提供超乎您想象的服务。
- 我们将保持优良的传统，更好与贵协会合作。
- 我们将很快与您电话联系，与您磋商最近的会议筹备
- 工作。如果您有紧急需要，请打电话通知我们。很荣幸
- 与您继续业务往来。
- 商务信函格式
- 常见的商务信函格式有：
- 1.缩行式（Indented Style）
- 缩行式将封内地址、其他需要分行的地方的后行比前行往右缩进二至三个英文字母，各行以右斜方式排列。
- 各段的起始字缩入四至五个英文字母。
- 结尾客套语和签名置于中间偏右下方。
…… …… 余下全文
