做好会议记录的技巧和注意事项
浙江海洋学院办公室 杨 宁
操办会议事务,是秘书的本职工作。任何一次成功的会议,都缺少不了秘书的创造性和服务性劳动。仅围绕会议议题,秘书人员做好会议记录,就要付出许多的精力和汗水。因此,本文对秘书人员做好会议记录中的技巧和注意事项作一探讨,从一个侧面来认识秘书在会议中的职责。
一、会前记录准备
选好记录人员是做好记录的关键。记录人员需要有良好的素质,要有认真负责的态度,具备秘书工作知识,掌握基本技能,如果能学会速记就更好。同时也需要实际训练,提高记录速度。会议一般要有相对固定的记录人员。专人负责,可以熟悉出席人员,了解会议有关内容,熟练掌握记录基本方法。如果是临时指派的人员,会务工作负责人就必须向其交代清楚记录要求,必要时会前做些适当的辅导。
记录人员要准备好记录工具。一要准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和用于会议记录的纸张。会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸,使用灌注有黑色、蓝黑色墨水的钢笔。若用圆珠笔,也必须是经国家档案局鉴定的,这种圆珠笔芯上标有“DA”(档案的拼音字头)标记。二要准备录音机等现代记录工具作为手工记录的补充。使用录音机时要备有足够的磁带,重要的会议要有录音,从而使整理会议记录时“有据可依”,定期召开的会议一般不录音。但记录人员不能迷信录音机,不能凡会录音,而当场不手工记录,指望会议结束后根据录音来整理。其实会后根据录音整理,往往要花费会上好几倍的时间,记录速度慢,不易把握重点。要提倡会后将书面会议记录对照录音校对,保证记录准确无误。还可选择笔记本电脑、电子记事本等工具来记录会议信息。
记录人员在开会前要提前到达会场,并落实好用作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人和发言人,或扩音设备旁,便于准确清晰地聆听他们讲话内容。从某种程序上谈,记录人员比一般与会人员更为重要,安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。
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