总经办行政秘书岗位职责、工作流程及要求

一、工作概述

负责总经理办公室的整理维护、文件档案管理、来访人员接待及协助总经理对日常行政办公事务的处理（如：行程安排、会议通知、文件上传下达等）。

二、岗位职责

1、职责一：办公室内务

1）办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐。

2）每天准时上班、开窗通风。

3）清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。

4）清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。

5）为总经理备好茶水（总经理到办公室的同时）。

6）每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。

7）及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周吸尘一次。

2、职责二：文件管理（流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范）

1）对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。

2）外来公函、通知及文字资料：及时送交总经理阅示，根据总经理批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

3）公司内部文件：及时送交总经理阅示，根据总经理批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

4）公司各部门（单位）送交总经理签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。

5）重要的和紧急的文件，须提醒总经理。

6）每天将送交总经理批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

7）根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

3、职责三：来宾接待（彬彬有礼、热情接待）

1）笑脸相迎，茶水相待。

2）询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。

3）必要时需索要名片并对来宾身份进行识别。

4）及时向总经理请示。

5）按总经理意见引见，接待（按情况给予续茶水）。

6）根据客人来访时间、事宜重要性及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

4、职责四：日常事务

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总经办秘书岗位职责

1、总经办接待工作：接听电话；引导客人进入会议室，倒茶，通知相关人员会见；签收信件快递等；

2、各类行政公文（通知、请示、呈报、发函、会议纪要、总结等）的起草、呈送、复印、分发、催办、登记、清退、归档；

3、填报开发公司月报表，于次月12日上交报表；

4、编制房地产市场月报表；

5、填报统计（番禺统计）局房地产统计报表，每月月底前上交；统计年报于次年1月前上报；

6、公司各类档案管理工作（归档、分发合同、借阅等）；

7、公司营业执照年审，填报年检报告书，准备年检材料；

8、联系保险公司，购买公司车辆强制险及商业险；

9、公司网络、办公设备（电脑、复印机、打印机、指纹机等）维护、管理与报修；

10、跟进各部门合同审批单审批流程，合同款付款申请；

11、负责打扫会议室、总经办卫生，以及会议室与总经办花草的护理；

12、核算工地后勤费用、每月办公室物业水电费；

13、制定月度物资使用计划，做好物资的采购、验收、入库、发放和管理工作；

14、公司固定资产的管理，定期进行盘点；

15、每周预定团队活动场地，准备相关物资（球、水等）；

16、总经理（番禺总经理）、副总经理、各部门经理交办的其他工作。

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总经办文员岗位职责：

一、文秘工作

1、客户接洽

负责客户的联系、接洽工作，收发相关信件快递等；

2、公文写作

公文（含通知、请示、报告、客户往来函件、总结）的起草、呈送、复印、催办、归档；

3、会务安排

会议接待的前期准备工作，会中会议纪要的记录，会后总结等；

4、文案管理

各类档案、合同、文件的分类、归档、管理、借阅等工作；

5、公司活动组织及安排

协助公司组织及安排各种大小型活动、展会等工作；

6、其他

完成领导交代的其他事项。

二、金融地产

1、报建

a) 资料搜集、市场调查

b) 可行性报告、申请报告制作、拟定初步方案

c) 与各政府主管部门、设计院、本公司相关部门协调、沟通，确定最终设计方案。

d) 跟踪设计院等部门的工作进度

2、各工业区工程核价

3、 各工业区项目施工方案确定、跟踪

三、渠道管理

1、经销商日常维护及管理（包含配合制样品单）

2、经销商订单管理（含保价、下单、出库、收款）

3、协助公司组织有关渠道业务的其他工作（产品模块、生产模块、推广模块、招商模块、销售模块、配套服务、财务模块）

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公司总经办20xx年上半年工作总结 二○○六年，根据公司机构设置与管理流程的要求，公司总经办承担着人事管理之外的原办公室其余工作职能。自年初运作以来，总经办全体人员严格按照公司制企业运作要求，遵循董事会号召，认真贯彻执行总经理工作精神，各项工作有条不紊地开展着，并在重点、热点、难点工作环节中取得了前所未有的突破性进展。实践证明，总经办符合企业发展的要求，促进了企业各项工作向精细化、优质化、高效化方向迈进。为做好上半年度的总结工作，更有成效地开展下一步的工作，围绕二○○六年全年总经办工作情况，着重谈以下三方面问题：

一、明晰工作的成绩，总结成功的经验

二○○六年，总经理助理兼任总经办主任，一名副主任全力协助，文秘、政务、档案、文印等各岗位竞聘上岗，使得人尽其才，最大限度地发挥着个人潜能，有力地提高了工作效率，达到了工作持续改进的良好境界。为引进先进管理模式，总经办在内部进行了大胆的改革，率先在公司实施了 “周工作报告单”的形式，明确了工作目标，理清了工作思路，各项工作日清日高、立竿见影。半年来总经办全体工作人员精诚合作、融会贯通，取得了喜人的工作绩效，主要体现在以下几个方面：

（一）文件管理进一步得到规范

1、体系文件的管理。在新的一年里，总经办继续负责ISO9001质量管理体系文件的管理工作。半年来，共完成质量体系文件42种，计350多份文件的受控发放工作。同时成功通过了两次内审、一次外审工作，为管理评审输入了高质量的年度体系运行情况汇报材料，有力地推动了体系在本部门的贯彻实施，达到了持续改进的目的。

2、环境体系文件管理工作。公司自推行ISO14001环境管理体系运行以来，总经办即负责全公司的文件管理工作，今年以来，计发放环境受控文件37种、300多份，并及时做好作废文件的收回等各项文件管理工作，使环境体系的运行有章可循、有本可依，确保各适用场所均能使用到最新版本。根据部门环境因素，制定了《总经办环境管理制度》，环境体系运行绩效在本部门得到了有效地体现。

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最佳职能部室推荐材料

总经办作为公司的一个综合管理部门，也是公司内部上传下达的枢纽部门，在公司领导的正确指导和各部门同仁的通力配合下，本部门在20xx年里圆满地完成了各项工作任务，有辛劳，有亮点，更有一定的业绩。在这一年里我部门全体人员求实创新，积极贯彻落实集团和门店领导的指示精神，高效、快速、准确地做好上传下达及协调、组织工作。开展了丰富多彩、意义深远的工会活动和党建活动，凝聚人心。

一、工作虽然大部分是常规工作，但一定要把常规工作不常规地做，要做出亮点和特色来，才能真正起成效、见水准。

比如会议我们每年都会组织召开很多，大会、小会不断，但真正要将会议起到解决问题，凝聚人心，尤其是有些大型会议有条不紊地开展，还真不是一件容易的事情。我们今年在组织开展党支部工作总结暨接收预备党员大会前，我们想了很多，因为当公司领导要求我们隆重召开接收预备党员会议时，我们想如果只是按流程表个态、宣个誓，没什么意义，也起不到应有的效果。所以我们一直在找突破点，最后我们想到了党支部成立以来，可以进行一下工作总结了，所以把两件事结合了一下，为了让更多的人了解党支部工作开展情况、党员风采和三位预备党员的工作业绩，我们想到了做成大家喜爱的PPT形式，更第一次尝试了用视频的方式来表达，当然在整个串词、会场布置、流程安排的过程中我们也会有很多思考并反复彩排，才有了我们这样一个让大家印象较深的会议的圆满完成，也就有了更多的人对入党的向往和党支部开展活动的期待。

再比如在20xx年新春团拜会中，为了带给大家不一样的感受，起到更好的凝聚和激励人心的作用，在节目形式上，我们大胆尝试、精心编排了大型开场歌伴舞、快板三句半、感言发表等新型节目；在设备设施上，我们租赁专业灯光、音响设备，确保了舞台效果；此外我们还精心为本命年员工准备礼品，表达门店领导对员工的美好祝福。整场晚会有欢笑版、有励志版、更有真情版，让大家感到轻松愉快的同时不失大气，赢得了阵阵掌声，近500位员工一起度过了难忘的夜晚。会议取得圆满成功，更加坚定了我们大胆创新，勇于实践的信心！

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总经办岗位职责

一、部门职责

（一）对外联络：协调与政府主管部门、社会职能机构的关系，建立良好的疏通渠道, 促进公司与社会各界包括同行业企业的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象；

（二）制度制定：起草、修改、完善各项行政管理制度（包括会议、发文、档案、印章、固定资产、图书、电话、卫生、办公用品领用等），监督、检查、落实公司行政制度的执行；

（三）负责公司各岗位用人的选拔配置、培训、激励，同时考核所需的各类人才，制定实施各项薪酬福利政策，调动员工积极性，激发员工潜能。

（四）各部门工作的周期性监督工作：及时审核各部门月度总结、计划，根据总结计划安排相关部门或人员监管部门月度工作开展和改进；

（五）文件与档案管理：负责内部和外部文件的收取、编号、传送、催办，负责内部文件打印、复印、传真收发、函件发送、报刊杂志订阅，负责各种合同、资料、文件、图书、证书的归档和管理，负责公司注册、变更等登记手续办理；

（六）会议管理: 负责公司内部会议的安排，整理会议记录，对会议决定进行催办、查办和落实,代表公司出席有关会议，负责或协助公司组织对外重要会务及企划、公关活动;

（七）物资管理：负责办公用品及劳保用品的购买、发放、保管；

（八）费用管理：编制公司年度行政费用预算，控制行政费用支出，确定费用分摊范围，按月份分摊各项办公费用；

（九）信息管理：负责公司公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系、保证上情下达、下情上报；负责有关信息的整理和分析，为公司决策提供依据；

（十）采购管理：负责制定采购计划及日常订货计划，完成新品、新项目及日常研发、生产等原料、辅料物品采购工作。

（十一）品质管理：负责各环节品质控制与质量体系完善，准确、及时、有效的监控各环节品质活动。 （十二）重大事故的处理：及时处理影响公司发展的特重大事故，建立完善公司的 “公司全面的预警机制”，进行“员工的危机意识”宣传工作，制定公司预警系统和快速反应机制、组织。

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总经办部门职能

总经办既是一个企业的综合办事机构，也是一个综合协调部门，处在一个上请下达、承上启下的关键位置，我们的职责核心就是为了公司同事服务。总经办有如下职能：

一、 综合公司主打业务，协助公司领导制定公司总体发展战略目标，协调所辖部门为公司总体目标的实现和发展发挥各自的职能。监督、督促所有人员完成目标，及周、月、季度和年度计划的落实。

二、 建立健全企业文化。具体来讲公司要树立一种理念，它能够使员工之间达成共识，形成心理契约，这是企业可持续发展的基本驱动力。

三、 根据公司发展，制定人力资源的长远规划，让公司的干部、职工都树立起为公司长期服务的思想，有正确的人生观和价值观。规范公司编制、职能，制定岗位责任，健全各项制度、规章，让公司走向正轨。

四、 具体工作：

（1） 文秘方面

1.按照公司和部门领导的要求指示，做好对内对外公文的草拟工作，把好公文出口关，并及时做好管理、传递、呈送、收回等工作。

2.及时传达会议通知，详细、真实记录会议内容，结束后及时整理会议记录，送达各领导，并协助贯彻落实会议内容。

（2） 人资方面

1.建立并完善人力资源管理体系，研究、设计人力资源管理模式（包含招聘、培训、薪酬及员工发展等体系的全面建设），制定和完善人力资源管理制度；

2.按规定做好公司日常的工资计划、核算及统计分析工作；

3.组织并实施人员招聘、面试工作，并对面试结果进行测评、汇总；组织实施新员工入职的培训工作

4.负责公司与员工的劳动关系的建立，以及《劳动合同》、《保密合同》的签订；

5.办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续；

6.公司员工各项保险账户建立、关系转移、费用缴纳工作；

7.保管公司人事档案，并完成汇集、整理、归档、调查分析等工作；

（3） 行政方面

1、 协助上层领导制定、执行相关的政策和制度，并组织

落实；

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