做好会议记录的技巧和注意事项

浙江海洋学院办公室 杨 宁

操办会议事务，是秘书的本职工作。任何一次成功的会议，都缺少不了秘书的创造性和服务性劳动。仅围绕会议议题，秘书人员做好会议记录，就要付出许多的精力和汗水。因此，本文对秘书人员做好会议记录中的技巧和注意事项作一探讨，从一个侧面来认识秘书在会议中的职责。

一、会前记录准备

选好记录人员是做好记录的关键。记录人员需要有良好的素质，要有认真负责的态度，具备秘书工作知识，掌握基本技能，如果能学会速记就更好。同时也需要实际训练，提高记录速度。会议一般要有相对固定的记录人员。专人负责，可以熟悉出席人员，了解会议有关内容，熟练掌握记录基本方法。如果是临时指派的人员，会务工作负责人就必须向其交代清楚记录要求，必要时会前做些适当的辅导。

记录人员要准备好记录工具。一要准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和用于会议记录的纸张。会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸，使用灌注有黑色、蓝黑色墨水的钢笔。若用圆珠笔，也必须是经国家档案局鉴定的，这种圆珠笔芯上标有“DA”（档案的拼音字头）标记。二要准备录音机等现代记录工具作为手工记录的补充。使用录音机时要备有足够的磁带，重要的会议要有录音，从而使整理会议记录时“有据可依”，定期召开的会议一般不录音。但记录人员不能迷信录音机，不能凡会录音，而当场不手工记录，指望会议结束后根据录音来整理。其实会后根据录音整理，往往要花费会上好几倍的时间，记录速度慢，不易把握重点。要提倡会后将书面会议记录对照录音校对，保证记录准确无误。还可选择笔记本电脑、电子记事本等工具来记录会议信息。

记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人和发言人，或扩音设备旁，便于准确清晰地聆听他们讲话内容。从某种程序上谈，记录人员比一般与会人员更为重要，安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。

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会议记录的写法

会议记录，是开会当场把会议的情况如发言人姓名、会上的报告内容、讨论的问题、与会者的发言、通过的决议等如实地记录下来的书面材料。

会议记录有“记”与“录”之分。“记”又有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。

会议记录者的功能

会议记录者主要有4种功能。

◆会议记录者特别重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。

◆会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。

这一功能主要表现在会议的事后跟踪这个部分。会议记录者在会议的过程中主要负责记录、维持会议的议程所设计的程序，可以起到“和事佬”的作用。

◆会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。比较落后的工作方法是指派秘书或普通的文员去做会议记录，现在则流行指派那些有潜力做主持人的员工去做这项工作。因为这样做可以帮助公司培养后备人才(这里专指那些将来可以去做主持人的人才)。而且，在这个问题上，主张要由不同的员工轮流担任会议记录者，而不是由固定的部门秘书来专职担任，因为这一做法有助于锻炼一群人，而不是一个人。

◆观察预防功能。会议记录者的观察预防功能是比较容易被忽视的一大功能。简单来说，会议记录者可以以一个旁观者的角度来观察会议中是否存在一些误区，同时可以从旁对主持人做出提醒。例如，可以清楚地观察在会议中哪些人发言过长，哪些人尚未发言，并对这些情况做好相关纪录，以此来提醒主持人。

会议记录者应该具备的才能：

许多传统的观点认为会议记录者是会议中最“简单”的角色，其实这种观点已然落后了许多。会议记录者在现代会议中是仅次于会议主持人的一个重要角色。因为，一名好的会议记录者可以增进议事效率，而一名不好的会议记录者不仅徒增误会，还浪费时间；一名称职的会议记录者不仅能仔细倾听发言，而且能准确陈述听到的内容，同时记录好几项发言而不失误。 所以，一名会议记录者需要同时具有多项才能：

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会议记录的基本要求

一、准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。

二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。

三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。

记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。

四、记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。

三、会议记录的重点

会议记录应该突出的重点有：

（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

（3）权威人士或代表人物的言论；

（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

（5）会议已议决的或议而未决的事项；

（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。

四、会议记录的写作技巧

一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。

一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。

二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。

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会议记录范文

地点：***会议室或党员活动室

主持者：***

记录者***

出席者：支部全体党员（详见点名簿）

列席：***（职务）、***（职务）……

缺席者：***（缺席原因，如学习、出差、生病、无故等）

会议主题：1、讨论支部工作报告 2、讨论通过预备党员***、***转正 ***（主持人、书记）：今天，我们召开支部全体党员大会，有**人出席，超过应到会人员半数，会议有效。今天我们还邀请***、***等几位同志参加，大家向他们表示热烈欢迎。今天会议是讨论通过去年支部的工作报告和讨论***、***同志的转正。下面让我来向大会做支部工作报告。 （书记做支部工作报告） 请与会同志酝酿，充分发表意见。

***（***）：……

………………

[详细记录每位同志的发言]

***（主持人）：刚才，同志们对我们的工作提出了许多宝贵的意见，我们会认真加以考虑，不断改进工作。接下来研究预备党员转正（记录详见《发展党员专用记录本》）。

会议到此结束。

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XXX有限公司办公室会议记录

时间：20XX年X月XX日星期X

会议地点：XXX

会议主持人：XXX

会议记录人：XX

出席人：公司各部门人员

缺席：X人

会议内容：

公司召开了业务会议，为了公司的良好发展，提出了以下内容。

XXX经理提出：

1.关于公司人员的重新分配，从今天开始，XXX着重投入于网络的优化，做好网页的宣传，而新入职的办公室助理则接手XXX之前担任的行政工作内容，其他人继续做好自己的岗位。

2.严格管理业务部，业务是最重要的模块，要加大力度抓紧和投入。

3.严格执行考勤制度，一个月内迟到两次要相应的扣除工资，遵守打卡制度，如有特殊情况，须提前通知请假，然而请假的员工需在次日到梁经理处补名。

4.有关座位的重新编排，把业务部的人员规划在一起，让公司有一个严谨、规范的形象。

5.最后，规范一个专门对外接受咨询的qq，每天专门由XXX一人负责登录，然后分派给业务员，到月末进行统计网上咨询了解公司产品和信息的客户人数。这样有利于决定加大还是保持公司的投入力度。

总经理XX提出：

1.加强生产、销售，销售是重点，需要用心做，另外还提议员工多走车间，这样可从中更好地了解产品的参数和构造。

2.对商品的投放力度要加大，努力完善网站的优化。

3.尤其外贸部这一模块，需对其进行更详细的细化、整理。

最后，XXX总结出做业务最重要的是快和专业。

XXX提出：

1．由于下班时候办公室没有业务员的情况下仍然有电话打进，XXX建议将电话转接到业务员的手机，能够及时接到电话。

2.办公室的仪容要靠大家一起整理，细至每一个人的座位，大至公司的财产保护，尽力改善公司的形象，让别人看到公司的规范。

3.同事之间应该互相提出建议，做到一起进步和努力。

最后，XXX总结了今天的会议内容，每一个员工都需要用心投入，付出与收获是成正比的，公司的发展离不开每一位员工的努力。

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xx市城南开发区管委会办公会议记录

时间：20xx年4月6日上午

地点：管委会会议室

主持人：李四（管委会主任）

出席者：杨xx(管委会副主任 周xx（管委会副主任管城建）

李xx（市建委副主任）张xx（市工商局副局长）

陈xx（市建委城建科科长）建委、工商局有关科室人员

列席者：管委会全体干部

记录人：邹xx(管委会办公室秘书)

讨论议题：

1、 如何整顿城市市场秩序

2、 如何让制止违章建筑，维护市容市貌

杨主任报告城市现状：

我区过去在开发区党委领导下，各职能单位齐心协力，齐抓共管，在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩，相应的城市只需有一定进步，市场街道也比较可观。可近几个月来，市场秩序倒退了，街道上小商贩逐渐多了起来，水果摊、菜担、小百货满街乱摆……一些建筑施工单位沿街违章搭棚、乱堆放材料，搬运泥土洒落大街……这些情况严重破坏了市容市貌，使大街变得又乱又脏，社会各界反应强烈。因此今天请大家来研究：如何整顿市场秩序？如何治理违章建筑、违章作业，维护市容？……

讨论发言：

肖xx：个体商贩不按规定，到指定市场经营，管理不力，处理不坚决，我们有责任。这件事我们坚决抓落实：重新宣传市场有关规定，座商收店，小贩收市，农民卖蔬菜副食到专门的农贸市场……工商局全面出动抓，也希望街道居委会配合，具体行动我们再考虑。 罗xx（工商局市管科科长）市场是到了非整治不可的地步了。我们的方针、办法都有了，过去实行过，都是行之有效的，现在的问题是要有人抓，敢于抓，落到实处……只要大家齐心协力，问题是能够解决的。

秦xx：（居委会主任）整顿市场纪律居委会也有责任。我们一定发动居民配合好，制止乱摆摊、乱叫卖的现象。

李xx：（建委副主任）去年上半年创建文明卫生城市时，市上出了个7号文件，其中施工单位不能乱摆“战场”。工场、工棚不得临街设置、更不准侵占人行道。沿街面施工要有安全防护措施……今年有些施工单位不顾市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。这些违章作业严重影响了街道整齐、美观，也影响了行人安全。基建取出的泥土，拖斗车装的过多，外运时沿街散落，到处有泥沙，破坏了街道整洁。希望管委会着急又管施工单位召开一次会议，重申市府7号文件，要求他们限期改正。否则按文件规定惩处。态度要明确、坚决。

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银领国际管委会职工大会会议记录

会议时间：20xx年5月22日星期二

会议地点：26层会议室

会议主持：杨明华经理

会议主题：加强劳动纪律、整顿工作作风、提高服务质量

参会人员：银领国际管委会全体职工

会议记录：陶月丹

一、 会议内容

为加强管委会各部门劳动纪律、整顿员工工作作风、提高人员服

务质量，特组织召开此次职工大会，望大家谨记会议精神，各负其责，

做好本职工作。现会议内容如下：

（一） 加强劳动纪律、整顿工作作风、提高服务质量

1、杨经理在会议中指出现各部门出现的种种问题，提出上班期间禁

止扎堆聊天，各部门禁止上班期间擅自离岗以及夜班期间禁止到处串

岗等要求，要求各部门应紧抓劳动纪律，整顿工作作风。

2、职工手册已下发，望各部门组织学习，按照规章制度办事，凡违

反规章制度者，一律按照员工手册进行处罚。

3、管委会每个礼拜进行两次抽查，作为员工工资考核依据。对于检

查中出现的问题，根据情况进行相应的奖励与处罚。

4、杨经理根据今年物业费的收缴目标以及收缴物业费的难易度，指

明各工作人员深入楼层，主动为业主服务，提高服务质量，提高业主

满意度。杨经理也要求各部门相辅相成，应团结合作，共同提高大厦的服务质量。

5、陶月丹关于规范劳动纪律进行如下补充：

（1） 公休除特殊情况外，一律向公司上交公休条后方可执行。如

遇紧急情况，需向部门负责人或经理通讯请假方可休班。未经允许擅自公休者，一律按照矿工处理

（2） 关于上班期间擅自离岗一事，公司每周将进行两次抽查，凡

未经同意擅自离岗者一律按照当天事假处理。部门负责人因事中途离岗者需经理批准后方可离岗，否则按照当天事假处理，并扣除罚金50元。

（3） 保安人员禁止上班期间在休息厅休息，不准在大厅坐班，一

经发现扣除保安人员罚金20元，保安队长罚金30元。若保安队长本人带头违反，扣除保安队长罚金50元。

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