做好会议记录的技巧和注意事项

浙江海洋学院办公室 杨 宁

操办会议事务，是秘书的本职工作。任何一次成功的会议，都缺少不了秘书的创造性和服务性劳动。仅围绕会议议题，秘书人员做好会议记录，就要付出许多的精力和汗水。因此，本文对秘书人员做好会议记录中的技巧和注意事项作一探讨，从一个侧面来认识秘书在会议中的职责。

一、会前记录准备

选好记录人员是做好记录的关键。记录人员需要有良好的素质，要有认真负责的态度，具备秘书工作知识，掌握基本技能，如果能学会速记就更好。同时也需要实际训练，提高记录速度。会议一般要有相对固定的记录人员。专人负责，可以熟悉出席人员，了解会议有关内容，熟练掌握记录基本方法。如果是临时指派的人员，会务工作负责人就必须向其交代清楚记录要求，必要时会前做些适当的辅导。

记录人员要准备好记录工具。一要准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和用于会议记录的纸张。会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸，使用灌注有黑色、蓝黑色墨水的钢笔。若用圆珠笔，也必须是经国家档案局鉴定的，这种圆珠笔芯上标有“DA”（档案的拼音字头）标记。二要准备录音机等现代记录工具作为手工记录的补充。使用录音机时要备有足够的磁带，重要的会议要有录音，从而使整理会议记录时“有据可依”，定期召开的会议一般不录音。但记录人员不能迷信录音机，不能凡会录音，而当场不手工记录，指望会议结束后根据录音来整理。其实会后根据录音整理，往往要花费会上好几倍的时间，记录速度慢，不易把握重点。要提倡会后将书面会议记录对照录音校对，保证记录准确无误。还可选择笔记本电脑、电子记事本等工具来记录会议信息。

记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人和发言人，或扩音设备旁，便于准确清晰地聆听他们讲话内容。从某种程序上谈，记录人员比一般与会人员更为重要，安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。

…… …… 余下全文

一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。

对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。

会议结束，记录完毕，要另起一行写"散会"二字，如中途休会，要写明"休会"字样。 例文一：

会议名称 会议时间

会议地点 记录人

出席与列席会议人员

缺席人员

会议主持人 审阅 签字

主要议题

发言记录：

例文二：

××公司办公会议记录

时间：一九××年×月×日x时至x时

地点：公司办公楼五楼大会议室

出席人：××× ××× ××× ××× ××× ??

缺席人：××× ××× ××× ??

主持人：公司总经理

记录人：办公室主任刘××

主持人发言：(略)

与会者发言：××× ????????????????????????

××× ………………………………………………………………

散会

主持人：×××(签名)

记录人：×××(签名)

(本会议记录共×页)

2基本要求

编辑

一、准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。

二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。

三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。

…… …… 余下全文

会议记录应包括的内容及写作格式

会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。会议记录应有组织地整理如下：

标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。 使用列点或简短的一段文字，名数与会者重点

工作分派情形及完成日期记录无误。

通过此决议的评估标准（如有必要）。

会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。

将此份会议记录发送给与会者。

会议记录的详细内容包括那两个部分：

第一部分，是记录会议的基本情况。主要有：会议的名称、开会的时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人。这些内容要在宣布开会前写好。至于出席人的姓名，会议人数不多，可一一写上。会议人数多，可以只写他们的职务，如各校正副校长、教导主任；也可只写总人数。如是工作例会，可只写缺席人的名字和缺席原因。

第二部分，是记录会议的内容。它是会议记录的主要部分。主要有：主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论发言、会议的决议等。内容的记录，有摘要和详细两种。

（一）摘要记录。一般会议只要求有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言，以及决议，不必“有闻必录”。所谓重点、要点，是指发言人的基本观点和主要事实、结论。对一般性的例行会议，只要概括地记录讨论内容和决议的要点，不必记录详细过程。

（二）详细记录。对特别重要的会议或者特别重要的发言，要作详细记录。详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话，不管重要与否，最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照稿子念的，可以把稿子收作附件，并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。

会议记录应该突出的重点有：

（1） 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

（2） 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

（3） 权威人士或代表人物的言论；

（4） 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

…… …… 余下全文

会议记录的写作格式

会议记录是当事人记录会议情况以供备查的一种文体。

一般会议记录包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。

对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。

会议结束，记录完毕，要另起一行写"散会"二字，如中途休会，要写明"休会"字样。

（二）会议记录的写作范例

例文一：

会议名称 会议时间

会议地点 记录人

出席与列席会议人员

缺席人员

会议主持人 审阅 签字

主要议题

发言记录：

例文二：

××公司办公会议记录

时间：一九××年×月×日×时

地点：公司办公楼五楼大会议室

出席人：××× ××× ××× ××× ××× ??

缺席人：××× ××× ××× ??

主持人：公司总经理

记录人：办公室主任刘××

主持人发言：(略)

与会者发言：××× ????????????????????????

××× ????????????????????????

散会

主持人：×××(签名)

记录人：×××(签名)

(本会议记录共×页)

会议记录应注意问题

会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。

作会议记录应注意的重点问题：

笔者在整理、提供利用档案中发现，某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的，具体表现有：

…… …… 余下全文

会议记录

一、 会前

记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用来作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备，以便于准确清晰地聆听他们的讲话内容。从某种程度上讲，记录人员比一般与会人员更为重要，安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。

记录人员通常要负责会议签到，需准备好签到表（可手写亦可打印），并在会议开始前做好签到工作。

二、格式

会议记录的格式分为记录头、记录主体两大部分。

（一）记录头的内容有：

1．会议名称

2．会议时间

3．会议地点

4．会议主席（主持人）

5．会议出席、列席和缺席情况

6．会议记录人员签名

（二）格式要求：

1．正标题（宋体，2号，加粗）居中

2．正文内容（宋体，小四号，重点内容要更改字体颜色）

3．段落格式为两端对齐

4．结构层次清晰，序数顺序为“一，（一），1，（1）”

5．内容真实，条理清晰

三、会议记录的要求

会议记录的要求归纳起来主要有两个方面，一个是速度要求，一个是真实性要求。

（一）速度要求。快速是对记录的基本要求。适当地运用符号代替或缩写非常关键。

（二）真实性要求。纪实性是会议记录的重要特征，因此确保真实就成了对记录稿的必然要求。真实性要求的具体含义是：

1．准确。不添加，不遗漏，依实而记。

2．清楚。首先是书写要自己看得清楚，其次，记录要有条理。

（三）会议记录应该突出的重点有：

1．会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动

2．会议讨论、争论的焦点及其最终的解决办法

3．权威人士或代表人物的言论

4．会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论

5．会议已议决的或议而未决的事项

6．对会议产生较大影响的其他言论或活动

7．工作安排的地点、时间与人员

…… …… 余下全文

会议记录、会议记录格式、会议记录范文

会议记录格式与范文,会议纪要格式与范文

会议总结讲话报告,会议主持词格式与范文

会议记录

会议记录服务,也叫会议速记服务、会议现场记录服务、会议现场速记服务、同声速记、同声速录等等,都是一个含义。会议服务是把会议发言者的语音信息,实时将稍纵即逝的口语转化成书面语言。

在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。

一、会议记录格式

一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。 对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。

会议结束，记录完毕，要另起一行写"散会"二字，如中途休会，要写明"休会"字样。

例文一：

会议名称 会议时间

会议地点 记录人

出席与列席会议人员

缺席人员

会议主持人 审阅 签字

主要议题

发言记录：

例文二：

××公司办公会议记录

时间：一九××年×月×日×时

地点：公司办公楼五楼大会议室

出席人：××× ××× ××× ××× ××× ……

缺席人：××× ××× ××× ……

主持人：公司总经理

…… …… 余下全文

会议记录职责与注意事项

一、会议记录是学生会有关会议情况的笔录。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件、总结经验的一种历史资料，要求有专门的会议记录员。

二、准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。

三、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席人姓名，记录者姓名，以及出席会议的较重要的领导成员。若为重大会议，应请出席者签署姓名。

四、记录会议发言的内容是会议记录的重点：

1 发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容，提出的建议，通过的决议等。必要时，还要记下表决情况（如全体通过或多少人同意，多少人异议，多少人弃权）。

2 其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。

3 对于发言的内容的记录有两种，一种是详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，不必“有闻必录”，多用于一般性会议。

五、记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

六、会议结束，记录完毕，要另起一行写"散会"二字，如中途休会，要写明"休会"字样。

七、会议记录的几点注意事项：会议记录要真实，要明确。必须要如实地反映会议的实况。不允许随意增删发言内容；

1 在记录个人发言时，要注意准确和保持原意。掌握发言的质量，重点要详细，重复的可略记；

2 会议记录要求格式正确，干净整洁，语句通顺明白，不要写错别字；

5 会议记录要求快速，准确，要点不漏，并要求记录员精神集中，边听边记，保持始终如一的态度；

6 会议的决议是会议通过的决定，应由会议主持人归纳总结或直接宣布。在宣读决议时，要一字一句听清楚，原原本本地记下来；

7 会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。

八、全体大会、部长级例会的会议记录由办公室负责，各部例会的会议记录由本部派专人负责，并及时上交办公室，由办公室负责监督检查。

…… …… 余下全文