商务信函的格式和范文

商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。

文种特性

〔一）语气口语性

每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

（二）内容直接性

企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

（三）态度真诚性

商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

（四）主旨单一性

商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。

（五）格式规范性

商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

（六）地位平等性

…… …… 余下全文

Afeng朵

中文商务信函范文格式

中文商业商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，题，通常包括：

①向收信人问候；

中提到的问题答复等等； 回答对方提出的问向对方提出要求等。如果既要向对方询

(3)

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

Afeng朵

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

函的日期很重要，不要遗漏。

商业信函格式

商业信函通常由信封、前两部分是必不可少 1)信封

用横式信封时，将收信人地址写在将收信人地址写在信封的右侧，如果位

(2)信封的内容

①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写

Afeng朵

得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。

②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，

③寄信人地址及姓名。时居左书写。

根据邮政部门的规定，式信封的左上角。

(3)对国外商业业务信函，而寄往其信封书写格式又分美式和英式两种：

…… …… 余下全文

大中小 商业信函格式

同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。商业信函通常由信封、信文及附件3部分构成。前两部分是必不可少的，而后者则需视具体情况而定。

1)信封

(1)信封的种类

信封有横式和竖式两种。用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方；用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧，如果位置颠倒了，就会导致投递错误，发信人寄出的信又会给投递回来。

(2)信封的内容

①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。

②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，也可把具体业务部门作为收信人，如某厂“销售科收”等。

③寄信人地址及姓名。用横式信封时居下书写；用竖式信封时居左书写。

根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信封的左上角。

(3)国外信封书写格式。为了便于投递，对国外商业业务信函，应按国外的习惯格式书写，国外信封的书写格式与国内不同，而寄往使用英语的国家和地区的商业信函，其信封书写格式又分美式和英式两种：

①美式信封书写格式，一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址写在信封的居中偏右位置，包括：收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。

邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。

②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英

…… …… 余下全文

商业信函书写格式

一、信头：Letter head:

包括（寄信人）公司名称、地址、邮编、电报挂号、传真号、电传号、电话号码等。通常以精美的字体印刷在信纸的顶端。

二、发文号（参考号）: Reference No:

为方便文件的归档与查询，应在较醒目的位置。通常与信头间隔两行。（在有些来信中，它常会在全信结尾后，位于左边或右边的边缘线，与写信人签名间隔两行）

三、日期：Date

所有信函必须有日期。一般与发文号间隔两行，可位于信纸的左侧或右侧。注意日期的不同写法：August 10,2001（美式）；10th August,2001 （英式） 一般说来，月份不宜缩写，也不宜用数字表示。

四、封内名称和地址：Inside Name & Address

收信人的名称与地址通常在日期后空两行，位于信纸的左侧。注意对收信人的称呼：

1．"Messrs"为 "Mr."的复数，仅用于以一个人或几个人名字命名的公司前。 ｅg. Messrs. Harrison Smith Co.； Messrs. BROWM & Sons

2．若收信人是公司的某一个具体的人时，常辅以礼貌称谓：Mr., Mrs., Miss 或Ms.。如果不能确定收信的女士是否已婚，宜用Ms.

3.在收信人名称与公司名称之间,可以加注收信人的职位、头衔。 ｅg. Mr. Sarah Davies

Sales Manager

The Acme Shoe Co. Ltd.

369 Peccadilly

London, WIN CBE

UK

五、称呼：Salutation

商业信函常用"Dear Sirs"或"Gentlemen"(敬启者),与封内名称和地址的内容间隔两行。直接写给某人时，可用"Dear Mr. xxx".

…… …… 余下全文

6.商业书信的格式(Formats of Business Letters)

现代的英文信函越来越多的采用齐头式（block form）的形式。齐头式就是将信头写在信纸的右上角，而将信内地址、称呼、信的正文、结尾语、签名、附件等的每一行全部在左首的边线排齐。信函的另一种格式斜列式，就是将信头、信内地址、结尾语、签名的每一行及信的正文每一段的头一行都往右缩进几个字母；而混合式是由齐头式和斜列式混合而成。信头和信内地址用齐头式，而信的正文和结尾语及签名则用斜列式。

  现代的商务信函正在从拘谨转向比较直接和简明的形式。齐头式（block form）和混合式（semi-intended）是在现代业务信函里长期和广泛使用的两种形式。

  商务信函主要包括以下十个主要部分：

信头（Heading）

 信头表示一家公司、行号的品格，往往是印就好的。包括发信人的公司名称、地址、电报挂号（电传号码）、发信日期。日期按 “日-月-年”的顺序全文缮打, 月和年之间无须使用逗号。例如：11^th  October, 20….     11 October 20…..

日可用基数（1，2, 3等）或序数(1^st,2 ^nd ,3^rd ,4^th 等), 也可放在月份的后面。例如：

      1^st  April 20…….       1 April 20…….. 

      March 1^st   , 20……     March 1, 20…….

用数字表示的日期（例如：10/12/20….）在商务信函里应避免。因为在英国是指20…年12月10日; 而在美国和其他国家, 是指20…年10月12日。

…… …… 余下全文

★英文商业信函格式★

收藏

语种:

? 分类:

? 发布时间: 2011/8/7 23:49:16

? 阅读(2006) | 评论(0) ?

英文商业信函格式

A correct writing form for business correspondence shows the receivers address at the left, under the level of the date and two lines above the salutation, the same as it appears on the envelope. The date may be placed at the right margin of the page, in alignment with the closing and signature at the bottom, or flush with the left margin if a full block style is used.

正确的商业信函格式应将收信人的地址放在日期下方 ，距敬称上方两行处以上，与信封排列格式相同。如果用全开信纸 , 日期应放在信纸的右上方 , 与下方的结束语及署名对齐。

August 8,2000

Mr. John Lake

T&T Co.Ltd.

25 Broadway New York,

New York 10024

Dear Mr. Lake,

(Body of the Letter)

Sincerely yours,

Arthur Harding Moore

(商业信函用语)结语

●敬上

谨致问候

Yours (very) truly, *用于商业。

谨致问候

Sincerely yours, *稍带亲近的感觉，用于商务信函或给朋友的信中。 谨致问候

…… …… 余下全文

英语口语如何提高，语言环境很重要

英语口语训练营免费体验：

http://www.engua.com/web/recent_curriculum

职场商务邮件写作格式指南，如何写出一封专业的商业信函

安格英语导读：职场上邮件沟通是非常重要的交流方式，如何在商务邮件上表现出你的专业性是每个职场人必备的软技能。在商务英语邮件的编辑中~有几个需要注意的问题，这几个细节的升华 ，不但会提高邮件的质量也会让对方更为注意你的邮件，从而增加邮件的回复率以及让对方感觉到你的专业职业素养！

1.  邮件的“主题”要有意义

不论你是写求职信还是正常的职场上信件往来，在你的收件人看到你的邮件时首先就会注意到邮件的主题，进而判断这封邮件是不是值得打开。因此，在把你的邮件发送出去之前，你要检查一下邮件主题是否能够准确概括邮件的正文内容。

如果你的主题写得很模糊，或者主题栏是空的话，那么很有可能对方压根就不会打开你的邮件，自然也不用提回复率了。

2. 选择一个专业的邮箱地址

职场的白领们至少都拥有两个以上的邮箱地址，那么在发送邮件的时候请根据你的收件人来选择一个专业的邮箱地址。比如有学生预约了安格英语的免费体验课，那么安格英语的教务人员会给学员发送一份邮件，且地址为tutor@engua.com。

这样，大家就会一目了然：哦，这是安格英语给我发的邮件。这一点是需要提醒一些设置了默认发送邮箱的上班族，在发送前请检查自己的邮箱地址！

3. 语言风格得当

邮件有正式和非正式之分。如果你是写给和自己比较熟的同事，那么在邮件里用一些表情符号、缩写，甚至是一些网络语言都可以使你的邮件充满个性，增进你与对方的感情。但是如果你是写给你的上司，或者不太熟的客户，那么在语言风格的拿捏上就要谨慎了。

商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估，在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此，你是否以后也该慎重对待你发送的每一封邮件呢？

…… …… 余下全文